沟通性会议

三、沟通性会议

如果要给“会议”这个概念下定义的话，处于不同地位的人会有不同的看法，在公共关系从业人员看来，会议应该是指“各自有着特定情景的人们，在同一时间和一般也在同一地点相聚在一起，并就共同关心和认可的主题进行口语信息的交流”。公共关系强调的是会议的信息传播功能，因此它对会议的研究也主要限定在沟通性会议上。这种沟通性会议的作用和目的就在于组织与公众相互沟通情感、维系友情，而其手段则是口语传播，这类会议一般包括礼节性聚会、“对话”和例行性会议三类。

1.礼节性聚会。这类会议一般不直接包含利益诉求，因此交谈的题目在这里仅占次要地位，而交谈的形式则是主要的。事实上，这类会议经常是联络感情的一种聚会，会议组织者常在会议形式上多做文章，以便使会议始终处于欢快的气氛之中。根据与会者的共同兴趣和爱好，礼节性聚会可以是聚餐会、歌咏会、文娱晚会或化装舞会等等。在这里，口语的要求并不高，主要是通过非言语互动来起作用。

当然，在这类会议上，也需要进行交谈。为了保持欢快的气氛，这时的交谈内容，可以来个“主随客便”，客人对什么题目感兴趣，就谈什么题目，不要刻意地转换客人正谈得起劲的题目，并尽可能地发掘客人所谈的意见中值得肯定的内容再加以赞同和发挥。如来客对彼此所谈内容“话不投机”，那么主人可主动帮助找到他们共同感兴趣的话题;如来客对同一问题发生过分激烈的争论，主人不妨做做“和事佬”，设法抓住双方还存在的共同方面加以强调。

2.“对话”。在国家政治舞台上，“对话”常常指党政机关就各项重大政策问题，与社会各界群众进行的相互协商和相互交流。当然，“对话”也可以发生在任何个人、任何团体以至任何国家和地区之间。“对话”强调的是“理解与沟通”。作为公共关系范畴的“对话”，是组织与公众进行交流沟通的一种极为有效的手段。在公共关系实务活动中，“对话”的特点是:参与者双方往往存在着某种利益差异或一定的沟通隔阂。换言之，双方之所以要进行对话，就是因为双方利益有出入或双方彼此信息不通，甚至还可能因信息不通而存在着一定的误解。因此在对话中，言谈的内容必须讲究一个“诚”字，要开诚布公，以诚相见。组织和公众可以把双方共同关注的问题全部拿到桌面上来，在“诚”的前提下，在遵循礼貌原则的基础上，各抒己见，据理力争。在这方面，对话与公务谈判相似，而两者的最大区别在于:谈判常常需要达成协议，利益双方可以有得也有失，有斤有两;而对话则无需签署任何协议，它追求的是一种“理解和沟通”的境界。对话的“诚”，贵在“以诚感人”，在对话中，长期的关系管理要置于短期的利益诉求之上。

3.例行性会议。例行性会议是组织出于阶段性工作的需要而举行或参加的会议。在这类会议中，发言必须做到:第一，简明扼要，尽量缩短时间，除非不得已，决不照本宣科;第二，要使所谈主题突出，并使每个与会者都感到所谈内容与他们有一定的关系;第三，在会议的进行过程中，要不断地发现和归纳议题的要点，并对此发表看法，以调整和推进会议的整体进程。