资产卡片管理方案

固定资产管理系统日常业务处理主要涉及资产增加与减少、资产变动、资产评估与卡片管理。

一、资产的增加

“录入原始卡片”是指录入启用固定资产管理系统时就存在的资产。在启用固定资产管理系统管理固定资产后，也会购进或通过其他方式增加企业资产，该部分资产通过“资产增加”操作录入系统。

在固定资产管理系统主界面，从“卡片”菜单中选择“资产增加”功能菜单，选择要增加的资产所属的类别，确定后显示单张卡片编辑界面，其录入过程与“录入原始卡片”相同，由于新增资产第一个月不提折旧，折旧额为空或零。原值录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。资产增加需要入账，前面系统初始化时，若没有选择“业务完成后立即制单”则可以在期末处理时批量制单。假设，销售部购入一辆丰田汽车，价格120000元，用银行转账付款。其资产增加界面如图7−18所示。

二、资产减少

资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，退出企业，就要进行“资产减少”操作。若当前账套设置了计提折旧，则需在计提折旧后才可执行资产减少。否则，只能通过后面要讲的“卡片管理”功能将其删除。

在固定资产管理系统主界面，单击“卡片”菜单，选择“资产减少”进入资产减少界面，如图7−19所示。

图7−18 资产增加—固定资产卡片

选择要减少的资产，有两个方法：如果要减少的资产较少或没有共同点，则通过输入资产编号或卡片号，然后单击“增加”，将资产添加到资产减少表中。如果要减少的资产较多并且有共同点，则通过单击“条件”功能，定义条件筛选出资产减少。然后输入所减少资产的“减少日期”、“减少方式”、清理原因”等信息即可，如图7−19所示。

图7−19 资产减少

对于已减少资产，在“卡片管理”页面中，从卡片列表右边的下拉框中选择“已减少资产”，则列示的即是已减少的资产集合，双击任一行，可查看该资产的卡片。

三、资产变动

资产在使用过程中，卡片上的项目可能会发生一些变动，这时就需要填制变动单。资产的变动主要包括原值增减、部门转移、使用状况调整、折旧方法调整、累计折旧调整、使用年限调整、工作总量调整、净残值（率）调整、类别调整、计提减值准备和转回减值准备。这些调整影响账面金额的在批量制单时需要生成会计凭证。资产变动操作基本相似，以下以资产增加和计提减值准备为例：

1. 资产增加

在固定资产管理系统主界面，从“卡片”菜单的“变动单”下选择“原值增加”菜单，显示固定资产变动单——原值增加界面。

（1） 输入卡片编号或资产编号，资产的名称、开始使用日期、规格型号、变动的净残值率、变动前净残值、变动前原值自动列出。

（2） 输入增加金额，参照选择币种，汇率自动显示。并且自动计算出变动的净残值、变动后原值、变动后净残值。

（3） 如果默认的变动的净残值率或变动的净残值不正确，可手工修改其中的一个，另一个自动计算。

（4） 输入变动原因。

（5） 单击“保存”，即完成该变动单操作。卡片上相应的项目（原值、净残值、净残值率）根据变动单而改变。

2. 计提减值准备

在固定资产管理系统主界面，从“卡片”菜单的“变动单”下选择“计提减值准备”菜单，显示固定资产变动单——计提减值准备界面，如图7−20所示。操作与原值增加类似，需要输入减值准备金额和变动原因。减值准备金额：允许手工录入该资产的预计减值金额，但录入的金额的范围必须大于零，且小于或等于“原值－累计折旧－累计减值准备＋累计转回减值准备”的余额。

图7−20 固定资产变动单——计提减值准备

四、资产评估

资产评估主要完成的功能是：① 评估机构的评估数据手工录入或定义公式录入到系统。②根据国家要求手工录入评估结果或根据定义的评估公式生成评估结果。可评估的资产内容包括原值、累计折旧、净值、使用年限、工作总量、净残值率。在固定资产管理系统主界面，从“卡片”菜单中选择“资产评估”即可进入资产评估界面，如图7−21所示。

图7−21 资产评估——评估资产选择

进行资产评估时包括以下三个步骤： 

（1） 选择要评估的项目。在资产评估管理界面中单击“增加”，进入“评估资产选择”窗口，在左侧的“可评估项目”列表中选择要评估的项目。原值、累计折旧和净值三个中只能选两个，并且必须选择两个，第三个通过公式“原值－累计折旧＝净值”推算得到。

（2） 选择要评估的资产。每次要评估的资产也可能不同，可以选择以手工选择方式，或以条件选择方式，挑选出要评估的资产。

（3） 制作资产评估单。必须录入评估后数据或通过自定义公式生成评估后数据，系统才能生成评估单，评估单显示评估资产所评估的项目在评估前和评估后的数据。当表中列出的资产有一个项目发生变化，表示该资产已评估，“评估状态”一列就会自动作“Y”标记。当评估变动表中评估后的原值和累计折旧的合计数与评估前的数据不同时，需要填制记账凭证。前面系统初始化时，若没有选择“业务完成后立即制单”则可以在期末处理时批量制单。

五、卡片管理

卡片管理是对固定资产系统中所有卡片进行综合管理的功能操作。在日常的业务操作中通过卡片管理功能可实现对固定资产卡片的查询、修改、删除等操作。

1. 卡片查询

在固定资产管理系统主界面，从“卡片”菜单下选择“卡片管理”菜单，显示卡片管理界面，窗口左边可以设置按部门查询、按类别查询、自定义查询三种查询方式。右边显示所有在用和已减少资产状况；比如要查询已减少资产情况，可以选择“已减少资产”，如图7−22所示。

2. 卡片修改

进入“卡片管理”界面后，从卡片管理列表中双击调出需要修改的卡片，单击“修改”即可修改相关信息，需要注意的是：

图7−22 卡片管理

（1） 原始卡片的原值、使用部门、工作总量、使用状况、累计折旧、净残值（率）、折旧方法、使用年限、资产类别在没有做变动单或评估单情况下，录入当月可修改。如果做过变动单，只有删除变动单才能修改。

（2） 通过“资产增加”录入系统的卡片如果没有制作凭证和变动单、评估单情况下，录入当月可修改。如果做过变动单，只有删除变动单才能修改。如果已制作凭证，要修改原值或累计折旧必须删除凭证后，才能修改。

（3） 原值、使用部门、使用状况、累计折旧、净残值（率）、折旧方法、使用年限、资产类别各项目在做过一次月末结账后，只能通过变动单或评估单调整，不能通过卡片修改功能改变。在没有结账但资产制作了记账凭证时，只有删除该凭证才能修改卡片。

3. 卡片删除

进入卡片管理界面后，从卡片管理列表中选择要删除的固定资产卡片，单击“删除”按钮，即可删除该卡片。需要注意的是：

（1） 不是本月录入的卡片，不能删除。

（2） 已制作过凭证的卡片删除时，提示请删除相应凭证，然后删除卡片。

（3） 卡片做过一次月末结账后不能删除。做过变动单或评估单的卡片删除时，提示先删除相关的变动单或评估单。