大型活动协调的对象与程序

第二节　大型活动协调的对象与程序

一、大型活动协调的对象

大型活动协调的对象分为客体对象和主体对象两种。客体对象包括人力、时间、资金、技术和活动场馆。与此相对应，主体对象包括，与人力资源相关的地方旅游局、旅游协会、旅游管理公司、旅游景区管理公司、学校、公关公司和广告公司等;与时间管理相关的日程安排软件公司、组委会及各专门委员会、活动参与者与参加者;与资金相关的投资商、赞助商和捐助者;与技术相关的的网络公司和计算机软硬件公司;与场馆相关的旅游景区、饭店、餐馆、餐饮供应商、会展公司和旅游局等。

有分工就需要协调，组织结构的实质就是分工与协调的总和。分工是为了提高效率，形成局部优化，协调的意义则在于使组织中全部活动和努力，在组织的投入和产出过程中，步调一致地达到整体目标，形成整体优化。协调一方面以科学的组织结构为基础，因为组织结构是组织目标、组织权力路线、职责关系、信息传递渠道的框架，而组织协调的综合成果正是由这些结合而成的。另一方面，协调又受组织行为活动过程的影响，领导的有效性、组织成员认同的一致性、良好的人际关系、高昂的士气等是组织协调的基本保证。从这个意义上讲，协调表现的是组织之间、部门之间的协调，实际上都是人际关系的协调。因此，组织协调不仅要注意硬件——结构上的协调，还要注意软件——人际关系的协调。

基于以上认识，组织经营管理首先应以结构、制度、程序作保证，力求形成人人有分工，事事有人管，职责职权既不重复又无缺口的分工协调局面。对此，我们可以采用以下超越部门分工的“中心”机制进行协调，即以“顾客为中心”协调、以“行政权力为中心”协调和以“特别任务机构为中心”协调。此外，我们还可以利用非正式群体的感情因素为组织的协调服务。

二、大型活动协调的过程

(一)准备阶段

任何协调活动都是围绕着共同的努力目标而进行的。在大型活动的准备阶段，协调的重点是确定活动目标，并根据活动目标选择活动的主题以及与该主题相适应的大型活动类型、观众类型、场馆与设备类型等。

根据活动目标，确定活动主题及相应的活动、观众、场地、设备类型之后，具体协调工作落实在协调活动的主体和客体对象上，即协调主办、承办和合作单位的关系，明确大型活动合作伙伴所承担的责任与义务，如提供何种场馆，承担多少组织费用，提供何种住宿和饮食服务，提供何种社交设施，如何组织当地志愿者，提供何种机场和火车站接送服务等。

为了顺利协调活动组织者与活动参加者之间的经济利益关系，在准备阶段还应制订财务政策，特别是规定大型活动特邀表演团体、代表团和观察员所应享受的待遇和接待规格，比如食宿、参加社交活动、观看演出等费用由谁承担。根据国际惯例:

1.大型活动特邀嘉宾应自理前往指定集合地点(国际机场或火车站)或由指定集合地点返回的交通费，包括签证费、机场费和保险费。

2.特邀嘉宾在大型活动举办期间应享受免费住宿。

3.特邀嘉宾应自备零用钱。

4.一般观众自理所有费用。

大型活动往往须要通过募集资金来补充经费，但募集资金作为大型活动重要的组成部分，其目的不仅仅是为了获得资金。如果单纯追求募集资金的数额，大型活动将失去其未来持续发展的吸引力基础——大型活动的公益性。因此，必须通过有效的协调手段，通过募集资金活动获得集资、宣传和增强持续发展能力等三种综合效益。

集资效益表现为有形的“现钱”(cold cash)收入，包括现金、支票、汇票、各种实物或服务赞助等。这些现钱一旦使用，将永远消失。宣传效益表现为无形的“暖晕”(warm fuzzies)现象，包括形象，信息，公共关系，公众教育，声誉的树立、传播与维持等。这种效益虽然是无形的，但却非常现实，有助于该组织或公司在今后更容易募集到资金。持续能力效益表现为持续的“热潮”(hot flashes)现象，包括富有经验的组织者、源源不断的新思路、稳定的志愿者来源、多渠道的赞助商来源以及由此产生的持续发展能力。这种效益厚积薄发，增强了活动承办组织或公司的持续发展能力。

大型活动成功与否的关键是什么?成功举办大型活动的创意可能无穷无尽，但归根结底必须满足一个条件，即“用某种东西换取赞助者手中的钞票”。那么大型活动用什么东西换取赞助者手中的钞票呢?通过帮助赞助商影响公众、树立形象、宣传产品和结识新顾客。大型活动本身存在的主要问题是难以盈利。大型活动的发起者、主办者和赞助者有的追求公众教育目标，有的追求形象塑造目标，有的追求市场促销目标，但几乎没有追求直接盈利目标。就大型活动组织本身而言，一般属于非盈利公益活动而不是盈利性商业活动。

大型活动组织者一般用募集资金的50%就可以组织一项成功的活动，但有时也会成倍地贴钱组织活动。根据某些大型活动特定的组织目的，即使略有盈余甚至没有盈余也会被认为是成功的。此类活动组织目的包括:吸引媒体或公众的注意，感谢捐助者、志愿者或员工，公众教育，寻求新的捐助者和志愿者，争取顾客和用户参加活动等。

根据国外大型活动的经验，每集资100美元，需要一个志愿者2个小时的工作时间。对志愿者的劳动没有统一付酬标准，在美国最低标准为每小时10美元，比较常见的是每小时25美元。每计划销售100张门票，需要10个志愿售票者。随着票价的升高，每个志愿售票者能够售出的门票数量会相应下降。如果采取有奖销售的办法，则奖励金额越高，每个志愿售票者能够售出的门票数量越大。门票销售最有效的途径是面向朋友销售，其次是在购物区、步行商业街和社区中心兜售。设立门票销售柜台或通过广告销售大型活动门票效果往往并不理想。

应该注意的是有些志愿售票者是自己花钱把票买下，而不是把票出售给观众。其结果可能是大型活动会场空位太多，从而使组织者尤其是特约表演者陷入尴尬境地。如果出现空场情况，必须采取应急补救措施。比如通过活动隔离墙或屏风缩小表演活动场地，封闭楼上观众席，甚至给老年人和学生免费赠票或让工作人员充数等。

(二)计划阶段

协调必须以科学的组织结构为基础，通过组织目标、组织权力路线、职责关系、信息传递渠道的框架等保证协调活动的有效性。大型活动筹备时间长，一般要提前一年进行准备，有些大型国际活动甚至须要提前两到三年开始准备。除了对组织内部进行协调外，还要对社会名人和志愿者等外部参与者进行广泛的协调。因此，在计划阶段，协调活动的重点是围绕着组织结构进行的，即设立大型活动的组织委员会及其专门委员会，根据各委员会的工作分工和职责关系进行综合协调。

1.组织委员会和专门委员会

组织委员会是大型活动的指挥和协调中心，其主要职责有:(1)制订并监督预算;进行总体协调;(2)组建、指导、协调专门委员会;(3)为本委员会成员、工作人员和其他专门委员会设计工作岗位与职责;(4)对活动进行评估，并写出最终报告。组织委员会主任是大型活动实际上的总指挥。

专门委员会是组委会的分支机构，代表组委会进行技术层面的组织和协调工作。每个专门委员会都必须有各自的预算，向组委会提交工作计划并取得组委会批准。各专门委员会都应当各负其责，但也应当为其他委员会提供建议。

2.志愿者和雇员

大型活动组织过程中的大量工作是由志愿者来完成的。志愿者为大型活动提供服务有两种组织形式:一种是集体志愿者，一种是个体志愿者。一些单位或机构志愿集体承担大型活动的部分组织工作，如广播电台志愿承担大型活动的宣传工作，剧院志愿承担演出安排，学校志愿安排学生充当剧院演出的领位员、门票销售人员、展品看护人员等。从有效协调的角度来看，集体志愿者是最理想的组织形式。个体志愿者是接待委员会根据大型活动的工作需要从社会上招募而来，主要从事嘉宾接待、秩序维持、场地保洁等非技术工作。

大型活动的管理和技术工作必须由付薪全职雇员来承担，以保证大型节庆活动的连贯性和专业性，这些人员包括负责日常管理的执行经理、秘书、专职舞台导演、剧务人员、灯光师和音响师等。

与志愿者进行工作安排协调时应注意:确保志愿者充分了解活动的性质和志愿者所承担的工作量。为每一位志愿者设立一个档案，注明其姓名、通讯地址、家庭电话、志愿工作的日期、感兴趣的工作以及工作时间段。为每一位志愿者提供一份工作任务书，包括工作描述、具体职责、上级主管、相关委员会、活动发言人等信息。同时，应确保志愿者熟悉各种咨询问题的答案、知道如何应对紧急情况、了解参与活动的知名人士和重要宾客。为此，各委员会负责人必须加强对志愿人员的事先控制，并有效调动其积极性。工作之前应召集简短的工作会议，向志愿者提供与其工作有关的帮助信息，明确工作可能延续的时间。如须变动工作时间，应首先征得志愿者本人同意。主动听取志愿者的工作建议。在工作过程中，监督、督促志愿者按工作计划完成各项工作，尊重志愿者的工作习惯和各种临时建议。为志愿者提供便于识别的服装或饰品，如工作服和标识饰物等。

3.大型活动的组织规则

由于大型活动的组织程序涉及方方面面，因此其组织规则应由各个委员会共同协商制订。首先，要由各个委员会共同制订统一的邀请与登记表，只有这样才能使接待规模与住宿、研讨会、各种活动场地以及交通等接待能力相一致。节庆活动组织规则应包括以下内容:(1)组织活动所需时间;(2)节庆活动的主题;(3)宾客停留时间、总人数、住宿类型(饭店、家庭等);(4)演出次数;(5)联络人的姓名、地址、电话号码、传真号码等;(6)剧院与活动场地示意图;(7)演出团体自理费用;(8)团体宾客参加或组织研讨会的限制与机会;(9)交通运输的特殊安排;(10)接待服务与特殊活动;(11)观察员的资格。登记表应包括以下项目栏:(1)公司名称;(2)联系电话;(3)联系人的职务;(4)来宾姓名;(5)性别;(6)年龄;(7)航班号;(8)航空公司名称;(9)特殊餐饮需要。

4.发布公告

首先要宣布和散发举办节庆活动的消息以及节庆活动的组织规则。其次，以组委会主任名义向演出团体和嘉宾寄发邀请函。邀请函可附以有关政府名义签发的额外邀请函。应在节庆活动开幕6个月以前，确认应邀参加的演出团体和嘉宾。在3个月前，应确定最终演出和研讨会日程表。如有变动，应将注明变更时间的日程表及时通告。

5.选择演出团体

选择演出团体的一般标准是:上乘的演出质量;表演剧目与表演场馆风格协调;具有较高的国际声誉;表演内容与活动主题保持一致。经选择确认的演出团体应提交以下相关信息:演出节目单;住宿预订及机场迎接确认;旅行细节(航班号，航空公司名称);登记注册时间及地点;有关机场费、货物和海关税费、残疾人设备和气候条件要求等信息;现行演出规定;签证(签证申请及支付签证费用属于申请人本人的责任)信息等。

6.制订技术要求

受大型活动时间跨度和场地空间跨度等种种限制，有些表演剧目须要进行必要的修改。为了避免对这些剧目进行过大的修改以至影响演出效果，有关专门委员会应尽可能提供表演艺术家或演出团体所需的各种演出设备，同时要求艺术家和演出团体向委员会说明自备演出设备情况，以便双方进行更好的协调。委员会应向表演者提供以下信息:剧院的类型;舞台限制(悬吊布景空间、舞台布景升降装置、舞台高度、剧院楼层平面图、视线等);布景搭建情况(如果由剧院而不是演出者负责);进场与退场时间;排练与演出时间;备选排练时间(如果遇有特殊情况);剧院及停车场交通指南;剧院名称、电话、联系人。需要剧院帮助搭建布景的艺术家或演出团体应事先向剧院说明布景搭建要求。剧目和场馆确定之后即可测定所需演出设备，除去表演者自备和剧院可提供的设备外，其他设备可通过借用和租用方式解决。如须购买设备，则应同时考虑这些设备未来维护和使用计划。

7.计划实施失败的常见原因

(1)缺乏启动资金。在收入尚未产生之前需要部分启动资金，许多组织没有前期启动资金的来源。如果使用经营资金，必将导致日常运营费用不足甚至拖欠付账等问题，最终将会影响整个活动的开展。有时，董事会成员不得不垫付个人资金或联名担保贷款。这种方式虽然具有风险，但往往是惟一的选择。

(2)赞助标准过低。大型活动组织者按一般承受能力设置赞助标准，导致对富有赞助商开出低于其支付能力的价格，从而减少了总体收入。结果可能导致募集资金活动收支相抵甚至出现亏空。

(3)谨慎的消费观。活动参加者在购买门票或拍卖品时，往往忽略其购买行为的公益性质或捐赠性质，对所购物品或服务价格高于价值这一现象难以理解。谨慎的消费观潜意识地抑制着人们购买门票或拍卖品的冲动，这是门票及其他销售收入过低的主要原因。

(4)应急计划不周。在制订大型活动计划时，一般会进行细致的调查研究和反复的论证。但必须事先考虑到处理意想不到的事件，除一般计划之外，还应制订周密的应急计划。比如，某活动组织机构为了选择最佳的开幕时间，对当地的气象历史资料进行了全面的调查研究，但根据历史统计数据所选择的最可能出现晴天的开幕日突降大雨，严重影响的开幕式的效果。在制订应急计划时，应多问几个“如果……，怎么办?”，并预先制订应急措施。除恶劣天气外，影响大型活动正常进行的其他常见意外情况还包括:门票销售量过少而导致冷场;研讨会主讲人或表演团体最后一刻不能到场;突发社会动荡;食物中毒;会场秩序失去控制等。

(三)接待阶段

1.现场登记

登记处设在活动中心场地，周围应布置横幅、彩旗、招贴画等。事先应对预计登记人数(含提前登记人数)、抵达时间、抵达方式、付费方式、付费项目、下榻饭店等进行预测，并制订工作预案。登记处工作人员应向登记者送发礼品袋，袋内应有以下物品:城市地图与指南，活动场地示意图，出席者名牌，欢迎信，笔记本和铅笔，当地的特别法律规定(如关于饮酒的限制等)，庆典与表演节目单，剧本梗概译文，餐厅信息，纪念品，特殊招待会的邀请函，优惠券，会员俱乐部活动时间，紧急情况求助电话，特邀嘉宾名单，当地表演团体地址与联系电话，预订与取票方式，登记参加研讨会的方式，当地交通信息，剧院化妆室使用时间安排，最终确定的日程表，关于核实日程临时变更的方式，VIP聚会场所。同时，登记处应附设信息咨询台，设专人值守。

2.交通协调

对于一个大型活动，众多参加者抵达或离去要延续多日，此时可能带来复杂的交通问题。有关委员会应组织一个相应规模的客车和货车车队及司机志愿者队伍，编制详细的住宿地至机场、接待处、排练与演出场地、研讨会场地、游览景区的交通日程表。在编制交通日程表时，应充分考虑团体运送远比个体运送耗费时间长这一因素。同时，应在机场设立活动接待处，并布置明显的活动标识物以便于活动参加者识别。

3.住宿协调

有关委员会须确定需要住宿的活动参加者人数以及住宿类型。饭店住宿花费较大，组织者应尽早确定所需饭店客房数及类型，饭店住宿费用的支付方式以及资金来源。在情况允许条件下，可以考虑利用私人住宅解决活动参加者的住宿问题。

4.办公场所协调

大型活动应在主要活动场所设立办公室，配置计算机、打印机、复印机、电话等设备，同时配备必要的翻译人员。

5.休息场所协调

大型活动主要演出场馆大厅应设立酒吧或冷饮柜台，为活动参加者提供饮料和小吃。也可以利用剧院的演员休息室为演员和国际贵宾提供聚会场所。

6.会员俱乐部协调

会员俱乐部可设在饭店会议厅或公共酒吧，全天候为活动参加者提供聚会、交流、舞会等社交机会。俱乐部除提供付费饮料、小吃和纪念品之外，还应配置舒适的躺椅和电话。

7.票务处协调

票务处一般设在剧院售票处，负责对公众售票。特邀嘉宾一般在登记时领取赠票，或直接凭名牌入场。

(四)活动阶段

1.官方接待协调

作为惯例，节庆开幕之前要举行隆重的欢迎招待会。这是一个问候老朋友，欢迎新朋友，并为整个活动期间进行相互联系创造条件的机会。招待会一般要提供食品和饮料，有时也组织几个精练的小节目。招待会要向与会者介绍活动组委会主任和其他重要成员、市长或政府要员和特邀外宾等。致辞和祝酒次数不宜过多。在活动结束时，一般还要举办答谢仪式或招待会。答谢会是向活动参与者致谢的场合，同时还要为提供资金和实物支持的公司颁发荣誉证书，为优秀艺术表演家颁奖。

2.展览协调

举办反映当地传统与文化的艺术展览是增加节庆活动的重要手段之一。而举办商贸展览会有利于参展公司展示、推介、销售其产品或服务。

3.娱乐节目协调

促进交流是组织节庆活动的重要目标之一。组织者应为活动参与者组织丰富多彩的娱乐和旅游观光活动。由于来访者大多希望给亲朋好友带回一些纪念品或礼品，所以为活动参加者做些娱乐旅游方面的安排，适当时间留出购物和参观博物馆的也很重要。

4.日程安排协调

演出与排练的日程安排必须事先与有关各方充分协商。对技术设备要求相近的演出应尽量安排在相邻时间段，从而减少对设备的更换，但演出节目的多样性和多变性也要同时考虑。排练需要充裕的时间保证，对于一个国际性表演团体至少需要不少于2个小时的排练时间。有时须要安排多个剧院，有的剧院用于演出，有的剧院用于排练。

5.安全保卫协调

在节庆期间，须要实施24小时保安措施。对于凭票入场的节庆活动场地，其出入口和重要位置须配备保安人员。对于免费场地，也须配备一定数量的现场管理人员与交通和停车场管理人员。如果参加活动者数量较大或同时进入和离开某一场地，则需要交警指挥交通和巡视停车场，以确保安全。化妆室或化妆区域应配专人负责管理，以保证演出服装和设备的安全。

(五)善后阶段

1.清洁卫生协调

清洁卫生工作必须贯穿节庆活动始终。节庆活动结束后，要保证活动场地恢复原样，不留痕迹。褪色的横幅和破烂不堪的招贴画等遗留物将会严重损害节庆的形象和活动目标。免费会餐是对保洁小组的重要激励方式。保洁委员会应确保:在活动场地适当地点和剧院出入口设置垃圾箱;重点保持餐饮区的清洁卫生;尽量避免在户外场地散发单页宣传品和折页广告;根据借用清单及时归还借用物品;妥善保存可再利用物品;妥善处理废旧物品或将其交付有关单位或公司处理。

2.善后协调

对一般活动参与者表示感谢，可赠送反映节庆活动主题或举办地点的纪念品。相关委员会在选择纪念品时应:确保纪念品的独特性;确保所有活动参与者(内外宾客)均获赠统一纪念品，外宾可获得额外的纪念品(如招贴画等);严格控制纪念品制作成本。

对志愿者、各委员会成员、赞助商、捐赠者和媒体记者等特殊参与者表示感谢可采取以下方式:组织答谢聚会，介绍典型事迹和展示相关图片;寄送感谢信;在报纸上刊登致谢广告等。

3.总结协调

节庆活动的评估依据包括活动参加者数量及构成统计、书面文件、口头调查、录象与图片资料、公众评价等。评估应反映:活动组织的成效与不足;公众对活动组织的满意程度;财务结果。评估结果应分发至各委员会成员和赞助商，并提出改进意见。节庆活动的总结报告应包括以下内容:有关活动计划程序的记录;有关组织活动的书面文件;活动的财务报告;评估与改进意见。该报告应呈交给有关批准机构和赞助商。