给参展商以参展时间指导

8.2.3　给参展商以参展时间指导

为了使展会招展效果最好，使参展商顺利参展，展会在对招展进度计划进行监控的同时，还要对已经报名参展的参展商进行参展时间指导，帮助他们进行参展时间管理。

从参展商报名参展开始，他们筹备参展的时间有时看起来可能很充足，但实际上是十分紧张的。为了参展，参展商要设计展位搭装、选择参展展品、挑选展台人员、安排展品运输，所有这些参展筹备工作不能拖延，越拖延以后的工作越被动。在展会上，经常看到参展商抱怨展会主办者给他们预留的时间不够，其实，“时间不够”有70％以上是参展商本身造成的。因此，为了展会整体展出顺利，办展单位还要帮助有需要的参展商进行参展时间管理。

除了参展商本身不可更改的日程安排以外，从展会主办者的角度，帮助参展商进行参展时间管理主要从以下几个方面入手：

1.在让参展商理解展会日程具有不可变更性的基础上，协助参展商制订筹展工作计划

展会的很多日程安排具有不可变更性，例如，展会的开幕日期、布展时间和撤展时间等，展会主办者要让参展商理解，他们只能按照这些既定的时间日程来安排自己的参展工作计划，不能寄希望于展会的“特别照顾”。展会要将上述不可变更的展会日程安排明确无误地告诉参展商，并对参展商安排参展计划提供咨询帮助，使他们合理安排参展计划，把握参展筹备时间。

2.将一些事务性的日程安排以表格的形式通知参展商，帮助参展商及时安排相关事宜

参展商参加一个展会有很多事务性的工作要与展会在时间上进行协调，展会可以将这些事务规定统一的日程安排，并以表格的形式通知参展商，使他们在规定的日期内完成有关工作。例如，将展览场地租用截止期、展会会刊登录申请截止期、额外用电申请截止期、用水申请截止期、展台设计报送审批截止期和有关参展人员证件申请截止期等分别制成相关表格，帮助参展商及早选择确定各有关事项的完成日期。由于多数展会奉行“先到先得”的原则，按申请先后顺序安排和分配有关事项，参展商为获得较好的安排，一般会配合展会日程安排的。

3.让参展商确定本次参展的具体负责人或联络人名单，使展会和参展商能保持及时的沟通

有些时候，展会的某些日程安排可能和一些参展商的工作日程相冲突，或者，参展商由于特殊的原因造成工作日期延误，不能按展会的时间规定完成有关事项。这时，展会必须与参展商及时沟通，了解原因，共同研究补救措施，促使参展商顺利参展。为此，展会能及时找到参展商负责本次参展的有关人员就十分重要，这是双方保持沟通畅通的良好手段。

展会的筹展工作是由一个个参展商的筹展工作所组成的，每一个参展商的筹展工作进度对展会的整体筹展进度都有影响。参展商筹展工作是否顺利直接影响到展会整体筹展是否顺利，展会帮助参展商进行参展时间管理实际上就是在帮助展会自己。所以，“你顺利，我快乐”。如果所有参展商都筹展顺利，都按展会既定日程安排进行，展会必将喜笑颜开。

【经典案例】

×××展会参展商时间指引

各位尊敬的参展商：

为协助您顺利参展，现将本展会的一些重要时间安排通知如下，请各位参展商了解有关时间计划，并与展会筹备相关部门联络以免错过时机：

展会的开幕时间：2009年11月8日9：30

展会布展时间：2009年11月4日至7日，每日8：00～21：00

展会撤展时间：2009年11月12日至13日，每日8：00～21：00

展览场地租用申请截止期：2009年10月1日

展会会刊登录申请截止期：2009年10月20日

展台额外用电申请截止期：2009年11月25日

展台用水申请截止期：2009年11月25日

展台设计报送审批截止期：2009年10月8日

有关参展人员证件申请截止期：2009年11月1日

……（以下略）

×××展会

2009年×月×日