第三节 记账凭证的填制和审核
一、记账凭证的基本内容
为了便于系统地登记账簿，保证账簿记录的正确性，会计主体所使用的记账凭证无论反映何类经济业务，都必须具备以下内容：
（1）填制凭证单位的名称。
（2）记账凭证的名称。记账凭证的名称随会计主体所采用的凭证类型不同而不同，如采用通用记账凭证，则名称为记账凭证，如采用三种格式的，则名称分别为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
（3）填制凭证的日期及凭证编号。日期是指填写记账凭证的具体日期。凭证编号是指凭证的字号。字指凭证的类型，一般有现收字、现付字、银收字、银付字、转字；号指凭证的流水顺序编号，如银付字034号，表示本月第34张银行存款收款凭证，一般每月要换一次顺序号。
（4）经济业务内容摘要。一般只要简明、扼要说明经济业务的内容。
（5）会计科目（包括一级科目和明细科目）及金额。
（6）所附原始凭证张数。
（7）填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。
以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。
二、记账凭证的填制
记账凭证的填制也应做到真实可靠、内容完整、填写及时和书写清楚，此外在填制记账凭证时还要遵守以下要求：
（1）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。还要注意的是在会计主体采用三种格式的记账凭证即收款凭证、付款凭证和转账凭证的情况下，不得把不同类型的经济业务填制在一张记账凭证上，即如果某一笔经济业务既涉及收款（或付款）又涉及转账业务时，则必须分别填制收款凭证（付款凭证）和转账凭证。
（2）必须根据有关经济业务的内容，正确填写应借、应贷的一级科目和明细科目，不得任意改变科目名称和核算内容。使用的记账凭证格式应相对稳定，特别是在同一会计年度内，不宜随意更换，以免引起编号、装订、保管方面的不便与混乱。
记账凭证上的日期就是填制凭证的当天日期，也可根据管理需要填写经济业务发生的日期或月末日期。例如，报销差旅费的记账凭证，填写报销当日的日期；现金收付款记账凭证，填写办理收付现金的日期；银行收款凭证，一般按会计部门收到银行进账单或银行回执的戳记日期填写；当实际收到的日期与银行进账单上的日期相隔较远时或当日收到上月的银行进账单，则按会计部门实际办理该业务的日期填写；银行付款凭证，一般以会计部门开出的银行付款单据日期或承付日期填写；属于计提和分配费用、结转收入成本利润等的转账业务，应以月末日期填写（尽管需要到下月才能进行填制）。
除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。
如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销，可以划斜线或“S”形线注销。
填制记账凭证，字迹必须清晰、工整，数据填写要规范，其要求同原始凭证。
实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。
下面主要介绍有关收款凭证、付款凭证和转账凭证的填制方法。
收款凭证是根据有关库存现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的，因此借方账户要么是库存现金，要么就是银行存款，在填制时，也就将借方账户写在凭证的左上方。与之相对应的贷方账户填写在贷方科目栏类，有明细科目的要填写明细科目。在摘要栏中填写经济业务的简要说明，在账页栏填写该记账凭证记入总账的页次，也可以注上“√”标记，表示该记账凭证已登记入账。金额栏应填写该笔库存现金或银行存款的收入金额。附件张数填写记账凭证后所附的原始凭证张数。
付款凭证是根据有关库存现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的，因此贷方账户要么是库存现金，要么就是银行存款，在填制时，也就将贷方账户写在凭证的左上方。其他的填制方法与收款凭证相同。
要注意的是对于库存现金和银行存款之间相互划转的业务，为避免在登记账簿时出现重复登账，就只能填制一张记账凭证，一般的惯例是按减少方填制付款凭证，而不填收款凭证。例如，将库存现金存入银行，就按贷方账户“库存现金”填制付款凭证；同样，从银行提取现金，就按贷方账户“银行存款”填制付款凭证。
转账凭证，是根据不涉及现金和银行存款的转账业务的原始凭证填制的。其会计科目栏分别填写借方账户和贷方账户，并且借方账户填写在上。借、贷方应记的金额分别填在借、贷方金额栏内，并且借方金额栏合计数与贷方金额栏合计数应相等。
通用记账凭证的填制方法与转账凭证的填制方法相同。
三、记账凭证的审核
记账凭证是登记账簿的依据，为了保证账簿记录的正确性，在记账前必须对已编制的记账凭证进行认真严格的审核，没有经过和通过审核的记账凭证，不能登记入账。记账凭证的审核内容主要包括以下三个方面：
（1）记账凭证是否附有合法的原始凭证，记账凭证的内容、金额与所附的原始凭证是否相符；
（2）记账凭证中的应借应贷账户名称和对应关系及相关金额计算是否正确；
（3）记账凭证中应填写的各项内容是否填写齐全，有关人员是否都已签章。
在审核过程中，如果发现记账凭证有错误，会计人员应及时更正。只有经审核无误后的记账凭证才据以登记账簿。
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