地区行政公署办公室关于公文办理工作情况的汇报

H地区行政公署办公室关于公文办理工作情况的汇报

(二○○○年五月二十二日)

按照省委办公厅和省政府办公厅通知精神，我就H行署办公室的公文办理工作情况，汇报三个方面。

一、公文办理工作情况

近年来，行署办公室的公文办理工作，在省委、省政府办公厅的指导下，在县(市)政府和地直各部门的大力支持下，认真贯彻国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》，使公文起草、公文办理、密级文件管理、印信管理等工作，都走上了规范化、制度化、程序化运行的轨道，保证了中央、国务院、省委、省政府公文的贯彻实施，确保了行署整个工作的高效运转。

第一，严格规范行政公文，维护了行政机关的权威。

我们把规范行政公文工作，作为维护政府部门形象和权威的重要内容来抓，始终如一，分工负责，一抓到底，做到严把“三关”，确保了公文质量，达到了规范要求。一是严把起草质量关。我们采取“业务培训、实践锻炼”的方法，在不断提高文秘人员思想水平、政策水平和写作水平的同时，按专业分类、分工负责的原则，将七名文秘人员分别固定到农、工、财、教等文秘工作岗位，严格按照《办法》规定的“公文种类、公文格式、行文规则”要求，起草完成了大量的行政公文，达到了规范化水平。二是严把审核签发关。我们按照分级审核、一把手签发的原则，把住了行署和行署办公室行政公文的审核签发关。对起草的行署办公室的行政公文，先经主管副秘书长或副主任审核，再由秘书长或主任审定签发;对起草的行署行政公文，由主管副秘书长或副主任审核，经秘书长或主任复审后，再由行署专员或副专员签发。在审核过程中，严格按国家法律、法规的规定，审核行政公文。对不符法律、法规的公文，不予签发，一律退回重新起草。严格按党和国家制定的相关的路线、方针、政策进行审核，凡不能体现党和国家政策或与国家政策相抵触的公文，坚决退回重搞。严格按《办法》的规定，从公文种类到公文格式以及行文规则等方面进行审核，凡不符合《办法》规定的公文，不予签发，有效地解决了文种混用、一文多事、多头主送等问题。在印制方面，由综合秘书科负责文字把关，由机要文档科负责缮印把关，凡“错用文头、文头与正文纸张不一、印刷文字模糊或断行”的公文，一律不予缮印，并退回重印，保证了公文印刷质量。

由于我们坚持从严把关，去年行署和行署办公室上报下发的400多份行政公文，都达到了规范化要求，没有发生不规范的问题。

第二，严格办文程序，发挥了公文指导工作的作用。

我们把公文办理工作，作为一项重要的工作来抓，按照“严格程序、加快节奏、讲求实效”的原则，有效地办理了大量的行政公文，发挥了行政公文贯彻执行党和国家方针、政策的重要作用。

在公文配发上，我们对中央、国务院、省委、省政府配发的各类普发文件，严格按文件确定的发文范围，当日来文，当日登记，当日发送，及时准确地向地直部门、省驻平单位配发了上级文件，确保了公文办理的时效性。

在公文送批阅办上，对行署和行署办公室的上级公文，按照“一般公文当日来文当日送批，急件随到随送批”的原则，设立“送批、急件、阅办、传阅”四种公文办理专夹，专文专夹，专夹专送，保证了公文的办理，提高了行政公文的办理效率。

在公文催办上，对行署专员、副专员和行署秘书长、副秘书长批到部门办理的公文，急件，在当日内催办结束;阅办件，在三日内催办完毕。同时，对批送行署专员、副专员、秘书长、副秘书长、主任、副主任、科长的公文，急件，当日内催阅完毕;阅办件，三日内催阅结束;传阅件，五日内催阅完毕。因而大大加快了公文办理速度。

由于我们坚持严格的办文程序，保证了各类公文的及时、高效、安全运行。去年，我们配发、送批，催办中央、国务院、省委、省政府、县(市)政府、地直部门等各类行政公文达2000份以上，其中催办各类行政公文1500多次，都没有发生误事、误时的问题。

第三，加强绝密文件管理，确保安全有效运行。

对于绝密文件的管理和使用，我们本着“有效运行、安全第一”的原则，严格执行《国家保密法》的规定，既保证了绝密文件的有效使用，又确保了秘级文件的安全。

在绝密文件使用上，我们采用两种方式贯彻实施。一种是对加急性的绝密文件，行署立即召开行署常务会进行专题学习讨论，并拿出本区实施意见，汇报地委同意后，下发县(市)政府和地直部门贯彻执行。一种是对正常性的绝密，特别是省军级文件，在每月定期召开的行署党组中心学习小组学习日，集中学习，认真讨论，结合本区实际提出贯彻意见，经地委同意后，下发执行。去年，行署召开贯彻落实中央、国务院绝密文件的学习讨论会12次，提出实施意见并下发执行的文件八份，保证了绝密特别是省军级文件的有效实施。

在绝密文件贯彻上，对地委、行署提出的贯彻意见，由行署督查室负责逐个督查落实。对落实不力的县(市)或部门，及时通报批评;对落实得力的县(市)和部门，通报表扬。去年，共督查贯彻中央、国务院特别是省军级文件15次，被通报批评的部门三个，被通报表扬的单位五个。因而，保证了政令畅通，保证了中央、国务院重大决策的实施。

在绝密文件管理上，一是实行“专柜存放、专夹传送、专人负责”的三专管理办法，在行署办公室机要文档科设立“密级文件保密专柜”，按绝密、机密、秘密三级分类存放，并加锁保管;设立绝密、机密、秘密“三种保密文件专夹，与非密级文件分开，专夹专办;在机要文档科确定专人专门负贵承办密级文件。二是实行“封闭运行”的程序。对密级文件一律实行“封闭运行”，即从启封、登记、装夹、入柜，到送批、办理、批示，都使密级文件处于封闭状态。同时，对绝密文件的送批、办理，实行专办人与领导“双见面”制度，不准他人代转代办。对绝密文件实行全过程监控，设立《绝密文件运行监控登记簿》，对每份绝密文件的整个运行过程，进行人员、时间的记载。三是严格控制密级文件借阅。对“绝密”文件，一律不准借阅、复印或摘抄;对“机密、秘密”文件的查阅，由借阅部门出具介绍信，并填写“查借阅审批单”经主管科长审定同意后，由秘书长或主任批准，才可借阅。由于管理严格，并持之以恒，从1995年以来，行署和行署办公室，没有发生泄密、失密或扩密事件，确保了国家秘密的安全和利益。

第四，加强印信管理，维护了行署和行署办的形象。

我们按照“用印必须经领导批准”的原则，实行“专人、专柜、专管”的办法，严格行署和行署办公室印章、介绍信管理，既保证了行政公文和行政公务的实施，又维护了印信办理的权威性和严肃性。

在印信办理上，对行署和行署办公室印发文件的缮印，以行署专员或秘书长的亲笔签发为准办理，凡未予签发或签发不全的，退回重签，不予办理。对其他行政公文或公务性的印信办理，实行“印信办理审批单”制度。由承办单位填写“印信办理审批单”，送行署专员和行署秘书长或办公室主任批准后，专办人才可办理。凡未经批准或领导口头批准的，均不予办理。对缮印的“空白介绍信”，如公务特殊需要者，必须填写“印信办理审批单”，经行署秘书长或办公室主任批准后，方可出具。否则，一律不准开出。做到了办有批示，查有依据。

在印信管理上，按照“专人、专柜、专管”的原则，负责行署和行署办的印章和介绍信管理，保证了印信安全。设立“印信管理保险专柜”，专门存管印章、介绍信。在机要文档科设立“印信与档案管理岗”，确定一名素质强的同志专门负责印信管理、办理工作。专柜钥匙，由专人专管;各种缮印，由专人办理，不许他人代管、代办。

在印信服务工作上，我们把印信办理工作，作为行署、行署办公室对基层服务的一个重要窗口，坚持既严格管理维护领导机关权威，又坚持热情周到、礼貌服务，保证各方面的工作需要，因而赢得了上下部门和社会各界的肯定和好评。去年，办理各类行政公文缮印500多份，办理各类行政介绍信150多次，没有发生失误。

第五，定期清退、销毁文件，确保公文使用安全。

对于公文的清理、清退，我们按照“配发多少，清退多少”的原则，确定每年三月为清理、清退公文月，集中抓各类公文的清理、清退工作。一是清理办公室内部不属归档的公文，集中登记后存放;二是按《配发文件登记簿》，逐件清退行署专员、副专员、巡视员和行署秘书长、副秘书长、办公室主任、副主任的配发公文，归类存放。三是对地直部门的公文，按《配发文件登记簿》，逐个清理、清退上级的配发文件，逐件核对清收。去年，共清退回收各类公文十八万份，无一漏清，保证了公文安全。

对于公文销毁工作，我们按照“审批、定点、定时、监销”的办法，销毁了各类不属存档的公文，我们将H市胜利造纸厂，确定为行署公文销毁点。对当年清理、清退的中央、国务院、省委、省政府等不属存档的公文，逐个填写《销毁登记清册》，送主管主任批准后，由机要文档科“档案与印信管理岗”工作人员，运到定点厂负责监销;对清理、清退回的密级文件，按绝密、机密、秘密分类填写《密级文件销毁清单》，送主管秘书长批准后，指定两名专人，到定点厂销毁。去年，共销毁秘级文件五百份，没有发生泄密问题。

二、主要工作措施

政府部门的公文办理，是一项综合性、政策性、经常性都特别强的工作。经过长期的工作实践，我们深刻认识到，要搞好这项工作，就工作抓工作是不行的，只有在抓好正常性工作的同时，采取“标本兼治、以治本为主”的方法，切实抓好“人员素质提高、岗位职责分工和科学制度建设”这三个根本，才能有效地搞好公文的办理工作。这既是我们搞好公文办理工作的基本经验，也是我们这几年提高公文办理水平的主要措施。

1.抓文秘人员培训，努力提高工作水平

我们在抓文秘人员素质提高上，主要坚持抓了三个方面的工作。一是集中培训。从1995年以来，我们先后举办了三期培训班，以学习讨论《国家行政机关公文处理办法》和公文写作为主要内容，对行署办文秘人员和地直部门的人秘科长，进行了集中培训，统一了思想认识，解决了一些疑难问题，提高了公文办理的能力和水平。二是外出学习。从1990年开始，我们先后分别派出15名同志，参加了国家和省上举办的文秘、政务、信息、档案管理培训班和研讨班，学习了公文处理、公文写作和计算机等方面的科学知识，学习了外地的先进经验，开阔了眼界，增长了新的知识。三是订阅杂志。我们把订阅杂志作为文秘人员自学，及时学习新的公文处理知识和借鉴外地先进经验的重要渠道，从九十年代开始，坚持每年向三个政务科室订阅《秘书之友》、《秘书工作》等杂志六份，发挥了较好的学习、借鉴作用。

2.抓岗位分工和责任制落实，增强工作的主动性

我们在确定文秘人员岗位和职责的同时，重点抓了机要文档科工作人员的岗位分工和责任制落实工作。一是按照“内外分开、职责明确、节奏加快”的原则，设立外部文件和内部文件两个岗位，外部文件管理岗，负责除行署和行署办公室文件以外的所有公文的处理;内部文件管理岗，专门负责行署和行署办公室印发的公文办理工作。二是设立档案与印信管理岗，专门负责行署和行署办公室印信的管理和办理工作，同时负责档案管理和立卷建档工作。三是设立机要、通讯岗，负责机要、公文的发送工作。在确定四个岗位的同时，将四名工作人员，分别固定到四个岗位，并对每个岗位确定了明确的工作任务、工作程序和工作要求，制定了严格的岗位责任制。岗位的分工，职责的确定，有效地解决了“有事无人干、有人无事干”的问题，增强了工作责任性，提高了工作质量，并为每个同志在实践中独立工作、提高实际工作水平，创造了一个很好的锻炼机会，切实发挥了靠制度管理的作用，做到了工作有目标，办事有程序，考核有依据，提高了整体工作水平。

3.抓制度建设，提高整体工作水平

我们把制度建设，作为促使公文办理走上工作规范化、办事程度化、管理科学化的一项重要措施来抓，取得了明显成效。一是制定《文档管理制度》，严格了办文程序、文件管理和档案管理，确保了公文办理工作的有效运行。二是制定《印信管理制度》，严格了印章启用、印信管理、印信办理的管理，确保了政府印信的安全、有效运行。三是制定《保密工作制度》，严格了文件保密，资料保密、会议保密的管理，同时，制定了《密级文件管理办法》，确保了保密工作的有效进行。

三、两点建议

1.关于公文配发问题

从实际工作需要看，省政府配发的30份文件，尚差5份;省委配发的29份文件，尚差6份。对此，请予以增额配发，以保证公文办理工作需要。

2.关于工作交流和业务培训问题

从公文办理工作需要来看，在业务培训特别是公文办理工作交流上，省与地区、地区与地区办公部门的公文办理工作，基本上处于相互封闭的状态，工作交流很少。对此建议，一是省上每年应召开一次公文办理工作经验交流会，以提供相互学习、互相借鉴的机会，共同提高工作水平。二是省上每年定期举办一次培训班，以便地、县及时掌握科学的管理方法，改进公文办理工作。