语言特点和要求

第四节　语言特点和要求

经典论述

刘大魁《论文偶记》：“文贵简，凡文笔老则简，意真则简，辞切则简，理当则简，味淡则简，气蕴则简，品贵则简，神运而含藏不尽则简，故简为文章尽境。”

沈约：“文章当从三易：易见事，一也;易识字，二也;易读诵，三也。”

唐代诗人贾岛骑驴做诗，得“僧敲月下门”一句，用“敲”，抑用“推”，犹豫不决。韩愈见状，说用“敲”字好。后人则以推敲典故说明作文应字斟句酌。

语言是应用文书的基本要素。语言的优劣，将直接影响到文章形式的完美。为了把文章思想内容表达好，就要注意语言的运用。虽然文章的文体、内容和风格不同，文章会表现出不同的语言特色，但总的说来，文章对语言的基本要求还是一致的。

一、秘书文案语言的要求

人类的语言分为文学语言和实用语言。文学语言讲究审美，追求意在言外，多使用比喻、夸张等修辞手法。实用语言讲求朴实、明白和晓畅，以求人们准确理解，有效运用，以最大限度地达到行文效果。应用文书语言的实用性特征是由应用文体的本质所决定的。

(一)准确

准确就是要运用最确切、最恰当的字、词和句子，准确无误地反映客观事物的实际情况，恰如其分地表达作者的认识和理解。语言只有准确才能真实反映客观事物。语言的准确体现在两方面：一是用字用词的准确;二是语句的准确，不犯语法、逻辑错误，不能模棱两可，否则容易被人钻空子。作者在写作时，要认真辨析词义，对词义的范围大小、含义轻重、适用对象、词语的感情色彩以及词与词之间的搭配认真考虑。还要注意用词规范，不生造词语，不滥用简缩词语，不用方言土语，做到句子成分完整，语序顺畅。

(二)简洁

简洁就是用最简练的文字，表达尽量多的内容，言之有物，简明扼要。做到句内无余字，篇内无剩语，只有这样，才能提高行文效率。写作者不仅应在认识客观事物上下工夫，对现实事物了解深透，而且应认真练字、练词和练句，在语言的概括精练和文章的删繁就简上精益求精，尽量选用容量大、表现力强的词语，用自然朴实的语言来表情达意，真正做到言简意赅。

(三)朴实

秘书文案语言的朴实是指文章要通俗易懂，朴实无华，如故作艰深，就会令人望而却步，影响行文的效果。应用文中有的文件传达范围较广，读者文化程度不一，文件写得深奥难懂，就会影响文件精神的贯彻执行，达不到行文的目的。

(四)规范

秘书文案语言的规范是指行文必须符合国家有关规定，如标点符号的用法，运用名称应注意的事项，运用时间和数字时应注意的事项，简化字的使用，缩写词语和简称运用时的注意事项，主题词的选用以及有些专业文书写作的规定用语，都必须按规定使用，不得各行其是，以免造成混乱，影响办事效率。

“语言要生动”是大多数文章的要求，秘书文案中的讲话稿、消息等文种应该适当讲求生动，其他应用文则不应追求生动。

二、秘书文案语言的特点

应用文的写作重在实用，语言讲究务实、规范，它不同于文学创作中使用的语言，其特点主要表现在“三多三少”上。

(一)介词多修饰性的词语少

在秘书文案中，为了说清事由、讲明道理、引用文件以及表明目的等，常常使用较多的介词，这在公文中较为突出。比如公文的标题，大都用“关于”这一介词引出，而正文中，介词使用得更多了。例如：“根据国家物价局的通知，××市将从一九××年一月一日起，对供应外宾的部分粮食、食油的价格将有所调整，按优质优价实行国内议销价格。为不使享受我国奖学金的外国留学生的生活受到影响，决定从一九××年一月一日起，调整在我国学习的外国留学生的奖学金……”其中的“根据、从、对、按、为和在”等都是介词。在应用文中常用的介词有以下几种：

1.表示关联、范围的有：“关于”;

2.表示对象、关联的有：“对、对于和将”等;

3.表示依据的有：“依据、根据和遵照”等;

4.表示目的的有：“为了、为”等;

5.表示状态方式的有：“按照、参照、比照和通过”等;

6.表示处所、方向的有：“从、向和在”等;

7.表示时间的有：“自从、自、于和当”等;

8.表示原因的有：“由于、由”等;

9.表示比较的有：“比、跟和同”等;

10.表示排除的有：“除了、除”等。

而一些修饰性的词语，在应用文中须少用，比如“红彤彤、热乎乎、目不转睛、面红耳赤、金光万道、朝霞满天和月明星稀”等。还有一些比拟、浮想和象征等语言也基本不用，如“灿烂的阳光下盛开的百花是您的笑容，葱郁耸立的山峰是您的身影，等等。应用文只需如实反映情况，不用作形象、生动和夸张的描绘。

(二)专用词多语气词少

秘书文案涉及的面很广，如财政、金融、保险、税务以及外贸等专业应用文，这些专业各有其专用术语。比如资金、净资产、利润、负债、损益、信托、抵押、索赔、免税、预算、投资和费用等。只有熟悉掌握本范围内的专业用语，才能更好地反映专业情况，写好应用文。

语气词(包括叹词)在应用文中基本不用，如“吗、呢、啊、呀、啦、哪和哇”等，这些语气词在文学创作中为抒发感情需要经常使用，而应用文不需要以此来抒发情感，打动对方。

(三)文言词多口语少

相对其他文体而言，文言词语在应用文中使用得多一些，这是因为应用文注重语言的规范、庄重、严谨和简洁。尤其在公文和对外的信函中，文言词语用得更多，比如“业经、兹将、顷奉、谨悉、惠鉴、接洽、卓夺、稽迟、函达、此复、尚希、恕不、查照和洽商”等词语。应用文中适当用一些文言词语，可以起到白话文不能起到的语言效果。

在应用文中，口语基本不用，这是因为口语欠庄重、太随便、不严谨，有时意思不明确，比如“帮帮忙、好不好、好得不得了、野路子、野豁豁、让我想一想以及拎不清”等等。这些口语显然不十分严肃，有碍应用文的表达。