现金的清查

2016年6月30日，北京市中环电器公司清查小组对库存现金进行盘点，发现短款120元，作报销处理。

由于各种原因，出纳人员在收付款或登记现金日记账过程中往往会出现一些差错。通常在盘点库存现金时发现账实不符，出现这种情况，出纳人员不得擅自用长款抵补短款，应及时对现金进行清查，通过核对账款等方法，尽快查明差错原因，并按照有关规定进行处理。

（一）现金差错查找的方法

现金差错的原因有多种，很多情况下是由于账簿登记差错而引起账款不符，为了能及时准确地查明原因，应按顺序采用合理的查错方法查找错误原因。

1．二除法

若现金日记账余额与库存现金实有数不符，且差数为偶数时，可能是记账方向发生错误。对这种错误的查找，可采用 “二除法”，即用差错数除以2，得到的商数即是账中记错方向的数字；然后再到账目中寻找该数字，不必再逐笔查找。如将现金日记账中收入方的金额800元误记入支出方，则该账账面余额将小于实有数1.600元，被2除的商800元即为支出方反向的金额。同样，如果将支出方金额200元误记入收入方，则该账账面余额将大于实有数400元，即应查找有无200元的支出方金额误记入了收入方。如非此类错误，则应另寻他因。

2．九除法

如果在登记账簿时将数字位数记错，会造成差错数额较大，这时，可采用 “九除法”进行检查，即用账面数与实存数的差数除以9，所得商数即为要查找的错数。具体来看，该法适用下列三种情况。

（1）将数字金额写小。如将 “5.000”写成 “500”，错误数字刚好小于正确数字的9倍。查找的方法是：以差数除以9后得出的商即为写错的数字，商乘以10即为正确的数字。如上列差数4.500（5.000－500）除以9，商500即为写错的数字，乘以10即为正确的数字5.000。

（2）将数字金额写大。如将 “200”写成 “2.000”，错误数字刚好大于正确数字的9倍。查找的方法是：以差数除以9后得出的商即为正确的数字，商乘以10即为写错的数字。如上列差数1.800（2.000－200）除以9，商200即为正确的数字，乘以10即为写错的数字2.000。

（3）邻数写错位。如将 “38”写为 “83”、将 “94”写为 “49”、将 “56”写为 “65”等。邻数写错位的两个数字之差最小为1，最大为8，如表2－5－1所示。查找的办法是：将差数除以9，得出的商连续加11，直至找出写错位的数字为止，如将 “38”写为 “83”，其差数为45（83－38），将差数45除9得5，连加11后，其可能的结果为16、27、38、49、60、71、82、93。当发现账簿记录中出现上述数字 （本例为38），则有可能正是写错位的数字。

表2－5－1 邻数写错位表

3．尾数法

对于发生的角、分差错，可以只查找小数部分，以提高查错的效率。

如采用以上方法检查未发现问题，而账面余额与实有数确实不符，还可采用顺查、逆查、抽查法等方法检查是否有漏记、重记等情况。顺查法是按账务处理的顺序，从头到尾进行普遍核对的方法；逆查法是指与账务处理顺序相反，从尾到头的检查方法；抽查法是指抽取账簿记录中的某些部分进行局部检查的方法。当发现账簿记录有了差错，可以根据差错的具体情况抽查，如果差错的数字只是角位、分位，或者只是整数，则可缩小查找的范围，专查角位、分位或者整数的数字，其他数字可不必一一查找。

检查后，如查出是账簿登记错误，应按规定的错账更正法更正。如不属账簿登记、计算等错误，应及时向有关领导汇报，同时认真回忆当天发生的经济业务，仔细检查当天办理的每一张收付款凭证，分析差错原因，在确认长短款数额后，应做出书面记录，并在账面反映出来。

需要特别说明的是：对短少的现金，出纳人员不得私自贴补，以免掩盖错误；对长余现金，出纳人员也不得私自提走。确实无法查明原因的，要按错款处理权限上报审批。

（二）现金清查的方法和内容

现金清查是指对库存现金的盘点和核对，包括出纳人员每日终了前进行的现金账款核对和清查小组进行的定期或不定期的现金盘点、核对。对现金的清查一般采用实地盘点法，清查小组清查时，出纳人员必须在场。清查的内容主要包括：是否有挪用现金、白条抵库、超限额留存现金，以及账款是否相等情况。对现金清查的结果，在清查结束时，应在现场编制“现金盘点报告单”，如表2－5－2所示。如账实不符，要由出纳人员说明原因，记入报告单内，并由清查人员和出纳人员共同签章。并通过 “待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”账户，及时做好账簿调整工作。

表2－5－2 现金盘点报告单

（三）现金清查结果的处理

对现金清查的结果，应分情况进行处理：

（1）若属于违反现金管理有关规定的，如挪用现金、白条抵库、超限额留存现金等情况，应及时予以纠正。

（2）若属于账款不符，应及时查明原因，并将长款或短款先记入 “待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”账户。待查明原因，按管理权限报经批准后，再分情况处理。属于记账差错的，应采用错账更正的方法及时予以更正，对无法查明原因的长款应记入“营业外收入”账户；对短款应根据出纳人员的一贯表现，分清职责，确认由出纳人员赔偿的，应记入 “其他应收款”账户，报损的，应记入 “管理费用”账户。

（3）设置的主要账户，包括库存现金、待处理财产损溢、营业外收入、其他应收款、管理费用、应付职工薪酬等。

举例：

（1）公司于3月31日对库存现金进行清查，发现库存现金较账面余额多出12元，根据“现金盘点报告单”编制会计分录如下：

借：库存现金 　12

贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 　12

（2）经反复核查，上述现金长款原因不明，经批准转作营业外收入，编制会计分录如下：

借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 　12

贷：营业外收入 　12

（3）公司于4月30日，在现金清查中，发现库存现金较账面余额短少68元，根据“现金盘点报告单”编制会计分录如下：

借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 　68

贷：库存现金 　68

相关岗位：清查小组、出纳、收入费用利润核算会计、财务负责人。

（1）出纳员将未入账的收付票据及时登账，结出当日现金日记账余额。

（2）清查小组当面清点库存现金1.214．31元。

（3）将清点的库存现金与当日现金日记账余额核对，发现短款120元，编制 “现金盘点报告表”，如表2－5－3所示。

表2－5－3 现金盘点报告表

（4）将“现金盘点表”转给总账报表会计填制记账凭证，如表2－5－4所示。

表2－5－4 记账凭证

（5）出纳员根据审核无误的“记账凭证”登记现金日记账，如表2－5－5所示。

表2－5－5 现金日记账

任务1：现金库存限额核定

现金库存限额核定流程图

任务2：现金存取业务

现金存取业务流程图

任务3：现金收付业务

现金收入业务处理流程图

现金支出业务流程图

现金借支业务流程图

背景材料：北京市中环电器公司位于北京市长安里888号，该公司以生产、销售 “洁静”牌吸尘器和 “靓爽”牌电吹风两种产品，公司员工共120人。公司开户行为工行北京长安里支行，账号为81451058675081002。公司法人为万平，财务负责人为孙立，总账报表会计是赵莉 （负责制证），出纳员是刘浩 （负责日常现金的收取与支付以及银行存款业务）。

资源准备：岗位环境创设；公司及相关经办人员印章；证账准备。

2016年7月1日该公司发生的现金收付业务如下：

（1）2016年7月1日，鉴于业务开展的需要，出纳人员刘浩经与开户银行协商的库存现金的保留天数为3天。企业日常现金支出范围主要包括采购零星材料支出、劳务费支出和其他支出，其季度的平均现金支出总额 （但不包括定期的大额现金支出）分别为480.000元、360.000元和18.000元。

要求：出纳人员计算库存现金的限额并填写库存现金限额申请批准书。

库存现金限额申请批准书

（2）2016年7月1日提现备用，开出现金支票一张，票号XII3576804，金额3.400元。请先填写 “支票领用登记簿”和 “现金支票”。

支票领用登记簿

现金支票

（3）2016年7月1日，出纳人员刘浩收到客户上交的当日购买的本企业甲产品的现金购货款和销售部门开具的销售清单。

要求：出纳人员开具销售发票。

（4）2016年7月1日，出纳人员刘浩收到员工王华交来的废品变价收入670．50元，收款收据编号为30号。

要求：出纳人员开具收据。

（5）2016年7月5日，销售部职员雷平经批准到上海联系客户，借支3.000元，销售部负责人丁琼，请先填写借支单。

（6）2016年7月8日，从北京市天源文化用品商店，用现金596元购买办公用品。请根据购物发票填写 “支出证明单”。

（7）2016年7月12日，雷平出差回来报销差旅费2.357元，退回余款643元。请根据“差旅费报销单”填写 “收款收据”。

（8）2016年7月22日，出纳员刘浩将现金4.000元存入银行，其中100元33张，50元8张，10元12张，5元36张。请填写现金进账单。

（9）2016年7月30日，该公司清查小组对库存现金进行盘点，发现实存金额为2.364．52元，账存金额为2.387．52元。请填写 “现金盘点报告表”。

（一）现金日常收支管理的有关规定

（1）必须履行合法的手续。企业的一切现金收支都必须履行合法的手续，如在收妥现金后，应立即给缴款人开具 “收款收据”，并加盖 “现金收讫”章，以明确经济责任；现金支出必须要有合法的凭据，并手续完备，付出现金后，在付款凭据上加盖 “现金付讫”，以明确经济责任；借款必须有合法有效的借据，不能以 “白条”抵库。

（2）现金收入必须合理合法。企业收取现金的来源必须合理合法，如在销售商品时，收取金额在结算起点以上，应按规定通过银行转账结算，不得拒收银行结算凭证而收取现金；向银行提取现金时，应按规定写明真实用途，不得编造用途套取现金。

（3）必须在规定的范围内使用现金。企业应严格按 《现金管理暂行规定》规定的现金开支范围支付现金。

（4）不准坐支现金。开户单位收入的现金应当于当日送存银行。当日送存银行确有困难的，由开户银行确定送存时间；开户单位支付现金，可以从本单位库存现金限额中支付或从开户银行提取，但不得从本单位的现金收入中直接支付 （即坐支）。因特殊情况需要坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。坐支现金的单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。

（5）不得超限额留存现金。企业应严格执行开户银行核定的库存现金限额，如企业实际库存现金超过了银行核定的限额，应于当日终了前存入银行。

（6）不得违法留存现金。各单位不准将单位收入的现金以个人名义存入银行，即不得“公款私存”；不准保留账外公款，即不得设置 “小金库”。

（二）出纳工作内部控制要求

（1）货币资金的收付及保管应由被授权批准的专设出纳人员负责，其他人员不得接触。会计部门内部，总账会计、明细账会计不得兼管出纳工作。

（2）出纳人员不能同时负责总账的登记和保管。

（3）出纳人员不能同时负责非货币资金账户的记账工作，即出纳人员不得负责收入、费用、债权债务等账目的登记工作。

（4）出纳人员应与货币资金审批人员相分离，实施严格的审批制度。

（5）货币资金的收付和控制货币资金收支的专用印章不得由一人兼管，即出纳人员不得保管专用于货币资金收付的企业财务专用章。

（6）出纳人员应与货币资金的稽核人员、会计档案保管人员相分离。

（7）出纳人员应与负责现金清查人员和银行对账人员相分离。

（8）建立出纳人员、专用印章保管人员、会计人员、稽核人员、会计档案保管人员及货币资金清查人员的责任制度。