电话接待和电话预约

场景指数

难度指数：★

实用指数：★★★★

搞笑指数：★★

职场高手和庸人的区别是：职场成功者往往在平时顺境中小心谨慎，行为处事低调谦逊，在逆境的时候却高调做事，越是困难越是往上冲。中国古话“无事时胆子要小，有事时胆子要大”在职场中更为有用。即使身为rookie（菜鸟），你也照样可以在危急的时候高调站出，解决危机，为自己赢得机会。

女魔头：Listen，everybody.I’m going to the sales（经销商）to have a meeting.By the way，the Italian creative director（创意总监）Antonio from headquarters（总部）will probably call sometime about the rescheduling（重新安排）problem.You’ve got to tell him that I will be out of town for the next couple of days，therefore you will have to put off（推迟）the rescheduling until next Monday.

Mary王：Will Tony be accompanying（陪伴）you？

女魔头：Of course！Every time a problem arises，it ends up to be Tony who helps to get yourselves off the hook（摆脱困境）.But try not to be overly dependent（依赖的）on others.It’s best to deal with your problems independently.Only seek Tony out when you definitely need his help.

女魔头招呼上管家林，风风火火地从办公室走了出去。Mary看到他们走了出去，脸都白了。以前办公室一有外商或者总公司的电话，少不了有管家林帮忙。没想到这次女魔头要求和他一起出差。办公室就这几号人，英语一个比一个差。Mary的英语算是他们团队中最好的了，但是上次一个法国人打电话过来确认服装的material（材质）。她愣是把lace（蕾丝）听成了race（比赛），闹了个大笑话。

下午一点多，杜小拉传完传真回到办公室。她看到Mary王和其他几位同事守着个电话机抓耳挠腮，不禁觉得奇怪，便走上前询问事由。

杜小拉：What happened？Why are you gathering around the telephone？Please tell me this is not how you spend your coffee breaks，crowding around phones like it’s some mystical（神秘的）treasure from outer space.

Mary王：The Italian creative director Antonio just hung up（挂断）on me.I think he might be a little mad at us.He just called to confirm the appointment.But his accent was far too strong；none of us could understand him properly.After a while he became infuriated（愤怒的）with us and asked to call him back as soon as we can find someone who is able to speak fluent ENGLISH.

杜小拉：Wow！Did you get a hold of（找到）someone then？If not，I’d like to have a try.You see，I once worked in the foreign trade company and my clients used to be Italians.I may...

还没等杜小拉说完，Mary王就以迅雷不及掩耳之势拨通了创意总监的电话，把电话往杜小拉手里一塞，眼睛放光、满怀期待地看着她。

杜小拉：Hello，this is Sarah from SAFO.I’d like to speak to your creative director Antonio about the appointment with Miranda，our sales supervisor.

Antonio：Hello，this is Antonio speaking.Listen，my time is valuable.I don’t want to waste my time on meaningless English tutoring（英语辅导）.

杜小拉：I’m terribly sorry，it won’t happen again，I promise.

Antonio：So，I want to confirm the time of the appointment with Miranda about the spring clothing fashion show.Tomorrow afternoon we will have a television conference（电视会议）.It would benefit both our companies if she could attend the meeting.

杜小拉：I’m afraid she will not be able to make it.She is out of town for a meeting.And she will be back within two days.Is next Thursday OK for you？

Antonio：I’m not sure.Well，my assistant James will call you about my schedule.He’s away from his desk right now.If it’s urgent（紧急的），you’d better call him.His office number is 620－7252.He will be back by 3 p.m.

杜小拉：I’m sorry，just to confirm，your assistant is called James，and his phone number is 620－7252.

Antonio：Yes，exactly.Your English is surprisingly fluent and you also have excellent communication skills.

杜小拉：Thank you very much，and once again I apologize for the previous（之前的）phone call.I hope it won’t jeopardize（破坏）our relationship with you and your company.Thank you for your help and if you have any queries，please ask for Sarah，goodbye.

杜小拉挂断了电话，旁边的同事把她好好赞了一番。特别是Mary松了一口气，对杜小拉说话亲切了很多。女魔头一回来就把杜小拉好好夸了一番，顺便也把办公室其他的人训了一顿。自此，杜小拉的任务又多了一个。国外客户的电话都由杜小拉来接了。杜小拉想，好吧，吃亏就是占便宜，就当练练口语也好，省得荒废了英语六级的能力。

女魔头：Sarah，I need you to call Antonio for the business trip next week.I need to go there in person（亲自）to discuss about the fashion show.We need to find out when he will be available（有空的）.

杜小拉：OK.When do you need his reply（答复）？

女魔头：As soon as possible.Whenever I ask you to do something，you should put other things aside and put my task at first hand.

杜小拉耷拉着脑袋走出了办公室。管家林看了撇嘴朝她笑笑，这已经是这个礼拜第六次他看见杜小拉被开涮了。

杜小拉：Good morning，this is Sarah.Can you get me to extension（分机）31？I’d like to speak to Antonio about a meeting with Miranda.

James：Please wait for a moment while I put your through.

...

Antonio：Hello，Sarah.James told me about everything.My schedule is tight（紧的）.Can you tell Miranda to come sometime after Tuesday？And my assistant James will meet her at the airport.He will take her to the fashion show and I will rendezvous with（和……见面）her there.

杜小拉：I understand.I’ll let her know and give you details about the business tripas soon as possible.

Antonio：Good，Sarah.You are always painstaking（细致的）and detailoriented（注重细节的）.

杜小拉：Thank you so much for your praise（夸奖）and I will relay（转达）your message to Miranda，Goodbye.

在合适的时间做合适的事情本是中国一句老话，其实也很适用于今天的办公室生活。有人懂得扬长却不懂得在合适的时机表现，这等于浪费了有效的资源，所以要记住：当别人在蛮干的时候，当事务遭遇瓶颈的时候，你的长处才有用武之地。

对话译文

女魔头：听着，我明天要去经销商处开会。顺便说一下，总部的意大利创意总监安东尼奥可能会打电话重新安排日程。你得告诉他我接下来几天会出城，叫他把日程安排推迟到下周一。

Mary王：管家林会和你一起走吗？

女魔头：是的。每次一遇到麻烦，到最后都是Tony帮你们来摆脱困境。不要过分依赖别人。除非万不得已需要Tony的帮忙，尽量靠自己的能力解决。

※　　※　　※

杜小拉：发生什么事情了？为什么你们聚集在电话边啊？别告诉我你们就是这样打发喝咖啡的休息时间的，一群人围在电话机旁边是发现了什么外太空的神奇宝藏吗？哈哈！

Mary王：意大利创意总监安东尼奥刚挂了我的电话。我想他一定是生气了。他刚才打电话过来确认和女魔头见面会谈的事情。但是他口音很重，我们没有一个人能听得懂。最后他生气了，让我们尽快找一个会说流利英语的人回他的电话。

杜小拉：你们找到能听懂他英语的人了吗？如果没有的话，我倒可以试一下。你知道，我以前在外贸公司工作的，而我的客户都是意大利人。也许我……

※　　※　　※

杜小拉：你好，我是SAFO的杜小拉。麻烦一下，我找你们的创意总监安东尼奥。是关于他和我们的销售主管——Miranda见面会谈的事情的。

Antonio：你好，我是安东尼奥。听好了，我的时间是很宝贵的。我可不想把时间都浪费在毫无意义的英语辅导上。

杜小拉：我实在是很抱歉，我保证不会有下次了。

Antonio：那么，我想确认一下和你们的销售主管关于春季服装时装秀的见面会谈的时间。她明天下午有没有时间？我们会进行电视会议。如果她能参加的话将会对我们两家公司都有利。

杜小拉：我恐怕她没时间。她出城开会去了，两天后才回来。下周四可以吗？

Antonio：我不确定。我的助手James会告诉你我的行程安排的。他现在不在。如果很急的话，你最好打电话给他。他办公室电话是620－7252。他三点回来。

杜小拉：不好意思，我确认一下电话号码。你的助手叫James，他的电话号码是620－7252，对吗？

Antonio：是的。你英语不错。并且交流能力也很棒。

杜小拉：非常感谢。对于之前的误会我再度深表歉意。我希望这不会影响与您及贵公司的关系。如果您有什么疑问的话可以致电给我，我是小拉。谢谢！再见！

※　　※　　※

女魔头：杜小拉，我需要你打电话给安东尼奥，是关于下周的商务访问的。我需要亲自去时装秀。问他什么时候有空。

杜小拉：好的。你什么时候需要他的答复？

女魔头：尽快！不管我什么时候让你做事，其他事情你都先放一边，把我交代给你的事情在第一时间做完。

※　　※　　※

杜小拉：早上好。我是小拉。您能不能帮我转接分机31？我需要和Antonio谈一下关于他和Miranda会面的事情。

James：请稍等。

Antonio：你好，小拉。James已经告诉我了。我的日程安排很紧。你能不能告诉Miranda周二以后再来。我助手James会在机场接她。他会带她去时装展，我会及时赶到与她会面。

杜小拉：我理解的。我会告诉Miranda并且尽快告知您此次商务访问的细况。

Antonio：很好，Sarah。你总是很细致，注重细节。

杜小拉：谢谢您的夸赞。我会转达给Miranda。再见！

我爱记单词

Words：

sales dealer／n.经销商　　　　　　　　　　 accompany／v.陪伴

dependent／adj.依赖的，依靠的　　　　　　　mystical／adj.神秘的

confirm／v.确认　　　　　　　　　　　　　　accent／n.口音

infuriated／adj.愤怒的　　　　　　　　　　 previous／adj.之前的

jeopardize／v.破坏　　　　　　　　　　　　 extension／n.分机号

tight／adj.时间紧迫的　　　　　　　　　　　painstaking／adj.细致的

praise／n.夸奖　　　　　　　　　　　　　　 overly／adv.过度地

Phrases：

get oneself off the hook／让某人摆脱困境　　hang up on sb.／挂断某人电话

get a hold of／找到　　　　　　　　　　　　 English tutoring／英语辅导

at first hand／直接的，第一手的　　　　　　 in person／亲自

put off／推迟　　　　　　　　　　　　　　　 put sb.through／使……接通电话

detail－oriented／注重细节的　　　　　　　　television conference／电视会议

我爱学词组

1）in person　亲自

【原文】

女魔头向小拉交代任务，要求她下周打电话给Antonio关于商务旅行的事情。因为I need to go there in person（亲自）to discuss about the fashion show.

【词组释义】

in person表示亲自的意思，就相当于by oneself。

【用法和例句】

例：You should apply immediately，in person or by letter.你应该立即申请，亲自去也好，写信也好。

2）off the hook　摆脱困境

【原文】

女魔头数落Mary，因为每次有事时她都会去找管家林帮忙。此时，女魔头责骂道：Every time a problem arises，it ends up to be Tony who helps to get yourselves off the hook.

【词组释义】

off the hook：摆脱困境，不受罚。hook原义是钩子的意思，从钩子上下来不就是摆脱了困境不受处罚的意思么？

【用法和例句】

例：I let him off the hook with a mild reprimand.我只是轻微的斥责使他脱离了困境。

Tips：如何礼貌地打预约电话?

用电话预约，虽然根据情况差异，表达的重点也不同，但基本应该注意下列三点原则：

1.正确介绍自己的姓名，并获知对方姓名；

2.要询问希望与谁会面，并且把意思准确传达给对方；

3.要传达或询问约定的时间与场所。

如果掌握了上述三点原则，再牢记一些基本句型，你就能流利地用英语打预约电话了。如果双方互相熟识，最好顺便问候一下对方近况。

How are you？

How are you getting along？

How’s everything going？

要是你能在打电话时用到上面的问候句式，一定会让对方感到你对他很友好，有利于迅速推进你们之间的关系。

进入正题的时候，要学会开门见山，一般用I’m phoning about...或者I’m calling to say...等句型可以很好地表达自己的意思。

结束电话预约的时候，掌握几个礼貌地结束谈话的惯用表达句会为你增加人气哦：“I look forward to seeing you（我期待能与您见面）”；“Thank you for calling（谢谢您打电话来）.”

另外，在初次交谈后，一句“Call me again any time（随时再给我打电话）”也许会成为今后继续交谈的开端。有时说一句“Say hello to everyone for me（替我向大家问候）”也会增进彼此的友谊。