人员控制系统的控制对象

12.4.2　有效控制的要求

要使控制工作发挥作用，取得预期的成效，设计控制系统与技术的系统专家在具体运用上述六条原理时，还要特别注意满足以下几个要求。

一、控制系统应切合主管人员的个别情况

控制系统和信息的作用是为了协助每个主管人员行使其控制职能的。如果所建立(或设计)的控制系统，不为主管人员所理解、信任和使用，那么它就没有多大用处。因此，建立控制系统必须符合每个主管人员的情况及其个性，使他们能够理解它，进而能信任它并自觉运用它。例如，不同的人提供的信息形式是不同的，统计师和会计师喜欢用复杂的表格形式;工程技术人员喜欢用数据或图表形式，甚至还有少数人，如数学家，则喜欢用数学模型;而对主管人员来说，由于知识水平所限，不可能样样精通。因此，提供信息时就要注意他们的个性特点，要提供那些能够为他们所能理解、所能接受的信息形式。

同时，控制技术也是如此，不同的主管人员适用不同的控制技术。因为即使是很聪明的主管人员，也可能由于系统专家的某些复杂技术而被“难倒”。为此，一些明智的专家是不愿向他人去炫耀自己是如何的内行，而宁愿设计一种使人们容易理解的方法，以使人们能够应用它。这样的专家愿意正视一点，即如果他们能从一个虽然粗糙，但却是合理的方法中得到80%的好处，那么总比虽然有一个更加完善但不起作用，因而一无所获的方法要好得多。

二、控制应确立客观标准

管理难免有许多主观因素在内，但是对于下属工作的评价，不应仅凭主观来决定。在需要凭主观来控制的那些地方，主管人员或下级的个性也许会影响对工作的准确判断。但是，如能定期地检查过去所拟订的标准和计量规范，并使之符合现时的要求，那么人们客观地去控制他们的实际执行情况也不会很难。因此，有效的控制要求有客观、准确、适当的标准。这个标准可以是定量的(例如每一个预防对象的费用或每日门诊病人数，或工作完成的日期)，也可以是定性的(例如一项专门性的训练计划，或者是旨在提高人员质量的专门培训计划)。关键在于，这个标准在每一种情况下都应该是可以测定和可以考核的。

三、控制应具有灵活性

即使在面临着计划发生了变动，出现了未预见到的情况或计划全盘错误的情况下，控制也应当能发挥它的作用。这就是说，在某种特殊情况下，一个复杂的管理计划可能失常。控制系统应当报告这种失常的情况，同时它还应当具有足够灵活性，以便在出现任何失常情况下，都能保持对运行过程的管理控制。换言之，如果要使控制工作在计划出现失常或预见不到的变动情况下保持有效性的话，所设计的控制系统就要有灵活性。这就要求在制订计划时，要考虑到各种可能的情况而拟订各种备选方案。一般说来，灵活的计划有利于灵活的控制。但要注意的是，这一要求仅仅是应用于计划失常的情况，而不适用于在正确计划指导下人们工作不当的情况。

四、控制应讲究经济效益

控制所支出的费用必须是合算的。这个要求是简单的，但做起来却常常很复杂。因为一个主管人员很难了解哪个控制系统是值得的，以及它所花费的费用是多少。由于控制系统效果的一个限定因素是相对的经济效益，因而自然就在很大程度上决定了主管人员只能在他认为是重要的方面选择一些关键问题来进行控制。因此可以断言，如果控制技术和方法能够以最小的费用或其他代价来探查和阐明偏离计划的实际原因或潜在原因，那么它就是有效的。

五、控制应有纠正措施

一个有效的控制系统，除了应能揭示出哪些环节出了差错，谁应当对此负责外，还应确保能采取适当的纠正措施，否则这个系统就名存实亡。只有通过适当的计划工作、组织工作、领导工作等方法，来纠正那些已显示出的或所发生的偏离计划的情况，才能证明该控制系统是正确的。

六、控制要具有全局观点

在组织结构中，各个部门及其成员都在为实现其个别的或局部的目标而活动着。许多主管人员在进行控制工作时，就往往从本部门的利益出发，只求能正确实现自己局部的目标而忽视了组织目标的实现，因为他们忘记了组织的总目标是要靠各部门及成员协调一致的活动才能实现的。因此，一个合格的主管人员要从整体利益出发来实施控制，使局部目标与组织目标协调一致。

七、控制应面向未来

一个真正有效的控制系统应该能预测未来，及时发现可能出现的偏差，预先采取措施，调整计划，而不是等出现了问题再去解决。