从结构上来看，三种书面形式都是由三个主要部分所组成：信头、正文和署名。所不同的是，传真及电子邮件在信头上所包括的内容不同于信函。信函的信头部分依次是由信头、案号、日期、封内名址、亲启栏、称呼、事由栏等组成；传真的信头部分则是由收、发传真的单位名称或个人姓名、经办人姓名、日期、传真号、页数、事由行、称呼等组成；电子邮件的信头是由发件日期、收、发人的电子邮箱地址及主题行组成。另外，在署名部分三者也是有区别的。相比之下，信函要复杂得多，它包括结尾敬语、签名及头衔，有时还带有附件标志、抄送标志、责任人及附言；传真一般只包括客套结束语及署名；电子邮件既简单又明了，只有结束语和署名，有时附有发件人的通信地址和电话。
从撰写上来看，首先，三种文体的写作均要求遵循以下七个原则：体谅、礼貌、清楚、简洁、具体、正确和完整（即七个C：Consideration，Courtesy，Clearness，Conciseness，Concreteness，Correctness和Completeness），这是中外信函专家长期以来强调的七个C原则。其次，其格式均可采用缩行式和平头式，但目前用平头式的居多。从语言看，传真、电子邮件使用的语言要比信函更趋向于简单、亲切、随便些，尤其是电子邮件。这是它们之间的主要不同点。
总之，三种不同的交际方式在结构上和撰写上可以说是大同小异，因为传真和电子邮件是在信函的基础上发展起来的。
关于电子邮件，需注意的问题是：第一，要注意设定自己的邮件密码，防止泄露或被猜出。因为自己的邮箱一旦被别人打开，后果不堪设想，大量的商务机密极有可能泄露出去。第二，要慎用电子邮箱的自动回复功能，当对方的邮箱也设置了此项功能之后，将会出现连环信，自己的邮箱就会被“撑破”。第三，尽量一次收发多封邮件。在向多个商人发送同一封信时，避免使用“抄送”，因为泄露了其他人的邮件地址有可能会给自身带来麻烦，如垃圾邮件的传递。第四，切勿乱张扬自己的邮箱地址，否则会经常收到诸如免费赚钱、商务广告等垃圾邮件。
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