关于落实会议精神的通报

第二节　通知、通报的写作

一、通知

(一)通知的适用范围

《国家行政机关公文处理办法》规定:通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。

通知应用范围很广，使用频率最高，形式灵活，时效性强，素有公文“轻骑兵”之称，主要有以下用途:

(1)用于批转下级机关的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文;

(2)用于印发本机关制定的条例、规定、办法、计划、总结等文件;

(3)用于布置工作，安排活动;

(4)用于沟通情况、交流信息、传达事项;

(5)用于召集有关单位、人员参加会议;

(6)用于公布人事任免事项。

(二)通知的分类

1.批示性通知

主要用于批转下级机关的公文，转发上级机关及不相隶属机关的公文，如《国务院批转发展改革委员会等部门关于抑制部分行业产能过剩和重复建设引导产业健康发展若干意见的通知》(国发〔2009〕38号)。

2.发布性通知

指各级领导机关在各自职权范围内或经授权，发布行政规章时使用的通知，如《国务院关于印发医药卫生体制改革近期重点实施方案(2009—2011年)的通知》(国发〔2009〕12号)。

3.指示性通知

上级机关向下级机关部署工作任务或对下级机关的某项工作有指示安排，根据公文内容不宜用“命令”时，使用指示性通知，如《国务院关于做好当前经济形势下就业工作的通知》(国发〔2009〕4号)。

4.事务性通知

主要用于传达要求下级机关办理或有关单位执行的具体事项，如会议通知、学习通知等。

5.知照性通知

主要用于知照有关单位需要周知而无需直接办理或执行的事项，如机构设立或撤销、人事任免或聘用、印章的启用或作废等，如《国务院关于机构设置的通知》(国发〔2008〕11号)。

(三)通知的结构

通知的写作通常包含标题、正文两部分。

1.标题

通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题。省略式标题根据需要省去发文机关、事由、文种其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况:

(1)省略发文机关

如果标题太长，可省略发文机关。如××省人民政府发出《关于县级市经济管理权限的通知》，这个标题省略了发文单位“××省人民政府”。省略了发文机关的通知标题很常见。如果是两个单位以上联合发文的，一般不能省略，如《中共××省委、××省人民政府批转〈全省稳定山权林权、落实林业生产责任制试点工作座谈会议纪要〉的通知》。

(2)省略发文机关和事由

如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只写文种，即“通知”二字。例如单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知等。

(3)省略文种

公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知，有时由于被批转、转发的公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可省略文种，省去“通知”二字。如《××省人民政府转发国务院关于国营企业厂长(经理)实行任期制度的通知》。碰到这种情况，如果不省略文种，就会出现“……的通知的通知”的现象，标题就显得很长，读起来也拗口。

2.正文

通知的正文包括缘由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法。

(1)“事务性通知”的写法

①开头部分:一般是通知的缘由和目的，说明为什么要发此通知，目的是什么。

②主体部分:即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布置的工作或需要周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此有人称之为“工作通知”。

③结尾部分:提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”、“请研究贯彻”等等，也有的通知结尾没有习惯用语。

写事务性通知，要开门见山，不要转弯抹角。在叙述通知时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容，尽量简略，扼要交代即可。

(2)“会议通知”及“任免通知”的写法

这两种通知的内容没有事务性通知、转发性通知那么复杂，比较单一，篇幅简短，知照性强。

会议通知的内容一般包括:会议名称、会议时间、地点、内容、参加人员、需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定，只要把以上内容写清楚就可以。

任免通知的写作比会议通知更为简单，一般有固定格式，按任免决定写即可。

(3)“批示性通知”的写法

可以把批转通知称为“批语”，把被发布、批转的文件看做是通知的主体内容。批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。

(四)通知的写作要求

通知的写作力求主题集中，要点突出，措施具体，结构得当。通知的种类十分复杂，要求也不尽相同。因此，在写作时一定要注意不同种类通知的具体要求:批示性通知，要求在正文简短说明所批转公文的制发机关、制发日期和公文标题以及转发的目的、意义与要求等;指示性通知，要把任务要求、基本措施、注意事项等交代清楚，内容要明确具体，切实可行;事务性通知，要将告知的事项和有关信息一一说明清楚。总之，通知都要写得清楚明白，准确具体，确保顺利地贯彻执行。

【例文阅读】

国务院办公厅批转财政部

关于进一步实施《会计法》加强会计工作请示的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

财政部《关于进一步实施〈会计法〉加强会计工作的请示》已经国务院批准，现转发给你们，请遵照执行。

会计工作是一项重要的工作，随着我国有计划商品经济的发展，会计工作在经济管理中将发挥越来越重要的作用。目前，在会计工作中存在着有法不依、执法不严、违法不究的现象，致使财经纪律松弛，会计数据失真，影响经济管理工作，必须引起高度重视。各地区、各部门要加强对会计工作的领导，保障会计人员依法履行职责，切实解决会计工作中存在的问题，充分发挥其在加强经济管理、提高经济效益中的作用。

国务院办公厅　　

一九九九年六月二十日

【例文评析】

本通知系批转通知。请注意批转通知的标题是4个元素，除了我们已经熟悉的发文机关、事由、文种以外，又增加了“原发文机关”;标题中，还出现了“批转”字样。

批转通知正文的写作顺序是先“批”后“转”，先写批语“同意”，而后“转发”给下级机关。因为是转发下级机关的公文，所以加注批语，强调所涉及工作的重要性，以显示郑重和效力。

【例文阅读】

国家科委关于召开全国高新技术产业开发区工作会议的通知

各有关省、自治区、直辖市、计划单列政府;国务院有关厅、局、办，有关部委，新闻单位:

为贯彻和落实国务院国发〔1996〕12号文件精神，认真总结我国高新技术产业开发区建设的经验，进一步推动开发区的健康发展，经国务院批准，国家科委决定在北京召开全国高新技术产业开发区工作会议。

一、会议时间:2006年4月26日至29日

二、会议地点:北京京西宾馆

三、会议主要内容:

1.贯彻和落实国发〔1996〕12号文件精神，研究并审核国家高新技术产业开发区的区域范围、规划面积。请各地区按规定格式(见附件四)填写清楚。

2.总结和交流高新技术产业开发区工作经验。

3.讨论《国家高新技术产业开发区管理条例(草案)》。

4.研究并提出进一步推动我国高新技术产业开发区健康发展的各项措施。

四、参加会议人员:各有关省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府主管高新技术产业开发区工作的负责人，主管“火炬”计划的科委主任，各开发区管委会(或办公室)主任，共计三人(省、市共管的开发区可参加四人);国务院各有关厅、局、办和有关部委及新闻单位的代表。

由于会议规模限制，不得超出会议代表分配名额(详见附件一)。

五、会议书面交流材料:请各高新技术产业开发区按规定格式(见附件二)准备会议书面交流材料300份，报到时交会议秘书组。内容包括:开发区发展规划、发展现状、建区经验和当地政府采取的政策措施等。请各开发区于4月15日之前将交流材料清样送国家科委火炬办，以备选择大会发言用。

六、为了开好这次会议，请各开发区认真按本通知内容做好准备，并将会议回执于4月15日前送会议秘书组。会议秘书组设在国家科委火炬计划办公室。

联系人:　　　　联系电话:

传真:

为了妥善安排会议代表的食宿、接站工作，凡是需要接站的代表请将到京日期、车次(航班)电告(或传真)国家科委值班室。会务组将根据代表提供的信息安排接站。

接站时间:4月25日

接站地点:首都机场，北京火车站出口

联系电话:(略)

附件:1.会议代表名额分配表

2.会议书面交流材料格式

3.会议回执

4.国家高新技术产业开发区区域范围及规划面积表

国家科委

年　月　日

【例文评析】

会议通知是事务性通知，它也是通知中最常用的一种。会议通知一般要求写清楚以下要素:会名、会期、地点、会议内容、参加会议人员、会议要求和筹办会议的联系单位等。该公文层次清楚、要素明确、条分理析，让人一目了然。

二、通报

(一)通报的概念

通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。

通报的应用也比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚;也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生;还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作。

(二)通报的分类

根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。

表彰性通报是用来表彰先进单位或个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。

批评性通报是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。

情况通报是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。

(三)通报的特点

1.典型性

不是任何的人和事都可以作为通报的对象来写的。通报的人和事总是具备一定的典型性，能够反映、揭示事物的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。这样的通报发出后，才能使人受到启迪，得到教益。

2.引导性

无论表彰性通报，批评性通报，还是情况通报，其目的都在于通过典型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，吸取教训，弘扬正气，树立新风。

3.严肃性

通报的内容和形式都是严肃的。由于通报是正式公文，是领导机关为了指导工作，针对真人、真事和真实情况制发的，无论是表扬、批评或通报情况，都代表着一级组织的意见，具有表彰、鼓励或惩戒、警示的作用，因而其使用十分慎重、严肃。

4.时效性

通报针对当前工作中出现的情况和问题而发。它的典型性、引导性都是就特定的社会背景而言的。随着客观情况的变化，一件在当时看来具有典型意义的事实，时过境迁，未必仍具有典型性。因此，通报作用的发挥，与抓住时机适时通报是分不开的。

(四)通报的结构、内容和写法

通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。

1.首部

通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。

(1)标题。通常有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》;另外一种是由事由和文种构成，如《关于给不顾个人安危勇于救人的王××同志记功表彰的通报》。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如《中共××市纪律检查委员会通报》;也有的通报标题只有文种名称。

(2)主送机关。除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。

2.正文

通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由;主体说明通报决定;结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下:

(1)表彰性通报。一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。由于它是作出通报的依据，因此要求把表彰对象的先进事迹交代清楚。如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突出。主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。

(2)批评性通报。在机关工作中使用比较多，对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。批评性通报又分两种情况:一种是对个人的通报批评，其写法和表彰性通报基本一样，要求先写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒;另一种是对国家机关或集体的批评通报。这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导工作的目的，所以写法和表彰性通报略有不同。其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。

也有的批评性通报，是针对部分地区或单位存在着的同一类问题提出批评的。这类通报，虽然涉及的面比较广，但因其错误性质基本相同，所以写法上以概括为主，大体和情况通报相近。

(3)情况通报。主要起着沟通情况的作用。旨在使下级单位和群众了解情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。正文主要包括两项内容:通报有关情况;分析并作出结论。具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论;有的是先通过简要分析作出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性;总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。

3.尾部

包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。

(五)撰写通报应注意的问题

1.通报的内容必须真实

通报的事实，所引材料，都必须真实无误。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，客观、准确地进行分析、评论。

2.通报决定要恰如其分

无论哪一种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，用语把握分寸。否则通报不但会缺乏说服力，而且有可能产生副作用。

3.通报的语言要简洁、庄重

其中表彰性和批评性通报还应注意用语分寸，要力求文实相符，不讲空话、套话，不讲过头的话。

【例文阅读】

表彰性通报

国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报

各省自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展作出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。

各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚韧不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色的社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。

国务院办公厅(公章)

一九九九年七月十二日

【例文评析】

这篇通报针对中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中荣获亚军一事进行表彰，整篇通报围绕这一中心进行写作，说明实用文章具有主旨单一、集中、明确的特点;选取材料真实典型。在写作形式上，通报由标题、正文、落款三部分构成，正文先介绍先进事迹，宣布表彰决定，发出学习号召等，符合一般公文的格式要求;从整篇通报来看，没有华丽的辞藻，语言通俗易懂。

批评性通报

中国国际旅行总社关于×××所犯错误的通报

××干部×××，××××年×月×日陪日本交通公社7－T－6334团住桂林榕湖饭店期间，将饭店的一条绣有龙凤图案的床罩装入自己的箱内，准备送给同学作结婚礼物。当服务员发现床罩丢失向×××查问时，×××说没拿，服务员要求检查其行李，×××不让。最后×××同意付100元赔偿费。

事情发生后，在有关领导的批评教育下，×××才承认拿了饭店的床罩，并作了检查，表示接受教训，绝不再犯。为了严肃纪律，教育本人，经社领导决定，给予×××行政记大过处分，扣发半年奖金，并通报全社。

×××是去年来我社工作的大学毕业生，由于平时不认真学习，对自己要求不严，个人主义膨胀，做出了与新时期的知识分子和国家干部身份极不相称的丑事，辜负了党和人民的培养教育。他所犯错误的性质是严重的，尤其是在全国人民大力开展精神文明建设的今天，影响极坏，有损我社声誉。

请各部门接此通报后，认真向全社职工传达，从中吸取教训。进一步加强思想政治工作，坚决抵制资产阶级腐朽思想的侵袭，把我们的队伍建设成真正过得硬的队伍，为发展我国的旅游事业作出应有的贡献。

中国国际旅行总社(盖章)

××××年×月×日　

【例文评析】

这篇通报通过摆情况、找根源，阐明处理决定，使人们从中吸取教训，以免重蹈覆辙，突出了批评性通报惩戒性的特点。格式、语言符合公文的规范要求。

情况通报

南北贸易公司业务部关于当前市场情况的通报

深圳、珠海、广州各办事处，联络站:

经公司决定有关市场处置方针两项，通知如下:

一、目前内地市场饼干、罐头及各种调味品销路疲软，本地和附近城市生产的同类新产品增加，市场呈饱和状态。至上月底止，公司仓库已有大量积压。务希停止对上项商品的订购业务，正在洽谈中的立即停止，已准备签约供货的如能减少，亦请与供货厂家商洽，争取尽量减少，以免运来后积压，造成资金周转困难及仓储损失。

二、上月以来，各种高档化妆品销势转旺，尤以“××”美容系列产品订单多，据市场信息，此类化妆品可望有较长期的销售生命力。现公司存货不多，希望尽可能争取货源。与厂家洽谈时，付款条件可略有优惠，以加强竞争力量。

以上两项，请查照办理。

南北贸易公司业务部(盖章)

　　××××年×月×日

【例文评析】

这篇情况通报内容主要是上级机关将工作中出现的重要情况告知所属单位和员工，围绕主题，突出中心，让下属单位了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。这篇通报起到了沟通和知照的双重作用。

【思考与训练】

1.通知和通报有哪些异同?

2.修改标题。

(1)国务院关于切实加强艾滋病工作的通知

(2)××市政府关于批转商业局进一步做好粮油供应工作的报告

(3)××省人民政府关于印发国务院关于清理检查“小金库”的通知

3.根据下列材料，请按事务性通知的格式和要求，写一份通知。

××部人教局为了使各下属单位人事部门切实做好人力资源信息系统基础数据的报送工作，保证基础数据的完整性和时效性，要求各下属单位人事部门按时对人力资源信息系统进行更新和维护，并将当年第二季度的基础数据报部人教局;人教局会将各单位的数据报送情况在重要栏目中进行反馈;各下属单位进入人教局网站下载《人事统计工作人员通讯录》表格，认真填写，并于10月前完成报送工作，只接收电子文档，文档通过电子邮箱发送到××××信箱。

4.指出下列通报的毛病，并提出修改意见。

表彰通报

××班级，采取有力措施，切实贯彻《学生管理条例》，建立管理岗位责任制，实现全学年学生管理工作无事故，教学无补考，全班各科平均成绩在85分以上。成为全校第一个教学、管理优秀班。为此，学校决定对××通报表彰。

××学校　　

2010年10月20日