用“三个体系”建设要求推动人事档案管理

用“三个体系”建设要求推动人事档案管理_档案管理理论与实

用“三个体系”建设要求推动人事档案管理

任　民

（杭州市人才服务局）

摘　要：本文以“三个体系”建设（即建立覆盖人民群众的档案资源体系、建立方便人民群众的档案利用体系、建立确保档案安全保密的档案安全体系）为方向，结合杭州市人才服务局开展流动人员人事档案工作的实际，总结分析工作中遇到的案例，就如何以人为本、面向广大民众、不断提升流动人员人事档案管理和服务水平这个课题进行讨论。

关键词：“三个体系”　人事档案　管理　服务(www.guayunfan.com)

一、引言

国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在2008年全国档案工作暨表彰先进会议上讲话提出，全国各级档案部门要把促进档案事业发展作为第一要务，要在工作中“贯彻以人为本，建立两个体系”，即“建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系”。2010年5月12日，杨冬权局长在全国档案安全体系建设工作会议上，又提出了“建立确保档案安全保密的档案安全体系”。从“两个体系”到“三个体系”的档案发展观将成为今后一个时期内全国档案工作的指导思想和行动指南，档案工作“三个体系”建设，已成为“十二五”期间档案工作的指导思想和总体工作目标。

流动人员人事档案的管理与服务工作，是随着我国市场经济的发展、改革开放的深入、人事制度的改革而逐步产生和发展起来的。随着我们党执政为民理念和以人为本思想在社会实践中的深入贯彻，我们党乃至全社会在指导思想方面发生重大转变，相应产生社会工作方面的重大转变。在这个大的社会背景下，流动人员人事档案已经成为民生档案的重要组成部分，各级人才服务机构随之成为服务民众的前沿阵地，相应成为“方便人民群众的档案利用体系”的重要组成部分。以“三个体系”建设为指导，以人为本，面向广大流动人员，以他们的切身利益为出发点，为民众提供更加贴心的档案利用服务，不断提升流动人员人事档案工作水平，是各级人才中介服务机构在新时期档案工作的重要课题。

二、现阶段人事档案工作中常见的问题

（一）档案查找不便

我们在工作中经常接到这样的咨询电话：“请问我的人事档案是不是在贵处保管？”“您能帮我查到我的人事档案在哪里保管吗？”“请问怎样才能查询到我的人事档案在哪里保管？”人们往往对于人事档案转递流程比较模糊，有的不清楚自己的人事档案随着工作派遣而由学校转到所在地的人才机构；有的在改变就业单位的过程中，不清楚人事档案已转递到新单位所在地的人才机构；有的不清楚自己的人事档案已经随着就业改派手续的办理而转回原籍人事部门；或者有的人工作产生了变动，而人事档案并未随着工作的变动而变动；等等。为了方便人们查找档案，杭州市人才服务局多年前就在杭州人才网上开通了自主查询功能，收到很好的效果。但是，这仅仅是“覆盖人民群众的档案资源体系”中的一部分，仍然有相当多的流动人员为了寻找自己的人事档案而四处查询。所以，“建立覆盖人民群众的档案资源体系”提得十分及时，它满足人们对档案利用服务的迫切需求。

（二）档案信息不全

人事档案是个人信息的储存库，它反映一个人的全貌，是组织人事部门了解、掌握和使用人才，合理解决一些个人问题的重要依据。我们在具体的服务中深深感受到一份人事档案记载内容的全面与否，对其利用结果产生的影响差异很大。由于新产生的档案材料不能及时归档而造成档案利用服务效果不一的原因是多种多样的，主要体现在以下方面。

自主择业是人才与企业双向选择的市场行为，人才流动日益频繁的今天，人们往往受到户籍等原因的制约，使得其人事档案不能及时随工作的流动而流动，导致新材料的归档不便，因而人事档案的记载内容不能及时全面地反映其现实情况。如在为申请上海市人才居住证的流动人员办理外调证明函件时（操作政策详见《引进人才实行〈上海市居住证〉制度暂行规定》，上海市人民政府令第122号），我们根据其人事档案记载内容填写人事档案核实情况表。由于许多流动人员的人事档案中只有原有材料，新产生的材料归档不及时，不能真实、及时、全面地反映其现实的工作、学习情况，导致其办理上海市人才居住证过程的不顺利。

许多流动人员的工作单位为外资、独资、股份制、个体、私营与非公有制企业等多种所有制，部分单位尚未建立健全考试、考核和考察制度的人事管理工作，除了档案中原有材料以外，补充归档材料进档少、反映客观事实面窄，很难全面了解流动人员学习、工作和思想等现实情况。如在国家公务员、事业单位招录用人员政审，征兵入伍政审，加入中国共产党或其他民主党派政审等，有关单位需全面了解审查流动人员的学习、工作、生活等现实情况，但档案中有关考核考察方面的材料归档少，不能及时、全面地反映其现实情况。

三、以“三个体系”建设要求对待人事档案工作

（一）以人事档案资源建设为抓手，夯实基础

资源建设是档案工作的“根”，是档案工作的“魂”，抓好人事档案资源体系的建设，决定着人事管理的成败。抓好人事档案资源建设，应在牢牢握住实体资源的基础上，逐步推行电子信息的整合，最终建立一个跨幅广、信息全面、服务便利的档案资源体系。这个资源体系的建立、整合和完善，将使我们的人事档案事业大步地迈上一个新台阶，更好地适应社会发展方向，更便捷地为广大人民群众服务。

1．加强实体资源的建设

（1）加强环节管控。杭州市人才服务局在流动人员人事档案管理工作中，严格把好“进、管、出”三关。我们在接收一份新档案时，从源头上把好关，仔细核查内容，及时录入数据库，同时登记手工台账入库管理，上柜排架前统一更换外袋，醒目书写编号姓名。转出一份档案时，严格执行转递规定，并有多道工序审核把关。借阅人事档案时，经办人须持有效凭据和身份证明办理。及时归档补充材料，认真核对信息，确保归档无误。整理人事档案时，全面搜集、认真核对、仔细装订、发现问题、补充完善。做好档案实体资源的建设，要重视各个环节的管理，从源头、在库、出库几个环节加强管理，确保档案不遗漏、不缺失。

（2）衍展档案内容。我们在工作中发现，流动人员人事档案的内容，既要重视过去已形成的十大类方面的内容，同时还要注意到随着社会的发展变化，各职能部门产生许多新领域的、有高度现实价值的、对于民众个人利益能产生深远影响的档案材料。这要求档案工作人员在当前的形势下，要学会用发展的眼光关注并重视新形成的民生材料，灵活应对，不断扩充完善档案内涵，提升档案服务的适用度，稳步推进“三个体系”建设。

例如社会保障档案是随着我国社会保障体系的逐步建立和发展而产生的一项新的民生档案，流动人员在办理养老保险、医疗保险等的跨地区转移时，往往会产生转移明细材料。这类材料能够明确清晰地反映流动人员缴纳社会保险的重要信息，在今后依然能够起到重要证明作用，因此我们将这类材料纳入人事档案收集归档范围。

有的档案材料原本不属于人事档案范畴，但能够说明在全员劳动合同制推行之前个人的工作变动情况，并且在今后办理退休手续等事项时将起到重要证明作用。例如人事关系介绍信、行政介绍信这类材料，一直被纳入文书档案归档范畴，个人在办理退休手续时，这类材料是一项重要的工作情况证明材料，为计算连续工龄，核发养老金提供了明确凭证。因此我们将人事关系介绍信、行政介绍信等相同作用的材料纳入人事档案收集归档范围。

（3）保证档案质量。我们在接收人事档案时，首先从源头上严格把关，仔细审查档案内容，有缺少部分则及时通知告之办事人员，仔细甄别，杜绝复印件、影印件、扫描件等混入档案；定期利用开通的短信平台发送通知短信给代理人员，让他们知晓自己的档案情况，以利缺少材料和新产生材料的及时补充归档。通过以上多种措施来确保档案文件的原始性，提高档案文件的全面性。

2．重视信息资源的整合

我们在实际服务中发现，一个孤立的信息平台作用十分有限，如果能够整合各职能部门的信息，让档案信息安全地流动起来，将会发挥更大的作用。除人事档案外，广泛分布在各职能部门、各经办机构中的户籍档案、婚姻档案、就业档案、社会保障档案、计划生育档案、房产档案等，都与人事档案信息密切相关，这些档案信息如果能够整合共享，能够更大程度地发挥好流动人员人事档案利用服务的效果。杭州市人才服务局在为代理人员提供计划生育服务时，与集体户所在地街道、社区计生部门统一办事流程，交互有效信息，在管理上形成互动，在信息上形成互通，发挥了流动人员人事档案利用平台的重要作用。

（二）以人事档案利用服务工作为亮点，推动自身发展

档案工作要适应社会发展方向，为社会服务，为民众服务。流动人员人事档案的管理与服务工作，已成为“方便人民群众的档案利用体系”的重要组成部分，各人才服务机构随之成为“建立覆盖人民群众的档案资源体系”的重要组成部分。杭州市人才服务局充分认识到这项工作在构建和谐社会过程中的重要作用和地位，把民众利益作为加强流动人员人事档案工作的出发点，不断改善服务内容，推出适应社会发展的服务形式，把切切实实建立方便人民群众的档案利用体系作为工作重点。

1．健全利用制度

杨冬权局长在讲话中提到，档案利用体系应该方便所有想利用档案的人，要尽量为广大人民群众利用档案提供方便。流动人员人事档案是组织人事部门随时了解、掌握、使用人才，合理解决一些个人问题的重要依据，它是直接为现实工作服务的。杭州市人才服务局按照中共中央组织部、人事部关于加强流动人员人事档案管理和服务工作的要求，深入企事业单位调查研究，发现新情况，研究新问题，结合杭州人才流动工作的实际，制定了杭州加强流动人员人事档案管理工作的规定，先后出台了《杭州流动人员人事档案管理实施办法》《关于做好民办科技机构专业技术人员和管理人员服务工作的意见》和《关于人才人事工作为个体私营等非公有制经济发展服务的若干意见》等，严格地按照这些政策规定加强流动人员人事档案的管理与服务。

2．创新服务条件

随着服务人群的不断扩大、服务事项的增加，流动人员人事档案的利用服务总量逐年持续高增长。截至2012年底，杭州市人才服务局流动人员人事档案利用服务就达24731人次。同时，利用人群的比例也发生重要变化，越来越多的普通民众因为自身的事情前来利用档案。利用结果在其工作、学习、生活的方方面面都能产生重大影响，人事档案的价值也日益凸显。随着服务需求的持续增长，杭州市人才服务局逐年增加对外办事窗口，从2000年到2012年，仅人事代理服务窗口就从3个增加到16个。我们于2009年5月开通了电话咨询热线，推出了电话服务窗口，对外答疑解惑，受到了广泛欢迎和好评。

3．提高服务质量

杭州市人才服务局在做好做优窗口服务的基础上，不断利用先进科技创新服务形式，提高服务质量。我们在2007年推出远程查阅人事档案服务项目，为符合条件的外地利用档案部门，提供流动人员人事档案异地网上查阅，极大地方便了阅档部门，明显降低了成本，提高了工作效率。我们开通了短信平台，定期给代理人员发送短信，让他们知晓自己的人事档案保管情况，及时归档缺少材料和补充新产生的材料。这些新举措形式多种多样，方便了利用档案服务，受到代理人员的欢迎和好评。

（三）以人事档案安全保密管理为后盾，维护档案完整与安全

建立确保档案安全保密的档案安全体系是“三个体系”建设的重中之重，是“建立覆盖人民群众的档案资源体系、建立方便人民群众的档案利用体系”的坚强后盾，我们在工作中明确制度规范管理，切实做到“从硬件上保障、从人员上保障、从技术上保障”这三重保险。

1．从硬件上保障：完善安全保障条件，确保实体安全

确保档案实体安全是一切管理工作开展的基础。杭州市人才服务局于2011年5月迁入新址，新建了人事档案专用库房，新库房可容纳35万份人事档案。我们对库房进行了加固，将档案库房、办事窗口、阅档室等区域进行分区布局，对库房门窗加装防盗设施，安装了6层铁质密集架型档案柜，配置了复印机、空调、除湿机、自动灭火装置、温湿度计等档案“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体）器具。

2．从人员上保障：重视管理人员素质

人事档案管理的成效，很大程度上取决于档案工作人员的个人素质。杭州市人才服务局在档案工作人员的配备上严格把关，择优录用，引进了有文凭、有职称、懂业务、会管理、善服务的档案管理专职人员，队伍组成人员老中青均有，在工作中坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，具有高度的责任心，形成管理和服务的优势结合。此外，还定期开展安全教育和业务培训，提升工作人员自身的政治素质和专业素质，打造了一支素质高、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员队伍。

3．从技术上保障：实施登记备份，确保信息安全

实施电子文件和数字档案登记备份制度是浙江省档案事业发展的重大举措，档案登记备份制度的实施，对于因自然灾害、突发事件或者人为损毁等因素而导致的原始档案资料受损，也能起到安全保障作用。人事档案电子备份的信息主要有三个节点：档案转入时的原始信息、补充归档材料的信息、档案转出时的信息。及时做好各节点的信息备份，可充分保证档案的全面性、完整性、真实性。

四、结束语

随着我们党执政为民理念和以人为本思想在社会实践中的深入贯彻，档案工作也转变服务中心和重心，更加关注人民群众，更加贴近人民群众。面对我国经济转型时期社会发展提出的新要求，我们要打破思维定式，把“以人为本”“面向民众”放在利用工作的第一位，要紧紧围绕“三个体系”建设，适应形势、寻找突破、努力尝试、灵活服务，我们的流动人员人事档案工作才能更好地为民所用、为事所用，并且随着时代的发展而蓬勃发展。

参考文献：

［1］程宏全．人才培养与就业之道［M］．北京：研究出版社，2008．

［2］严斯敏．电子文件和数字档案登记备份制度之我见［M］．北京：中国文联出版社，2010．