接待工作概述

一、接待工作概述

（一）接待工作的含义

一个单位作为社会这个大网络中的网结，与外单位有着密切的交往与联系；单位内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过办公室这个枢纽部门，这就构成了办公室主管的接待工作。

接待工作是指单位在对内、对外的联络和交往中所进行的迎送招待、接待联系等服务性活动。例如，外单位来人联系公务、参观、访问，群众询问事务、反映问题，上级单位来人视察、检查工作，下属部门向领导请示、汇报、联系工作等等，都需要招待、接待。

接待工作是办公室主管的一项极其重要的工作内容。它开展得好坏直接关系着其他工作环节，甚至可以说接待工作能直接体现办公室主管工作的质量，代表着一个机关、企业甚至国家的形象。所以切实了解和掌握接待的类型、规格和具体事务等有着非常重要的意义。

（二）接待类型

1．视访接待

上级单位的各级领导干部，经常要深入基层、了解情况、检查工作、听取汇报，所以这方面的接待工作对于办公室主管来说越来越多。接待工作的好坏，对上级单位的视访工作能否达到预期的目的，影响很大。领导同志深入基层视访从时间、人数、任务等方面都存在不同的情况，接待工作应按照不同的情况做好妥善安排，保证领导同志的视访工作顺利进行。领导同志视访工作，有的时间比较短，来去只有几个小时；有时则需要进一步深入基层，少则几天，多则十天半个月；有的一人独行，或只带秘书；有的几人或十几人陪同；从视访的任务来看，有的是听取有关方面的工作汇报，检查有关资料和文字记载，召开一定规模的座谈会，了解实际情况；有的则需要广泛听取各方面的意见，深入群众之中，倾听群众的反映；有的是检查中央、省、市的大政方针的落实情况等等。因此，视访接待工作任务重、责任大、情况复杂，需要被检查的单位尽心尽力才能把工作做好。

2．上访接待

一般来说，党政机关的上访接待工作是属于履行公事。但是，履行这种公事，也不能抱着应付的态度。负责接待工作的人员是代表本单位领导出面接待的，一言一行、一举一动对领导本人的影响都很大，特别应该想到群众上访是不容易的，他们大多是来汇报工作，反映情况和意见的，因此内心希望受到上级部门领导的重视，提出的意见得到领导采纳，这就需要接待上访的同志热情、耐心、细致地听取他们的反映，尽量给他们以满意的答复，即使难以解决的问题或一时难以作出答复的问题，也必须诚恳地向他们说明原因，请他们谅解。当上访者告辞时，应热情相送，并欢迎他们以后再来上访。

3．工作接待

工作接待是指对前来商洽工作、处理公务的上级单位、兄弟单位或下级单位同志所做的接待工作。工作接待在接待工作中占有很大的比例，应注意三个方面的问题：首先，待人要热情，态度要诚恳，礼节要周到。其次，要认真负责，秉公办事，注重效果，主动问清客人的姓名、工作单位、职务和来访的目的，积极、主动地处理对方提出的问题和要求。最后，坚持请示汇报，不能擅自做主。

4．来宾接待

它又可分国内来宾接待和国外来宾接待（简称外宾接待）。在此，来宾接待专指国内来宾接待。

来宾接待是指对前来参观、学习、访问的兄弟单位来人的接待。一个单位，因为其所处的地理位置优越，自然环境优美或名胜古迹繁多；或因为经济繁荣，是政治中心；或因为在某项工作中创造了值得别人借鉴、学习的好经验等等，这些都会招来不少单位前来参观学习。这类客人多系兄弟单位或外地协作单位，一般由领导同志带队，需要安排参观座谈，而且通常情况下要留宿。

来宾接待工作一般时间只有几天，参观学习的人员多数都是组成参观团（组）的。有些团（组）人员很多，有几十人或上百人不等；而有的团（组）则人较少，只有几个人。参观团（组）的规格也不同，有些团（组）的带队人员职位和级别较高，团（组）的规格也就较高；有些团（组）的带队人员职位和级别较低，团（组）的规格也就较低。但是，无论是参观团（组）的人员多还是人员少、规格高还是规格低，都应该认真接待。对那些规格较高的参观团（组）的接待，在安排上要周密细致，不能疏忽大意，以免影响兄弟单位的感情；对那些规格比较低的参观团（组），也应该热情接待，切不可怠慢客人。

来宾接待是一项比较艰巨的工作，前来参观、学习的人员，他们在参观过程中，不仅要看，而且还要问。要保证接待工作的顺利进行，使来宾有所收获，作为负责接待的办公室主管，要十分清楚本单位各方面的情况，要对本单位的过去、现在和将来有比较系统、全面的了解，而且要对客人提出的各种问题及时、准确地加以解答，这就对负责接待工作的办公室主管提出了很高的要求。这里必须强调，不论是介绍情况，还是回答问题，都应抱着实事求是的态度，既不过分谦虚，也不信口开河，不负责任，而是如实地反映情况，回答问题，既介绍成功的经验，也反映存在的问题和不足，这样才能使客人全面、准确地了解情况，便于他们取长补短，在借鉴和学习外地经验时少走弯路。同时，负责接待工作的同志应该认识到：前来参观、学习的同志，在他们的实际工作中，也有许多成功的、值得自己学习的东西。这就要求负责接待的办公室主管谦虚谨慎，戒骄戒躁，克服自以为是的缺点，虚心听取别人的意见，也许别人的成功正是自己失败的地方，这样就能从别人那里学到自己所需要的东西，进而改进工作方法，使各方面的工作迈上一个新的台阶。

来宾接待应注意几个问题：接待外地同志来访，要注意讲普通话；主动询问客人的生活情况，帮助安排好住宿、用餐；主动了解客人的风俗习惯，特别是老干部、少数民族的同志要安排妥当，使他们消除那种“在家千日好，出外半朝难”的感觉。

（三）接待工作的原则和要求

办公室主管接待工作的原则和要求是：

（1）无论来宾年龄大小、身份地位如何都应持热情欢迎态度，礼貌接待。

（2）接待中的迎、送、会见、陪同、住宿、宴请等项工作，都要体现礼仪对等原则，简朴大方，不铺张浪费，并注意尊重来宾的民族风俗和习惯。

（3）在政策允许和条件允许的范围内，尽可能满足来宾的要求。

（4）严格保守党和国家机密，对党政机关的机密事项必须做到守口如瓶。

（5）在外宾接待工作中，坚决维护国家的主权和利益，维护民族尊严，严格按照党的方针政策和有关规定、法令办事，不做有损国格、人格的事。同时，注意平等相待，尊重外宾的风俗习惯，做到举止端庄大方、不卑不亢，讲究文明礼貌。

（6）对事先有约的来宾，办公室主管要详细拟定接待工作计划和接待程序以及有关活动。