6.2.1 会议质量规范
会议质量规范是指会议举办、检验和评定质量的依据。 会议质量规范需要体现在会议活动的所有工作环节上，满足优化、经济和真诚的要求。 具体来讲就是要做到：功能优化、效率卓著、人员优化、权责明确、筹备充足、真诚友善、柔性灵活、注重细节。 会议质量规范评价指标与标准详见表6-1。
1）功能优化
会议活动的功能优化包括：①会议方式的优化，会议所采用的方式是能够达到会议目标的所有方式中的最佳方式；②与会人员的最优化，与会人员既要合法又要合理，合理就是与会人员要与会议议题相关或对会议产生积极影响，同时还要求人员结构最优化；③会议议题的最优化，在会议召开之前，会务人员要根据会议的必要性和重要性确定会议议题和时间；会议决策形成的最优化：④为了使得会议决策最优化，要求会务人员提供多个备选方案，并进行比较、评估和选择。
2）效率卓著
会议活动应该是最佳人力、物力、财力及时间的投入，取得最大的效益。 会议效率如何不仅影响会议的进程、会务人员的工作情绪和成果，还会影响会议决定事项的落实和会议的效果。
3）人员优化
会议组织过程中，涉及方方面面的组织和筹备工作。 会议组织者要根据会务人员的专业、特长、性格等特点，具体安排会务人员的会务工作，从而实现人员最佳配置的原则。
4）权责明确
权责明确是会议质量规范的重要原则，权责明确有利于保障会议任务的落实、实施及会后的奖惩。
5）筹备充足
会议活动是众多人员参加的动态过程，会议筹备充足不仅指准备工作的某一环节，而是指会议管理的全面工作，包括会议议题和出席人员的确定，会议文书及辅助材料的准备，会议各项服务相应措施等。
6）真诚友善
与会人员与会务人员之间相互信赖、真诚相待的前提下，共同完成会议，以平等的姿态、诚恳地同与会者交流沟通。
7）柔性灵活
由于会议的动态性，在会议进行中难免会突发一些不可控事件，这就需要会务人员能够及时调整和处理会议中的突发情况。
8）注重细节
只有不断提升会务人员的服务质量，才能满足与会者对于会议服务质量的要求。 在会议细节上需要认真仔细，例如，在会议过程中，加水的时间是15分钟一次，但是会务人员可以根据与会者喝水情况及时加水。
表6-1 会议质量规范评价指标及评分标准
6.2.2 会议质量成本
随着会议质量要求的提高，通常会议质量成本也会相应增长，随着质量的提高，问题、故障及其他缺陷也会相应减少，会议质量成本也会显著降低。 一种理想的战略就是用减少缺陷而节省的成本去支付提高会议质量的费用，这样可以获得会议的满意度。
会议质量成本是会议质量活动的经济学体现，是衡量会议质量体系有效性的重要因素。通过会议质量成本进行统计、核算、分析和控制，可以找到降低会议成本的有效途径，促进会议经济效益的提高，进而监督和指导会议质量活动的正常进行。
会议质量成本，又称为会议质量费用，是指为了确保和保证合格的会议质量而发生的费用，以及没有达到合格的会议质量所造成的损失。
对会议质量成本的理解，应注意以下几点：
①会议质量成本是客观存在的，在实际生产过程中总是要发生的；
②会议质量成本需要针对会议过程中的符合性质量而言；
③会议质量成本是会议过程中那些与不合格环节或者服务的出现有着密切联系的费用；
④会议质量成本不是会议过程中的全部成本，而是与会议质量有关的部分成本。
会议成本一般可分为4类：预防成本、评定成本、内部损失成本和外部损失成本。
①预防成本，是为预防会议缺陷和故障发生而支付的费用，其主要包括以下具体项目：会议质量策划成本、会议进程控制及研究成本、会议质量体系的研究和管理费用、质量改进措施费用、质量培训成本等。
②评定成本，为评定会议质量是否达到规定的要求而进行的测量、检验以及数据分析等评定活动所耗费的费用。 其目的主要是发现并纠正问题，确保会议符合质量标准。 具体包括：会议质量审核费用、鉴定费用、检验费用等。
③内部损失成本，是指由于会议质量不符合要求而造成的损失，以及处理会议发生的问题所发生的费用。 其主要包括：会议质量事故分析费用、质量事故处理费用以及造成的损失等。
④外部损失成本，是指会议举办而不能满足质量要求而造成的损失，其主要包括：与会人员投诉处理费、赔偿损失等。
在会议质量成本的定义中，确保合格质量而导致的费用是指质量控制和内部保证成本，也就是预防成本；保证合格的会议质量而导致的费用是指与会人员提出外部质量保证要求时，为其提供证据所花费的费用，也就是评定成本；没有达到合格的会议质量而导致的损失，包括内部损失成本和外部损失成本。
构成会议质量成本的各个部分存在一定比例关系，合理确定其比例，使会议质量成本结构最佳化，是较为复杂的问题。质量管理专家朱兰（Joseph M.Juran）［17］、哈灵顿（H.James Har-rington）、桑德霍姆（Lennart Sandholm）对质量成本比例的最佳构成进行了大量的分析调查，［18］其结论见表6-2：
表6-2 会议质量成本构成比例
会议质量成本是为了达到和保持既定的会议质量水平所需的费用，其特点如下：
第一，会议质量成本是一种变动成本，它随着会议质量水平的变化而变化，存在一个最优质量水平，在这一水平上，总的会议质量成本最小。
第二，会议质量成本是一种机会成本，它不局限于已经发生的经济活动，而是着重预测可能或应当发生的经济活动，以便进行预测。
第三，会议质量成本是一种估计性的成本，它带有某种假设性，故不能准确计算。 但是可以对某种特定问题提出各种决策方案，以供选择。
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