别让开会成为公司的负担

作为一种商业行为，会议同样是有成本的，会议成本在企业各项费用中尽管所占比重不算太大，但绝非微不足道，甚至是在一些企业中，会议多、开销大早已是不争的事实，因此总经理千万不可等闲视之。会议成本究竟有哪些呢？

1．直接成本

直接成本一般指召开某次会议实际花费的直接费用，如果是公司的一些例行会议，会议的直接费用一般较低，顶多包括一些茶水费、电费、纸张费等；但是，如果要召开一个大型的会议，场地、设施等各方面的费用就会造成很大的直接支出。

可以从如下公式中看出：

直接费用＝会议场地费＋会议设施租用费＋现场布置费＋差旅费＋餐饮费＋住宿费＋文件费＋车辆使用费＋工作人员工资＋其他支出

2．时间成本

会议浪费了员工的工作时间，会议前需要做大量的准备工作，如占用很多时间准备资料等，都会造成时间成本。

时间成本可以用以下公式来表示：

时间成本＝（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议进行时间＋与会者其他时间）×参加会议的人数

时间成本可能会由于种种原因难以统计和计算，比如与会人员准备时间太长且零碎等，这时我们可以把它转化为金钱成本：

时间成本＝与会者的平均每小时薪水×会议进行总时间×参加会议的人数

3．效率成本

与会人员参加会议必然要离开工作岗位，造成企业的生产、管理、市场反应等滞后而产生效率成本。一般而言，由于效率损失而产生效率成本有三种情况（见图8-1）：

图8-1　效率损失的情形

以上效率损失井没有一个固定的公式可以具体计算，只有一个根据实际情况来大致估算的等式：

效率成本＝因开会而耽误的工作的收益×此工作成功的可能性

点睛箴言

会议成本的计算，还有一种简单的方法，比较适合于小型会议的粗略评估，这种方法被称为伍德法：将所有会议成员的年薪总额，加上薪水总额的25％～40％作为其他费用。按照一年260个工作日、每天工作8小时，全年124800分钟，将费用换算到每分钟。再将会议可能进行的时间精确到每分钟，最后将两者相乘，得到会议的总费用。

为提高会议效率，日本太阳工业公司实行了会议成本分析制度。每次开会时，会议主持者总要把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。

太阳工业公司的会议成本算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）

公式中之所以平均工资乘以3，是因为太阳工业公司认为劳动值高于平均工资，乘2是因为员工参加会议，势必要中断经常性工作，损失当然要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了会议成本分析，日本太阳工业公司的员工对待开会的态度就更慎重，会议效果也就十分明显。

他山之石，可以攻玉。日本太阳公司的会议成本分析制度，对企业有着重要的借鉴作用，总经理不妨“拿来”在企业中试用。