查账工作有一定的工作规律可循，查账人员必须按照其内在的联系，将各项检查工作分布于一定的空间和时间，划分为几个相互衔接的步骤，并通过各个步骤工作的递进和发展，最终实现查账工作目标。因此查账人员必须明确查账的具体步骤，以便有效地组织和管理查账工作。查账工作的步骤总的来说可划分为三个阶段：准备阶段、实施或检查阶段和终结或报告阶段。这三个阶段由浅入深、由低到高，循序渐进的完成查账工作的全过程具体如图7-1所示。
图7-1 查账步骤
1. 查前准备阶段
查前准备阶段是指从确定查账项目起到进入被查单位实施查账前的时间，是查账全过程的第一步。一般查前准备阶段占整个查账过程时间的15%左右，但是各个查账项目的不同对应不同的查账时间。通常越是复杂的查账项目，准备工作的量越大，时间也越长。准备阶段的工作在整个查账过程中占有非常重要的作用，其工作质量的好坏与否直接影响和决定以后查账实施的质量和进度。查前准备的工作内容一般包括：
（1）明确查账对象、查账目的和查账要求。
不论什么样的查账项目，查账人员都必须明确面临的工作形势、查账的工作性质，以及查账委托人所要求达到的要求和查账目标，明确达到该目标所涉及的工作深度和广度，进而完成查账工作的心理准备。可以说这是查账工作的早期投入，这方面的投入必定会对查账工作起到积极推助作用。
（2）配备查账人员，组成查账小组。
查账小组一般由数人组成，组员的配备要综合考虑其年龄结构、能力结构、工作特长和性别结构等因素。小组人员应当能够综合解决诸多专业问题，形成整体合力。
（3）查账人员统一认识，明确有关要求。
查账人员必须针对具体查账目的开展对有关政策、法律法规、法令、制度和规定的学习，通过学习统一查账人员的认识，掌握好查账的基本依据，明确具体查账项目的相关要求。
（4）搜集资料，了解被查单位情况。
正所谓“知己知彼，方能百战百胜”，查账人员无论是检查以前已经查过的单位，还是检查以前没有查过的单位，都必须对被查单位有深入的了解。查账人员应当根据此次查账的目标和查账要求搜集相关的会计资料、统计资料、计划资料和其他有关的经济资料，对被查单位的人事情况和工作情况也应当进行了解，掌握被查单位内部组织、职能分工以及企业的生产、购买、销售各个环节的情况。找出被查单位的薄弱环节和漏洞，确定查账的重点。
（5）拟定查账方案。
在确定查账重点的基础上，根据查账任务和要求，对实施查账的步骤、分工、协作、重点内容、时间安排等做出具体计划方案。科学合理的查账方案可以使查账人员提高查账效率，围绕重点内容开展工作，避免重复劳动或无效劳动。
2. 查账实施阶段
查账的实施阶段是查账过程中最重要的部分，这一阶段约占整个查账工作时间的60%以上。查账人员通过一系列查账方法和技巧的运用，揭露被查单位经济活动和会计资料中存在的问题，查证落实问题，最终圆满完成查账任务。实施阶段的工作包括以下几个方面：
（1）通过与被查单位领导和有关人员商谈，说明查账的目标，听取对方意见，取得各方面人员的理解和支持，同时进一步掌握情况，从中发现问题，寻找查账线索。
（2）深入被查单位现场进行实地观察。
通过实地考察被查单位的车间、仓库、工地、码头等工作现场，进一步掌握第一手资料，加深对单位的了解，做到心中有数、进行综合分析。
（3）搜集、审阅、核对被查单位的会计资料和其他经济活动资料。
被查单位的会计记录，包括总账、明细账、序时账和备查簿等系统记录了单位的经济活动情况。通过搜集、查阅这些会计资料，可以洞察单位的经营情况、印证业绩并发现问题。同时，核对财务报表的各项指标与有关账簿记录，查验是否做到统一、真实、准确。
（4）对比分析，形成查账工作底稿。
查账人员系统分析搜集来的各种证据，将发现的问题详细记载在工作底稿上，并附上查账人员的初步分析结论。查账工作底稿不仅是查账工作记录，也是查账工作总结。在结束查账实施阶段工作之前，查账小组负责人应对查账工作底稿进行验收，看查账工作所收集的证据材料是否揭示了被查事项的基本情况，是否达到了预期的查账目标，是否符合委托人的要求。如果回答是肯定的，则可以结束审查，进入下一阶段。
3. 查账终结阶段
终结阶段是查账的最后步骤，是对整个查账工作的总结，对查账过程中发现的有悖真实性、合法性和效益性规则的经济活动进行定性、定量的分析和判断，并最终形成查账结果——查账报告，最后根据委托人的要求提出处理或处罚意见。一般终结阶段的工作时间约占整个查账过程的15%左右，其具体工作内容是：
（1）综合整理资料，分析存在的问题。
由查账小组负责人或小组成员根据掌握的资料和实施阶段搜集的证据，对搜集来的资料进行分类整理，分析其中存在的问题，并提出处理意见。
（2）查账人员集体汇审，形成查账结果初步报告。
整理完查账资料后，查账人员应将所有问题的性质、现状及处理意见集中起来进行集体研究，在查账小组内部达成共识。此时可邀请单位主管领导、部门负责人、政策咨询人员参加，以确保处理意见的准确合理。
（3）征求被查单位对初步报告的意见。
查账小组内部意见统一后，应征求被查单位对查账工作和处理结果的意见，对提出的有异议的问题，应与被查单位仔细核对，逐项落实定案。应允许被查单位保留意见并做出相应记录。
（4）最后定稿，向委托人递交。
查账小组和被查单位统一意见后，应写出查账报告并向委托人和有关领导与部门递交。查账报告应包含的主要内容有：被查单位的基本情况、查账的目的、要求与范围、查账的情况和方法、查出的问题和性质、最终的处理意见、对被查单位经济活动的评价和建议等。
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