四、流程四：编写岗位说明书
（一）编写岗位说明书的步骤
1．步骤一：由人力资源部统一岗位说明书的格式和内容
所谓岗位说明书的格式和内容统一是相对而言的。在不同的企业里，岗位说明书没有固定的内容和格式，而且有些内容的称谓也不尽相同；目前企业使用的版本格式非常多，主要根据企业自身的需要来决定；就内容而言，绝大多数企业的岗位说明书内容包括岗位描述和任职资格两大部分，其中两大部分的具体内容后面会有叙述。
一个企业可以使用唯一的一种格式的岗位说明书，然后根据岗位的不同有针对性地选填其中的有关内容，如果某岗位没有涉及其中的内容可以不填。岗位说明书的格式和内容应尽可能全面，能够容纳公司所有岗位的相关信息，最好还要在不同栏目里预留补充或备注的空间，这种大一统的做法在企业的岗位说明书里比较普遍。还可以在基本格式统一的前提下将企业的岗位说明书分成几大类，例如高层管理人员岗位说明书、普通管理者岗位说明书、基层管理者岗位说明书、技术人员岗位说明书、普通工人岗位说明书等等。这几大类的岗位说明书可以根据岗位的不同特点，在格式和内容上有所区别。
2．步骤二：由各部门选用岗位说明书所需资料
在岗位分析过程中，各部门收集到大量的与岗位相关的信息，是否所有的岗位信息都对岗位说明书的编写有用，要求各部门编写岗位说明书的负责人都必须学会鉴别和选用岗位说明书所要的资料。各部门在选用资料的过程中，如有任何问题要及时向人力资源部专业人员或咨询顾问机构的专家咨询。
3．步骤三：由各部门编写岗位说明书过程的注意事项
在编写岗位说明书时描述应该具体、清楚、确定、中肯、易懂、适用和用词要准确、无遗漏、无含糊、无两可、无夸张，无艰涩、无形式和无不当。
4．步骤四：由本部门对相关岗位说明书进行讨论修改
各部门按要求编写好岗位说明书以后，由本部门经理组织相关人员进行讨论、修改和审核，最好有人力资源部派相关人员参与讨论、修改和审核。
5．步骤五：由人力资源部或岗位分析委员会对部门岗位说明书进行审核
各部门编写好岗位说明书后，应交由人力资源部或岗位分析委员会进行复核，主要是复核各部门岗位说明书之间的关联部分、衔接部分、重叠部分和真空部分。
6．步骤六：总经理或岗位分析委员会对部门岗位说明书进行批准和颁布
人力资源部经理负责各部门高层岗位说明书的复核，中基层岗位说明书的批准，总经理或岗位分析委员会主任、副主任负责高层岗位说明书的批准、公司所有岗位说明书的颁布。
（二）岗位说明书的术语、内容及编写要求
目前，人力资源管理学者对岗位说明书的名称界定难以统一，有的叫做职务说明书，有的叫做工作说明书，还有的叫做职位说明书。从企业运作的角度和岗位分析的实质和对象来看，叫做岗位说明书比较恰当一些，因此本书统一称之为岗位说明书，其他专业术语的称呼如岗位分析、岗位分类、岗位评价等道理亦然。
其实，名称的混乱还体现在岗位说明书的内部，目前人力资源管理学者对相关术语的叫法五花八门，可能是不同的人在翻译美国相关文献资料时留下的后遗症。有的人将岗位描述称之为：工作描述、职务描述、工作说明；甚至还有人称岗位描述为工作说明书、工作描述书；另外还有人将任职资格称之为工作规范、职务规范。这样把本来就很复杂的问题更加复杂化、混乱化，这与孔乙己的茴香豆的“茴”字有四种写法一样。其实“岗位描述”和“任职资格”本来就很容易、很明确界定其相关内涵，何必还要写上其他叫法呢？ 如果是纯研究的目的我们不反对，但作为一门基于实际运用的普通教材来讲没有必要，否则危害很大、困惑很多、麻烦不断。
综上所述，从词义本身的确切表达需要，从企业实际运作的角度来看，岗位说明书包括岗位描述和任职资格两大部分。其中岗位描述包括岗位标识、岗位设置目的、工作职责、工作职责权利、工作关系、工作环境、关键业绩指标等等；任职资格包括基本素质、生理素质、综合素质等等。当然，企业可以根据实际需要、自身情况对以上内容进行增减，没有必要强求一致、整齐划一。
1．岗位描述
（1）岗位标识：包括职务名称、职务编号、职务等级、定员人数、所属部门、工资等级、制订人、审核人、批准人、制订日期等。
（2）岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用。
格式：工作依据+工作内容+工作成果
工作内容：动词+工作对象
工作成果：描述岗位工作达到的目的
岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程
（3）工作职责和权利：是岗位说明书最核心、最重要的内容
职责内容界定：工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果；岗位长期及经常性的工作，而不是短期或临时性工作；按照岗位职责的重要性顺序填写，重要的职责填写在前面；
职责的分类分条要求：紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。
职责描述句式规范：一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草报告向……倾听客户的买卖指令……比较部门实际费用与预算费用的差别……用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。 职责描述字数要求每条职责描述最好不超过50个字。
（4）工作关系
用于记录该岗位对内和对外联系的主要机构和部门，以及该岗位的直接上下级。
受谁监督，监督谁；此工作可晋升的职位、可转换的职位以及可以升迁至此的职位。
（5）工作环境：工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作忙闲的均衡性、工作环境的舒适程度等。
（6）关键业绩指标（KPI）：是指决定与衡量企业经营管理实际效果的重要绩效指标。它由企业宏观战略目标决策经过层层分解产生，表现为一组可操作性的战术指标，能体现其工作价值的指标。KPI（Key Performance Indicators）指标并不一定能直接用于或适合所有岗位的人员考核，但因为KPI指标能在相当程度上反映组织的经营重点和阶段性方向，所以成为绩效考核的基础。
2．任职资格
（1）编写要求：用于对该岗位所需的任职基本要求作出判断，该任职基本需求未必与岗位现任职者的情况相同，而应该着重考虑以下因素：
从事该工作所必备的最低要求
胜任该工作的新员工的资历
从事该岗位所有员工的通用标准
（2）基本素质：最低要求的学历、接受的培训教育、技术专长、工作经验、特殊才能等。
（3）生理素质：体能要求、健康状况、感觉器官和手脚的灵敏性等。
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