档案行政处罚的程序

档案行政处罚的程序就是档案行政处罚实施的过程、步骤。完整的档案行政处罚过程是由处罚决定和处罚执行两个步骤构成的。

（一）档案行政处罚决定

作出处罚决定，是档案行政处罚的首要环节和步骤，作出行政处罚决定本身就是严格的程序过程。狭义的档案行政处罚程序，就是档案行政处罚的决定程序。

档案行政处罚的决定程序，是指档案行政处罚的实施机关对档案违法行为当事人实施行政处罚、作出行政处罚决定的过程和必须经过的步骤。

《行政处罚法》对行政处罚的决定程序作了两项最基本的规定：第一，给予当事人行政处罚，必须查明当事人的违法事实。第二，赋予和保障当事人的程序权利，包括对行政处罚的知情权、陈述权、申辩权等，使其了解和直接参与行政处罚的决定过程。这集中反映了行政处罚程序的核心内容和本质特征，对于保证行政处罚的合法、高效，减少行政争议和保障行政管理相对人的合法权益，具有重要意义。这也是严格规范档案行政处罚程序的根据和原则。

根据《行政处罚法》，结合档案法律、法规对档案行政处罚的规定，档案行政处罚决定分为简易程序、一般程序和听证程序。

1.简易程序

档案行政处罚决定的简易程序，就是当场处罚程序，是指档案行政执法人员在特定的条件下对档案违法行为当事人作出行政处罚决定的程序。

（1）简易程序的适用范围和条件。《行政处罚法》规定，简易程序的适用范围限于对公民处以50元以下、对法人或其他组织处以1000元以下罚款或者警告的行政处罚。因此，档案行政处罚采用简易程序时，仅适用对当事人单处警告的情形，如果并处罚款则不能采用简易程序，因为实施档案行政处罚罚款时，对个人的起罚数额为500元，对组织的起罚数额为1万元。

档案行政处罚的主要形式为警告，而是否罚款可视情酌定。因此，凡单处警告的档案行政处罚普遍适用简易程序。

（2）简易程序的实施步骤。简易程序的主要步骤为：第一，表明身份。档案行政执法人员应当向当事人出示有效证件，表明档案执法员的身份和执法资格。第二，确认档案违法行为的存在，说明认定违法事实的理由及法律依据。第三，告知当事人法定权利，包括当事人有陈述权、申辩权，以及对档案行政处罚依法申请行政复议或提起行政诉讼的权利。第四，制作处罚决定书，决定书的格式、内容应符合行政处罚法律文书的要求。第五，送达，即应当将档案行政处罚决定书当场交付当事人。第六，备案。档案行政执法人员应当将处罚决定书的副本报所属机关备案。

2.一般程序

一般程序又称普通程序，是行政处罚决定的基本程序，具有程序完整、手续严格、适用广泛的特点。实施档案行政处罚时，对当事人并处罚款的，必须适用一般程序。

根据《行政处罚法》和国家档案局关于档案行政处罚程序的规定，一般程序主要有下列步骤，其中，有的为必经的法定程序，有的是实际操作中的有效步骤。

（1）立案。案件的成立是档案行政处罚主体及执法人员经对有关材料或行为初审，初步认为有违法事实并需进一步深入调查以追究当事人责任时，决定列为行政处罚案件，为后继调查取证进行准备的行为。立案虽未被《行政处罚法》规定为必需的程序，但在实际办案过程中，是重要的工作步骤。

（2）调查取证。这是档案行政处罚主体及执法人员对当事人违法事实进行核实并收集有关证据的过程。《行政处罚法》规定，除适用简易程序的行政处罚外，行政机关发现行政管理相对人有依法给予行政处罚的行为时，“必须全面、客观、公正地调查，收集有关证据；必要时依法可以进行检查”。调查取证是行政处罚一般程序中的必要步骤。

调查取证必须依法进行。第一，参加调查的行政执法人员不得少于两人，并向当事人出示证件，表明执法人员的合法身份。第二，行政执法人员有权要求当事人或有关人员如实回答询问并协助调查或检查。第三，询问或检查应形成笔录。第四，执法人员收集证据可采取抽样取证的方法，在证据可能灭失或以后难以取得的情况下，可依法对证据采取先行登记保存的措施。第五，执法人员与当事人有直接利害关系的，应当回避。

（3）告知。档案行政处罚主体及执法人员在作出档案行政处罚决定之前，必须向当事人告知给予行政处罚的理由和依据，并告知其有陈述、申辩的权利。这是法定的程序。未经告知程序，行政处罚决定不能成立。

（4）决定。调查终结后，档案行政处罚实施机关负责人对调查结果进行审查，根据不同情况，依法作出档案行政处罚决定。第一，对情节复杂的或重大的档案违法行为，或给予较重的档案行政处罚，应当由行政机关负责人集体讨论决定。当事人有档案违法行为，适用行政处罚的，根据情节轻重等具体情况，作出处罚决定。第二，对档案违法行为轻微，依法可不予行政处罚的，不予行政处罚。第三，档案违法事实不成立的，不得给予档案行政处罚。第四，档案违法行为构成犯罪的，移交司法机关处理。

档案行政处罚决定必须以书面形式作出。

《档案行政处罚决定书》示例

机构代码：0000000000

×××档案局

行政处罚决定书

第0000000000号

当事人：（单位名称或个人姓名）

地　址：（单位注册地址或个人身份证中的地址等）

法定代表人：_____（姓名）_____职务：

你（单位）于____年___月___日在（案发地点）从事（违法事实的具体内容）的行为，上述事实有以下证据证明：（现场检查笔录、询问笔录等），违反了（法律依据的条款项）的规定，依据（法律依据的条款项）的规定，本局决定对你（单位）处以警告的行政处罚。

×××档案局（印章）

行政执法员：（签名）

年　月　日

签收人：（签名）

年　月　日

注：本决定书适用于单处警告的行政处罚。一式两联，一联归档，一联交当事人。

（5）送达。档案行政处罚决定书应当由执法人员向当事人宣告，并于宣告后当场交付当事人。当事人不在场的，执法机关应当在7日内按《中华人民共和国民事诉讼法》的有关规定，将处罚决定书送达当事人。送达是法定的必要步骤。

3.听证程序

听证程序，是指行政机关在作出某些特定的行政处罚决定之前，组织听证会，由调查人员提出行政处罚建议及理由、依据，当事人进行申辩、质证的程序。听证的目的是进一步查明事实、核实证据，并主要听取被处罚对象对所指控的违法行为和适用处罚的申辩意见，使行政处罚的决定公正、公开和准确。

按《行政处罚法》规定，档案行政处罚中凡并处较大数额罚款的，适用听证程序。关于“较大数额”罚款的标准，国家档案局规定：对个人处以3000元以上罚款、对单位处以5万元以上罚款。一些地方也有不同的规定，如上海市规定的标准为对非经营活动中的违法行为处以1000元以上罚款，对经营性活动中的违法行为处以3万元以上罚款。档案行政管理部门可选择国家档案局或地方的规定作为档案行政处罚适用听证程序的标准。

档案行政管理部门对当事人作出适用听证程序的行政处罚决定之前，应当告知当事人有要求举行听证的权利。当事人要求听证的，应当按规定组织听证活动。具体程序是：第一，档案行政管理部门告知当事人有听证权利。第二，当事人要求听证的，应当在档案行政管理部门告知后3日内提出。第三，档案行政管理部门应当在听证的7日前，通知当事人举行听证的时间、地点。

听证的主要要求是：除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私外，听证应公开举行；听证由档案行政管理部门指定的非本案调查人员主持，但当事人认为主持人与本案有直接利害关系的，有权申请回避；举行听证时，调查人员提出当事人违法的事实、证据和处罚建议，当事人进行申辩和质证；听证应当制作笔录，交当事人审核、签字。

听证结束后，档案行政管理部门依照《行政处罚法》的有关规定，根据听证情况对案件作进一步审查，针对不同情况依照一般程序作出档案行政处罚决定。

（二）档案行政处罚的执行

档案行政处罚的执行，是指档案行政处罚实施机关对档案违法行为当事人作出的档案行政处罚决定得以履行的程序性活动。它是档案行政处罚程序的重要组成部分。

按照《行政处罚法》的规定，档案行政处罚的执行主要包括以下内容：

第一，档案行政处罚决定作出后，当事人应当在处罚决定规定的期限内予以履行。

第二，当事人逾期不履行档案行政处罚决定的，作出处罚决定的执法机关可以强制执行或申请强制执行。行政强制执行一般针对当事人逾期不缴纳罚款的情形，其措施主要是：当事人到期不缴纳罚款的，每日按罚款数额的3%加处罚款。申请强制执行，是指申请人民法院对当事人履行档案行政处罚决定实施强制执行措施。

第三，当事人对档案行政处罚决定不服，申请行政复议或提起行政诉讼的，档案行政处罚不停止执行，法律另有规定的，从其规定。

档案行政处罚中对当事人进行罚款的，按《行政处罚法》的规定，应当遵守罚缴分离制度。所谓罚缴分离，是指罚款机关与收缴罚款机构分离的制度。实施这一制度的步骤为：执法机关在档案行政处罚决定书中指定当事人缴纳罚款的银行；当事人自收到档案行政处罚决定书之日起15日内，到指定的银行缴纳罚款；银行收受罚款并将罚款直接上缴国库。