1.什么是库存与存货管理系统?具有哪些功能特点?
答:(1)库存管理系统及特点
库存管理系统帮助企业的仓库管理人员对库存物品的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的控制和管理,以达到降低库存、减少资金占用,杜绝物料积压与短缺现象,提高客户服务水平,保证生产经营活动顺利进行的目的。
库存管理系统从级别、类别、货位、批次(组件)、单件、ABC分类等不同角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用情况,以便用户可以及时了解和控制库存业务各方面的准确情况和数据。库存管理子系统是一个多层次的管理系统,可以从多种角度反映物品的库存情况。
库存管理系统既可以独立地运行,也可以与其他管理系统联合使用,组成完整的企业管理信息系统。本系统必将成为企业经营管理强有力的工具,同时为企业带来良好的效益。
系统支持项目库存、订单库存、供应商库存以及代销商库存的管理。
系统支持多种计量单位之间的自动转换,并自动识别标准转换和特殊转换。采购、销售、生产、财务等子系统与库存管理、存货核算间的系统级接口,使整个流程中的物流、信息流、资金流高度一致,清晰明了。
系统对每一种单据都可以设置审批流程,支持层层审批以及分级审批的功能。
对于使用对象为生产部门,系统要求:一是物品在库存中存放,必须有明确的库位;二是物品必须有质检批号;三是同一物品的不同的质检批号必须采用物理标示在实际库存中区分,以便实现质量的跟踪。
库存管理系统具有以下一些功能特点:
①设置系统参数。根据企业实际业务要求,对“是否使用辅助计量单位”、“是否使用特别项目”、“对物料是否进行单件管理”、“物料是否进行包装管理”、“仓库是否进行货位管理”、“物料是否进行状态管理”、“是否管理供应商库存或者项目物资库存等特殊库存”、“单据是否显示单价金额等信息”、“盘点时是否现实账面数据”、“是否允许修改他人制作的单据”、“领料时是否需要填写领料用途”、“是否允许红蓝提单合并出库”、“是否允许物资确认入库后再质检”、“物料是否需要对应到货位”、“对领料限额的控制”、“是否允许出现负库存”、“计量单位质检的换算顺序的设置”、“是否需要预留库存”、“判断可出库量的方式”等进行设置。不同的设置会产生不同的管理要求,系统参数的设置能够适应企业不断变化的要求。
②初始余额。为了方便企业对期初余额的处理,系统的初始都是利用单据进行初始,方便了企业的使用,期初单据的数据都记到初始期间的前一个期间。
③物料卡片的维护。从物料的基本属性、库存属性、计划属性、成本属性四方面定义每一物料属性。包括:物料编号、物料分类、计量单位、ABC码、库存上下限、出库方式、是否批次管理、是否单件管理、是否套件管理、是否包装管理、是否状态管理、是否自由项、采购批量、采购提前期、盘点周期、计价方法、单价管理等。同时还定义一些自定义项目供扩展使用。
④定义仓库目录、货位目录。能够实现多级仓库的管理,同时对具体仓库可以设置多货位管理,能够明细具体货位、具体物料的细致管理,实现“立体式仓库”的管理效果,在对仓库定义的时候可以设定此仓库是否管理货位,解决了企业部分仓库使用货位的问题,提高了系统的灵活性。
⑤定义产品的结构清单。定义各产品在各工序的物料及数量需求;定义各产品产生的半成品及数量。
⑥入库管理。
A.采购入库管理。对于采购入库,可在采购系统内录入采购入库单,数据传到库存系统中确认;也可在库存系统中录入采购入库单。采购入库单上记录单号、业务类别、供货单位、采购部门、采购员、入库仓库货位、物料包装、物料状态、物料自由项、质检单号、物料编号、应收数量、实收数量、入库金额、计划金额等信息。对于批次管理的物料,记录物料的生产批次、生产日期、失效日期、入库日期、复检日期以及物料的原批次号,对于单件管理产品,登记入库件号。
在库存系统中可以对一笔入库物资进行拆分,拆分的依据可以是货位,也可以是批次。
B.生产入库管理。实现产品生产完工入库管理。制作生产入库单时,同时确认完工产品的生产计划、生产通知单。生产入库单上记录单号、物料包装、物料状态、物料自由项、业务类别、缴库部门、入库仓库货位、质检单号、物料编号、实收数量、入库金额、计划金额等信息。对于批次管理的物料,记录物料的生产批次、生产日期、失效日期、入库日期、复检日期以及物料的原批次号,对于单件管理产品,登记入库件号。
C.盘盈入库管理。物料盘点时,盘盈物料自动形成盘盈入库单,做入库处理。
D.其他入库管理。其他入库单处理非采购入库及生产入库的物资入库业务,实现企业内部部门入库的业务管理,通过定义入库类别标识出来。通过设置入库业务类别,系统能够区别不同的入库类型,而且提供任意统计分析的功能。
E.入库单记账处理。系统要求入库行为需要确认,并在系统中设置了入库单据登账的功能。根据各种入库单登记库存账本。系统支持多会计期间的业务。
⑦出库管理。
A.生产领料出库管理。实现车间生产领料管理。制作生产领料单时,同时确认对应的生产计划、生产通知单。生产领料单上记录单号、业务类别、领料部门、领料人、出库仓库货位、生产品种及批号、领料用途、材料编号、实发数量、出库金额等信息。对于批次管理的物料,确定出库物料的生产批次、入库日期、生产日期、失效日期、复检日期、原始批号,对于单件管理物料,登记出库件号。
对于领取供应商的库存,系统自动生成内部记录,将来为结算提供必要的数据信息。
B.销售出库管理。实现销售出库,制作销售出库单时,同时确认对应的销售提货单、销售客户、销售部门。销售出库单上记录单号、业务类别、出库仓库货位、领料用途、材料编号、实发数量、出库金额等信息。对于批次管理的物料,确定出库物料的生产批次、入库日期、生产日期、失效日期、复检日期、原始批号,对于单件管理物料,登记出库件号。
C.其他出库管理。对于非生产领料、销售出库的出库业务,通过自定义出库类别来标识,一般实现企业内部部门领料出库的管理。
D.盘亏出库管理。物料盘点时,盘亏物料自动形成入库单,做出库处理。
E.出库单记账处理。根据各种出库单登记库存账本。出库业务可以处理多个会计期间的业务处理。
⑧盘点管理。用于将实际盘点的数量录入计算机系统,以便与系统中的数据作对比分析处理。将盘点的结果进行确认,若有盘盈或盘亏,则区别情况进行处理,自动分别形成盘盈入库单和盘亏出库单。
⑨其他形态管理。
A.调拨管理。用于处理同一个单位在不同仓库、货位之间移动物料。对于本地仓库之间的物料转移,可采用“一步过账”的调拨方式,同时改变两个仓库的物料库存,但是不改变物料的库存总量,只改变物品的存储分布;对于异地仓库之间的物料转移,可采用“二步过账”的调拨方式,可以处理运输途中的损耗情况,分别对两个仓库的库存进行过账。无论哪种调拨方式,物料转移后,允许实现物料价值的改变。
B.形态转换单。物料存放在仓库中一段时期后有可能发生状态的改变。形态转换单就是处理这种业务的单据。通过形态转换单可以把一种物料转换成另外一种物料来完成形态转换业务。
C.组装单。有些物料可能需要在仓库中作简单组装后才出库(销售或生产领用)。针对企业对组装业务的需求,需要对物料进行组装业务,系统可以通过对物料属性定义成散件和套件,散件可以组装成套件来完成组装业务,并自动形成入库单和出库单,散件形成出库单,套件形成入库单。
D.拆卸单。相应组装业务,企业也有物料拆卸的需求,需要对物料进行拆卸业务,系统可以通过对物料属性定义成散件和套件,套件可以拆卸成散件来完成拆卸业务,并自动形成入库单和出库单,散件形成入库单,套件形成出库单。
E.限额领料管理。严格对车间领料的控制功能,杜绝物料的超限额领料。根据产品计划产量、产品结构清单,自动生成限额领料单,记录产品计划产量、物料领用部门、领用人、物料的限额用量、计划金额等信息。在车间根据某一限额单领料时,限制了物料的超额发放。
⑩月末管理。
A.月末结转。每个期间末对库存业务数据进行结转。程序关闭当前期间的操作,初始下个期间的信息。如果当前是本年度最后一个期间,则还要初始下年第一个期间的信息。
B.库存对账。库存管理与存货核算之间的信息需要校对,系统提供自动对账的功能。通过库存对账功能完成库存数量和存货数量的核对。
(2)存货管理系统及功能特点
存货,是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件。为了保障企业生产经营过程连续不断地进行,企业要不断地购入、耗用或销售存货。库存管理就是对企业的存货的流动、循环进行的动态控制和管理,它是企业物流管理的核心;存货核算是企业财务部门对存货的价值流动管理与核算。
存货核算系统从资金管理的角度出发,加强对物料的管理。旨在降低存货的资金占用,完成物料收、发、存的成本核算,能够正确及时地核算出材料成本是计算成本的基础。系统提供暂估入库、出库成本计算、差异核算、出库差异分摊、凭证生成等业务处理,企业可以按照实际业务需求,通过设置系统开关,可以自动进行处理,简化手工操作。库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对仓库物料进行管理,使物流、信息流和资金流达到和谐统一。
存货管理系统具有以下一些功能特点:
①设置系统参数。根据企业业务需要,通过设置“出库单价是否允许手工修改”、“暂估入库单冲销方式”、“出库单价为零的处理方式”、“是否分仓库核算”、“有未记账单据是否允许月结”、“单价核算方式”等系统开关能满足企业不同的业务需求。
②系统初始。定义物料的计价方法、定义物料计划价格,物料余额的初始利用单据进行初始、定义各原始单据的打印类型及打印格式。
③入库管理。针对库存管理子系统中录入的各种入库单据,重新确认物料的入库单价,并根据不同的计价方法计算出此物料的出库单价。
A.金额调整处理。对入库物料的差价,可以通过金额调整单来校正存货余额,保持账本的一致性。
B.暂估入库处理。对需要暂估入库的业务,做暂估入库单,采购发票到达后,系统自动处理存货差额,发票到达后,可以对暂估入库单上单条分录进行暂估,也可以对整张采购入库单进行暂估,满足了企业不同的业务需求。
C.产品生产成本维护。对于不是按计划成本核算的物料,需要对生产入库的单据,确定各产品的生产成本。
D.入库记账处理。根据各种入库单登记存货账本。提供多张单据同时记账处理,提供取消记账处理,记账处理能处理多个会计期间的账本,对于单据日期在当前会计期间的单据,也可以把其记到下个会计期间。
④出库管理。
A.计算出库成本。对于不是按照计划成本核算的物料,根据各物料的计价方式,自动计算物料的出库成本,并把此单价记录下来。
B.出库管理。如果系统设置为“允许手工修改出库单价”,则针对库存管理子系统中录入的各种出库单据,重新确认物料的出库单价。
C.出库记账处理。根据各种出库单登记存货账本。提供多张单据同时记账处理,提供取消记账处理。记账处理能处理多个会计期间的账本,对于单据日期在当前会计期间的单据,也可以把其记到下个会计期间。
D.分配出库差异。对于采用“计划成本”核算的物料,系统自动计算成本差异。
E.计划价格调整。对于采用“计划成本”核算的物料,可以定期调整计划价格。
原始单据通过系统能自动形成记账凭证,也可以手工来生成凭证,实现了存货系统和财务系统的无缝连接,解决了财务人员月底工作量大的问题,保证了单据和原始凭证的一致性。
⑤月末管理。每月末对存货信息进行结转。程序关闭当前月的操作,初始下月信息。如果当前是本年度最后一个月,则还要初始下年的信息。
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