系统的操作说明

（一）新建工程

首先打开软件，出现如图4-1所示界面。

图4-1 软件系统操作界面

图4-2 新建工程向导对话框

在新建“工程向导”的选项中列出了工程的数据模板专业类型，如果购买了不同专业的数据库，可以选择使用。

在“近期打开的文件”列表中现在是空的，如果已经新建了工程文件会在这里显示，可以双击并打开使用。

这时可在“工程名称”中输入工程所在项目的名称，单击按钮，系统会进行新建工程的初始化操作。

（二）工程基本信息设置

系统初始化操作完毕后弹出“设置-工程信息”窗口（图4-3），在页面中可以输入工程基本信息，包括工程名称、工程地址、建筑类型等。一份规范的工程资料，在填写工程基本信息时应注意以下几点：

（1）工程信息必须填写正确。

（2）在有多个单位名称时，可按Enter键加入其他单位名称。

（3）修改工程信息时，最好不要修改默认的信息名称。

信息列表主要包括：“工程基本信息”和“相关单位信息”，这些信息都是填写表格时所必需的，并且在新建一张表格时将由系统自动导入表格中。因此，完整、规范地输入这些信息将会极大地提高填表效率。

图4-3 “设置-工程信息”对话框

（三）技术资料编辑

在填完工程信息后进入编辑操作界面，如图4-4所示。

图4-4 编辑操作界面

其中，系统自带的标准模板分别按“工程资料管理规程”和“组卷目录”排序，用于显示系统中的资料表格模板（系统自带的标准模板不允许删除、修改；标准资料中的表格只有新建表格之后，才能对其进行填写、编辑等处理操作）；用户表格编辑区是表格填写的工作区域，用于显示当前所选表格内容；系统工具栏用于集中显示与表格填写、编辑有关的工具按钮；系统菜单用于集中显示与标准资料、工程资料有关的功能按钮。

下面将按照表格填写的一般步骤向大家介绍相关的操作。

1.对标准模板目录浏览

在表格新建时，可以让标准模板按“工程资料管理规程”分类目录排序过滤，如图4-5所示。

图4-5 标准模板目录

现在选用标准模板，用鼠标左键单击展开模板目录，根据文字提示选择所示的表格模板。单击之后在用户表格编辑区中显示选择的表格，这样就完成了表格模板文件的选择。

2.新建表格

（1）表格模板选择。新建工程后，进入“资料编辑”窗口，此时当前工程中只有技术资料标准模板目录，还没有新建表格，要想填写表格，首先要学习怎样新建表格。

（2）新建表格：在技术资料标准模板目录中查找实际工程所需要的表格，单击鼠标右键，选择“新建表格”，如图4-6所示。

图4-6 新建表格

在弹出的“新建表格”对话框中修改已有的表格名称，如图4-7所示。

图4-7 “新建表格”对话框

3.填写表格

完成向当前工程资料目录中新建表格操作后，接下来就是如何填写表格了。本系统提供了方便、快捷的多种表格填写功能，如自动导入表头信息、智能填充、自动评测、自动计算、汇总、自动生成统计表等。

（1）表头信息栏目的填写。在当前工程资料目录中生成了具体的表格之后，系统会自动将当前工程的基本信息和相关单位信息导入每一张新建表格的表头，如工程名称、分部（子分部）工程名称、施工单位等。

如果表格中某个栏目的信息存在多种选择（如工程中存在两个分包单位），则可以双击该栏，并从弹出的对话框中选择，如图4-8所示。

图4-8 “请选择-施工单位名称”对话框

也可以根据实际工程来修改自动导入的表头信息，方法一：用鼠标选中要修改信息的单元格，输入实际数据，然后按回车键即可。方法二：单击弹出窗口中的编辑按钮在基本信息编辑框中输入实际数据，退出。这时，在使用本信息时可以有多项选择。

（2）有关表头信息填写栏目的强调性说明。

1）检验批表格中的“施工执行标准名称及编号”。施工执行标准是指企业标准（或引用的推荐标准，但必须经企业认可为企业标准），企业标准应有名称及编号、编制人、批准人、批准时间、执行时间。检验批表格中的“施工执行标准名称及编号”栏目中应该输入施工单位的企业标准名称及编号。如果施工企业没有自己的企业标准名称及编号，则可以在该栏中输入斜线“／”或划斜线。

2）检验批表格中的“验收部位”。检验批表格中的“验收部位”栏目应保证唯一性，一般应填写“楼层＋轴线”的组合信息。

（3）表格中间检测数据栏目的填写。表格中间检测数据栏目一般分为两种，即定量数据栏目和定性数据栏目。其中，定量数据栏目需要填写实际检测数据（如检验批表格中常见的10个单元格）；定性数据栏目则需要将实际检测数据与规范或设计要求相比较来判定其结果“合格（√）”还是“不合格（×）”（如检验批表格中常见的大单元格）。

1）定量数据栏目的填写处理。表格中间的检测数据栏目需要根据工程实际检测数据来填写，并应保持其真实性。对于表格所填写的检测数值，系统将会智能检测该数值是否超标（如果该数值超标，将用△或○表示。其中，△表示超国家标准，○表示超企业标准）。

企业标准是严于国家标准的，由于同一次验收中不可能采用两种标准来评定，因此，一张表格中不可能既使用企业标准又使用国家标准来进行评定，也就是说，一张表格中不可能有的数据超标使用△来表示，而另一些数据超标使用○来表示。

另外，检验批表格中的定量检测栏目一般只设计了10个单元格，如果实际工程规模较大，这10个单元格不够；如果实际工程规模较小，而这10个单元格又有多余。因此，应该根据实际需要对这10个单元格进行相应的处理。本系统提供了功能强大的处理方法，具体如下：

①10个单元格不够的情况。当实际工程较大、检验批栏目里需要填写的检测数据超过了10个，这时需要先将表格中默认的10个单元格合并成一个大的单元格，然后在合并后的单元格中填写统计评定文字（如合格。其中，共检测××点，合格××点、不合格××点，合格率为××％）。

②10个单元格有多余的情况。当实际工程较小、检验批栏目里需要填写的检测数据不足10个，这时可先如实填写实际检测数据，然后将多余的几个单元格合并为一个单元格，并在合并后所生成的单元格中输入“／”或划斜线。

2）定性数据栏目的填写处理。定性数据栏目则需要将实际检测数据与规范或设计要求相比较来判定其结果“合格（√）”还是“不合格（×）”，通常在检验批表格中表现为一个大单元格。

在实际工程中，定性数据栏目的填写通常有以下三种情况：

①只需要进行检测就可以定性的情况。如土方回填检验批（GD2401002）中一般项目第1项“回填土料”栏，该栏目只需在现场直接鉴别是否符合设计要求，此类栏目的填写只需在单元格中间打“√”表示合格即可。

②需要借助其他资料才能证明合格的情况。如钢筋加工检验批（GD2401052）中主控项目第1项“力学性能检验”栏，该栏目需要具体的钢筋力学性能检验报告来证明是否合格，此类栏目的填写就需要在单元格中间填写具体的钢筋力学性能检验报告的编号，然后从该栏最右侧下拉框中选择“√”。

③根据实际有可能不需要填写的情况。如钢筋加工检验批（GD2401052）中主控项目第3项“化学成分等专项检验”栏，规范中明确说明“当发现钢筋脆断、焊接性能不良或力学性能显著不正常等现象时，应对该批钢筋进行化学成分检验或其他专项检验”，也就是当钢筋加工性能正常的情况下，根本不需要进行该栏目所要求的检验，对此类栏目规范的处理是：不能空着不填，而应该输入“／”或划斜线来表示本工程不需要进行该项检验。

（4）表尾评定结果栏目的填写。检验批表格的表尾部分包括“施工单位检查评定结果”和“监理（建设）验收结论”两个栏目，本系统对这两个栏目的评语做了规范化处理，列出了常用评语，实际填写时，一般只需从系统提供的评语中选择相应一条即可。当然，也可以根据工程实际情况直接输入自己的评语。

（5）查看填表说明及范例。本系统允许用户在填写表格时方便快捷地查看该表格的填表说明及范例表格的填写内容。

1）查看填表说明。在填写某资料表格时，如果要查看该表格的填表说明，可用鼠标单击页签，切换到该页面即可方便地查看，如图4-9所示。

图4-9 查看填表说明

2）查看范例。本系统对每张表格都做了范例，可以单击查看范例表格的填写内容，如图4-10所示。

图4-10 查看范例表格填写内容

4.常用操作与技巧

（1）工具栏介绍。下面简要介绍主要的工具栏：系统常用工具栏、表格常用工具栏、格式工具栏。

1）系统常用工具栏。系统的常用工具栏如图4-11所示。

图4-11 系统常用工具栏

“信息”按钮此功能键是为了方便用户在填写表格的过程中，查看编辑或增加一些工程的相关信息。单击“信息”向下拉就会列出三个选项“工程信息”“通用信息”“系统信息”。

2）表格常用工具栏。表格常用工具栏，主要是对用户目前所编辑表格内容的一些常用设置，比如表格的字体样式、大小、内容对齐方式等。

3）格式工具栏。格式工具栏的主要功能是对用户表格的一些单元格设置，比如插入行、列，表格的画线、抹线，属性的一般设置等。

（2）表格保存及导出。

1）表格保存。表格中数据填写完毕之后，就要保存表格。系统提供了自动保存功能，或者直接单击工具栏上的“保存”按钮。这里需要注意的是：在单元格中输入数据或修改了之后，一定要按回车（Enter）键或将鼠标单击一下单元格之后，再单击“保存”按钮。

2）表格导出。本系统中的每一张表格都可以输出成Excel。其具体的操作方法如下：

①选择要导出成Excel文件的表格，然后单击表格右键“导出文件”→“导出Excel文件”命令，则系统将弹出“输出Excel文件”对话框，如图4-12、图4-13所示。

图4-12 选择“导出Excel文件”

图4-13 “输出Excel文件”对话框

②单击“…”按钮，就会弹出“选择Excel文件名”对话框，如图4-14所示。

图4-14 “选择Excel文件名”对话框

③在该窗口中选择保存路径并输入文件名，单击“保存”按钮，系统返回“输出Excel文件”对话框后，单击“开始转换”按钮即可将表格转换成Excel文件。

④导出为文本文件：在新建的表中单击鼠标右键，选择“导出文件”→“导出文本文件”命令，确定后会弹出如图4-15所示对话框。

图4-15 “输出到文本文件”对话框

（3）换行和缩进。在实际工程资料中，有些表格需要输入大量的文本数据（如C2-1技术交底记录），这时为了文字版面的美观，就需要进行换行和缩进操作。

1）换行操作。本系统进行换行操作所使用的是组合键——Ctrl＋Enter，而不是Word中常用的Enter键。要想进行换行，直接按下Ctrl＋Enter组合键即可。

2）缩进操作。本系统中段前缩进是在段前使用空格来实现的。

（4）单元格组合／拆分。本系统中每张表格都是由小的单元格经过组合而成的，在填写表格时，有时需要将单元格进行组合或拆分以满足实际填写表格的需要。单元格组合和拆分的具体操作如下。

1）单元格组合。选择“视图”→“辅助工具栏”→“格式”命令，打开系统提供的单元格格式设置工具栏，如图4-16所示。

图4-16 单元格格式设置工具栏

（5）插入特殊符号。在填写资料表格时，往往会遇到特殊符号的填充问题。虽然有些输入法中也提供了这些特殊符号，但只是提供了一般常见的符号，为了方便用户，本系统将一些常用的特殊符号汇集在一起，系统中特殊符号有“插入Windows特殊符号”“插入工程专用特殊符号”供选择使用。插入特殊符号的操作比较简单：单击要插入特殊符号的单元格，然后选择“菜单”→“插入特殊符号”→“插入工程专用特殊符号”命令，则系统将弹出“插入工程专用特殊符号”对话框，如图4-17所示。

图4-17 “插入工程专用特殊符号”对话框

该对话框由多个卡片组成，包括单位符号、标点符号、特殊符号等。只需在相应卡片中选中所需特殊符号，然后单击“确定”按钮即可将所选特殊符号插入单元格中，如图4-18所示。

（6）画斜线“／”打“√”。进行表格填写时，有时候会根据实际工程的需要在单元格中画斜线“／”或者打“√”，本系统提供了方便的画斜线“／”或者打“√”的功能。其具体操作方法如下。

1）画斜线“／”。首先，用鼠标选择要画斜线的单元格，然后单击“常用工具栏”中的“画右斜线”按钮，则系统就会将所选单元格画斜线，如图4-19所示。

图4-18 “插入特殊符号”对话框

图4-19 画斜线

说明：有时为了表格的美观，也可以用键盘中的“／”来替代斜线。

2）打“√”。首先，用鼠标选择要打“√”的单元格，然后单击“”中的“填充√”按钮，则系统就会将所选单元格打“√”。也可以直接使用插入特殊符号的功能来实现单元格打“√”。

（7）插入／清除图片。有些表格按照要求需要在单元格中插入图片（如C3-1工程定位测量记录），本系统可以十分方便地将图片插入单元格中，并且在插入图片的同时还可以输入说明性文字（在仅仅使用图片无法清楚表达问题的情况下，就需要在插入图片的同时还输入说明性的文字），如图4-20所示。

图4-20 插入／清除图片

在单元格中插入图片的方法有两种，即直接粘贴图片和利用系统提供的功能插入图片。

1）直接粘贴图片。使用相应程序打开图片文件（如Auto CAD等），选中要插入单元格的图片（全部或部分），然后按下“复制”组合键（Ctrl＋C），将所选图片复制到系统剪切板中，然后将窗口切换至本系统，在当前表格中选择要插入图片的表格，单击该表格中要插入图片的单元格，按下“粘贴”组合键（Ctrl＋V）即可将图片插入。

2）利用系统提供的功能插入图片。

①在表格中选中要插入图片的单元格，选择“编辑”→“插入图片”命令（或单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“插入图片”→“从文件导入图片”命令，如图4-21所示），则系统将弹出“插入图片”窗口。

图4-21 “插入图片”命令

②然后选择“图片组列表”中的某张图片，然后单击“图片设置”中的“设置图片”按钮，则系统将弹出“打开”对话框。

③双击要插入的图片（或选中图片，单击“打开”按钮），即可将该图片导入“图片组列表”中。

④在“插入图片”窗口中设置图片效果，然后单击“确定”按钮即可将图片插入表格中。

⑤如果“图片组列表”中的图片组已经全部导入了图片，则可以单击“增加图片组”以增加一行图片（单击“减少图片组”则将删除最后一行图片）。

3）可以使用软件系统自带的画图工具绘制图片，在绘制结束后单击“添加”，系统自动将用户绘制的图片插入表格当前绘图单元格中。

4）清除图片。清除图片的操作十分简单：选择已经插入图片的单元格，然后单击鼠标右键并从弹出的快捷菜单中选择“删除图片”命令，则系统就会将该单元格中的图片清除，如图4-22所示。

图4-22 “清除图片”命令

（8）调整。为了表格的美观，可以调整文字和图片在单元格中的位置。调整文字样式和位置的操作比较简单，可以使用常用工具栏中的“字体格式”和“对齐方式”按钮来解决。

1）调整文字的对齐方式的操作方法：选择要调整文字位置的单元格，单击工具栏中的“对齐”按钮。

2）调整图片位置的操作方法如下：

①选择要调整图片位置的单元格，然后单击鼠标右键，从系统弹出的快捷菜单中选择“单元格格式”命令，则系统将弹出“单元格属性”对话框，在该对话框中选择“对齐”标签，如图4-23所示。

图4-23 “单元格属性”对话框

②然后根据需要选择相应的图片对齐位置，单击“确定”按钮即可。

（9）调整行高和列宽。实际处理资料时，有些表格中的单元格需要根据实际填写的内容来调整行高和列宽。其具体操作方法如下：

1）选择要进行单元格行高和列宽调整的表格，单击“视图”菜单，选择“行标”“列标”，则系统将显示表格的行标或列标。

2）将鼠标放置在行标的下边界或列标的右边界，然后向下或向右拖动鼠标以调整到合适的行高或列宽。

（10）资料搜索。如果要在资料表格模板中搜索某表格，可以单击工具栏上的按钮，则系统将会弹出“查找”对话框，如图4-24所示。在该窗口中可根据客户输入的关键字，在表格模板目录中进行搜索。搜索到目标表格后，系统将会显示该表格。

图4-24 “查找”对话框

（11）调整目录结构。本系统允许调整当前工程资料的目录结构，如图4-25所示。

图4-25 上下左右移动

（12）其他操作。

1）展开／折叠资料表格目录。本系统中，表格模板资料、工程资料都是以目录树结构组织的，如果要展开或折叠标准资料或工程资料，只需用鼠标双击该章节或单击章节前面显示的“＋／－”符号即可，另外，系统还提供了展开／收缩目录。

2）删除资料。本系统允许将当前工程中多余新建的表格从工程资料目录中删除。如果要删除当前工程中的资料，只需用鼠标选中该资料，然后右击鼠标选择按钮，系统提示如下，单击“是”将删除选择的表格。

3）隐藏（显示）资料模板目录。在填写资料表格时，可以将标准资料区域及工程资料区域关闭，以便工作区获得较大的屏幕显示；并可随时根据需要重新显示标准资料区域或工程资料区域。

其操作方法如下：直接用鼠标单击窗口工具栏中的“隐藏／显示标准”及“隐藏／显示工程”按钮即可；也可以用鼠标直接拖动相应的“消隐／显示”按钮。

（四）技术资料组卷

完成表格的填写及编辑工作之后，就可以进行资料组卷了。本系统具有自动组卷功能，是按照新建工程时设定的各个地区组卷目录来进行自动组卷。

下面将详细介绍有关技术资料组卷的操作。

1.窗口简介

在“资料编辑”窗口中进行了表格的填写及编辑操作后，选择“资料上报”→“电子组卷”命令，则系统将弹出当前工程的技术资料组卷窗口，单击组卷设置将弹出用户对当前工程资料的组卷设置，如图4-26所示。

图4-26 “组卷”设置对话框

该对话框分为两种区域：一是当前工程资料目录区；二是当前工程所对应的标准卷（包括施工单位卷、监理单位卷、建设单位卷、档案馆卷和监督单位卷）。各个区域的作用如下：

（1）当前工程资料目录区——该区域用于显示当前工程中已经存在的资料表格（即在“技术资料编辑”窗口中填写、编辑过的表格）。

（2）当前工程所对应的标准卷——该区域用于显示与当前工程所对应的标准卷目录（工程目录右方和单位组卷的下方的“√”是表格与相应组卷的对应关系）。即在“新建工程”操作时工程所选择的组卷目录。

2.组卷的有关操作

（1）找到表格在当前工程与组卷设置区域单位的对应关系，在所选表格对应的单位组卷类别下面画“√”，便可手动组入所属的单位卷中。

（2）单击“单位类别”按钮，返回到前一个界面，选择组卷单位，单击“开始组卷”按钮，弹出“另存为”对话框，输入文件名后，单击“保存”按钮，组卷完成后显示如图4-27所示的对话框。

图4-27 组卷完成后对话框

（3）重复上述操作即可将所有“未自动组卷”表格组进当前工程卷中。

说明：对于系统自动组卷的表格，如果要根据实际需要调整该表格在卷目录中的位置时，也可以使用上述操作。

3.浏览组卷资料

组卷完成后，在桌面上生成一个该工程的文件夹，在文件夹里有一个浏览器文件和组卷生成的单位文件，双击打开浏览器文件，通过文件菜单选择“打开文件”，浏览组卷的表格资料，可以进行单页打印和整个组卷资料打印。有了此功能，可以把组卷的资料带到任何一台计算机上浏览和打印。

4.打印单张表格

打印单张表格的操作方法如下：只需在相应窗口中打开并选择需打印的表格，然后单击常用工具栏中的“预览”按钮或选择“工程”→“打印预览”命令，即可进入当前表格的预览窗口，如图4-28所示。

图4-28 “打印浏览”界面

在该窗口中，用户可对打印设置作相应调整，然后单击“打印”按钮即可打印出当前页。

5.打印工程

成批打印表格的操作步骤如下：

（1）选择“工程”→“打印工程”命令，系统将弹出“打印设置”对话框，如图4-29所示。

图4-29 “打印设置”对话框

（2）通过打印时间和打印单位的设置来打印您所需要的资料表格。

6.页面设置

在打印单张表格的预览窗口中，单击窗口顶端的“页面设置”按钮，系统就会弹出“页面设置”对话框，如图4-30所示。

图4-30 “页面设置”对话框

该对话框中的设置选项非常丰富，对打印操作各个细节的控制功能也十分强大，可以设置打印的选项有：打印内容、打印机、页眉／页脚、页边距、表首／表尾、表页选项等。可根据实际需要来具体设置打印选项。