预算会议经费

了解一次会议的主要经费开支项目有哪些，掌握会议预算的方法，掌握会议财务管理的原则。

李丹拿着前两天订会议用品的发票单来找葛芳报账，葛芳一看，又是一笔数目不小的钱！葛芳急了，她要找总经理反映一下情况，会议的开支有点超出她当初的预想。如今会议还没开始呢，钱就花了不少了，接下去还会有什么没预料到的花销？这个会还有多少钱要花？还有多少钱可花？葛芳心里真没底……

（1）根据会议策划进行会议经费的预算，一定要尽量把每一个项目都想到，想仔细，尽量避免疏漏。

（2）根据实际情况，对每一个项目的开支作出合理的估算。

（3）了解会议经费的主要来源和数目，便于“看菜吃饭”，合理分配会议经费。

（4）指派专人管理会议财务开支，有严格的财务开支审查制度，尽量减少会议的浪费，尽量降低会议的成本。

会议经费预算一览表

编制会议经费预算，其实就是对会议收入和会议支出作理性的预测，也就是估算会议未来的收入额，并将这些收入合理分配到各项会议活动的开支中去。

会议的经费预算包括会议收入预算和会议支出预算两大部分，预算方案须经领导机构审核，报请财政主管部门批准方可算通过。

（一）会议经费预算的内容

会议经费预算应包含以下几个主要的项目。

（1）会议费用：包括场地租金、设备租金、专业人员服务费、茶水饮料费等。

（2）资料费用：包括购买会议办公文具和印制会议文件、资料等费用。

（3）食宿费用：包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用（此项一般为与会者自费，但往往需要会务组统筹安排）。

（4）交通运输费用：包括会议期间多次接、送与会代表所使用的租车费、燃油费、停车费、过桥费、司机劳务费等多项费用。

（5）宣传联络费用：用于会议宣传、新闻发布、联络通信等方面的费用。

（6）其他杂费：诸如安排会议合照、会间活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买礼品赠品、租（或买）会场布置用品等所需的一切费用。

（二）会议成本的计算方法

会议的成本可分为直接会议成本、时间成本、效率损失成本等三种。其具体的内容及计算方法分别如下。

1．直接会议成本的计算

直接会议成本＝场地租金＋设备租金＋交通费用＋餐饮费用＋住宿费用＋文件资料费用＋其他会议用品费用

2．会议的时间成本的估算

时间成本＝与会者人数×（与会者的准备时间＋与会者的交通时间＋会议秘书工作时间＋会议服务人员工作时间）

要把时间成本换算成金钱成本，其方法是：

金钱成本＝开会的时间成本（按小时算）×与会人员平均每小时的薪水

3．效率损失成本

会议期间，参会人员必须短期离开自己的工作岗位（尤其是某些重要的部门和领导岗位），这就极有可能造成该公司或部门整体管理效率的下降。如不能及时接听客户的来电而错失商机，又如没能及时做出决策以解决所辖部门出现的紧急情况等。这种由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本比较难于计算，在会议的经费预算中，这部分通常不在预算之列。

作为会议的组织者，必须在会前对会议成本进行细致的预算，在会中对会议成本进行有效的管理，在会后抓紧进行会议费用的结算，这样才能尽量控制并降低会议成本，减少会议的浪费，以此取得较好的会议产业经济效益。

（1）会议主办单位或主管领导部门拨发的会议专款：这是会议经费的重要来源之一。惯例的做法是举办会议的专款要专批，同时要求专款专用，不得留用或挪用做其他用途。

（2）与会者提交的会务费：这也是会议经费比较主要的来源之一。通常，会议的组织者可按相关规定和比例收取与会人员的会务费，所收费用应在发送的会议通知里明确说明。同时，在与会者提交会务费后，要及时开出发票凭证，以便于与会者会后报销之用。

（3）商业赞助及捐赠：商业赞助的内容很广，金额也不限，如直接提供大会赞助费，又或者提供免费（或打折）使用的会议场所，提供免费（或打折）的食宿，提供会议所需器材和使用的设备，提供会议赠品、奖品等。商家的热情参与，能使会议节约不少花销，从而大大降低了会议的成本。因此，商业赞助及捐赠也是一笔不可小看的会议经费来源。

除了以上几个会议经费的主要来源外，还有一些会议经费来源，如联合主办单位的交费、会议陪同人员的交费、会议活动的收费、某些有偿服务的收费等。

（1）遵守制度，严格手续。这是会议财务管理最基本的原则。会议经费要按照国家有关规定，收取会议费的数额要经过研究及有关负责人的批准，收费要开具正式发票，支出要有正式收据，发放补贴、支取现金要填写现金领取单。此外，对购买物品的数量、金额要认真审核，避免款物不符。

（2）量入为出，收支平衡。会议经费的收入来源通常有上级拨款、本部门专项经费、企事业单位赞助，以及收取会议费等。要根据收入与各项活动支出做好预算，并严格按预算支出费用，做到收支平衡，避免入不敷出，或者当用不用，结余太多。

为了保证经费支出条理清楚，可建一临时性账目，待会议结束、结算清楚后，按有关财务管理的规定报账。

（3）精打细算，厉行节约。会议申报经费时，要根据会议的内容、规格、会期、范围等，对所有收入与支出逐项精心核算。

·训练目标

能够比较全面准确地预算会议经费。

·知识要求

（1）熟悉会议经费预算的内容和计算方法。

（2）熟悉相关的财务管理制度。

·训练要求

（1）概括叙述完成这项任务的步骤。

（2）以表格形式制作会议经费预算表。

·任务描述

顺翔旅游有限公司召开10年度总结暨表彰大会，时间为2011年1月5日至7日，5日为各部门负责人及员工代表会议，预计38人，在公司会议室进行；6日、7日为全体员工会议，会上有应邀嘉宾5人，共计168人参会，7日中午聚餐，下午娱乐活动，地点××酒店。

请你根据会议要求和实际情况，预算会议经费。

·操作提示

（1）分组讨论，1课时，课外进行。

（2）在机房独立完成预算表的制作。

（3）教师在机房巡回检查，挑选1～2份好的成果展示。