2.采购业务系统包括哪些业务流程？如何对其进行分析？
答：（1）采购业务流程
采购业务流程如图6-1所示。
图6-1 采购业务流程
（2）采购业务流程分析
①采购订单。
A.采购订单的作用：向商品供应商传递商品需求信息，通常需要供应商对需求进行反馈，从而导致采购行为。
B.订单的产生：
a.根据库存自动补货建议生成订单；
b.根据采购合同在不同时期产生不同的订单；
c.在需要进行采购时直接针对供应商开订单。
C.制作完毕的采购订单可能有四种状态：
a.未审核：等待上级主管进行审核，系统可提供针对未审核订单进行查询；
b.自动清除：当一张订单在一段时期内（由用户自己定义）未被审核或未生成采购单，系统将自动进行清除（打清除标志），对已清除订单可以提供查询；
c.已审核：经上级主管审核通过的订单，系统可以提供已审核订单查询；
d.已执行：审核通过的订单可以被允许向供应商发送，系统可提供针对已执行订单进行查询。
②采购订单审核。
A.审核的作用：为确保向供应商要货信息发送的正确性和合理性，订单可以按照企业业务管理流程经过相关主管的审批才真正生效。
B.制作完毕的采购订单在审核时有两种情况发生：
a.被上级主管审批通过，可以直接转换成正式的采购单据；
b.未被上级主管审批通过，则停留在订单状态，可以被再次调用修改订单，如某一段时期内始终未修改，亦未被审核，则被系统自动清除。
③采购开票。
A.采购开票的作用：在系统中开具一张正式的采购单据以向商品供应商传递商品需求信息或用以库房作为入库依据，从而导致真正的商品入库行为。
B.采购票据的产生：
a.根据被审核通过的采购订单生成采购单据；
b.根据采购合同在不同时期产生不同的采购单据（没有订单环节情况）；
c.在需要进行采购时直接针对供应商开具采购单据（没有订单环节情况）。
C.制作完毕的采购开票可能有四种状态：
a.未审核：等待上级主管进行审核，系统可提供针对未审核采购单据进行查询；
b.自动清除：当一张采购单据在一段时期内（由用户自己定义）未被审核或未执行，系统将自动进行清除（打清除标志），对已清除采购单据系统提供查询；
c.已审核：经上级主管审核通过的采购单据，系统提供已审核单据查询；
d.已执行：审核通过的采购单据可以被允许作为库房进行入库验收的依据，系统可提供针对已执行采购单据进行查询。
购进单据保存后，数据记入购进历史。
④采购开票审核。
A.审核的作用：为确保正式采购单据开具的正确性和合理性，采购单据可以按照企业业务管理流程经过相关主管的审批才真正生效。
B.制作完毕的采购单据在审核时有两种可能性：
a.被上级主管审批通过，可以直接被库房调用，进行入库验收；
b.未被上级主管审批通过，则停留在销售开票单状态，可以被再次调用修改，如某一段时期内始终未修改，亦未被审核，则被系统自动清除。
⑤采购入库。
A.采购入库的作用：将采购商品存放在各货位的过程，同时也是采购商品记账的过程。
B.采购入库的产生：
a.根据一段时期内的采购订单产生入库单据；
b.根据一段时期内的采购单据生成入库单据；
c.根据被审核通过的订单形成入库单据；
d.根据被审核通过的采购单据形成入库单据；
e.根据采购合同在一段时期内直接生成入库单据；
f.根据需要也可以直接生成采购入库单据。
C.入库验收记账简述：
a.购进入库单据保存后，单据中商品的库存数量和库存金额增加；单据中商品在指定货位中的库存数量和库存金额增加；
b.购进入库单据保存后，单据对应的供货商的应付账款增加；
c.购进入库单据保存后，单据数据记入各商品的总账账页和货位账页。
D.入库对库存的具体影响：
a.库存余额：入库商品的数量、金额增加到当前商品总余额账中；
b.货位余额：入库商品对应货位的数量、金额增加到当前的货位余额账中；
c.账页：当库存商品变动时，必须登记商品账页，货位商品有货位账页；账页中记录着商品的余额变动，并制约着当前商品余额账。
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