领导随从工作的管理

第二节　领导随从工作的管理

领导在工作中经常会进行商务调查研究、出席会议、谈判和商务出访。一般来讲，办公室人员通常会随从领导出访。随从出访工作应做好三个方面的工作：

一、筹划阶段

当领导确定出访后，在出发前，办公室人员要在思想、组织、物质和资料等方面做好充分的筹划工作。

1．思想准备。要了解此次领导出访的意图、目的；邀请单位和对象；参加出访的有关人员；出访的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。

2．组织筹划。要根据领导指示拟制出访方案；联系有关部门以确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；若有需要，则组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习相关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。

3．资料收集。包括邀请单位的相关资料，如历史沿革、领导班子等；同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。

4．物质准备。经常需要携带办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、摄像机等常用设备。

二、出访阶段

1．组织安排。办公室人员要为领导商务出访中的察看商品生产现场、召开座谈会或个别访问等活动安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，办公室人员都要认真做好记录，以便事后分析、研究。同时办公室人员要将看到、听到的情况及时、准确地向领导汇报。

2．要及时与企业和相关单位取得联系。在领导出访期间，办公室人员要同企业和相关单位及时沟通信息。如将外出领导的活动安排及时告知对方，使对方单位领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解单位的重要安排，以及企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。

3．在出访过程中要处理好日常事务。办公室人员要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做好事半功倍，提高效率。还要尽可能保证领导的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入出访工作。

4．办公室人员在出访阶段中，如发现问题应主动向领导汇报并提出处理建议。在整个跟随领导外出活动期间，办公室人员要时刻注意维护领导的威信，执行政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导、也为办公室人员自身树立良好的形象。

三、总结阶段

1．办公室人员要做好出访活动的善后工作，首先是做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。

2．整理调查资料。出访结束后，要把出访中发现的问题整理归纳梳理，提出改进工作、解决问题的建议。

3．抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，办公室人员要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。

4．妥善协助领导将结算开支、报销差旅费、偿还预借款等工作尽快办结。

5．认真回顾总结。办公室人员工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对办公室人员自身的提高不失为一种有效的办法。

思考题

1．办公室主要应收集哪方面的信息？

2．办公室收集信息的渠道和方法有哪些？

3．收集信息的基本原则是什么？

4． 办公室人员如何整理信息？筛选信息的原则是什么？如何鉴别材料？审核的重点在哪里？

5．存储信息有哪些基本要求？

6．信息传递的方法和原则是什么？

7．信息反馈的方式有哪些？

8．办公室怎样做好信息管理工作？

9．如何做好随从领导的管理工作？