职务设计与工作时间安排

第一节　职务设计与工作时间安排

在现实生活中，任何一个组织的运作，都是由大量具体的工作任务组成、由一个个员工负责执行和完成的，但这些工作任务并非杂乱无章地纠缠在一起，而是被精心地安排、落实到具有不同功能的部门和特定的工作岗位中。职务设计就是指依照组织中各项工作任务的内在联系和相应的技术要求，有意识地把某些工作任务组合起来构成一个完整的职务岗位，确定不同职务之间的协作关系，以保证组织更有效率地运作。

对职务岗位的设置应该从组织运作和今后发展的需要出发，进行职务分析，清楚地了解设置岗位的目的和工作职责、某个岗位给组织带来的效果和增值，积极主动地探索职务岗位的工作内容、职责和权限，不断地加以修改和完善。同时，根据职务岗位的特点与要求，为每个岗位选择与聘任有能力胜任的员工，安排好他们的工作时间衔接，是人力资源管理的基础性工作，在本节中我们介绍职务设计的几种基本方式和可供选择的时间安排方案。

一、职务设计的几种基本方式

组织中的工作任务是多种多样的，有些是经常重复并适合于标准化操作的常规性任务，有些则是变化较多、经常要面对新情况和新问题的非常规任务;有些任务需要多种技能才能完成，有些却只需要专而又专的单一技能;有些工作任务要求严格遵循固定程序，有些则给予执行人员选择工作方法的自主权。多种多样的任务依照不同的方式组合在各个工作岗位上，各司其职、各负其责才有了依据，我们在这里介绍职务设计的三种基本方式。

(一)工作专门化与岗位轮换

1.工作专门化的含义与作用。工作专门化是指按照劳动分工原则把工作任务细分，将任务组合设计得尽可能简单和高度专业化，以提高熟练程度和单位劳动时间里的产出效率。正如我们在前面曾提到过的，最为典型的情况便是生产流水线上的工作任务甚至可以被分解到只有几个标准动作的程度。在银行业务的流水作业中，有些岗位的任务甚至只是审核某一类票据上的某几个栏目。在现代化大规模生产的条件下，工作专门化在提高效率之外的另一个优点是便于检查考核和迅速发现问题、分清责任并及时纠正。因而，工作专门化目前仍然是被广泛运用的方式。

2.岗位轮换的内涵。高度简化重复而又不了解其终极意义的工作容易使人产生逆反心理，对工作的厌烦必然导致质量和效率都下降，弥补这种缺陷的一种方式是进行岗位轮换。岗位轮换是指有计划地安排员工定期或不定期地轮流在不同的职务岗位或不同地点工作，以使员工的工作活动多样化，保持新鲜感与好奇心来避免厌倦情绪。在不同等级层次之间的纵向轮换意味着职位的升降，又伴随着薪酬待遇的改变，要考虑众多因素，操作上比较复杂。作为一种职务设计方式的岗位轮换主要是指在同一管理层次上的横向调整与变化。

3.岗位轮换的作用。岗位轮换是开发和培养管理人才的重要手段，在直线职位与参谋职位间的轮换，以及在不同职能部门或不同产品部门间的轮换，为管理人员发挥和展示多方面的潜能创造了机会，使其有可能接受更富挑战性的工作，有更多的机会向经验丰富的员工学习，更全面地了解整个组织中错综复杂的活动是如何联系起来运作的，在实践中培养驾驭这些活动的技能，为其职务的升迁打好基础。海尔集团的人力资源管理在“人人是人才、赛马不相马”的思想指导下，建立了系列的赛马规则，包括三工转换，在位监控，届满轮流等制度⁽¹⁾。海尔内部人员的聘用采取竞争上岗的方式，空缺的职务都在公告栏统一公布，任何员工都可以参加应聘。集团还规定管理人员在一定岗位上任期期满后，由集团根据总体发展目标并结合个人能力特长和发展需要，调到其他岗位上任职。届满轮流制度为海尔集团培养了一批多面手，为集团发展积累了人才资源。

对于刚进入组织的新员工，岗位轮换是职业培训的有效手段。让新员工在见习期间，在多个不同岗位上各工作一段时间，尝试与各式各样的员工合作，在实践中观察、比较和选择最适合于自己发展的专业领域，是一种可供借鉴的做法，如医科、工科的学生在实习期间常作如此安排(参见图8-1)。

图8-1　岗位轮换⁽²⁾

岗位轮换拓宽了员工的工作范围，让他们有机会掌握更多的熟练技能，获得更多的感悟与体验，延伸了他们的人际交往半径，从而有助于加强组织的凝聚力。组织为员工提供较多变换工作岗位的机会将有助于培养具备多种技能、可较快适应不同工作岗位的员工队伍。当组织需要进行较大的变动与调整时，会更容易取得全体成员的支持与合作。

在我国的管理实践中，对一些拥有较大职权和控制关键职能的重要岗位实行任职人员的有计划轮换还是爱护干部、防止滥用职权、防范职务犯罪风险的重要手段。在20世纪末期的湛江走私案中，走私团伙用巨额贿赂从海关关长打开突破口，走私货物案值110多亿元，偷逃税款62亿元。随后的2000年4月，广东省对拱北、汕头、黄埔、江门4个直属海关的11名干部进行了岗位交流与调整。此外，对银行行长、基层营业处的会计主任、各地方法院的法官等职位实行的任职人员轮换大多取得了较好的效果。

4.岗位轮换可能出现的负面影响及对策。岗位轮换所受到的限制首先是培训费用的增加和短期内生产效率的下降，从而影响到整个组织的经济效益。此外，在没有征询员工个人意见或不考虑员工原有经验和技能专长的情况下进行岗位轮换也往往带来负面效应，尤其是较高管理职位拥有较大的决策权和承担较多职责，贸然换上缺乏相应经验的人可能会导致较大范围的混乱。因而，岗位轮换一定要有周密的计划并且控制其涉及的范围，盲目的“换你没商量”往往弊大于利。

(二)任务扩大化与职务丰富化

1.任务扩大化的含义与运用。任务扩大化是指在不变换工作岗位的前提下通过扩大工作范围来增加工作多样性，借助于任务种类和数量的增加克服职务专门化的弊端。在一个岗位上完成的工作内容有所变化，自然有助于减少简单重复循环的频率，减轻枯燥乏味造成的压力。比如邮政局将传统上按照特快专递、普通信函、挂号信、印刷品、汇款、包裹等邮件性质的差别分门别类设置服务窗口，每个窗口只负责一种业务，改为设置多个综合服务窗口，每个窗口都提供全方位服务，就具有更多的灵活性，不但各岗位间的工作量可灵活调节、均衡分担，而且顾客也更加方便。

如果增加的工作任务同样只是简单的机械重复，既不具有挑战性又没有什么意义，往往只会增加更多的厌烦，比如在流水线上由拧紧3个螺丝增加到拧紧6个螺丝就没有什么改善，甚至反而会降低效率和质量。此外，要注意增加的任务数量应保持在员工胜任愉快的限度之内，长期的超负荷工作使人疲惫不堪必然增加差错率。

2.职务丰富化的特征与应用。职务丰富化是指增加某个职务所承担工作任务的深度。也就是说，职务丰富化的设计为员工们提供的任务不仅仅是执行命令，而是包括了一定限度的计划安排和评价自身工作的内容。丰富化的职务可以是一项完整活动的全过程，而不只是一个个孤立的环节，这就要求员工们以更大的独立性和责任感去完成任务并进行自我评价以改进自己的工作成绩。图8-2的模型概括了职务丰富化所产生的5种主要职务特征及其对任职人员心理状况的影响和可能产生的结果⁽³⁾。从这个模型出发，可以从合并工作任务、设计完整而有意义的工作组合、建立起客户联系、扩展职务的决策执行和控制权限、打通绩效反馈渠道等方面进行职务丰富化的设计和改进。

职务丰富化不仅使工作更具有挑战性，而且有助于员工更直接地得到对自己工作成果的反馈意见。美国花旗银行把它原来分割得极细而又机械单一的工作按客户的类型重新组合成能够直接与顾客交流，按照客户要求提供服务的岗位，员工从头到尾负责一笔完整的业务，并有责任采取措施解决顾客所提出的问题。变革的结果使员工和客户的满意度都有所提高。试想一个公司的销售业务员要负责从寻找客户到签订合约、发送商品和收回货款的全部工作，与只负责其中一项工作并不断重复，你更愿意接受哪一种方式呢?什么样的设计安排能够让员工更有成就感、更有利于提高组织的经营业绩呢?

图8-2　职务丰富化的职务特征模型

需要注意的是，职务丰富化有助于调动员工的积极性、减少工作失误和消极怠工，但对生产率的升降却并不一定有立竿见影的作用，一般长期效果较好。

(三)集体工作小组

上述各种职务设计的共同之处在于它们都是建立在个体工作方式的基础之上，一个岗位只由一个员工来承担全部任务，组织成员之间单线联系，这不仅使职务丰富化在实践上遇到困难，也往往使管理者陷入大量的监督、考核、协调等日常事务中而无暇顾及更为重大的问题。

1.集体工作小组的特点。集体工作小组是一种有别于传统方式的新设计，其基本特点就是以两个人以上的集体工作为基础来分配和组合工作任务。小组成员如何分工及在需要时进行轮换都由小组自行决定。与临时性任务小组不同的是，它以组织结构中基层单元的正式形态而存在，有很高的稳定性。具体的工作任务可以根据需要进行调整，小组的组合搭配却是固定的。制造企业中依工种分类的基层班组或者包含多个工种的设备维修小组、学校里的教研室、科研机构的实验室等都是这种有明确目标的协作集体。

依照工作任务的复杂性和自治程度的差异，集体工作小组可分为一般性小组或自我管理小组两种类型。前者如医院里的药房、注射室的护士小组、工厂的保卫组等，工作较单纯，小组成员可相互顶岗;后者拥有更大的自主权，当小组的任务目标确定之后，组内的分工协作、时间安排、工作质量检查、绩效考核评价等均可自主决定，甚至可以自行挑选小组成员并在组内分配报酬。对于那些任务较复杂，需要多种技能配合，而又难以精确划分界限的工作，自我管理工作小组是一种适用的选择，实践证明其对降低成本、提高效率有比较明显的作用。⁽⁴⁾在我国的实践中，生产班组或企业中的各种集体承包责任制便是类似的尝试。

2.集体工作小组取得优秀业绩的必要条件。集体工作小组为员工提供了一个工作联系密切的交往环境，有助于满足归属的需要，但却并非所有的小组都是高效率的。当小组内部缺乏相互信任和良好的沟通，又没有一个好领导时，其工作表现往往令人失望。首先，一个集体工作小组要取得优秀的业绩和高效率，需要有清晰的目标，小组成员不但清楚地了解自己要做什么，自己的工作对完成小组任务有何贡献，而且深信小组的任务目标是有意义的、有价值的。其次，小组成员的相互信任与友好合作是培养认同感和鼓励参与的基础。每个小组成员都了解其他成员的品德和能力，相信他们和自己一样努力能干，具有奉献精神，那么，在工作中发挥主动性和相互配合就不会有什么障碍。不善于合作的人往往会破坏小组的和谐气氛，而加强沟通、消除误解显然有助于增进友好合作。最后，一个热爱工作，善于与小组成员共享权力，能够有效地进行激励、提供指导的领导者是小组的灵魂。最后，建立一套简单明了的绩效评估系统，及时反馈关于小组总体绩效和成员个人绩效的信息是鼓励进取精神、不断提高绩效水平的重要力量。

集体工作小组为职务设计打开了新的思路，但需要注意的问题是，小组规模要恰当，人员庞杂会削弱小组的优势。此外，如果组织中的培训、奖励、晋升和解雇都以小组为单位进行，将会产生什么影响，还是有待深入研究的问题。

二、工作时间的安排

与职务设计相联系的另一个方面是工作时间的安排。由于工作任务的性质、工艺流程的要求、生产设备的特点、服务对象的差异、人力资源状况和外部环境变化等多种因素的影响，工作时间的安排也可以有多种多样的组合与选择，下面我们将分析不同的时间安排方式各自具有哪些优点与局限。

(一)固定工作时间(fixed work time)

固定工作时间是最为传统和简单的方式，每天按照固定的时间表上下班，工作7～8个小时。中华人民共和国成立以来，先后进行了三次大的工作时间和休假制度的调整。第一次是在1960年，在全国统一推行每天8小时工作制，改变以往各地8小时至10小时不一的工时制度;第二次是在1994年和1995年，对周工作时间进行了两次调整，先是将沿用已久的每周工作48小时改为44小时，紧接着又缩短为40小时，即现在执行的每周五天工作制;随后是对全国休假制度进行了改革。每天上午8:00～12:00、下午2:00～5:00按部就班地工作是最常见的组合。

这种节奏固定的循环往复给人以安定感，符合一般人的作息节律而易被大多数人接受并习惯。在我国的原有体制下，各单位自成体系，工作地点与住宅区相距不远，中午回家吃饭并午休天经地义，更加促进了此种时间安排的普遍化，但随着住宅的商品化推行，职工的住宿已经较为分散，如何更为科学地安排时间已经成为各类组织需要思考的问题。也有些企业，由于生产工艺不容许间断或提高设备利用率等原因，常有一日三班或二班的安排。

如果说，在原有的计划经济体制下全国一盘棋，时间安排对组织效率没有太大影响，因而也容易被忽略，那么在“时间就是金钱”的当今社会，生活节奏加快、重视服务质量、关心时间效益的趋势向传统的时间安排提出了挑战。有些银行、邮局等服务型企业已经取消了午休，商店延长了营业时间，有些银行、零售店、超市已经实施了365天营业的方案，某些火车站、港口附近的服务企业开展了24小时营业的试点。此外，市场经济的发展，居住地与工作地点的分离，电费分时段计价、实行错峰电价等都会对工作时间的安排提出新的要求，应引起管理人员的充分重视。在2003年3月召开的全国人民代表大会期间，就有人大代表提出了缩短午休时间、实施和推广政府机关“朝九晚五”工作制、方便人民群众和外地人员办事的提案。此外，IT技术的广泛运用也为某些企业的全天候运营提供了技术保证，如以国内电信运营商为主要客户的亚信公司在2003年春天SARS肆虐期间就借助于远程办公向客户承诺仍然保证提供7×24小时的支持服务。

(二)弹性工作时间(flexible work time)

弹性工作时间是一种具有较多的灵活性，只确定员工每周工作的总时数，允许其在限定的范围内有一定的自由去调整、改换其工作时间安排的设计方式(参见图8-3)。

图8-3　弹性工作时间的划分

如图8-3所示，在6:00～18:00长达12个小时的全部工作时间里，午餐前后的9:00～15:00是核心的共同工作时间，每位员工都必须到岗，通常也是业务比较繁忙的时段。而在早晚各有一段的弹性时间里，员工们可以根据自己的情况和偏好作出调整，有更集中的安排。比如要送孩子上学的职业妇女可能会选择8:00～16:00的时间工作，而晚上要去参加业余学习的年轻人或许更愿意在6:00～15:00的时间里工作。有些组织甚至允许员工累积其超额工作时数，以便在他需要的时候调换一整个工作日。在某些任务导向型的企业中，甚至不规定统一的上下班时间，由员工自己依据完成工作的进度决定工作时间的调整。

这种让员工在工作时间的安排上有更多自主权的制度会产生什么效果呢?从已经采用弹性工作制的公司实践来看，首先，明显减少了拖拉怠工现象，每个人都在努力尽快地完成自己的生产任务，设法保证在自己效率最高的时间段里工作，以便更自由地安排其余的时间。其次，这种设计使员工能更好地协调自己的工作、学习和生活节奏，有助于提高员工的满意度，减少缺勤率，从而提高整个组织的工作效率。

弹性工作时间最主要的缺点是增加了管理工作的难度。管理者需要仔细周密地安排好弹性时间里的人员组合，以便保证工作均衡进行，不致发生混乱。同时工作的计划和控制也面临更为复杂的情况和更多的问题，需谨慎地处理，对工作效果的考核需要增加新的指标，有可能会增加管理的成本费用。此外，弹性工作制适合于独立性较强的任务，那些与组织内外的其他人有很高关联度的工作不宜使用，如装配线上的操作工、办公室的接待人员和直接面向公众的服务岗位等。如果能够做到个人的工作时间是弹性的，而组织的整体工作却保持连续和均衡，无疑是一种更为理想的方式。

(三)工作日的调整

弹性工作时间着眼于调整一天中的工作时段，而工作日的调整则以一周的工作量为一个单元，延长每天的工作时间，将周工作日压缩到4天，称为4～10方案，即每周工作4天，每天工作10小时。

从理论上来说，这种安排的首要作用是减少人们往返于上下班途中的时间和精力消耗，有了更多集中的自由时间来处理个人或家庭事务，发展业余爱好，因而对招聘员工有更大的吸引力。工作日的减少也相应减少了调试、维护和保养设备的工作量，有助于提高单位时间里的生产量。但这种方案对员工的体力和耐力都有较高的要求，而且几乎很难消除在快下班之前出现的注意力不集中和情绪烦躁不安的现象。也就是说，10小时工作日的有效工作时间很难百分之百地保证。我国某城市的一家外商独资企业位于城市郊区的经济开发区内，在装配流水线上工作的20岁上下的青年人大多数与父母一起住在市区内，每天上下班途中平均要消耗4个小时左右。企业为此设计了每个工作日连续工作12小时，然后休息1个工作日再上班，每一条流水线有两个班次轮流工作的时间安排。

从实验的结果来看，这种方案在短期内受到了员工们的普遍欢迎，大家在上班时间里努力工作，很少有人缺勤或离职。然而往往在一年之后，开始有人抱怨长时间连续工作很疲劳，而且在一周之内，工作日与休息日两种完全不同的时间表使他们很难与家人协调好生活节奏，青年人的业余学习受到影响，那些承担较多家庭责任的职业妇女尤感困难。管理者们也发现，在安排和协调工作进度以及由于交货压力而需要加班加点时会遇到障碍。在一个长工作日中的作息时间实际上无法为员工提供挑选工作时间的自由，但这能够为那些希望做兼职工作的人提供可能与机会。此外，对于一个业务量不饱满的企业或者处于生产淡季时，压缩一周中的工作天数而提高一天中的产量，将有利于降低成本;对于有多家连锁店的服务性企业，也可将位于不同地点连锁店的营业时间错开安排，在增加总服务时间的同时节省劳动成本，提高利用效率。

三、灵活多样的工作方式选择

在变化迅速而又价值观多元化的现代社会，那种在固定的组织中拥有稳定职业岗位的传统工作方式遇到了挑战，人们开始尝试并逐步接受新的、更为灵活的多种工作方式。下面提供几种新的工作方式供职务设计时参考与选择。

(一)非全日制工作

非全日制工作的设计意味着让员工选择在一个工作日里只工作半天或者数个小时，于是一个工作岗位就会为两个或更多的人提供工作机会，这对于那些不适合全日制工作的人无疑具有极大的吸引力，比如身体不够强壮或年龄偏大或家务负担较重的人员，还有那些需要业余兼职挣钱的学生。从管理的角度来看，在劳动力供应短缺的环境中，此种设计无疑可为组织带来更多可供挑选的熟练人员。在劳动力过剩时，让更多的人分享一份工作与收入不仅有助于缓解失业压力而且使人们更加珍惜工作机会。从心理和生理方面来看，一天中只有几小时的工作时间更有利于人们自始至终保持精力充沛的状态。随着经济增长和家庭收入的增加，非全日制工作成为一部分人的主动选择。不过，这种设计只有在住房制度、退休养老保险、医疗保险等基本生活保障都已经彻底社会化、商业化的条件下才有较好的可操作性和实际意义。

(二)临时工作

临时工作是指组织为了某种需要而临时雇用员工完成特定任务的方式，双方没有长期固定的聘用关系，组织不承诺保证这些临时雇员长期就业的责任。在我国原有的计划经济体制中，组织雇用临时工主要是为了绕过上级部门所确定的编制指标限制。而在市场经济体制下，市场的波动和经营环境的变化使许多具有用工自主权的组织倾向于在保持一支稳定精干的员工队伍之外，通过雇用临时工既满足了在业务繁忙之时完成生产任务的需要，又避免了在经营出现低谷时需要裁员的麻烦。在一个非充分就业的环境中，组织招募临时人员没有什么困难，也不需太多代价，但却能明显提高对于外部环境的应变能力和组织的灵活性。

从员工个人角度考虑，一部分对个人自由和工作多样性要求强烈的人有可能主动选择这种有更多机会学习多种技能并尝试各种工作的就业方式;一部分还没能获得固定职位的人或需要在业余时间里打零工的人也会将其作为一个培养技能的过渡性选择。然而，对于大多数人来说，临时工作意味着缺乏保障和不稳定，而且在工资水平、养老与医疗保险等方面的福利一般也低于固定工的平均水平。即使是在全社会的保障体系比较健全和完整的发达国家，也有数百万临时工更愿意选择一份稳定的工作，只是难以获得理想的机会。

在复杂多变的现代社会里，有越来越多的组织尝试建立“双轨”就业体系——一个固定的核心员工队伍再配上一支可很快扩大或缩小的临时工备用队伍。如美国20世纪90年代的劳动力队伍中约有25%的临时工，其绝对量还在以每年20%的速度增加，其运用范围也从一些技能要求较低的清洁工、搬运工、建筑工、机械操作工等工作向电脑程序员、网络工程师、会计师、律师、营销人员等职业领域扩展。近年来，一些专门从事员工租赁的机构或人力资源公司获得了迅速发展，他们拥有庞大的人员信息库，向各种公司推荐和提供它们临时需要的各类专业人员。这些员工在不同的公司完成各种临时工作，如果工作出色可获得许多几乎连接起来的新机会。

在我国，大量进入城市的农民工或从边远落后地区进入经济较发达地区的民工构成了庞大的临时工队伍，城市职工队伍中的下岗分流人员也愿意承担临时性工作。各类组织在开发利用这部分人力资源时，需要对技能培训、工作质量保证体系和临时人员的责任感等问题有清醒的认识并采取有力的控制措施，否则也许会给组织带来一些意料之外的麻烦。

(三)远程家庭办公与错时上班

随着电子通信技术的发展和互联网的普及，利用计算机设备和个人电脑实现远程家庭办公已成为一种新的富有吸引力的工作方式，它在为组织节省了办公用房的同时也为员工减少了用于交通的时间耗费，为员工更好地协调好工作与家庭生活的关系提供了条件。然而组织的凝聚力、融洽的人际关系、员工们社会交往的需要会不会受到损害，员工们的提薪、晋职等是否会保持公平，组织的运作效率是否能持续提高这样一类问题，仍然需要在实践中寻找答案并给予妥善解决。

错时上下班成为许多城市推行的管理措施。这种方法的好处是可以改善交通管理，方便居民生活等。如杭州从2002年5月8日开始实行错时上下班，把原本全市统一的上班时间分成三种:杭州市、区直属机关、事业单位上午上班时间改为8时30分;服务行业调整为9时整;市、区中小学校春、冬季学生上午到校时间8时之前，下午放学时间5时之前，夏、秋季学生上午到校时间7时30分之前，下午放学时间5时30分之前。可以有效地使学校、企业错开上班时间，以减少车流量，缓解上下班高峰期的交通压力，并便于家长陪送年幼学生上学与放学。

总而言之，在一个科学技术飞速发展、社会生活多元化、经济活动全球化、学习培训终身化的时代里，工作时间的安排和就业方式正涌现出许多新的模式。如何选择与设计，需要从实际情况出发，权衡利弊、有所创新，既不拘泥于现有模式又能扬长补短，采取相应措施弥补不足之处。