公文写作修改及案例方面的书

第一节　提高公文写作水平的基本方法

提高公文写作水平的四个基本方法是:阅文法、模仿法、修改法、多写法。本节主要介绍每一种方法的特定含义、具体做法与作用，并举例进行说明。具体如下。

一、阅文法

(一)　特定含义

阅文法的特定含义有两个，一个是对于相应的公文管理办法的认真研读，一个是对于相应范文的认真研读。

(二)　做法与作用

阅文法的第一个做法是，认真研读公文管理办法。每个系统都有本系统公文管理办法，一般由该系统最高权力机关制定并发布。比如公务员系统，前文提到，2012年中共中央办公厅和国务院办公厅发布了《党政机关公文处理工作条例》。这是中共中央办公厅和国务院办公厅对于公文管理的最新规定。作为公务员系统工作人员，特别是在机关工作的人员，要想提高公文写作水平，第一步，必须从这里做起。这是根本。作为公务员系统工作人员，要提高公文写作水平，如果连中共中央办公厅和国务院办公厅对于公文写作的规定和要求都不了解、不理解、不掌握，所谓提高公文写作水平又如何谈起?

阅文法的第二个做法是，认真研读相应公文范文。何谓相应范文?首先是上级来文，其次是通过其他途径获得的公文，只要水平上乘，均需认真研读。

(三)　举例说明

关于第一种做法，即认真研读相应公文管理办法，如何去做?比如是在人民银行系统工作，或在教育系统工作，如果要提高公文写作水平，如果想从根本上解决问题，第一步，一定认真研读相关公文管理办法:本系统有多少种公文，每一种公文的主要功能是什么?格式有什么要求，语言有什么要求，等等，要研究准，研究深，研究透。

运用这一方法的另一面，实际上也为各系统最高管理层提出了要求:要抓公文管理，第一步不是要培训相关人员，而是出台本系统公文管理办法。作为一个系统，如果没有明确、权威而稳固的公文管理办法，其系统所有人员的公文写作，则无“法”可依了。无“法”可依，公文写作水平又如何提高?

关于认真研读相应范文，如何去做?比如上级来文，如果公文写作者经常写作部署工作的通知，当收到上级机关同类公文时，一定要认真研读。读什么?读标题、读开头、读过渡、读照应、读结语、读措辞。这些内容都需认真研读，目的是从中获得借鉴。

对于其他文种的研读也一样。如果经常写作通报，经常写作批复，经常写作函或会议纪要，当收到上级机关或遇到其他机关相应公文时，只要其写作水平较高，令自己佩服，均需认真研读，从中获得借鉴。

他山之石，可以攻玉。长期坚持去做，公文写作水平定会有较大提高。

二、模仿法

(一)　特定含义

模仿法是对于上述阅文法的承接，主要是对阅文法中第二种做法的承接，即对于认真研读相关公文范文的承接。初学公文写作者，允许对于公文中的范文进行模仿。其前提是对于公文范文的认定、备份与积累。

(二)　做法与作用

模仿法的具体做法，是指对于同种公文的范文进行模仿。自己要写某一公文，如果不知道从哪里入手，或找不到写作该种公文的语言感觉，比较简便可行的方法是，先把以往早已备份好的同种公文范文提选出来，作为借鉴。有感悟能力的公文写作者，比较容易就能从该范文中得到启发，并找到自己写作该种公文的模式与感觉。所要模仿的，主要是该范文的格式、结构和语言，所要更换的，是该范文的内容。从这个意义上说，公文的写作过程，可理解成是一种“更换”公文内容的过程，是对作为范文的公文内容的更换，所要保留或基本保留的，是原范文的格式、结构和语言风格。当所要表达新内容比较完好地更换上去了，可以说，一篇新的公文的写作就完成了。完全可以照猫画虎一样做。这可以理解成是提高公文写作质量的一条比较快捷的途径。

其实，不光是公文写作可以这样做，往大处说，人类所有进步行为的最初起点大都是从模仿开始的，都是从对于前人或别人有益行为的模仿而获得。人们总爱说人的第一任老师是自己的家长或幼儿园老师，只要细想一下就会明白，其实就是模仿，或许也只能是模仿。这种方法用在公文写作上，非常简单易学，且学之有效。最关键的是，对于所要模仿的公文，一定要选准，被模仿的公文，必须是那种有资格作为范文的公文。否则就“画虎不成反类犬”了。

(三)　例文与说明

例文:

中国人民银行公告

〔2012〕第15号

中国人民银行定于2012年10月26日发行招商银行成立25周年熊猫加字金银币一套。该纪念币共2枚，其中金币1枚，银币1枚，均为中华人民共和国法定货币。

一、纪念币图案:

(一)　正面图案

该套金银纪念币正面图案均为北京天坛祈年殿，并刊国名、年号及“招商银行成立25周年暨上市10周年纪念”中文字样。

(二)　背面图案(略)

中国人民银行

二○一二年十月二十四日

(现应为2012年10月24日)

说明:

该公文是普发性公文，没有明确的收文对象。如果公文写作者要写作这种公文，却又不曾写过这种公文，或曾写过，却总写不好，在写作前，就可拿这篇公文作参照，对这篇公文的格式、结构和语言进行“模仿”。首先，可以“模仿”标题。这篇公文的标题只有“发文机关”和“文种”，省略了“事由”，由此可见，像“公告”这样的普发性公文，标题一般都应这样拟制。其次可以“模仿”该文的“公文编号”。该公文的公文编号由两项内容组成:“年号”和“公文顺序号”，省略了“机关代字”。第三，还可以“模仿”该公文的正文写作格式与写法。在该公文的编号与正文之间，省略了主送机关，这是普发性公文最典型的特征，既是“普发”，就是面向整个社会公众的，而像“公告”这样的公文，所面向的，还不只是中国的社会公众，还包括了国际以至世界的公众，所以主送机关不必明确标出，可以省略，直接进入正文。

该文的正文结构也可“模仿”和借鉴。首先，用一句话开门见山地写明该公告的主要内容，即于什么时间发行两枚什么币以及该币的性质;接着，介绍该币的图案。这样的正文结构方式已经成为该种公文的一种结构模式，凡是类似的公文，均可按照这种方式组织正文的结构。

三、修改法

(一)　特定含义

这里所说的修改，不是指作者对自己起草公文的修改，而是指别人对作者起草的公文的修改。修改者可能是作者的直接领导，也可能是公文核稿部门。

(二)　做法与作用

通过这条途径提高公文写作质量的具体方法是，不管修改者是谁，不管是公文撰写者的直接领导还是核稿部门的同志，只要修改得确实有水平，确实令人口服心服，那么对于那些被修改的地方，一定要引起公文撰写者的高度重视，一定要引以为戒，极力避免在今后的公文写作中出现类似问题。

具体分析起来，对所起草、所撰写的公文的修改，主要包括三大方面，一是对于公文题目的修改，一是对于公文正文内容结构的修改，另外一个就是对于公文语言措辞的修改。下面分别说明。

先说对于公文题目的修改。公文题目中最容易出现的问题主要有两个，一个是所选用的文种不对，另一个是对于“事由”的表述方式不对。文种的不对常易出现的问题也有两个，一个是文种混淆，比如将“报告”与“请示”相互混淆;一种是将公文与其他实用文体相混淆，比如将公文混同于事务文书和会务文书，误认为计划、总结、调查报告或是领导者在会议上的讲话文稿为公文。这种问题在公文的写作中经常会出现，特别是在刚接触这项工作的人的写作中，更是经常出现，却不易被发觉。当写作者起草的公文出现了这个问题的时候，同时当这个问题被写作者的领导或核稿部门发现并纠正过来以后，一定要引起起草者的高度重视，一定要杜绝这个问题的再次出现。公文题目容易出现的另一个问题是对于“公文事由”的表述不清楚。这种问题最容易出现在转发性通知的题目之中，比如，“关于转发××通知”的通知。在同一个公文题目中出现了两个相同的文种，这是在《党政机关公文处理工作条例》的规定中所不能允许的。当这种问题出现以后，当上级领导或核稿部门把这个问题纠正过来以后，公文起草者也一定要尽力避免这种问题的再次出现。总之，当公文题目中的这两个较大的问题经过别人的“修改”，而且使公文撰写者得以杜绝以后，该公文撰写者的公文写作质量肯定会有一个较大的提高。

再说对公文正文内容结构出现的问题的“修改”。公文正文内容结构比较容易出现的问题主要也是两个，一个是写作顺序不对，哪项内容应该安排在前，哪项内容应该安排在后，公文撰写者的头脑不清楚，安排颠倒了，甚至完全安排乱了;另一个问题是前后不够一致和统一，前后不相照应，首尾不相呼应。

可以明显看出，公文正文内容结构的问题比公文题目的问题要复杂一些，不易被发现，也不易被纠正。因为正文内容结构问题更多是属于“逻辑”方面的问题，是属于思维方式和思维方法的问题，而不仅是格式和语言表达的问题，比如因果关系的问题，比如提出问题、分析问题和解决问题的逻辑顺序问题，比如时空先后的关系问题等，这些内容在正文结构的安排上都是不可以弄颠倒的。当这一问题出现并被有关领导或核稿部门发现、修改以后，公文撰稿者对于修改的地方一定要高度重视，一定要避免同类问题的再次出现。

至于前后不够一致、不够统一、前后不相照应以及首尾不相呼应的问题也是一样。公文的写作有时会出现这种情况，对于全文的内容缺乏整体而统一的考虑和设计，在写前面的内容时没有想到后面要写的内容，写到后面又忽视了前面的内容，造成前后不相一致和统一，使文章自相矛盾或前后内容相互脱节。当这种问题被有关领导或核稿部门发现并修改过来以后，公文撰写者也一定要格外注意，避免同类问题的再次发生。

最后说一说对于公文语言措辞方面出现的问题的修改。在前几章中已经讲过，公文语言不同于其他实用文体的语言，更不同于知识信息类文章和文艺作品的语言，它有着自己非常独特的语言特征和体系。从技术层面上说，公文写作最难解决的问题也是公文语言的问题。公文写作者能否通过自己的写作充分体现公文语言的特征，这是对于公文撰写者的最大挑战。首先，公文撰写者要掌握大量的公文的“专业语汇”，同时，公文撰写者还必须准确运用这些语汇，特别是其中的同义词，一定要清楚它们之间的细微差别。从纯技术的角度说，公文写作者驾驭语言的真正的能力就在这里。比如“以至”和“以致”，比如“试行”、“实行”和“施行”，比如“失误”、“失职”和“渎职”，比如“结果”、“后果”和“恶果”，诸如此类。公文撰写者一定要弄清公文语汇中同义词之间的细微差别，而要做到这一点十分不容易。当在这一环节出现了问题，当公文撰写者对于这一环节的问题毫无察觉，当这一环节的问题被有关领导或核稿部门发现并修改过来以后，这一问题一定要引起公文撰写者的格外注意。中国古人所讲的“一字之师”的道理正在这里。

一位智者说得好，聪明人不是不犯错误，而是不犯同样的错误。这句话用在公文写作的“修改”途径上也恰好合适。避免了同样问题的出现，公文写作的问题就会越来越少。问题越来越少，不正是公文写作水平提高的一个重要标志么?

有一点需要特别说明的是，在利用修改这种方法提高公文撰写质量时，不要忘记和忽视一般文章的修改方法对提高公文写作质量的作用。公文“修改法”的运用，准确说，应该以一般文章的修改方法为基础，即以作者对自己起草的公文的修改为基础。公文撰写者不该依赖别人的修改来提高自己的公文写作水平，否则不但误解了这种方法的作用，还将导致被动局面。等待别人对自己文章进行修改，永远不是积极的写作态度，依赖通过别人对自己文章的修改来提高自己，那不是谦虚，不是智慧，而是惰性，很难使人积极奋进。一定要高度重视自己对自己草拟的文章的修改，这是请别人对自己的文章进行修改的基础和前提。当自己对自己的文章不满意时，公文写作者和其他文章写作者一样，没有理由和资格拿出去让别人进行修改。自己先要对自己负责，然后别人才可能对我们负责。无论是作文还是做人，道理是同样的。

(三)　例文与说明

例文:

关于转发《关于做好××银行出席党的十八大代表选举宣传思想工作的通知》的通知

×机党〔2011〕35号

各直属党委、总支、支部:

现将《关于做好××银行出席党的十八大代表选举宣传思想工作的通知》(×党办〔2011〕45号)转发给你们，请认真贯彻落实。

中共××银行机关委员会

二○一一年十二月三十日

(现应为2011年12月30日)

说明:

这是一篇需要修改标题的公文。下行文的标题，一般不宜省略发文机关，而该文省略了发文机关，正确的写法应该是“中共××银行机关委员会关于转发《……》的通知”。该公文标题的另一个问题是，转发性公文的标题不宜同时出现两个相同的介词“关于”和两个相同的公文文种“通知”，而该文的标题同时出现了两个“关于”和两个“通知”，重复啰嗦了。正确的写法应该是:“中共××银行机关委员会转发关于做好……有关文件的通知”。如果该公文撰写者没有发现该公文标题的这两个问题，而是被上级主管或核稿部门发现了，那么，当上级或核稿部门将这两个问题修改后，该公文撰写者一定要高度重视，力争在今后的公文写作中不再出现类似问题。当这两个问题完全避免了，该文撰写者在这一环节的公文质量必将大大提高。

四、多写法

(一)　特定含义

多写就是多次进行公文写作实践。公文写作者，一定要珍惜自己每一次进行公文写作的机会，特别是那些刚从事公文写作的同志和那些还没有走上领导岗位的同志，更要珍惜。

(二)　做法与作用

多写是为了掌握公文写作的基本功，也是为了掌握公文写作真正过硬的功夫，像弹钢琴、练书法一样，来不得一点虚假和敷衍，应付只能应付一时，在真正的公文关口，是不可能蒙混过关的。因此，一个责任心很强的公文写作者，在选择提高公文写作水平方法时，最终的选择应该是这种方法，即多写，反复实践。经过长期不懈地实践，当确实具备相当的公文写作经验以后，这种经验就会转化成人们常说的那种“牢不可破”的硬功夫了。而真正掌握了这种硬功夫后，可能在一段时间内没有从事公文写作，但只要是又开始了这种工作，就会很快又投入进去的。这种情况就像学会游泳和学会骑自行车一样，不管是否间断，这种本领是不会消失的，相反会使人长期受益。

(三)　几点说明

1.“熟能生巧”是学习写作的一个重要方法和技巧，对公文写作的学习也是同样。很多时候，公文写作的要领不经过公文写作者的“多写”，不经过公文写作者的反复实践是很难使人真正感受到并获得的。一定要反复实践。不尊重实践常常使人眼高手低和华而不实，而尊重实践并亲自投身实践，那种丰富的收获又常常是令人始料不及的。一定要多实践，反复实践，这是提高公文写作水平的最扎实的方法。

另一方面，从写作形态上说，写作主要有两种形态，一种是才能型写作，一种是技能型写作。文学写作属于才能型写作，需要人的天赋的支持，而公文写作属于技能型写作，只要功夫下到了，就能掌握这门技能。

2.“多”不是“滥”，“多写”不是“滥写”。没有明确的学习目标，没有很强的针对性的“多写”，那是毫无意义的重复，那是对于宝贵的生命精力的浪费和挥霍，无异于“滥写”。懂得“多写”的真谛的人，会把每一次写作实践都当做对自己的一次提高的过程，都会全身心地投入进去，而不懂得“多写”真谛的人，从形式上说，可能写的很多，但这些“多”都是重复性的，不能使人从中得到启发和收益。因此，不能把“多写”的“多”作为一种形式化的理解。不是为“多”而多，一定要把每一次写作的实践都当成一种新的挑战，都当成一个新的提高的过程。

3.从写作手法上说，即从公文的格式和语言上说，如上所述，公文写作更多的是一种技术性工作，而写作者的能力与水平，则更多体现在公文的内容上，而不是公文的写作手法上。因此，与公文的内容相比，与公文写作者的素质与能力相比，用“多写”方式掌握公文的格式和语言，难度并不是很大，特别是公文的格式。一个有学习悟性的人，可能不用“多写”就可以较好地掌握公文的格式，相对而言，掌握公文语言难度要大一些，所谓“多写”，要在对公文语言的“多写”上下工夫，通过“多写”，尽可能多地增加对公文语言的“语感”。