会计电算化系统的模式与结构

第二节　会计电算化系统的模式与结构

一、企业管理信息系统的模式

1．企业管理信息系统的含义

企业管理信息系统是为企业管理服务的，由人和计算机系统组成的，能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的管理系统。它能实测企业各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现规划目标。

企业管理信息系统是以数据处理系统为初级阶段，决策支持系统为高级阶段，运用现代化的数据处理设备和经济数学方法，系统地实现企业生产经营目标的一种综合性的信息管理系统。

2．企业管理信息系统的模式

企业管理信息系统模式是由各个子系统构成，并要为中上层领导服务，向他们提供及时、准确的决策信息。例如人事管理信息系统、生产管理信息系统、物资管理信息系统、会计电算化信息系统、质量管理信息系统、销售与市场管理信息系统及其他业务信息系统等，如图1－1所示。

图1－1　企业管理信息系统的模式

3．企业管理信息系统的结构

管理信息系统的结构是指管理信息系统各组成部分之间相互关系的总和。管理信息系统是收集加工多种信息，并利用信息进行各类决策的体系。以企业为例，管理信息系统是企业各种职能子系统的联合，而每一个子系统又可分为四个主要的信息处理部分，即日常业务处理、作业控制、管理控制和战略计划。信息系统的每个职能子系统都有只供自己使用的专用数据库文件（即对应某个应用程序的专用数据文件），和供其他应用程序使用并为一般检索工作所需要的数据文件。这样的数据文件被组织在一个用数据库管理系统的软件统一管理的通用数据库之中。

系统中除专用的应用程序外，还有各子系统共用的应用程序，和能为多个应用程序共用的、求解各种分析与决策模型的程序等组成的共用程序。

二、会计电算化系统的模式

会计电算化系统是企业管理信息系统的一个重要组成部分，是企业经济信息的重心。会计电算化系统可作为企业管理信息系统的一个子系统，并与企业管理信息系统有许多相似之处。例如，两者的目标一致，有同类的信息资源和相似的数据处理过程。两者之间的差异在于处理信息的范围不同，因而作用的大小也有区别。会计电算化系统的模式如图1－2所示。

图1－2　会计电算化系统的模式

三、会计电算化系统的结构

会计电算化发展的过程是一个从实践应用，到会计实务变更，再到会计理论突破的过程，是会计学科发展的必由之路。会计电算化的内容比较广泛，可以从不同的角度进行归纳。

（一）从会计电算化信息系统的角度看

会计电算化是一个与电算化会计相结合的系统，会计电算化系统是由计算机硬件、计算机软件、人员和会计规范组成的有机整体。

1．计算机硬件

1）硬件组成

（1）输入设备：键盘、鼠标、扫描仪等。

（2）数据处理设备：计算机主机。

（3）存储设备：磁盘、磁带、光盘、U盘、移动硬盘等。

（4）输出设备：打印机、显示器等。

（5）网络设备：网线、网卡、集线器、中继器、网桥、网关、路由器等。

（6）电源设备：UPS。

2）硬件结构

（1）单机结构。每一台计算机（一般为微机）都是独立的，不与其他计算机连接，每台计算机可以配备独立的打印机、扫描仪等外部设备。在会计电算化系统中，每台计算机装有独立的一个或几个模块，独立完成任务，如要进行数据传递和交换，必须通过软件来完成。单机结构的特点是独立性强、数据保密性好、稳定性高、成本低、见效快，但是这种结构只能进行单项事务处理，不能完成大型应用。

（2）主从式结构。由一台主机连接多个终端组成的系统。终端没有外部存储设备，只有显示器和键盘等输入设备。主机是性能较好的计算机，所有终端的处理工作由主机完成，数据存放在主机上，结果可以在各终端上显示。主从式结构解决了输入瓶颈和数据共享问题，安全性较好，但系统运行速度容易受到网络等因素影响，一旦主机出现故障，整个系统都不能工作；扩充性不太好；应用软件、支撑软件较少，维护成本高。

（3）网络结构。将每台计算机利用网络设备连接起来，计算机之间能进行数据交换、资源共享。组成局域网后还可接入Internet，进行跨地区的数据交换、资源共享等，但是数据的安全性较差、维护成本也较高。

2．计算机软件

软件是控制计算机系统运行的计算机程序和文档资料的统称。会计电算化系统不仅需要硬件设备，更需要各种软件来保证系统的正常运转。软件可分为系统软件和应用软件。

系统软件有操作系统、计算机语言系统和数据库管理系统。系统软件担负着管理计算机资源、扩充计算机功能的任务，可为用户提供必备的工作平台。

应用软件有文字处理软件、报表处理软件、图像处理软件和会计软件等。会计软件是以会计理论和会计方法为依据，以会计制度为规范，以计算机应用技术为基础，以会计数据为处理对象，将计算机技术应用于财务工作的重要应用软件。有了会计软件的信息系统则称为会计信息系统。会计软件可以自行开发，也可以向外购买，向外直接购买的会计软件称商品化会计软件。目前，企业大多数都是使用商品化会计软件。为此，本书选择功能较全、使用较广泛、设计较成熟的商品软件——用友U8，作为介绍对象和上机操作使用的软件。

3．人员

人员是会计电算化系统中的一个重要因素。只有高水平、高素质的工作人员，运用质量好的硬件、软件，系统才能稳定、正常地运行。会计电算化系统的工作人员包括使用人员和管理人员，具体为会计主管、系统开发人员、系统维护人员、凭证录入人员、凭证审核人员和会计档案保管人员等。

4．会计规范

会计规范是指保证电算化会计信息系统正常运行的各种制度和控制程序，如硬件管理制度、数据管理制度、会计人员岗位责任制度、内部控制和会计制度等。

（二）从会计电算化的发展过程来看

从会计电算化发展过程看，会计电算化主要分为会计核算子系统、会计管理子系统和会计决策子系统三个系统，如图1－3所示。

图1－3　会计电算化信息系统的结构

1．会计核算子系统

会计核算子系统的功能主要包括设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等，会计核算子系统主要是指在这几个方面运用会计核算软件，实现会计数据处理电算化。

1）设置会计科目

设置会计科目是通过会计核算软件的初始化功能实现的。初始化是为了使软件开始正式投入使用，除了输入总分类和明细分类会计科目名称和编码外，还要输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括年初数、累计发生额、往来款项、工资、固定资产、存货、成本费用、营业收入核算必需的期初数字；计算有关指标需要的各种比例；选择会计核算方法，包括借贷记账法或收付记账法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证；输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

2）填制会计凭证

会计凭证包括原始凭证和记账凭证，对这两类凭证的处理，在不同的会计软件中有不同的处理方法。记账凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计核算软件要求财会人员手工填制记账凭证，再由操作人员输入电子计算机；有的会计软件要求财会人员根据原始凭证，直接在计算机屏幕上填制记账凭证；有的会计软件则要求财会人员直接将原始凭证输入电子计算机，再由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记账凭证。前两种方法比较接近，区别就在于一个是输入已经经过手工写好的记账凭证，一个是边输入边做记账凭证，但都是把所有的记账凭证输入电子计算机。最后一种方法与前两种有很大的差别，它不是由人来做记账凭证。

3）登记会计账簿

会计电算化后，登记会计账簿一般分两个步骤进行，首先由计算机根据会计凭证自动登记机内账簿，然后把机内会计账簿打印输出。1996年，财政部发布的《会计基础工作规范》考虑到了电算化的要求，对电算化条件下登记会计账簿制定了规范，改变了过去设计会计制度时主要考虑手工操作方式的做法。

4）成本计算

根据账簿记录，对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用进行成本核算，是会计核算的一项重用任务。在会计软件中，成本计算是由计算机根据机内生成的上述费用，按照会计制度规定的方法自动进行的，许多通用会计软件提供了多种成本计算的方法，供用户选用。定点开发会计软件提供的成本计算方法则相对少一些。

5）编制会计报表

编制会计报表工作在通用会计软件中都是由计算机自动进行的，一般都有一个可由用户自定义报表的行业模版，报表生成功能模块可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表形式如何变化都可以适应。但是，在各种会计软件中，这个功能模块的开发水平有很大的差别，有的灵活性比较强，有的则比较差。《会计基础工作规范》规定：“会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应该相互一致。本期会计报表与上期会计报表之间有关的数字应当相互衔接。”多数会计报表软件都具备按照这一规定自动进行核对的功能。

2．会计管理子系统

会计管理子系统是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算结果提供的数据和其他经济数据，借助计算机会计管理软件提供的功能，帮助会计管理人员合理地筹措资金、运用资金、控制成本费用开支、编制财务计划、辅助管理者进行投资、组织生产、进行销售管理等。

3．会计决策子系统

会计决策子系统的功能是进行会计决策，参与企业经营管理。这种决策一般是辅助支持决策者的决策活动，同时依靠个人知识、经验、进行判断分析，通过反复试验等方法进行决策。会计决策子系统是利用计算机、通信技术和决策分析方法，建立数据库和决策模型，利用模型向企业决策者提供及时、可靠的财务信息，帮助决策者对未来的经营方向和目标进行量化分析和论证，从而为生产经营活动做出科学的决策。

当然，由于不同单位所处的行业不同，会计核算和管理需求不同，划分的子系统和模块也有所不同。

（三）从会计电算化工作的角度看

随着会计电算化事业的发展，会计电算化工作的内容也增加了，广义上，计算机技术在会计工作中应用的有关内容都属于会计电算化工作范畴，即企业在实施会计电算化过程中的各项工作都是会计电算化工作的内容。会计电算化工作的基本内容主要包括会计电算化工作的组织和规划、会计电算化系统的建立、会计电算化管理制度的建立、会计人员的培训、会计电算化系统的管理、计算机审计，等等。