业务员填写单据

职业情境

2016年4月，青岛电子仪器有限公司业务员江海第一次单独出差，要到北京参加下半年订货会议，同时把销售发票带给北京市产品质量监督检验研究院的客户。

企业的业务员专门从事采购材料和销售产品工作，经常到外地参加订货会议、洽谈销售业务。他们要根据供货合同向客户发货、开发票；到外地出差前要填写借支单，办理借款；回来后需填写差旅费报销单，经审核后到出纳员处办理报销手续。

一、销售方开具发票

发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具或收取的收付款凭证。发票由税务部门指定的企业印刷。销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应向付款方开具发票。发票一般分为普通发票和增值税专用发票两种。

（一）企业需要开具发票的情况

企业在完成对外销售、提供服务以及从事其他经营活动时，必须向对方（及付款方）开具发票。

发票分为普通发票和增值税专用发票。增值税专用发票只限于一般纳税人企业之间从事生产经营增值税应税项目使用；而普通发票则可以用于所有纳税人的所有经营活动，当然也包括一般纳税人企业生产经营增值税应税项目。

（二）增值税专用发票的填写方法

业务1：2016年4月11日，青岛电子仪器有限公司业务员江海根据供货合同向攀钢集团劳研所销售大气综合采样器3台，含税单价10 570元，开出增值税专用发票，并提货办理发运手续。

增值税专用发票是专供给一般纳税人销售货物或提供应税劳务时使用的一种特殊发票。目前我国统一采用税控防伪系统（电脑）开具增值税专用发票，其基本联次：第一联为记账联（作为销售方记账凭证），第二联为抵扣联（作为购货方扣税凭证），第三联为发票联（作为购货方记账凭证 ）。

资料卡

防伪税控系统小常识

凡增值税一般纳税人，必须按税务机关要求纳入防伪税控系统管理，通过防伪税控系统开具增值税专用发票，并按要求办理有关手续。防伪税控系统管理是将一般纳税人认定、发票领购、纳税申报、税款交纳的全过程实现网络运行，强化增值税专用发票防伪功能，实现对增值税一般纳税人税源监控的计算机管理系统。

（三）销售普通发票的填写方法

业务2：2016年4月15日将公司一台闲置的柜机空调出售给青岛静安公司，原价4 000元，已提折旧500元，售价1 000元，以现金收讫款项。

小规模纳税企业不得开具增值税专用发票，只能使用普通发票。但在销售过程中确需开具增值税专用发票，可由税务机关按30％的税率代开。

任务梳理

各种发票的格式不尽相同，但一般应包括以下基本内容：发票的名称、号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、品名或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）、收款人等。

二、出差借支

员工借支报销业务的流程步骤：

（一）需要填写借据的情况

借支单是本单位员工因公事外出，需支付费用而向单位预借资金时填写的单据，如因公出差前预借差旅费等需填写借据。

（二）借据的填写方法

业务3：2016年4月11日，业务员江海因参加北京市订货会议需预借差旅费，经领导同意借款2 000元。江海填写的借据如下：

借据应由借款人填写，借据还必须交由单位主管领导审核、签名。出纳员对手续不齐全的借据不得办理借款。

（三）借据上是否需要盖公章

借据只是单位内部使用的单据，不对外使用，因此不需要加盖公章。

任务梳理

1.借据是本单位员工预借资金时填写的单据。

2.借据需要填写的主要内容包括借款日期、经借部门、借款金额、借款用途。

3.借据必须经单位领导签名后方可借支现金，否则，属于手续不齐全单据，出纳员不应该办理借款。

三、报销差旅费

业务4：2016年4月18日，江海出差回来到财务部办理报销，并将火车票等单据交给出纳员。会计要求江海整理和粘贴单据，并填写差旅费报销单。

（一）整理和粘贴出差各种单据（车船票、住宿发票等）的方法

应先将各种车船票、住宿发票分类整理好，从上到下、从左到右的顺序依次用胶水粘贴在报销单的后面，字面朝上，大张的发票及单据放在最下面，太大可正面折叠，使之与其他单据边缘一样大会美观些。要求保证粘贴均匀，呈鱼鳞状，使报销单上下左右厚度均衡。

同种发票厚的也可以单独拿空白A4纸的一半依次排开粘贴。

（二）差旅费报销单的填写方法

报销单属于单位内部单据，格式不尽相同，但一般均包括以下内容：报销单名称、填写日期、附单据（车船票、发票等）张数、原预借金额、各项开支项目的金额、应退还或应补领的金额、会计审核意见、部门主管领导和单位领导的批示意见、报销人签名等。

（三）报销时仍需领导签名的原因

领导必须对本单位会计资料的真实性负责，而且对本单位财务制度的执行起着监督作用，为防止贪污舞弊，因此出差人员报销必须由领导签名。

任务梳理

在各单位的日常经营活动中，需要由业务员填写的单据主要包括销货发票、借据、报销等，其中销货发票是对外的书面证明材料，而借支单与报销单是单位内部使用的书面材料，它们分别是证明单位发生销售产品、员工借支资金和报销差旅费等活动的第一手书面资料。

任务拓展

请同学们在日常生活中注意搜集发票等原始单据，熟悉发票的格式，并审核取得发票填写的完整性和规范性。