账务系统输出

第二节　账务系统输出

会计核算的基本目的是对内、对外提供单位的各种财务信息，加强管理以提高单位的经济效益。为此账务系统设计了多种会计信息的输出功能供用户使用。

一、账务系统的输出方式

在账务处理系统中，从凭证入账到输出会计账表，其间的所有中间过程一般都由计算机自动完成。系统在登记总账、明细账等正式账簿的同时，还根据用户设置登记相应的辅助账。日常管理所需要的任何中间资料，都可以通过查询得到。会计工作实现电算化处理后，会计人员的主要工作将由凭证、账簿处理转变为开展一系列的查询、统计和分析，并在此基础上，为管理者及有关各方提供所需会计信息。

日常账务输出包括屏幕显示输出、打印输出、磁盘复制输出和利用网络线路传输输出等几种形式。其中，磁盘输出多用于数据备份或数据上报（尤其是会计报表）的输出，利用网络线路传输输出一般多用于单位分支机构向上级报账或报表，屏幕显示和打印则是会计数据输出中最常用的输出形式。显示或打印的内容基本上分为两类，一类是基本会计核算数据，包括各类凭证和账簿；另一类是各种辅助核算账数据。

原则上讲，凡由系统处理的所有数据与最终结果都应该打印出来。但在实际工作中，由于通过屏幕查询比利用打印机打印可以更灵活更方便地了解系统运行状况和处理结果，而且更符合节约与精简原则，所以打印输出通常只是作为数据存档的手段。

电算化账务系统中账簿输出的内容，包括记账凭证、总分类账、明细分类账、多栏账、日记账、平衡表、日报表等多种账表。

二、记账凭证的输出

记账凭证的输出可采用查询和打印两种方式，这里着重介绍凭证的打印输出方式。

如果用户采用先由手工编制记账凭证，然后输入计算机的方法来处理凭证，则没有必要再打印凭证；如果用户是根据原始凭证直接在计算机上输入记账凭证的，则应将全部凭证打印出来。

凭证打印时可只打印一张凭证，也可通过输入凭证号区间方式连续打印一组凭证。早期为使打印的凭证与手工凭证保持外观上的一致，常采用套打方式打印记账凭证，即把凭证数据打印在预先印制好的空白记账凭证上。

软件虽然具有打印已记账凭证和未记账凭证的功能，但一般情况下，为节约成本，通常在月底待本月凭证全部入账后将全部凭证打印出来作为会计档案予以保存。

凭证打印操作时一般有以下选择项目。

（1）凭证类别：选择打印凭证的类别。系统允许打印某一类别的凭证，也可以打印所有类别的凭证。

（2）凭证范围：输入需要打印的凭证的编号范围。当编号范围空缺时通常指所有凭证。

（3）时间范围：输入需要打印的凭证的起止日期范围。

（4）凭证格式：选择打印凭证的格式，通常按详细程度不同有金额式、数量金额式、外币式等。

（5）记账范围：即选择凭证的范围，选择“已记账凭证”则打印已记账凭证；选择“未记账凭证”则打印未记账凭证；也可选择“全部凭证”。

三、账簿的输出

会计账簿是会计核算的基本工具之一。在电算化账务处理系统中，尽管以电子数据的方式代替了纸介质账簿的数据方式，但是，为了满足会计人员的习惯和实现会计制度的要求，仍保留了会计账簿。

1．总账输出

总分类账是对单位的全部经济业务按照预先设置的会计科目进行分类登记的账簿，也称为总账。总账的账簿格式通常有两种，一种是传统的借、贷、余三栏式总账，另一种是用以代替总账的包含全部发生额与余额数据的发生额及余额对照表（简称余额表）。

2．明细账输出

账务系统中不仅可输出任一科目的三栏式明细账，而且可根据科目属性的定义按特殊要求输出多种格式的明细账。通常，可输出的明细账包含三栏式、数量金额式外币、数量外币式等格式种类。

明细账查询输出是指在需要时查询或打印输出各级科目的发生额和余额情况，以及实现按任意条件组合查询明细核算资料。

3．多栏账输出

多栏账是指在账户的借方或贷方分设若干专栏进行明细分类核算的账簿格式。手工方式下，多栏账主要用于对收入、费用、成本等账户的明细分类核算。

在软件系统中，多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行设置和定义的。凡是设有下级明细科目的科目（即非最末级科目），均可将其下级明细科目设置为栏目，以多栏式账簿形式输出。一般软件均提供方便的多栏账设置功能。在初始设置窗口，用户可将某一科目的所有下级科目确定为多栏账的栏目，并结合多栏账科目的性质，定义这些栏目所在的方向。通常，负债、收入类科目的栏目设置在贷方，而资产、费用类科目的栏目设置在借方，并允许用户在操作时进行调整。一些软件提供对多栏式账簿的自动设置功能，系统通常能针对用户选择的科目结合其下级科目结构自动设置其多栏账格式，并给这个多栏账取一个合适的账簿名称。

查询多栏账时首先需要用户确认核算科目或账簿名称，即在系统提供的核算科目或多栏账名称列表中作出选择，系统根据所选科目或名称自动显示多栏账账页，并可通过多栏账名称列表或翻页工具切换其他核算科目的多栏账。

4．日记账输出

在手工核算方式下，为了不增加会计人员的负担，只对于一些特别主要的科目，如现金、银行存款等才登记日记账。而在电算化处理方式下，凭借软件和计算机的强大功能，可为用户提供每一个科目的日记账。实际应用中，不同软件对日记账的处理方法稍有区别，一些软件需要用户对提供日记账的科目先行设置，即要求在系统初始化时在会计科目设置模块中定义科目的日记账属性；有些软件则不需要用户事先设定，而由系统自动提供全部科目的日记账。从数据处理的复杂程度看，提供日记账只是增加一种系统内部数据传递或处理的形式，而在输出时临时生成，因此并不会增加会计人员和软件系统的负担。

日记账查询与明细账的查询方法及运用规范基本相同，只是两者输出的格式不尽相同。与手工方式相类似，日记账在每日业务终了时需要进行日结账，即每日业务的最后一行为“本日合计”内容。其查询条件下设置与输出规范等在此不再表述。

5．账证联查

所谓账证联查，是指在查询账簿的时候通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他账簿，或者在输出记账凭证时通过联动操作直接查询与当前凭证相关的总账或明细账的一种便捷操作形式。这是电算化系统提供给用户的一种方便快捷的关联查询功能，利用账证联查功能将大大提高账簿凭证查询的效率。账证联查一般可满足以下查询要求。

（1）在记账凭证中查看凭证的其他信息。在凭证界面中有些信息是可直接查看到的，如科目、摘要、金额等，有些信息是通过某一操作间接查看的，如各科目的数量、外币、往来对象、辅助项目等信息。通过某一操作才显示的内容或窗口可视作联查信息。

（2）科目汇总表中联查专项明细账。输入凭证汇总条件后，系统即生成记账凭证（科目）汇总表，在此可通过界面操作联查此科目的明细账。

（3）查询日记账时联查凭证和总账。查询现金、银行存款日记账时，可利用联查功能查看某笔金额所对应的凭证及查看此科目的三栏式总账。

（4）查询总账时联查明细账。在总账或发生额及余额对照表中，可利用系统提供的查看明细账功能联查到当前月份的明细账。此外，在查询余额表时，可联查相应科目的辅助账余额表；在查看辅助项目总账时，又可联查当前项目当前科目的各月明细账。

（5）查明细账时联查凭证和总账。在查询某科目的明细账或序时账、日记账时，可利用类似于“查看凭证”和“查看总账”的命令按钮，查看相应的凭证和该科目的总账。而在查询辅助账时，又可以利用“查看总账”和“查看凭证”命令联查当前科目的总账或相对应的凭证。

（6）账证联查功能在不同的软件系统中会有不同的定义，但其联查的原理是相同的。用户可充分利用账证联查功能阅读凭证账簿资料，以提高利用和处理会计信息的效率。