编制交流参观活动方案

任务五　编制交流参观活动方案

一、训练目标

（1）能够拟订开放交流参观活动方案。

（2）能够做好开放交流参观的准备工作。

（3）能够组织实施开放参观活动。

二、任务内容

重庆市亚森文化用品有限公司是一家集产品设计、开发、生产、贸易为一体的文化用品生产厂家。公司生产的MM、II品牌环保型橡皮擦，具有环保无毒、去污力强、不伤纸面等特点。款式新颖、造型美观、品种繁多，获得欧洲“EN71”认证证书。已开发办公、学生、玩具、水果类等系列产品300多个，开发的书包和笔袋，造型新颖，款式多样，质量上乘，引导时尚潮流。最近，为搞好公司成立五周年庆典，公司准备邀请国内20家同行企业前来交流参观，公司总经理把本次开放交流参观活动方案拟订任务交给了秘书王玲，请帮助王玲完成此项工作任务。

三、任务要求

（1）概述秘书完成这项任务的步骤。

（2）拟订开放参观的活动方案文本。

（3）制作开放参观准备工作文本。

四、训练提示

（1）以3人为单位成立工作小组，在集体讨论的基础上完成工作任务。

（2）各组应分别选出1名代表进行成果汇报，在学生互评和教师点评的基础上，由教师给予综合评定分数。

（3）在实训前，学生应自拟情景任务中的细节材料，并熟悉开放交流参观活动的策划组织环节。

五、训练内容及成果

1.工作任务

编制开放交流参观活动方案。

2.工作过程概述

秘书王玲在接到工作任务后，先收集整理了来访单位的基本信息，并及时向总经理了解了活动意图和主要的工作内容，组织召开了各部门工作协调会，共同商讨开放交流参观活动方案，然后制订出具体方案送交总经理审批，获准后积极组织各部门做好了开放交流参观的各项准备工作。

3.训练成果

（1）重庆市亚森文化用品有限公司开放交流参观活动方案。

①开放交流参观活动的主题（略）。

②开放交流参观的内容：公司陈列厅，参观创业和发展史、产品展示厅，观看纪录片和相关资料；参观公司生产流水线；参观公司厂区。

③开放交流参观的时间：××××年×月×日全天。

④参观对象（略）。

⑤参观路线：从公司大门开始，沿公司右边景观大道进入公司陈列室参观，参观完毕后进入产品展示厅，由工作人员介绍系列产品和特色产品，然后进入公司生产流水线，由车间主任赵宇介绍产品的工艺流程和生产规模，最后依次参观公司技能培训中心、休闲娱乐中心、医院、食堂和运动中心等。

⑥策划宣传工作（略）。

⑦解说及接待准备（略）。

（2）开放交流参观准备工作文本。

①制订计划。由于开放交流参观是一项涉及组织整体形象的公关活动，所以在实施活动前必须进行精密的计划和筹备。计划主要应考虑参观时间和地点的选择与确定、参观路线的设计、参观项目的设计、参观场所的布置、参观经费的拟定、接待人员的安排、紧急事项的协调与处理等。

②参观日期的选择。进行开放交流参观设计时应注意避开重大节假日或组织所在区域有重大活动或重要新闻发生的日子，另外，可考虑主要安排在与本组织发展密切相关的纪念日进行参观。

③参观项目的设计。应结合本组织的特点和活动主题设计参观项目和参观内容，参观的形式可以是现场观摩、介绍解说、宣传录像、模型展示、实物展览等。

④参观路线的设计。设计参观路线时应注意考虑，既宣传组织形象，又保守组织机密的原则，还应考虑所经路线不能干扰正常的工作和生活，也是最能展示组织风貌的捷径。

⑤参观场所的布置。应注意参观场所周围环境的整洁、干净、美观，不同场所之间个性的鲜明与整体气氛的呼应，还应特别注意在环境布置时应突出体现组织文化和管理理念。

⑥参观经费的拟定。参观活动应事先做好经费预算，主要包括环境装饰费用、组织协调相关费用、宣传资料及纪念品费用，以及食宿安排等费用。

六、综合训练题

（1）香港正新集团公司副总裁柴逸昌先生一行10人明天将到奔达公司进行为期6天的参观学习，交流管理经验。奔达公司许总非常重视这一次活动，把这几天的接待任务交给了秘书王灿。许总特意交代王灿尽可能安排得更好。如果给这些同行留下很好的印象，两家公司就可能保持长期的合作关系，今后双方人员之间可以加强往来，增加学习和交流的机会。另外，由于许总最近比较忙，没有时间亲自接待，但明天晚上他会给来宾接风洗尘。接到任务后，王灿迅速整理了以下工作思路，写下了工作计划和安排，主要包括接待工作、开放参观活动和宴请等。写完这些，王灿先给龙华酒店打电话预定了5间套房，联系好公司的豪华客车，安排明天接机以后几天的用车。接着王灿制订了接待方案，拟写了一份开放参观活动方案，并对宴请做了初步安排。

第二天上午，王灿坐着公司的豪华客车前去机场接客人，10：00很顺利地接到了客人。一路上，王灿向来客介绍了当地的经济发展情况和一些名胜古迹。王灿把客人送到龙华酒店住下，把这几天的日程安排发给了大家，安排好午餐后就离开了。18：30，许总在龙华酒店的中餐厅为来宾准备了接风宴，奔达公司的部门经理都参加了这次宴会，席间宾主相谈甚欢，在轻松友好的气氛中共进了晚餐。

第二天，开始了一系列参观和学习活动。王灿先向客人介绍了公司的组织机构、管理理念和管理模式，发给每人一份印制精美的宣传小册子。然后带领他们具体参观了公司的设施设备、营业大厅、各部门的工作情况，还参观了公司的后勤福利等设施，总之公司能给外人参观的地方都安排了参观活动。几位来宾与公司的管理人员进行了几次座谈，一起探讨了管理、生产、销售中的一些问题。

几天的参观学习后，香港来客要回去了，他们纷纷表示这几天的收获相当大，回去后要向公司反映，积极促成双方的合作。事后，许总要王灿根据接待、开放参观活动、宴请的有关知识对这次活动进行总结和评价。请问：王灿该如何总结评价这次活动？

（2）年底，启东电视台举办了一次开放参观活动，邀请的参观者就是员工家属。电视台台长十分重视这次活动，不仅组织人员做了大量的准备，如印发通知、安排会场、准备茶点等，而且还亲自向家属介绍电视台的历史和现状。假如你是秘书小王，应如何妥善安排这次开放参观活动？