式公文式标题通参照文的结构

第三节　意脉贯通——应用文的结构

明确了应用文写作的主题，收集好了与主题相关的写作材料，接下来就要进入谋篇布局了。与散文强调“形散而神不散”，诗词讲究铺陈比兴，含蓄蕴藉，小说提倡“法而无法”，纵横捭阖，汪洋恣肆不同的是，应用文的结构强调的是约定俗成的格式和套路。具体来说，就是要根据文章表达主旨的需要，遵循一定的外在形式和内在的逻辑要求，把有关材料组织成层次清晰、段落分明、首尾连贯的不可分割的有机整体。总之，写作者只有按照应用文体的相关法则合理组织，严密安排，才能达到“以不变应万变”的表达效果。

刘勰在《文心雕龙·附会篇》中对文章的结构有一段精辟的总结，他把文章结构安排的过程叫做“附会”，即“附辞会义”，“谓总文理，统首尾，定与夺，合涯际，弥纶一篇，使杂而不越者也。若筑室之须基构，裁衣之待缝缉矣”。刘勰的这段话几乎囊括了文章结构安排的各个重要环节，他强调结构的作用是统率文章命意，联系首尾段落，组合章节，包举全篇，结构的要求是使内容表达丰富而行文集中。那么，怎样才能使应用文的结构起到事半功倍的效果，真正服务于应用文写作的实用性和针对性要求呢?这就需要我们从外在和内在两个方面入手，力求使应用文结构的程式化和逻辑性相得益彰。

一、应用文外部形态的程式化

应用文作为一种特殊的文体形式，为了保证它的严谨性和严密性，自古以来就逐渐形成了一套相对稳定的程式化的格式和规范，现代应用文的写作更是如此。这些外部形态的要求一方面来自国家或有关部门、有关行业所制定和颁布的法规，如针对行政公文的写作规范，国家制定了《国家行政机关公文格式》;针对学术论文的写作要求，国家制定了《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》，而撰写合同就必须参考《中华人民共和国合同法》的相关规定等。另一方面来自于实际运用过程中约定俗成的一系列特殊规范和格式，例如书信的写作，尽管主体内容相对自由，但在外部形态上它依然有一个普遍认同的样式。由此可见，“没有规矩，不成方圆”，应用文的写作需要我们严格遵循一定的程式化的规定，尽管这种外部形态的特殊规定看上去有些机械和繁琐，但是只要掌握了这些格式规律，按部就班地组织好行文的结构，写作过程就会变得有章可循，水到渠成。

我们不妨将其外部形态按照文章写作的具体过程分为以下四个部分，即标题、开头、主体、结尾，处理好这四个部分的格式安排，就能把一篇文章的基本框架搭建起来。下面我们就结合这四个部分的结构特性分别加以介绍。

(一)标题

标题是文章的名称，所谓“名不正则言不顺”。对应用文而言，标题应力求做到准确、简明和醒目地概述文章的主旨，它的基本要求就是围绕主题恰当提炼，语言设计精准到位，反映主旨鲜明突出。根据这些要求以及针对不同文种需要，在具体拟定标题时，有以下两种方式:

1.公文式标题。即参照公文标题的写作规范而拟定的标题。这类标题一般说来规范性要求更高，它由发文单位、事由和文种词三个要素组成，依据文章具体需要也可以将这三要素酌情组合，这样就可能出现三种基本形式:

(1)完全式标题。这种标题一般由发文单位名称、事由和文种词三个要素组成。如:《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》、《上海市人民政府关于进一步加强政府信息公开工作的若干意见》。

(2)双行式标题。这类标题一般由事由和文种词两个要素组成。如:《关于政府信息公开情况的通报》、《关于同意成立广西北部湾银行股份有限公司的批复》等。

(3)单行式标题。这类题目直接用文种词作标题。如:《通知》、《会议纪要》等。

2.文章式标题。这类标题较之公文式标题形式更加灵活，它不再拘泥于公文的特定格式，主要应用于调查报告、演讲、新闻等文体。这类标题有的是概括和提炼文章主旨和基本精神，如《广西部分保障房使用“瘦身钢筋”存隐患》、《卫生部:增塑剂是否影响健康要看摄入量》;有的是点明所论范围，如《21世纪秘书工作的发展趋势》、《80后生活状况实录》等。

(二)开头

俗话说“万事开头难”，正文的开头部分往往需要用精练的语句开门见山地点明主旨，高屋建瓴地概括命题，这对于一篇应用文而言至关重要。一般说来，应用文的开头常用两种方式:

1.概述目的式。这种方式旨在交代行文的目的和意图，概括文章的基本内容，开宗明义地引出下文。这种开头方式，多见于报告、调查报告、总结等文体。下面是一篇题为《关于对区法院行政审判工作情况的调查报告》的文章，它的开头部分正是围绕这些要素展开的:

行政审判是监督和促进行政机关依法行政、维护行政相对人合法权益，维护社会和谐稳定的重要法律制度，是与民主法治联系最为紧密的一项审判工作。为促进这项工作更好地开展，根据区人大常委会2010年工作安排，青岛市北区人大常委会副主任李文诺带领法工委人员，邀请和组织部分市、区人大代表和法律专家咨询委员会成员，于3月12日对市北区法院行政审判工作情况进行了视察调查，听取了区法院的工作汇报，并与相关部门负责人进行了座谈。

2.引据说明式。这种方式大多引用中央或上级文件精神，或有关法律法规，作为撰写文件的根据，并在文首部分简要说明发文的意义和背景情况。这种开头方式，多见于条例、公告、批复、通知等文体。下面这篇文章就是按照这种方式开头的:

根据《中华人民共和国价格法》和《政府制定价格听证办法》(国家发展改革委〔2008〕第2号令)规定，北京市海淀区发展和改革委员会定于2011年8月15日召开“关于制定北京昌华森林公园门票价格的价格听证会”。现将本次听证会的时间、地点，听证方案要点，听证会参加人名单公告如下:……(《北京市海淀区发展和改革委员会价格听证会公告》2011年8月1日)

(三)主体

这是文章核心内容具体展开的部分。因为应用文体服务于一定的机关、单位、团体和个人，注重实用性和实效性，因此，正文核心部分为了更加明晰地部署工作，传递信息，在外在表现形式上往往采用一系列程式化的格式，具体格式有以下三种:

1.条款式。这种结构方式是用序号标志，并分条列项地展开文章的具体内容。在诸如公告、决定、计划、合同、会议纪要等文体中常常使用这种格式。对于篇幅比较长的应用文，要注意合理运用系数词和序数理清结构。系数词是表示“一、二、三、……、十”的个体数目的，序数是在系数前加“第”，如，“第一、第二、……”，或者借用阿拉伯数字、罗马数字、拉丁字母表顺序。系数词和序数的运用要遵循一定的层级关系，这样才能一目了然地传达信息。具体来说，条文层次序数第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。下框图形中呈现的就是这种格式的模板样式:

2.分块式。这种方式旨在把全文的内容分成若干个部分，每个部分的前面正中可以有一个反映段落主旨的小标题。例如:总结由基本情况、具体做法、经验体会、存在问题、今后打算几块组成;也可以用一、二、三等系数词把文章的内容划分成几个既互相独立，又在一个大标题下共同表现一个主旨的若干部分。如下图所示:

3.篇段合一式。这种方式一般用在篇幅仅为一段的文章中，因为篇幅短小，不分段，一段就构成一篇文章，所以它往往不需要复杂的结构划分，只需把要阐述的内容或传达的信息用简洁的语段表达清楚即可。这种格式主要运用在诸如通知、决定、批复等文体中。

(四)结尾

应用文的结尾部分同开头部分一样，虽然篇幅空间较小，但如果能够处理得当，同样可以起到画龙点睛的作用。然而，应用文的结尾毕竟不同于文学类的文体，它不求余味无穷，只讲简洁明了，为此我们可以从以下几种常用的方式中，找到一些结尾的技巧:

1.总结强化式。在结尾处，很好地呼应主题，深化观点，这样就能首尾贯通，加深印象。这种方法可以用在总结、调查报告等文种中。

2.强调说明式。在一些特定的公文文书写作中，往往在结尾处需要强调内容的意义和重要性，并说明其用途，表达请示批准等愿望，如“特此申请”、“上述报告，如无不妥，请批转”、“望认真研究，贯彻执行”等。

3.号召祝愿式。在结尾处，发出号召，寄托希望，表示祝贺，常常鼓舞斗志，增强感染力。

4.建议祈使式。针对主体阐述的情况、文体提出的意见和建议，希望在以后的工作中加以改进和推进，这也是诸如报告、调查和总结中常用的结尾方法。

当然，也有些篇幅短小或条款明晰的文体在主体部分已经言尽意明的情况下，就不必再专门结尾，只需自然收束即可。

二、应用文内部结构的逻辑性

应用文不同于文学作品，审美愉悦的功能让位于社会功用的目的，正是由于其特殊的写作目的和受众对象，所以在实际运用过程中，这种文体尤其强调写作的客观性和准确性，而要做到这一点就必须加强应用文写作的内在逻辑性。如果说，外在的程式化结构是为应用文的写作搭建起一个基本的框架的话，那么文章内部的逻辑性就要保证这个框架能够更加稳固和可靠。具体来说，应用文在写作过程中尽量要做到:条理清楚，段落之间具有明显的逻辑关系;文章的内容讲究因果，材料能够证明观点;陈述的事项界限清晰，事项与事项之间互不交叉等。针对这些基本要求，我们可以把应用文的内部逻辑关系作以下划分:

(一)纵向组合结构

所谓纵向组合结构，就是要在文章中明确先说什么，后说什么，要按照事物存在、发展的时空顺序纵向展开说明和论述。根据不同的情况，我们也可以把这种纵向结构分成如下几种形式:

1.直线式。这种结构方式是以时间先后为序，按照事情的发生、发展、变化过程的顺序安排层次，直线式推进。它线索单纯，便于将事情的来龙去脉交代清楚，常用于内容较为简单、叙事性较强的应用文，如消息、通讯、会议纪要等文体。

2.递进式。这种结构方式是按照事理的展开顺序或对事物的认识深化过程为顺序安排层次，分析论证，递进式地表现主题。在应用文中，这种结构形式可以程式化为“叙事——说理——结论”，或者“提出问题——分析问题——解决问题”，或者“基本情况——做法经验——存在问题”。说理性强的应用文常用这种结构方式，比如调查报告、总结、经验介绍等。

3.因果式。这种结构形式是以前因后果或前果后因的顺序安排层次，体现的是因果关系的逻辑思路。应用文中的通报、请示、决定、申请等文体常常使用这种结构方式。

(二)横向组合结构

这种结构是按事物的不同方面或材料的不同性质，把文章分为若干部分，部分与部分之间的关系或为简单的并列关系，或为总分(分总)式的并列关系，或为对比关系。它的思路是分类提炼式地展开横向铺排。

1.简单并列式的结构。它是围绕主题，把选取的材料逐条逐项并列地加以展开的结构。当然在写作过程中有时也需要对相关材料进行必要的分类和概括，通过对一系列的条款进行整理，可以适当地进行组合归纳，从而概括出并列的几个方面，一个方面归纳为一个观点，并用这个观点把有关材料组织在一起，列为一个层次。这种并列式结构往往表现为条理分明，简洁醒目的特点。法规、规章、方案、合同、协议书等的正文的结构安排，一般都可采用这种方式。

2.总分并列式的结构。这种方式要么先总说，后分说，要么先分说，后总说，抑或是先总说，后分说，再总说，它是一种辐射状展开的结构，其特点是中心突出，层次分明，思路清晰，能够鲜明地体现出领属关系或整体与部分的关系。通告、通知、会议纪要等的正文结构常用这种结构方式。

3.对比式结构。它是用相对或相反的材料安排层次，以比较的方式突出观点。这种方式的特点是重点突出，论述有力。调查报告、总结等文体常用这种结构方式。

(三)纵横交叉式结构

这是将纵向推进和横向展开综合起来交叉安排层次的结构方式。其实，一些内容复杂、时空变换大的应用文运用一种结构方式往往不能很好地驾驭全篇内容，这个时候，就需要我们综合使用两种结构方式来统一全文。尽管如此，我们在组合两种方式时仍然需要突出重点，以免结构混乱。也就是说在结构全篇时，要么以纵向为主，横向为辅;要么以横向为主，纵向为辅，不能平均用力。如《十六大以来达州民生情况调查报告》，篇幅较长，全文主要按照并列式关系即横向组合的结构方式，把民生改善的情况围绕收入和消费两方面的内容具体展开。但在每一阶段中，为了更加突出十六大前后的变化，一方面运用了纵式结构的直线式方式，按照时间的推进展开叙述，另一方面又将微观分析的方法运用在数据的对比列举中，这样一来，全文的布局就形成了纵横交叉的结构形式。