学会编写岗位说明书

任务二　学会编写岗位说明书

一、训练目标

（1）明确岗位说明书的重要性。

（2）学会编写岗位说明书。

二、任务内容

一家IT企业成立于2002年，目前有19个部门，600多名员工，其员工的年龄比较年轻，知识层次比较高，各个部门的经理主要是通过外部招聘，或是内部重组时的人员调配而来，管理经验丰富。但由于企业目前正处于发展期，在秘书人力资源管理方面暴露出以下问题。

1.人手紧张

办公室业务的不断扩张，使人员非常紧张，不但部门所承担的职责很多，办公室主任很忙，而且下属秘书也存在一人兼多职的现象。

2.部门之间职责重叠

由于是一个新企业，其组织结构还不稳定，还会随着业务的不断发展而有新的调整。结果，秘书之间职责划分不清，有重叠，出了事情就互相推诿。

针对上述缺憾，秘书高叶应如何发挥参谋职能，给领导提供切实可行的建议，明确秘书的职责。

三、任务要求

学会编写岗位说明书。

四、训练提示

（1）以小组为单位进行，要求在实训室里完成。

（2）在这项训练中，秘书需要利用课余时间走访相关企业或访谈往届毕业生，获得企事业单位秘书岗位实际经验。

五、训练内容及成果

1.工作任务

编写秘书岗位说明书。

2.工作过程概述

秘书接到任务后，首先进行个别访谈，发现问题的症结所在。人手的不足，正是因为岗位的职责不清，工作的指派有很大的随意性，完全是从个人的能力出发，能者多劳，结果，忙的忙死，闲的闲死，自然，秘书的满意度下降。通过编制岗位说明书，明确了办公室秘书的职责权限，所需资格条件、工作性质和范围、岗位目标。从间接效果上看，强化了秘书的职责意识。职业化和专业化是人力资源改革的方向，但是如果没有清晰、规范的岗位说明书，秘书对于职责的履行只是从自身情况出发而不是从企业的角度来要求自己，有较大的随意性。而工作分析后所形成的岗位说明书，对秘书工作的性质、特征，以及担任此类工作应具备的资格条件，都能做出详尽的说明和规定。这就使秘书明确了工作标准，在履行职责时，避免了盲目性，保证了“因事择人、任人唯贤、专业对口”，结果自然有助于增强职责意识。

3.训练成果

岗位说明书见表1－9。

表1－9　秘书岗位说明书

续表

六、综合训练题

（1）假如你顺利通过面试，即将成为天地集团公司的一名新员工，集团公司领导要求通过竞聘演讲会的形式对拟聘用的秘书类职位人员进行一次更全面的了解，以便确定总经理秘书人选，请根据自己的实际情况拟写竞聘演讲稿，做好竞聘该职位的相关准备。

（2）经过初试、笔试等几轮考察，有8名来自不同高校的中文、秘书、行政管理专业应届毕业生较符合聘用条件，为进一步考察拟聘人员的职业发展潜能，人力资源部决定组织一次面试座谈，作为最终确定聘用的主要依据之一。其具体程序是：先作三分钟自我介绍；再座谈交流，主要讨论的话题包括谈谈你对秘书职业的看法，你从事秘书工作有何有利条件，你觉得秘书在企业中的角色定位应是怎样的，谈谈中文、秘书、行政管理三个专业的联系与区别等。试分组模拟举行此次座谈会，分别扮演座谈会主持人和应聘者。

（3）以班级为单位，根据每位同学性格、专长等的不同，模拟进行人员岗位分配，编制一段公司日常运作的情景剧。

（4）分组表演面试场景。

每组七人，分别扮演求职者一（应聘前台接待秘书）、求职者二（应聘行政文员）、求职者三（应聘综合秘书）、求职者四（应聘总经理秘书），以及考官一（考察职业着装、礼仪和言谈举止）、考官二（考察沟通与表达能力）、考官三（考察专业知识与综合素养）。事先准备针对该类职位的面试评分表（见表1－10）。

表1－10　面试评分表

续表