公文写作在文字表达方面

第一节　公文主要作用

公文的主要作用包括四个，即领导与指导作用、宣传与教育作用、联系与知照作用、凭证与依据作用。这四个作用不是孤立存在，它们和谐统一、相容于公文本身，各自从不同侧面反映了公文的特有功能，同时也从不同角度体现了公文与其他文体的区别。这四个作用之间虽然各有侧重，但我们对每一个作用的理解和认识却不可以忽视。

一、领导与指导作用

（一）领导与指导作用含义

简单地说，领导就是指明方向;指导就是指明方法。公文的领导与指导作用，主要体现在公文的下行文中。大家已经知道，从行文的方向划分，公文主要分为三种，即下行文、平行文和上行文。下行文指上级机关对于下级机关的行文，平行文指平级机关之间的行文，上行文指下级机关对于上级机关的行文。公文下行文的最主要作用，就是领导与指导作用。上级机关有什么新的方针政策需要下达，有什么新的行政措施需要下级贯彻执行，有什么新的工作任务需要下级完成，都通过下行文表述、实现，这是上级机关对下级机关行使领导权和领导职责的最主要和最本质的体现。反过来说，下级机关在工作中遇到了什么问题，或者在执行上级机关提出的新的行政措施和工作任务时有什么问题弄不明白，需要上级机关作出指示、作出指导，也是通过公文来进行。因此可以说，领导与指导作用是公文最重要的作用之一。

（二）公文领导与指导作用与文艺类文章的区别

文艺类文章不具备领导与指导的作用。无论是诗歌、散文还是小说、戏剧，都不具备公文所具有的领导与指导作用。首先从作者与读者的关系看，文艺类文章的作者与读者的关系，是一种社会关系，而不是像公文那样是一种行政关系;其次，文艺类文章的作者与读者之间的地位是平等的，而公文作者与读者之间的行政地位却常常是不平等的;最后，文艺类文章也不具备像公文所具有的那种行政功能。所以，文艺类文章不可能具有公文所具有的领导与指导作用。

公文的作者，特别是下行文作者，必须担负起领导与指导的使命，并一定要通过公文充分体现这一使命。因此，这对于公文、特别是下行文的作者提出了一个高要求，无论是思想水平、理论水平、政策水平还是表达水平，都必须达到一定的高度。否则，你凭借什么对下级机关进行领导和指导呢?公文所具有的领导与指导作用的重大使命，应该也必须是通过高思想、高理论、高观点、高水平的公文写作来实现。从这个意义上说，公文写作者，特别是下行文的写作者，任重而道远。

（三）公文领导与指导作用与知识信息类文章的区别

大体上说，知识信息类的文章也不具有领导与指导作用。首先，知识信息类文章的作者与读者之间，也是一种社会关系，而不是像公文那样是一种行政关系，因此也就不存在上下级的关系，即不存在领导与被领导的关系。作者与读者之间没有领导与被领导的关系，所以作者与读者之间的文章往来也就不可能有领导与被领导的关系。知识信息类的文章因此也就没有领导作用。至于知识信息类文章的指导作用，不能说绝对没有。比如大量的科技文章，对于关注新科技发展的人，不可以说没有指导作用。但是知识信息类文章的指导作用与公文的指导作用是完全不同的两回事。公文的指导作用是直接的，而且是必需的，被指导者常常处于被动地位;知识信息类文章的指导作用，特别是其中科技文章的指导作用，常常是读者自愿自觉地接受。接受者完全是主动的，完全有选择自由。没有谁要求你，更没有谁强迫你。接受与否完全视这类文章的价值和自己的需要而定。需要其指导，这类文章的指导作用就能发挥出来;如果不需要其指导，那么这类文章的指导作用就可能完全丧失。

（四）公文领导与指导作用与其他实用类文体的区别

将公文与其他实用类文体进行比较，区别可能不像文艺类文章和知识信息类文章那样明显，但区别还是存在的。其他实用类文章的作者与读者之间，情况比较复杂，可能是一种行政关系，也可能不是行政关系。比如，会务文书的作者与读者之间，常常就是一种行政关系，但这种行政关系不像公文的行政关系那样单纯。在会务文书作者与读者之间的行政关系中，至少包含着两种情况，一种是像公文的作者与读者之间的那样密切的行政关系，另一种是并不密切的行政关系。如果是比较密切的行政关系，那么会务文书作者与读者之间可能构成一种领导与被领导的关系，这样的会务文书可能就具有一种领导与指导作用，反之这个作用就不明显，甚至根本不具备。因此，其他实用类文章的作者在进行具体写作时要视情况而定，应该发挥文章的领导与指导作用时，一定要充分发挥;否则需量力而行。至于事务文书、职务文书、公关文书等其他实用文体，也一定要视情况而定。当发挥领导与指导作用时，应全面发挥;当无需发挥该项作用时，应该适可而止。

（五）例文与说明

例文1:

中国人民银行关于取缔地下钱庄及打击高利贷行为的通知

银发〔2002〕30号

（公文编号位置本在版头部分）

中国人民银行各分行、营业管理部、省会（首府）城市中心支行，中国农业银行，中国农业发展银行:

近年来，在部分农村地区，民间信用活动活跃，高利借贷现象突出，甚至出现了专门从事高利借贷活动的地下钱庄，破坏了正常的金融秩序，影响了社会安定。为了进一步整顿和规范金融市场秩序，依法打击、取缔非法金融活动和非法金融机构，现就有关问题通知如下:

一、人民银行各分行、营业管理部应严格按照国务院《非法金融机构和非法金融业务活动取缔办法》（国务院〔1998〕第247号令）的规定，依法取缔辖区内的非法金融机构和非法金融业务活动。

人民银行各分行、营业管理部要组织力量摸清当地地下钱庄和高利借贷活动的情况;对非法设立金融机构、非法吸收或者变相吸收公众存款以及非法集资活动，一经发现，应立即调查、核实，经初步认定后，及时提请公安机关依法立案侦查;对经调查认定的各类形式的地下钱庄和高利借贷活动，要坚决取缔，予以公告，没收其非法所得，并依法处以罚款，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

发现金融机构为非法金融机构和非法金融业务开立账户、办理结算和提供贷款的，应当责令该金融机构立即停止有关业务活动，并依法给予处罚。

二、严格规范民间借贷行为。民间个人借贷活动必须严格遵守国家法律、行政法规的有关规定，遵循自愿互助、诚实守信的原则。民间个人借贷中，出借人的资金必须是属于其合法收入的自有货币资金，禁止吸收他人资金转手放款。民间个人借贷利率由借贷双方协商确定，但双方协商的利率不得超过中国人民银行公布的金融机构同期、同档次贷款利率（不含浮动）的4倍。超过上述标准的，应界定为高利借贷行为。

三、人民银行各分支行应督促有关金融机构不断改进金融服务，加大对农村、农业和农民的借贷支持力度，逐步解决农民贷款难的问题。特别要注意引导各地农村信用社充分发挥农村金融的主力军和联系农民的金融纽带作用，全面推广农户小额信用贷款，简化贷款手续，拓宽服务范围，支持农户扩大生产经营，解决生活中的困难。

四、人民银行各分支行要会同有关部门，采取各种有效方式向广大群众宣传国家金融法规和贷款政策。特别是在地下钱庄和高利贷比较活跃的地方，要选择典型案例，宣传地下钱庄非法高利融资的危害性，教育广大群众增强风险防范意识，自觉抵制高利借贷活动，防止上当受骗。

五、取缔地下钱庄、打击民间高利贷工作要按照国务院《非法金融机构和非法金融业务活动取缔办法》要求，充分发挥地方人民政府的组织、协调与监督作用。人民银行各分支行应密切关注辖区内非法金融机构和非法金融业务活动的情况，及时向所在地人民政府汇报打击、取缔非法金融机构和非法金融业务活动的情况，积极参与由公安、工商和农村金融机构等部门参加的领导小组的工作，采取切实有效措施，加强对金融机构的监督管理，维护金融秩序的稳定。

中国人民银行（章）

二○○二年一月三十一日

例文2:

国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见

国办函〔2001〕1号

（公文编号位置本在版头部分）

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

为确保国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）的贯彻施行，现就所涉及的几个具体问题提出如下处理意见:

一、关于“意见”文种的使用。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行;无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

二、关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。（下略）

国务院办公厅（章）

二○○一年一月一日

说明:

从以上两篇例文可以看出，例文1所显示的公文作用，主要是公文的领导作用。首先，发文单位是上级机关，收文单位是下级机关，该文是一篇典型的下行文。公文的正文内容，是上级机关对下级机关提出指示要求，布置工作。说得更直白些，就是上级机关对下级机关实施领导职权。从文中的语言表达和措辞也可以看出，文章明确指出了应该怎样和不应该怎样，不但指出了工作原则，还指出了具体做法。下级机关对该公文提出的工作要求，不但必须服从，还须严格而迅速地贯彻执行。

例文2所显示的公文作用，主要是公文的指导作用。是上级机关对下级机关执行新的公文规定进行指导。国务院办公厅于2000年23号文件公布的新的《国家行政机关公文处理办法》，其中增加了一种新的公文“意见”。对于这种新的公文应该怎样理解和使用，一些行政机关把握不准，因此，国务院办公厅发布此文进行具体指导。这篇例文，是公文的指导作用体现得比较充分的一篇。

二、宣传与教育作用

（一）宣传与教育作用含义

像公文的领导与指导作用一样，公文的宣传与教育作用也是通过下行文体现的。公文具有向下进行宣传的功能。通过行文，使下级机关及时了解国家新的法律、法规，新的方针政策和新的行政措施;通过行文，使下级机关及时了解上级机关新的奋斗目标和新的工作举措。在日常行政工作中，如果出现了新情况，也常常是通过公文进行宣传，使各有关单位及时了解，以便争取主动，及时采取新的执行措施。另外，在日常行政管理工作中，上级机关如果发现了新典型、新经验，也时常通过公文进行介绍和宣传，使下级机关及时了解和学习新典型，并借鉴新的工作经验，从而更好地开展各自的工作。公文的教育作用也大致是这样，大都是通过这种方式得以实现。特别是当工作中出现问题时，和当工作中的教训需要严肃对待并需认真汲取时，常常也是通过公文的行文和发文来实现。可以说，除去公文的领导与指导作用以外，宣传与教育作用，也是公文的一大作用。

（二）公文宣传与教育作用与文艺类文章的区别

通过上述公文与文艺类文章的比较，我们已经看出，文艺类文章不具备公文的领导与指导作用。但是文艺类文章具有宣传与教育的作用。其实不只文艺类文章，绝大部分文章都具有宣传与教育的作用，特别是其中的宣传作用，显得更加普遍和明显。文章是写给别人看的，不管作者的主观意图如何，在客观上，就意味着宣传和教育。但是公文的宣传与教育作用和一般文章的宣传、教育作用不一样，有明显区别。把文艺类文章的宣传、教育作用与公文的宣传、教育作用进行比较，可以看出，这两种文体各有特点。公文的宣传、教育作用是自上而下的，是直接的，带有鲜明的目的性、主观性和行政色彩，而文艺类文章的宣传、教育作用却是间接的、平等的，主要是通过形象的、潜移默化的方式来进行。而且，文艺类文章的宣传、教育作用是寓宣传、教育于“乐”中，说得更专业一点，是寓宣传与教育于对文艺类文章的欣赏之中，是通过读者含着感情的阅读而实现的。比如诗人食指写于中国“文化大革命”时期的一首诗《相信未来》，这首诗写于“文化大革命”的最严峻时刻，当时，一些清醒的中国人已经深感中国正在经历一场极大的灾难，他们完全被极度的痛苦与绝望所笼罩。而诗人食指却没有被这种巨大的灾难、痛苦与绝望所压倒，面对这极大的灾难、痛苦与绝望，他开始用他的这首诗进行“宣传”和“教育”，他要用这首诗告诫广大民众，特别是那些已经清醒和觉悟起来的民众，不要过于痛苦和绝望，应该相信未来。

大家可以感到，这首诗的“宣传”与“教育”的方式，不同于公文的宣传与教育的方式。它不是直接的，而是间接的，是通过具体、生动而质感的一个又一个形象而展开，是一种潜移默化的方式，是在人们对这首诗的阅读、欣赏与感染之中得以实现的。大家一定要明确这首诗宣传、教育的方式与公文宣传、教育的方式的区别。明确了这两者之间的区别，实际上也就明确了公文的宣传、教育作用与整个文艺类文章的宣传、教育作用的区别。因此，也就能够更加准确地理解和掌握公文的宣传与教育的作用了。

（三）公文宣传与教育作用与知识信息类文章的区别

把公文与知识信息类文章进行比较，可以说，知识信息类的文章也大都具备这种作用，特别是在报刊上发表的知识信息类的文章，宣传作用就更加明显。但是只要我们进行分析，就会看到，知识信息类文章与公文的宣传与教育的作用还是有区别的。这种分析与将公文与文艺类的文章进行相比的情况有些类似。公文的宣传与教育作用的针对性很强，特别是那些针对性很强的下行文，其宣传、教育的直接指向就是相关的下级单位，几乎是一对一的。当然这种一对一主要是指一个上级机关面对所有与其相关的同一级下级机关，可能不是专指一个，而是一层或者说成是一片，但是不管是一层还是一片，只要不是普发公文，其内容的宣传与教育的指向要小得多，而知识信息类文章的宣传与教育的指向要宽泛得多、广阔得多。因为，知识信息类的文章大都是普发性的，很少有像公文那样的很强的针对性，因此，这就构成了知识信息类文章和公文在宣传与教育作用方面的区别，由于受文的主体不同，也就构成了其作用的不同。

（四）公文宣传与教育作用与其他实用类文章的区别

公文与其他实用类文体进行比较，可以使人感到，公文与其他实用文体的宣传、教育作用几乎完全相同，差别不很明显。它们都是在工作中所使用的文体，都有比较明确的针对性，作者与读者之间也大都是一种行政关系。但是只要细心分析，它们之间还是有所区别的。这一区别主要体现在作用的强度和程度上。公文的宣传、教育作用强度更大、程度更深，力度也更大，而其他类实用文体的宣传与教育作用的强度没有公文这样大，程度也没有公文这样深，力度也没有公文这样大。主要原因还是因为这两种文体的性质不同。公文的性质决定了其宣传与教育作用必然是要远远大于其他实用文体的。不管是会务文书、事务文书、职务文书还是公关文书，其宣传与教育作用的程度、深度和力度，都不能与公文同日而语。

（五）例文与说明

例文:

国务院办公厅关于江西省上栗县“3·11”特大爆炸事故情况的通报（节选）

国办发〔2000〕43号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

今年3月11日，江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂发生特大爆竹爆炸事故（以下简称“3·11”事故），死亡33人，其中在校中小学生13人，未在校的未成年人2人;受伤12人。这是一起重大责任事故。为认真吸取事故教训，进一步加强安全生产工作，防止同类事故的发生，现将“3·11”事故情况通报如下:

一、事故的直接起因和深层次原因（略）

二、对有关责任人员的处理情况（略）

三、认真吸取教训，进一步加强安全生产工作

……

（一）充分认识安全生产工作的重要性。（略）

（二）完善和落实各项安全生产责任制。（略）

（三）加大事故隐患整改工作力度，防止重大事故的发生。（略）

（四）大力开展安全生产宣传教育工作。（略）

（五）依法行政，严肃处理事故工作。（略）

国务院办公厅（章）

二○○○年六月十三日

（张浩:《最新行政公文写作范例大全》，北京，蓝天出版社，2006。）

说明:

这篇公文所体现的是公文的宣传与教育作用中的教育作用。该文主要的教育作用在于，通过对一个重大责任事故的通报，要求有关单位及有关人员从中受到教育，吸取教训，避免再次出现这种重大责任事故。

三、联系与知照作用

（一）联系与知照作用含义

公文的联系与知照作用主要是指公文的联系工作和告知情况的作用。在实际工作中，上级与下级之间，平级之间，还有不相隶属机关、单位之间，时常要进行联系或协调。而联系与协调最正式、最郑重、最可靠和最有效的方法和途径，就是通过公文来进行。特别是不相隶属机关、单位之间的工作往来，更是要发挥公文的联系作用。至于公文的知照作用也是一样。上级与下级之间、平级之间、不相隶属的机关与单位之间，有些情况需要沟通，需要彼此告知，最正式、最郑重、最可靠和最有效的方法与途径，也是公文。这是公文的第三个重要作用，公文写作者一定要高度重视这个作用。

（二）公文联系与知照作用与文艺类文章的区别

如同公文的领导与指导作用和宣传与教育作用一样，很显然，文艺类文章也不具备公文的这第三个作用，即公文的联系与知照作用。如果一定要说文艺类文章作者与读者之间的联系，主要是通过对文艺类文章的写作与阅读实现的，那么这种联系也绝不是公文的那种联系。彼联系不是此联系，虽然两种“联系”的写法完全相同，却是两个完全不同的概念。首先，文艺类文章的作者与读者之间没有明确的目标性与针对性，作者与读者之间的关系非常模糊，不存在工作上的行政关系，甚至谁也不认识谁，而公文的作者与读者之间的关系却十分清楚而明确，其中最主要的就是工作上的行政关系。其次，文艺类文章作者与读者之间的联系主要是一种感情和思想上的联系，是为了要满足思想与感情交流的需要建立起来的一种精神联系。而公文的作者与读者之间的联系却是一种行政联系、工作联系，是为了行政的需要、工作的需要和处理、解决问题的需要建立的联系，二者完全是两回事。因此，一定要认清这两种文体在作用上的这个重要区别点。只有这样，在运用这两种不同的文体时，才可能真正有效而充分地发挥各自的作用。

（三）公文联系与知照作用与知识信息类文章的区别

将公文与知识信息类的文章进行比较，情况和与文艺类文章的比较大致相同。大体说来，知识信息类的文章也不具备公文的联系与知照作用。首先，知识信息类文章的作者与读者之间也不具有工作、行政的关系，彼此之间也不具有直接、密切的关系，如同文艺类文章的作者与读者之间的关系一样，也许彼此之间谁也不认识谁。其次，知识信息类文章的写作与发文，也不是为了工作交流的目的而进行的写作与发文，针对性也不是很强，不像公文那样，有很强的目标性与针对性。知识信息类文章的写作与发表，面对的是广大的社会民众。与读者之间的联系是否发生，要看读者对这样的文章是否阅读，如果读者阅读了，那么联系可能发生;如果读者不去阅读，那么连联系的基础都不存在。而读者是否阅读，又全凭读者的自愿。即便读者阅读了，联系发生了，这种联系也不是公文作者与读者之间的那种联系。这种联系既没有针对性也没有直接性，是一种广泛的知识信息的联系，更明确地说，是一种知识信息的广泛的传播与接收。读者是否接收，全凭读者的兴趣，作者对读者没有制约性。而公文的联系与知照作用却不是这样。公文所传达的内容，收文单位常常是必须接收的，而且常常是必须认真接收的。不但常常要接收，还常常要就有关问题采取行动并回复解决方案及结果。如果不作出回复或不采取行动，不但可能影响工作的正常开展，严重的还可能导致失职甚至渎职。

（四）公文联系与知照作用与其他实用类文章的区别

公文的联系、知照作用与其他类实用文体的联系、知照作用大体相同。因为这两种文体都是为了工作的需要而写作、而发文的。作者与读者之间的关系，也是以工作的、行政的关系为主。但是这两种文体的联系与知照作用还是有所区别。其他实用类文体的联系与知照作用显得更为广泛，而公文的联系与知照作用显得更为单一。特别是那些非普发性公文，特别是那些上级与下级之间的直接发文，发文者与收文者之间的关系十分密切，该种公文的联系与知照作用就显得更为鲜明和突出。另外由于公文的性质不同于其他实用类文体的性质，这就决定了公文的联系与知照作用比其他实用类文体的联系与知照作用更有强度、深度和力度。

（五）例文与说明

例文1:

××公司关于选派人员进修的函

××大学:

我公司属于建筑公司，为提高专业技术人员的业务水平和科研能力，经研究决定选派张××、李××、王××三位同志分别到你校中文系、计算机系、外语系进修一年，进修费用按国家规定的标准，由公司财务科统一一次付清。

能否接受，请予函复。

附件:《3名技术人员情况登记表》1份

××公司（章）

×年×月×日

例文2:

××大学关于××公司技术人员进修的复函

××公司:

你公司×年×月×日来函悉。经研究同意你公司张××、李××、王××三位同志分别来我校中文系、计算机系、外语系进修一年。请转告他们于今年×月×日来校报到，办理进修手续。现寄上进修登记表三份，请填好后速寄我校教务处。进修费支付办法，请与我校财务处直接联系。

特此函复。

附:《进修生登记表》3份

××大学（章）

×年×月×日

（摘自曲克敏、范立荣等:《秘书职业技能培训鉴定教材》，北京，海潮出版社，1999，略有改动。）

说明:

这两篇例文，较好地体现了公文的联系与知照作用。其中的例文1，是一篇主动发出的函，主要体现的是公文的联系作用;例文2是一篇复函，是对于例文1提出的问题进行解答，主要体现的是公文的知照作用。收到这篇复函的公司，既了解了其所要知道的情况，又知道了应该如何去做。这种结果，正是公文的知照作用的明显体现。

四、凭证与依据作用

（一）凭证与依据作用含义

无论是进行国家的行政管理，还是进行各机关、各企事业单位的管理，最基本和最终的依据和凭证都应该是公文。从某种意义上说，公文是各机关、各企事业单位内部的法，是各机关、各企事业单位内部的工作法规和工作准则。在机关、企事业单位内部，没有一种文章能够代替公文的这个位置，也没有任何一种文章能发挥公文这样的作用。这是由公文的性质所决定的。因此，任何机关、任何社会团体、任何企事业单位的行政与工作，都必须以公文作为最基本的和最终的凭证和依据。也只有如此，各行政机关、各社会团体和各企事业单位的工作才有可能正常而有序地开展，才有可能理性、周全并稳妥地进行，才有可能把失误与疏漏减少到最低程度以至于最终避免失误和疏漏，才有可能真正立于不败之地。公文的凭证与依据作用如此重要，因此，像公文的领导与指导作用、宣传与教育作用、联系与知照作用一样，必须引起高度重视，并且一定要通过写作实践和公文办理，充分发挥这一作用。

（二）公文凭证与依据作用与文艺类文章的区别

将公文和文艺类文章进行比较，可以看出，文艺类文章不具备这一作用。文艺类文章既不是凭证也不是依据。既不能用文艺类的文章来证明社会与生活，也不能用文艺类文章来证明工作。它不能成为工作的凭证，更不能成为工作的依据。完全可以想象，如果我们用一首诗、一篇散文或是一部小说、一部戏剧来作为工作的凭证和依据，那将会出现怎样糟糕的局面。文艺类文章的使命，是传达感情和交流感情，可以说与凭证和依据毫无关系，不但不可以用文艺类的文章证明现实，也不可以用文艺类的文章证明历史。从这种意义上说，把文学定义为语言的艺术而不是定义为科学，这个定义十分准确。文学不是科学，所以绝不能用科学的眼光看待文艺类文章，那是风马牛不相及的两回事。同时，也绝不能用公文的眼光来看待文学。但是无论是历史还是现实，把这两种作用完全不同的文体混为一谈的情况实在太多了，由此而造成的闹剧和悲剧也实在太多了。用文学去作历史的凭证，用李白、杜甫和白居易的诗去证明唐朝，实在是荒唐。同时对中国现代社会和对外国情况的判断，也绝不能以文艺类文章去作凭证和依据。因为文艺类文章不具备这种作用。如果一定要说文艺类文章具有凭证和依据作用，那也只能是对判断一个时期的文学水平和文学成就具有凭证和依据作用。可以说，每一个时期的文艺类文章都是这一时期文学水平和文学成就的一个标志，是评价这个时期文学水平和文学成就的凭证和依据，同时是评价一个作家的创作水平和创作成就的凭证和依据。此外，很难说文艺类文章再有什么其他的凭证与依据的作用了。

（三）公文凭证与依据作用与知识信息类文章的区别

把公文与知识信息类文章进行比较，倒是可以看出，知识信息类的文章常常具有凭证与依据的作用。但是这种凭证与依据的作用，却不可以直接用于对工作的决策，而只能影响对工作的决策。比如，一个机关或是一个企事业单位在进行一项行政决策时，所依靠的只能是上级的有关文件，而不能是报刊上的一篇文章。除非这篇文章是一篇普发性的公文，否则绝没有直接左右行政决策的意义，绝不可以作为工作决策的凭证和依据，只能作为决策的一个参考，虽然可能是一个十分重要的参考。而公文却可以直接用来作为一个行政决策的凭证和依据。公文不仅可以用来作为行政决策的凭证和依据，而且必须用来作为行政决策的凭证和依据。尽管可能不是唯一的凭证和依据，却是最重要和最有效、最具权威性的凭证和依据。一个单位有一个单位的具体情况，而对待每个单位具体情况的最直接、最适宜和最有效的方式，应该都是通过公文而得以实现的。

（四）公文凭证与依据作用与其他实用类文章的区别

把公文与其他实用类文体进行比较，情况也大致相同。其他实用类文体可能比文艺类文章和知识信息类文章更具有凭证与依据的作用。但是，从实际工作的角度考虑问题，其他实用类文章对于工作所具有的凭证和依据作用，更多的也不过是一种间接的凭证和依据作用，即便具有一种直接的凭证与依据作用，这种凭证与依据作用的力度也远不如公文有力。最能说明这一点的例子是“会议记录”和“会议纪要”。前者是其他实用类文体中的会务文书的一种，而后者是公文中的一种。它们都可以用来反映会议的情况，都可以作为了解会议情况的凭证和依据。但是显然，用会议记录作为反映会议情况的凭证与依据，远没有用会议纪要作为反映会议情况来得正式、郑重和权威，因为会议记录本身不具有这种性质，而会议纪要恰恰相反，它法定的具有这种性质。由此可以看出，其他实用类文体可能在凭证与依据方面与公文有着十分广泛的联系，但是由于它们各自的性质不同，所以它们所担负的凭证与依据的作用也完全不同。当然，情况可能转化。如果要使其他实用文体起到公文所起到的凭证与依据的作用，那么最好的方式就是通过公文进行转化，即把其他实用文体转化成公文，用公文的方式发布出来。如此，其他实用文体的像公文一样的凭证与依据作用，也就可以发挥出来了。

（五）例文与说明

例文1:

中国保险监督管理委员会关于改革机动车辆保险条款费率管理制度的通知

保监发〔2002〕87号

（公文编号位置本在版头部分）

各保监办、各财产保险公司，中国平安保险股份有限公司:

为促进我国机动车辆保险（以下简称“车险”）市场的健康发展，维护被保险人的利益，中国保监会决定改革现行的车险条款费率管理制度。现将有关事项通知如下:

一、2003年1月1日起，在全国范围内实施新车险条款费率管理制度，具体内容见《机动车辆保险条款费率管理制度改革指引》（附件1）。同时，中国保监会《关于印发〈机动车辆保险条款〉和〈机动车辆保险条款费率规章〉的通知》（保监发〔2000〕16号）、《关于印发〈深圳市机动车辆保险条款〉和〈深圳市机动车辆保险费率〉的通知》（保监发〔1999〕32号）中的车险条款费率将不再在全国和深圳市统一执行。

二、2002年9月1日起，中国保监会开始受理保险公司申报的车险条款、费率。保险公司选择继续使用中国保监会印发的车险条款费率的，应以各自公司名义报中国保监会备案。

三、保险公司应按照中国保监会的有关规定从2003年1月1日起报送《机动车辆保险监管季报表》（附件2）和《机动车辆保险监管年报表》（附件3）。《机动车辆保险业务主要指标月报表》（保监发〔2002〕26号）和《机动车辆保险业务统计表》（保监统S2－02－01表）同时废止。

四、保险公司应指定一名业务管理人员专门负责改革的技术工作，并于9月1日前将人员姓名和联系方式报告中国保监会。

五、请各保险公司尽快做好各项准备工作。在制定车险条款、费率时应考虑与第三者责任法定保险的衔接问题。

六、车险条款费率管理制度改革，是完善车险监管体制、促进车险市场健康发展的一项重要举措。各保监办、各保险公司要认真按照通知要求开展工作，保证改革的顺利进行。

七、各保监办、各保险公司在执行本通知过程中，遇到新的问题，请及时报告中国保监会。

特此通知。

附件:（略）

中国保险监督管理委员会（章）

二○○二年八月十五日

例文2:

中国证券监督管理委员会关于同意中国民族证券有限责任公司开业的批复

中国民族证券有限责任公司筹备组:

你们报送的《中国民族证券有限责任公司关于综合类证券公司开业的请示》及有关材料收悉。经审核，现批复如下:

一、同意中国民族证券有限责任公司开业。核准中国民族证券有限责任公司的注册资本为104845.64万元。经中瑞华恒信会计师事务所《验资报告》验证，中国民族证券有限公司的注册资本已足额到位。

二、核准下列单位的股东资格和出资额:

（一）中国民族国际信托公司44895.64万元

（二）东方集团股份有限公司20950万元

（三）北京首都机场集团公司20000万元

（四）新产业投资股份有限公司17000万元

（五）北方工业集团财务有限责任公司2000万元

三、核准《中国民族证券有限责任公司章程》。

四、我会对郭玺来、鲁钟男、王桢琦、尹明柱、高俊清、刘进生、张亚平担任中国民族证券有限责任公司高级管理人员的任职资格无异议。中国民族证券有限责任公司开业后，上列人员须辞去在其他单位兼任的职务，辞职事宜由北京证券监管办事处监督执行。

五、暂不核定中国民族证券有限责任公司所属类型，给予3个月过渡期。在过渡期内，公司从事证券经纪业务以外的其他证券业务，须向我会另行申请资格;过渡期满后，再按照有关规定核定公司类型。

六、请你们接此批复后，到我会领取中国民族证券有限责任公司《经营证券业务许可证》，并到工商行政管理部门办理注册登记。

中国证券监督管理委员会（章）

二○○二年四月十二日

说明:

这两篇公文比较充分地体现了公文的凭证与依据作用。

先看例文1。从2002年8月15日起，中国各保监办、各财产保险公司和中国平安保险股份有限公司，对于机动车辆保险条款费率管理制度的改革，必须以此通知为依据。各有关机构，谁也没有权力不照此执行，谁也没有权力越过各自的职能权限，谁也没有权力违背该通知所规定的内容。这就是公文的依据作用。

再看例文2。中国民族证券有限责任公司开业的凭证，就是这篇批复性公文。在这篇公文下发之前，中国民族证券有限责任公司绝不可以擅自开业。否则，将被视为违背相关的管理制度，将被追究相应的责任。但是，从该批复正式发文的那一天起，即从2002年4月12日起，中国民族证券有限责任公司就具有了开业的资格，就可以准备正式开业了。这就是公文的凭证作用。