控制的含义及基本原理

第一节　控制的含义及基本原理

一、控制的含义及控制理论的发展

(一)控制的定义

控制就是不断地接受和交换组织内外的信息，按照既定的标准，监督和检查工作的执行情况，发现偏差，找出原因，采取措施，并根据外部环境和内部条件的变化，自觉地调整组织的活动，有效地运用组织的人力、物力、财力和信息等资源，使组织的活动能按照预定的计划执行，以达到预期的目标。

从以上对控制概念的解释，可以发现它包括以下几层意思:

(1)控制的实质是使工作能按计划进行，或只作适当的调整。如果背离计划或重新计划，无法达到原定的目标，就算是“失控”。

(2)控制是自觉进行的一种有意识的能动活动，要求控制者能根据环境的变化，有效地运用组织的资源来达到预定的目标，它与机械控制、生物性的本能控制是不同的。

(3)控制活动要不断接受来自各方面的信息，而且要能适应外部环境和内部条件的变化。

(4)控制是一种有目的、有标准作依据的管理活动。

(二)控制理论的发展

控制职能是各种管理学派所公认的必要的管理职能。1916年，科学管理的创始人之一法约尔在他的《工业管理与一般管理》一书中就把控制列为五大管理职能之一，他最早给控制下了定义。他认为在一个企业中，控制就是核实所发生的每一件事是否符合所规定的计划、所发布的指标以及所确定的原则。其目的就是要指出计划实施过程中的缺点和错误，以便加以纠正和防止重犯。控制在每件事、每个人、每个行动上都起作用。控制职能随着科学技术的进步和管理科学的发展具有了更为丰富的内容。它的发展大体分为四个历史阶段:

在科学管理初期，一般把控制视为监督的同义词，认为控制就是监督，直至现在，有不少人仍用监督一词代替控制。这个时期的特点是把控制仅仅作为领导职能的继续，强调自上而下的消极惩罚性的监督，对人与事进行强制性的控制来达到既定的目标。

1930年前后，随着“人际关系学说”的出现和行为科学的形成，提出了不应当把人只看做“经济人”，而应视为“社会人”的理论，控制职能于是发生了较大变化，改变了它原有的出发点，即从单纯的惩罚性监督变为对人的“关心”，促使人们自觉地按照预定的计划和目标进行工作，并从过分严密的监督变为宽容的监督。

大约在20世纪40年代后期，系统论、控制论、信息论等学科的相继出现，使控制职能发生了显著变化。在管理上运用了这些学科的基本原理，从而把控制职能从过去以经验为基础转变到以科学理论为基础上来，并赋予控制以科学的方法。1948年，控制论的创始人之一诺伯特·维纳发表的《控制论》所提出的基本原理，对控制职能无论在理论上、方法上都产生了深远的影响。按照系统论、控制论和信息论的基本原理，管理的控制职能是:

(1)对组织的生产经营活动的控制，其本身是一个控制系统，而且是一个与周围环境密切联系的开放系统。这个系统通过接受外部环境变化的信息，经过自身的反馈机构，到达“中枢神经系统”，自觉地调节其本身的活动，减少系统的“无组织程度”，以适应环境的变化，达到既定的目的。

(2)这个系统不是重复接受同一信息，产生单一重复动作的机器，不是根据单独一次输入信息就采取行动(输出)，而是接受多方面不同信息，对所有输入信息进行综合分析研究，然后再做出“令人满意”的动作(输出)。

(3)这个系统所接受的信息，虽然各有不同，但大多数信息的出现带有一定的规律性或带有随机性质，即具有某种统计分布状态，有一定的统计规律性。

(4)所接受的信息具有一定的规律性或统计上的特性，因而可以从统计上预知未来，预测未来的变化。因此，控制职能就可以由被动变为主动，使控制更具有预防性，而不再是单纯的事后监督。

(5)根据信息发生的规律性或其统计分布状态，控制方法也就必须适应这方面的要求。这样的控制就不仅单纯按照积累的经验进行，而且可以具有科学的方法，如运用数理统计或其他数学方法等。

20世纪60年代以后，随着电子计算机在管理上的应用，控制职能又发展到一个更新的阶段。由于管理信息系统内信息量的大量增加，需要迅速及时整理、分析和运用，人力无法进行这方面的工作。电子计算机的出现和应用，从物质手段上解决了这一问题，把控制职能的实施建立在现代物质技术基础之上，从而较大地提高了控制系统的工作效率和工作质量。这个时期的主要特点表现在:

(1)大量信息的搜集、存储、分类、整理、鉴别、计算、分析等工作，从过去的手工劳动转变为电子计算机的操作，改变了控制职能实现的技术状况。

(2)建立管理信息系统(M IS)，使信息的处理、加工、传递、反馈系统化，用信息数据来代替或辅助人的直觉观察。

(3)提高控制的及时性、全面性、准确性、预防性和有效性，达到更高的科学水平。

(4)把计划、组织、领导和控制等职能，通过电子计算机的应用，更密切地结合起来，形成一个科学的管理体系。目前，控制职能已在生产、经营、科研、国防、教育等许多领域发挥着越来越重要的作用。

二、控制的必要性

如果计划制订得很完美、毫无缺点，如果组织结构也非常合理且效率高，如果管理者和员工们都能准确地完成完美的计划，那么就不需要控制了。当然，这种理想的状态是不可能成为现实的。现实中既无十全十美的计划，也很难做到行动毫无偏差。因此，控制对组织来说是完全必要的。具体来说，主要有以下几个方面:

(一)环境变化

计划是对未来行动的安排。任何计划都是在特定的时间和特定的环境下制订的。未来计划期内环境是否与当初制订计划时所预料的一样，直接影响到计划的合理性、可行性。环境总是运动和变化的。绝大部分组织是个开放系统，是受环境影响的。所以，当外部环境发生较大变化时，组织就应该适时地调整组织目标和计划，甚至调整组织结构，调整组织行为，以适应环境的变化。例如，当市场需求发生变化，或者新技术、新材料、新产品出现时，企业就要及时调整自己的产品结构和经营策略。

(二)管理权力分散

当一个组织发展到一定规模时，主管人员由于时间和精力及专业知识的限制，不可能全面、直接地指挥下属，必然要将手中部分管理业务委托给他人，并赋予一定的权力。任何组织的管理权都制度化或非制度化地分散在各个管理部门和管理层次上。为保证所授权力得到充分、正确的使用，每个层次的主管都必须定期或不定期地检查和考核直接下属的工作。组织的分权程度越高，控制就越有必要。如果没有这种检查、考核等控制措施，主管人员就无法知道下属的权力是否被滥用，无法知道下属的权力活动是否符合计划及组织目标。

(三)工作能力的差异

即使组织的计划很完善，组织环境在计划期内也相对稳定，组织活动仍需要进行必要的控制。这是因为不同的组织成员，其对计划的认识、理解能力和工作能力不同所造成的。组织目标和计划的实现要求每个成员、每个部门严格按计划协调地工作。然而组织成员是在不同时空上进行工作的，他们对组织计划(或任务)的认识和理解的程度可能不一致，工作的能力存在很大差异，他们工作的实际结果在数量和质量方面都有可能与组织计划不符。这种局部的或某一方面的误差，如果不进行及时的检查、纠正，势必会导致整个计划不能完整实现。因此，对组织成员的工作进行有效的控制是非常必要的。

控制贯穿于管理的各个方面和各个过程。控制与其他管理职能之间存在着密切的关系。决策、组织、领导职能是控制的基础，控制是在这三者的基础上对具体活动的实施进行检查和调整的，离开一定的决策、组织、领导，控制就无法正常进行。控制要以决策为依据，有计划、有组织地进行。同样，控制是决策、组织、领导有效进行的必要保证，离开了适当的控制，决策、组织、领导等管理职能都可能流于形式，得不到实效。

管理是通过他人完成任务的艺术。由于管理者要负最终责任，所以在需要通过他人完成组织任务时，就必须建立控制系统，以便使自己可以自始至终地掌握任务的进度和其他情况。否则，就会失控。为此，许多管理者认为授权是件非常困难的事。其主要原因是害怕下属出差错而要由自己来承担责任。因而许多管理者都尽可能自己去做，而不愿授权他人去操作。但是，如果形成一种有效的控制系统，这种不愿授权的事情就可大大改观。

控制职能无疑是十分重要的，但必须将其置于整个管理工作之中，不能过分强调它的独立作用。也就是说，控制本身不是目的，它仅仅是实现目标的手段之一。

三、控制的基本原理

就各种控制活动而言，它们有两个共同特征:一是被控制的对象必须有多种发展方向的可能性;二是实施控制者可以通过一定的手段在多种发展的可能性中进行选择。因此，控制的概念与事物发展的可能性有密切的关系，所有可能性构成的集合被称为被控制系统在某一时刻的可能性空间。

控制的目的就是要使可能性空间尽可能缩小。经过有效的控制后，可能性空间缩小的程度，可以用来衡量控制能力的大小。可能性空间缩小的幅度越大，说明控制能力越大;反之，则越小。所谓控制能力，也就是实施控制者经过努力，对可能性空间进行改变的能力。控制能力可用下式表示:

控制能力的大小在很大程度上要依靠信息。例如，当管理者将计划下达后，计划的执行情况表现为不确定性，即面临的可能性空间很大时，如果要想缩小可能性空间，提高控制能力，就应该深入细致地掌握计划的执行情况，减少在认识上的盲目性，而对计划的掌握则是以占有较多的信息为前提的。

人们获得信息的过程也是对认识对象加深了解的过程。某一具体信息的适用性以及包含的信息量，对不同主体而言是不尽相同的。例如，对于一个不了解市场需求的人来说，他所面临的可能性空间有扩大生产规模、保持现有生产规模和缩小生产规模三种;对于一个已掌握市场需求增长信息的人来说，他所面临的可能性空间就只有一种。所以，当市场需求增长的消息传开后，对前者来说是有用的。他所面临的三种可能性空间将缩小为一种，而对后者来说则没有任何意义，因为他所面对的可能性空间依然如故。所以我们说，信息与控制有很大的相似性，信息使认识主体在认识上的可能性空间发生变化，而控制则使客体在行为上的可能性空间发生变化。

信息只有通过在不同主体间的不断传递才能发挥作用，而传递过程中确保信息的不失真是非常重要的工作，要做到这一点就必须对传递过程进行控制，即信息传递离不开控制，控制也离不开信息的传递。作为一名管理者，要想进行有效的管理，就要对其所管理的人、财、物及外部环境进行充分的了解。因此，能否获得足够的信息，是进行有效控制的前提条件。就控制系统而言，为了对它进行必要的调节和纠正偏差，必须对控制对象进行有效的再控制，即不断由控制机构向控制对象发出控制信息，这样才能进行有效的控制。不断从控制对象获得有关控制效果的信息的过程，就是控制系统的信息反馈过程。信息反馈是保证系统达到预期目标的前提。在控制系统中，控制机构和控制对象之间的相互作用体现为控制与反馈的关系。当目标确定后，实施控制部分和被控制部分已没有明显区别，已处于同等地位，并通过相互协调以实现组织的目标。

控制系统通过信息反馈及时进行必要调节来保证系统的稳定性，所以反馈调节的速度必须快于控制对象的变化速度，否则，便会在调节中发生振荡现象。如果在控制系统中出现了反馈调节的速度慢于控制对象变化速度的现象，即时滞现象，则在反馈控制中，反馈调节就成为一种事后补救措施。前馈控制可以在一定程度上减少由于时滞作用而带来的损失。所谓前馈控制就是充分利用各方面的信息来预测由于外部干扰和输入变量之间的相互作用而对系统行为产生的影响，以及这种影响使系统在运作过程中可能产生的偏差，并据此对系统的输入量作相应的调整。前馈控制是在系统产生偏差之前进行，因此可以使系统更快地接近目标。要发挥好前馈控制的作用，就必须对系统的偏差及其产生的原因进行准确的预测。在实际工作中，为了更好地发挥控制的职能，一般可将前馈控制与反馈控制结合起来应用，即采用前馈-反馈控制系统。