会计报表输出

第五节　会计报表输出

会计报表输出是报表管理系统的重要功能之一。会计报表输出按输出方式不同，通常分为屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送5种类型。其中的磁盘输出常采用Windows等操作系统的复制、发送等方法，也可采用报表管理系统的“另存为”的方法。故本节只介绍屏幕查询输出、图形输出、打印输出和网络传送4种类型的输出方法。

一、会计报表屏幕查询输出

会计报表屏幕查询输出常简称为查询输出，又称为屏幕输出、屏幕显示、显示输出，它是最为常用的一种输出方式。不同的报表系统，其查询输出操作的具体方法会有不同。在此，我们主要介绍UFO报表的会计报表屏幕查询输出的操作方法。

在UFO报表中，编制报表时系统随即显示出会计报表数据，也可以说，在编制报表时系统即时自动提供会计报表的查询输出。查询已编好的会计报表，通常采用以下操作步骤。

（一）打开报表

无论对会计报表进行什么操作，都必须首先打开报表。可以说，打开报表是对已存在的会计报表进行操作的第一步骤。如果报表已处于打开状态，则该步骤可以省略。在UFO报表中，打开报表有两种操作方法：简捷操作、正常操作。

1．采用简捷操作方法打开报表

进入Windows操作系统，无须进入UFO报表，便可采用简捷操作方法打开报表。其简捷操作方法是：在资源管理器中双击需打开的报表，计算机会自动调用UFO报表系统并打开该报表。

2．采用正常操作方法打开报表

此处我们所讲的正常操作方法是指，在进入Windows操作系统，并进入UFO报表之后，打开报表的方法。其操作步骤如下：

（1）选择【文件】→【打开】菜单项，系统弹出“打开”对话框；

（2）在“打开”对话框中，选择需要打开的报表文件名，例如“利润表”；

（3）再在“打开”对话框中，单击【打开】按钮即可打开选定的报表文件。

（二）表页查找

表页查找是指查找已打开报表的某一表页。通常有逐一翻页查找和快速查找两种方法。表页查找前可先进行表页排序，表页排序的操作步骤参见上节。

1．逐一翻页查找

逐一翻页查找主要是指单击某一表页的页标查找表页的方法。该方法适用于报表表页较少，且各表页的页标能在报表下方显示出来，或者用页标滚动钮能很方便地找出需查找表页的页标这两种情况。其操作方法是：单击需查找表页的页标，或者用页标滚动条显示出需查找表页的页标之后，再单击需查找表页的页标。

2．快速查找和定位

快速查找常称为定位查找，是指以某关键字或任意单元为查找依据，直接迅速找到某表页的方法。该方法适用于报表表页多，且需查找的各表页的页标不能在报表下方显示出来，即使用页标滚动条也不能很方便地找出需查找表页的页标这两种情况。或者说，当采用逐一翻页查找方法费时费力时，应采用快速查找方法。

快速查找分为查找表页和查找可变区，查找表也是根据给定的条件，在报表中找到符合条件的表页，并使它成为当前表页。查找可变区是根据给定的条件，在当前表页的可变区中找到符合条件的可变行（列），并使它成为当前可变行（列）。

快速查找表页的操作步骤如下：

（1）选择【编辑】→【查找】菜单项，系统弹出“查找”对话框（见图4－15）；

图4－15　“查找”对话框

（2）在“查找”对话框中的“查找内容”选项里选择“表页”；

（3）在“查找”对话框中的“查找条件”里分别选择或输入有关查找条件，例如“月”、“＜＝”、“2”等；

（4）单击【查找】按钮，系统会将第一个符合条件的表页作为当前表页显示在屏幕上；

（5）单击【下一个】按钮，系统会自动查找下一个符合条件的表页。

需要说明的是：如果没有符合条件的表页或查找到最后一个表页时，系统将在报表左下角状态栏显示“满足条件的记录未找到！”。

（三）表页透视

表页透视是指把连续的多张表页的某局部内容同时显示在一个平面上。使用表页透视功能可以达到快速查找连续的多张表页同一部分内容的目的。其操作步骤如下：

1．单击要透视的第一张表页的页标。

2．选择【数据】→【透视】菜单项，系统会弹出“多区域透视”对话框。

3．在“多区域透视”对话框内输入区域范围，例如：D6：D21。

请注意：区域范围可以是单元，也可以是区域，还可以是不连续的多个区域。在输入区域范围时，不同的区域之间要用英文的逗号“，”隔开。在“输入列标字串”项中输入对区域数据的含义描述。

4．在“多区域透视”对话框内单击【确认】按钮，系统自动将透视结果显示在对话框里。

5．在“透视”对话框内单击【保存】按钮，并回答保存的文件名就可以将透视结果保存下来。

6．透视完毕，应单击【确认】按钮返回。

（四）外观显示设置

为使查询的表页清晰、方便、美观地显示在屏幕上，我们可以使用外观显示设置功能定义报表的显示风格和显示比例。外观显示设置只改变了报表的屏幕显示外观，而报表的实际内容、颜色、比例并没有改变，即外观显示设置只影响屏幕显示，而不影响报表的真实内容和打印输出。

1．定义显示风格

定义显示风格主要是定义单元类型的颜色显示。其操作步骤如下：

（1）选择【工具】→【显示风格】菜单项，或按F5键，系统弹出“显示风格”对话框；

（2）在“显示风格”对话框中的“单元类型颜色显示”选择框里，选择“标准颜色：数值—蓝色、字符—紫色、表体—绿色”；

（3）在“显示风格”对话框中的“网格颜色”线条选择框里，选择某色，例如选灰色；

（4）在“显示风格”对话框中单击【确认】按钮即可。

2．定义显示比例

定义显示比例是指为查询方便，将报表放大或缩小一定比例。定义显示比例常用于报表较大的情况。在报表较大的情况下，正常一屏不能完全显示报表的全貌，通过定义显示比例将该报表缩小到能在一屏上纵览全表，方便阅读和进行各行列的数据对比分析。显示比例在30%与300%之间。定义显示比例的操作步骤如下：

（1）在“工具”菜单中单击“显示比例”，系统弹出“显示比例”对话框；

（2）在“显示比例”对话框中输入具体的显示比例；

（3）在“显示比例”对话框中单击【确认】按钮即可。

二、会计报表图形输出

会计报表图形输出属于先进的输出方法。不同的报表管理系统，其图形输出操作的具体方法也会有不同。在UFO报表中，根据报表的数据生成图形时系统随即显示出会计报表的有关图形，也可以说，根据报表的数据生成图形时系统即时自动提供会计报表的图形输出。会计报表图形输出既可以随报表数据一起输出，又可以单独输出会计报表图形。

会计报表的图形输出，通常包括以下操作内容。

（一）打开图表窗口

图表窗口是一个特殊的窗口，它与图表对象窗口不同。在图表窗口中看到的仅仅是图表文件，只能对图表文件进行操作，不能观察报表的格式和数据。要在图表窗口中操作图表，首先要打开图表窗口。

打开图表窗口既可以在格式状态下操作，又可以在数据状态下操作。

在报表窗口中，单击“工具”菜单中的“图表窗口”，即可打开图表窗口。

（二）打开图表

1．在图表窗口中，单击“图表”菜单中的“打开”，系统弹出“打开图表”对话框；

2．在“打开图表”对话框中，选择本报表文件已有的一个图表名；

3．单击【确认】按钮。

（三）显示图表

图表以窗口的形式存在，一个图表窗口只能显示一个图表，当报表文件带有多个图表时，可以利用工具栏上的图标快速查看各个图表。

（四）图表对象预览与打印

图表对象预览与打印功能用于只预览与打印图表对象，不预览与打印报表的数据。如果要将图表和报表一起打印，可以选取“文件”菜单中的“打印”。如果一个报表中存在多个图表对象，图表对象预览与打印功能只对最上层的图表对象有效。可以利用对象置前／对象置后功能将需要打印的图表对象放置在最上层。图表对象预览与打印功能的操作步骤如下：

1．选定图表对象；

2．单击鼠标右键，系统弹出快捷菜单；

3．在快捷菜单中，单击“对象预览”或“对象打印”。

三、会计报表打印输出

会计报表一般都要求打印输出，它是会计报表较常用的一种输出方式。打印报表是指将编制出来的报表以纸介质的形式表现出来，打印输出是将报表进行保存、报送有关部门而不可缺少的一种报表输出方式。不同的会计报表，打印输出的要求会不同。例如资产负债表、利润表等月报要求每月打印，而现金流量表只需年末打印。不同的报表软件系统，其打印输出操作的具体方法会有不同。在打印之前必须在报表系统中做好打印的有关设置，以及报表打印的格式设置，并确认打印机已经与主机正常连接。打印报表之前可以在预览窗口进行预览。

在UFO报表中，显示的会计报表数据可随即打印，也可以说，在显示会计报表时单击工具栏中的打印按钮即可打印输出会计报表。每个会计报表在首次打印时，最好采用页面设置、打印设置、打印预览和打印四个步骤；而以后打印时，可只进行“打印”一个步骤。

（一）页面设置

使用“页面设置”功能，可以设置报表的页边距、缩放比例、页首和页尾。

1．页边距

页边距是指起始打印位置、末尾打印位置与打印纸边界的距离。页边距分为上边距、下边距、左边距和右边距四种。上、下边距范围是4～106毫米，缺省为11毫米；左、右边距范围是4～88毫米，缺省为9毫米。设置方法同一般文档设置边距方法相同，这里就不多介绍了。

2．缩放比例

缩放比例即指缩放倍数，系统规定在0．3～3倍之间。

3．页首和页尾

一般将表头设置为页首，将表尾设置为页尾。设置的页首和页尾在分开打印时每一张纸上都打印一遍。一般是报表很大，需多页打印时才需要设置页首和页尾。但外部会计报表按要求是一张完整的报表，即使一张纸打印不下，也只有采用粘贴的方法将多张纸上的报表数据粘贴为一张完整的报表。

如果一张表页的长度和宽度大于设定的纸张的长度和宽度，这张表页将分为几张打印纸打印。报表的表头打印在第一页上，报表的表尾打印在最后一页上，中间的几页只有数据没有表头和表尾。

为了使分开打印的几页都有相同的表头和表尾，应把表头设为页首，把表尾设为页尾，设定的页首和页尾在分开打印的每一张纸上都打印一遍，使所有纸上有相同的表头和表尾和不同的报表数据。可以把几行设为页首和页尾，打印时在纸的上端打印页首，在纸的底端打印页尾；也可以把几列设为页首和页尾，打印时在纸的左端打印页首，在纸的右端打印页尾。

4．“页面设置”的操作步骤

（1）在“文件”菜单中单击“页面设置”，系统弹出“页面设置”对话框（见图4－16）；

（2）在“页面设置”对话框中，输入或默认相关数据；

（3）在“页面设置”对话框中，单击【确认】按钮。

（二）打印设置

打印设置功能用于设置用户所使用打印机类型、纸张大小、纸张来源、打印方向等信息。如果一张表页的长度和宽度大于设定的纸张的长度和宽度，这张表页将分为几张打印纸打印。这种情况就要首先考虑打印的分页及如何分页问题，如何进行打印的具体设置。

1．自动分页与强制分页

系统提供的自动分页功能是按照表页的自然页进行分页，但是有时自动分页会影响报表的美观或是不能满足用户的需要，因此提供了“强制分页”功能。由于强制分页功能用于打印输出，并不是从本质上改变表格式，所以在格式状态和数据状态均可进行此项操作。若只对行或只对列进行分页，则将光标移到相应行的第1列单元或相应列的第1行单元中，然后选择【工具】→【强制分页】命令，系统将以该单元的上边线框为分界画出一条横向虚线，或以该单元的左边线框为分界画出一条纵向虚线，即该页将照此虚线按行或列划分为2页；若欲同时对行和列进行分页，则将光标移到相应单元，选择【工具】→【强制分页】命令，系统将以该单元的左上角为分页点画出十字状虚线，即该页将按此虚线划分区域分为4页；若想恢复分页前的状态，选择【工具】→【取消全部分页】命令，则可恢复分页前的状态。

图4－16　“页面设置”对话框

2．打印设置的操作步骤

（1）在“文件”菜单中单击“打印设置”，系统弹出“打印设置”对话框（见图4－17）；

图4－17　“打印设置”对话框

（2）在“打印设置”对话框中，选择所使用的打印机名称（即打印机类型）、纸张大小、纸张来源、打印方向；

（3）单击【确定】按钮。

（三）打印预览

打印预览功能是指打印报表之前对报表进行的屏幕显示，以方便我们及时调整打印输出报表的外观设置。打印预览既可以在格式状态下进行，也可以在数据状态下进行。在格式状态下预览的是空表格，在数据状态下预览的内容包括格式和数据。选择【文件】→【打印预览】命令，可以随时观看报表实际打印效果。

打印预览的操作步骤如下：

1．单击需要打印的表页页标，使之成为当前表页；

2．在“文件”菜单中单击“打印预览”，系统进入打印预览窗口；

3．在预览窗口可以直接进行打印；可以单击“缩放”按钮放大或缩小报表文件；

4．单击【关闭】按钮，可以关闭预览窗口。

（四）打印

打印报表功能是指由打印机打印输出纸质的会计报表。打印报表既可以在格式状态下进行，又可以在数据状态下进行。在格式状态下打印的是空表格，在数据状态下打印的内容包括格式和数据。

1．打印报表

会计期末打印输出报表是在数据状态下打印报表。在打印机、打印纸准备就绪后，打印报表的操作步骤如下：

（1）在数据状态下单击需要打印的表页页标，使之成为当前表页；

（2）在“文件”菜单中单击“打印”，系统弹出“打印”对话框；

（3）在“打印”对话框里选择打印机名称、打印范围、打印份数等信息；

（4）在“打印”对话框里单击【确定】按钮，打印机即开始打印报表。

2．数据套打

选择【文件】→【数据套打】命令，可以只打印数据状态下的数据页内容，不打印格式页的内容。

3．对象打印

对象打印操作可以不打印报表的格式及数据状态的内容，而只打印插入报表的对象。

具体步骤如下：

（1）选定插入的某一对象（被选定对象的边框出现8个黑点）。

（2）然后右击在弹出的菜单中选择【对象打印】命令。

四、报表网络传送

网络传输方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。使用计算机网络进行报表传输，可在各自的计算机上方便、快捷地查看相关报表，这样大大地提高了会计数据的时效性和准确性，又有很好的安全性，并且可以节省报表报送部门大量人力、物力和财力。随着计算机网络的日益普及，网络传输方式的优势越来越明显，正在逐步取代其他方式的传输。

将报表生成网页H T M L文件，可以把报表发布在企业内部网或互联网上，实现数据共享。“网络传送”常采用网络软件提供的电子邮件、QQ即时传送的方法等。