根据80/20原理和Stephen R.Covey时间管理理论，工作和生活中有很多事情可以被视为“琐事”，而且占有相当大的比例。最常见的就是相关记录和文件的签核。特别是当我负责两个部门时，需要签字的文件越来越多。更不可思议的是，我发现员工经常拿着报告、单据去找相关的部门负责人签字。有一次，我问道，“如果我今天出差不在公司，不能签字，会怎么样?”回答：“对于异常处理单，需要找代理人立即处理，否则会影响生产和物料的处理，对于其他的，可以明天再处理。”“把要做的事情整理一下，哪些是需要立刻签核的，哪些是当天需要处理的，哪些是可以一周处理一次的。”对于当天需要处理的，每天下午4∶00来处理，如果我不在位置上，我会安排工程师代理；对于每周需要处理的，星期五下午4∶00来处理；对于和生产相关、数量较多的单据如MRN（Material Rejection Notification）单据，需要采购、质量、ME（Manufacturing Engineer）、IQC、SQE和生产单位共同解决的，在每个星期四下午的MRB会议后，留出10分钟时间，专门处理MRN单据，以节省时间，提高效率。所以工作中的加班单、请假单、报废单、退货单、异常处理单、检验报告单、报销单、8D报告、设备维修单、培训考核记录单、标准样品确认单、仪器设备验收清单等，和各个相关部门都确定了统一处理的时间，需要紧急处理的事情，就会越来越少。
不同的工作性质和工作环境，重要与不重要的定义会有一定的差别，用最少的时间统一集中处理，对于各相关部门和个人都是有益的。我曾经遇到一个培训讲师，他每周处理一次邮件。有的总经理，也是一周处理一次信件和邮件，如果责任清晰、流程规范和授权，并不会影响正常的工作。
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