邮件处理中心安全生产排查报告

时间：2022-07-04 百科知识版权反馈

【摘要】：刚开始负责IQC部门管理时，我发现进口零件较多，大部分原材料质量问题都与国外供应商有关。在此之前，IQC在检验过程中发现的质量问题，主要以邮件形式进行通知，内容极其不规范。在本案例中，因为IQC部门所发出的报告，都是通知公司内部人员进行处理，所以落

刚开始负责IQC部门管理时，我发现进口零件较多，大部分原材料质量问题都与国外供应商有关。在此之前，IQC在检验过程中发现的质量问题，主要以邮件形式进行通知，内容极其不规范。此外，因为邮件和报告是用中文书写的，供应商质量管理工程师和制造工程师需要对问题再次进行确认、核实、翻译后才能与供应商进行问题沟通以确定处置方案。由于信息不完整，又因为13个小时时差的关系，在沟通确认过程中往往要花费大量的时间，同时检验员和工程师要做重复的报告。为了解决这个问题，提高沟通的效率，我决定起草邮件范本，对于单一不良现象和多种不良现象采用不同的邮件格式，同时邮件范本使用中英文两种语言，鼓励一线检验员用英文书写邮件和汇总报告。为了防止错误，只有下划线字体部分可以更改，其他内容不允许更改。下面就以我们在工作中的一个实际案例来解释相关的内容。

IQC物料检验邮件范本

Ⅰ多种不合格现象

Ⅱ单一不合格现象

Ⅲ英文范本

Ⅳ英文范本

标题是工作邮件的关键部分，它决定着收件人是否有必要打开邮件阅读正文，或者安排阅读的优先级别，决定事情处理的优先顺序。一个合格的邮件标题，收件者通过识别必要的、有用的信息，最终只需要和此事密切相关的两三个人打开邮件阅读其内容。其他的收件者、与此事不相关，或者与事件相关，但对他来说并不是紧急的、重要的事情，完全没有必要浪费宝贵的时间打开阅读，而应处理更重要的事情。通常，事情最终的解决只和关键的一两个人或者两三个人高度相关，其他的人都是“必要的、不必要的”信息提供者，“好奇心强的提问者、干扰者”，事情进展的被告知者。没有几个重大的事情，像总统选举一样，需要“全民表决”的，因此没有必要让所有的人，甚至大部分人打开邮件：处理事情就是你的工作职责，除非他已经超出你的职责和能力范围——这样的情况少之又少。

此外，如果标题命名得当，利用Outlook的搜索功能，在需要查找某些历史事件时，只需要输入关键词就能迅速从标题中找到相关的邮件，而不是在邮件正文中查找，花费太长的时间。

然而在工作中，人们并非如此。很多人根本没有这样的意识，邮件标题不清晰，甚至在不相关的邮件标题中回复另外的内容。大家不得不阅读每一封邮件，以免错过相关内容，甚至被指责。这无形地增加了工作量和工作负担。

Subject: Urgent! RTU Module VASTRUST(US) P/N 1072620 Plastic IQC Inspection report

标题规则：优先级别+项目或生产线名+产品名+供应商名+料号+产品类别+ IQC Inspection report

以IQC检验报告书写格式为例，此标题包含重要程度、项目或生产线名称、产品名称、供应商名称及料号等。

标题中的重要程度一般标志为紧急、重要或一般，以提醒收件者及相关负责人事情的严重程度和紧急程度，只有重大事情发生时，才加以标记，如生产线意外停线、承诺客户的订单无法生产和出货等。通常的情况下，此内容不用填写。每一位工程师、经理、采购、项目管理者、生产线所关心和负责的项目和职责不同，事情在每个人已经制定的工作计划中优先程度不同，当邮件主题列出关键要素时，阅读者通过标题就可以判断是否有必要立即阅读和处理这件事情。比如，如果我是负责光纤产品的，铜生产线的产品就不需要发送给我；我是负责UTV项目的，那么LTZ产品的邮件就不需要打开；即使我是负责VASTRUST（US）供应商产品的，但是塑料产品或料号1072620不归我负责，完全可以不查看相关内容。然而在工作过程中，每天收到大量的邮件，相关和不相关的收件人的数量也相当庞大，如果每个人都要打开不必要的邮件进行阅读，对于时间和资源的浪费也是非常可观的，值得注意和警醒。

邮件发送给哪些人，根据职责、事情的相关性、事情重要程度的不同，以及公司文化的差异会略有区别。基本的原则是，事情的直接负责人放在收件人一栏，发件人和事情负责人的直接主管、与事件相关的人员应放在抄送一栏。与发生事件无关的人员，如不相关的生产线人员、采购人员、质量、设备人员或者高层主管，不需要发送和抄送。没有必要在邮件中显示自己的“努力”和“功绩”。

正文内容是邮件的核心部分，要清晰、简洁地表达事情的全部。在描述一件事情时，尤其是与质量和技术相关时，应做到客观、详尽、清晰明了。能量化的内容尽可能地提供数据证明，带有感情色彩的词语如“很差”、“比较差”、“不好”或“很好”等词语最好不用。当然这仅限于问题和事情描述，其他类型的工作邮件不限于此。

此邮件案例中提供了料号、订单号、供应商、此批次数量、不良现象及需要处理完成的日期。为了给相关负责人提供准确的信息以便做出正确的判断，不良率的格式是，不良数/抽样数=%（不良率百分比）。其原因在于同样是50%的不良率，如果抽样数是2、20或者2000，事情的严重和紧急的程度会大相径庭。有些工程师或作业员没有养成精确地收集数据、使用数据的良好习惯，所以给出的数据往往不能对事情做出正确的评估和判断。同理，如果只给出不良率而没有抽样的样本数和总的批量数，哪怕是1%的不合格率，有时也不能及时做出正确的判断。

此外，详尽的数据还能为相关负责人提供必要的信息，以便安排工作的优先顺序。例如，一个工程师同时要处理两件事情，可以根据不合格率的情况以及是否有停线的危险，合理安排事情的优先级别。

通常情况下，邮件的文字表述已足以清晰地表达内容，但是在描述质量或技术问题时，均会附上相关图片加以说明。如果是实验室、IQC或I PQC等发出的邮件，需附上相关的检验报告及测试报告加以阐明。

我们经常遇到类似的情况，特别是和新的项目、新的团队、新的供应商打交道时：当事情发生后需要和当事人确认时，却怎么也找不到此人的电话等联系方式，甚至不知道此人是属于哪个部门，无法有效地进行预判和沟通。

邮件的落款部分通常要简要留下发件人的姓名、电话和职位，以便需要对此事确认的相关人员能够及时、有效地进行沟通。在本案例中，因为IQC部门所发出的报告，都是通知公司内部人员进行处理，所以落款只留下发件者的姓名和电话。

部门检验员都不约而同地选择了英文邮件范本，同时附上英文范本的检验报告（见下文事例V检验报告范本）。同样，检验报告范本中只有不良现象和相关数量是可以改动的，其他内容无需改动。虽然大部分基层员工甚至是所有的基层员工，并不能完全理解和使用英文，查询字典对不良现象的简单翻译、使用工程师已经统计的相关专业术语以及提供相关图片加强理解，参照检验报告英文范本，最基层的、一线的检验员的报告和邮件，完全可以直接转发给国外厂商，阅读者完全能理解报告中的内容。在规范部门报告的同时，也省去了工程师二次翻译及确认问题的工作量，提升了工作效率和沟通的效果。基层检验员也体验到了前所未有的成就感、自豪感：我也可以像工程师一样看懂英文，写英文的邮件和报告了。

V检验报告范本

4.P h o t o sA t t a c h e d /D e m o n s t r a t i o n：

*此报告范本随机选于IQC检验报告中的一份，有些内容翻译不是十分准确。

邮件的正文，根据其所表述的内容不同略有不同。关于质量、工程技术等问题的邮件应尽量简洁明了，尽可能地使用量化的数据、图表、图片表达相关内容。图形和图表所概述、表达的内容和效果远远超过文字描述。对于内容很长而又没有条理的邮件，工作中常常没有人会仔细阅读全部内容，或者将优先级别置于最后，给他人和自己都带来不必要的困扰和麻烦。对于商务邮件，在此不作评论。

下面的两封邮件，是供应商或其他部门发送于我，需要与国外工厂端或技术部门确认。原始邮件内容很长，事件背景看似十分复杂，阅读之后，将其转化为图表格式，内容十分简洁，一目了然。

邮件Ⅰ

From: ‘wang.lifeng@vastrust.com’Sent: Friday, September 11, 2009 14:52

To: ‘Joy.neplason@ fte.com’; ‘Erick.thmposen@fte.com’;‘david.thmobald@fte.com’

Cc: ‘Olga.rasool@Firtec.com’; ‘rizwanan.mendozu@ Firtec.com’; ‘letasu.matthew@ Firtec.com’; ‘henandez.lenota@vastrust.com’; ‘sinchair.matthew@vastrust.com’; ‘brett.ricks@vastrust.com’; ‘connor.barry@vastrust.com’;

Subject: Re: Supplier FTE project UGT plastic parts pending action

Joy, Erick,

FIRTEC reflected tow component issues and pending FTE action, it already impacted customer shipment order, please take it as top priority and speed up the action plan.

I set up a conference meeting tonight (Beijing time 21∶00) in separate mail to discuss it since FTE team were already aware of these issues.

Thanks