信息性会议

第四节　信息性会议

信息性会议是指以发布信息为目的的会议。这类会议通报性强，通常以新闻媒介为对象，没有约束力。

信息性会议包括有：记者招待会、新闻发布会、咨询会、报告会等。

1.记者招待会

记者招待会的主要目的是发布信息，把有关情况向传媒通报。只不过有时为了答谢和款待记者而召开，从这点上看，会议功能就有了进一步的拓展。

2.新闻发布会

新闻发布会是有关部门向新闻媒体通报有关情况的会议。新闻发布会是典型的信息性会议之一。它通过发布会的形式，集中而快捷地把有关情况向传媒传递。

即将推出的重大活动、重要举措，需要传媒配合宣传；发生重大事故、突发事件，需要传媒作准确报道，因此，新闻发布会就起到扩大宣传、以正视听、加强引导的作用。

新闻发布会具有明显的严肃性和权威性。近年来，许多地方都加强了新闻发布会的管理，制定了更为规范的规章制度，进一步凸显出了新闻发布会的严肃性和权威性。

3.新闻发布会与记者招待会的区别

新闻发布会和记者招待会都属于新闻发布一类的会议，在实践中，这两种会议用得最多，也最容易混淆它们之间的一些区别。现将二者的区别简述如下：

（1）邀请的对象

记者招待会，顾名思义就是邀请记者参加的会议，不是记者就不能参加。新闻发布会邀请的对象比记者招待会广，除记者外，还可以邀请特定的公众参加。比如，上海市人民政府曾经就发布进一步鼓励国内外投资开发浦东新区的政策举行新闻发布会，除邀请国内外各大媒体的记者参加外，还邀请了一些外国驻沪领事馆、跨国公司、外国金融机构、外省市驻沪办事处的代表参加。

（2）发布的形式

记者招待会一般都采取双向沟通的形式，即一方面会议主办方发布信息；另一方面允许记者当场提问，由主持人或会议主办方负责人答问。而新闻发布会形式则较为灵活，既可以像记者招待会那样进行双向沟通，也可以实行由会议主办方单向发布信息、不安排提问的沟通方式。

4.咨询会

咨询会是指为对某项决策、某个方案征求意见而召开的会议。如广东经济发展国际咨询会，这是广东省省长经济顾问咨询年会，每年举行一次。在内容上，将围绕广东经济发展中具有导向性、前瞻性的问题，分别确定每年的主题，请顾问就此提出报告并发表咨询意见，提出思路、意见和建议。会议还制定了《会议章程》。

这是较高规格的信息性会议。会议价值在于与会代表提供较高层次的信息，可供决策层参考。因此，会议组织者和参与者都会较为重视。

5.报告会

报告会是指以口头形式向听众告晓有关事项、传达有关信息的会议。这是领导机关和领导者宣传教育群众的传统方式。报告会具有传播信息、释疑解惑的作用，实践证明，报告会的此功效相当明显。

报告会常常因内容目的不同，叫法也不一样。总结部署工作的叫“工作报告会”，分析阐述形势的叫“形势报告会”或“时事报告会”，传播理论知识的叫“学术报告会”或“辅导报告会”等。

有的报告会的主讲人是机关单位的负责人，有的则是有关的专家。作为组织报告会，要讲究时机，选准主题。单位负责人主讲的，要充分准备讲稿；请专家学者主讲的，要说明报告对象，选好报告人。

主持报告会通常需要说明背景意义，引出话题；结束时总结强调，提出要求。外请专家的，则要介绍报告人的基本情况，以便调动听众的聆听兴趣；结束时要做些恰如其分的评价，提出期望。

（1）工作要点

①会议目标。确定好目标就是要解决为什么要举行报告会和举行什么报告会的问题。比如，为交流学术观点，增强学术气氛，应举行学术报告会；为正确把握形势，明确方向，振奋精神，应举行形势报告会。

②报告内容和报告人。报告内容和报告人两者关系密切。一般应先确定报告内容，然后根据内容再选择合适的报告人。内容要有新意，给人以启迪，或使人鼓舞振奋。报告人要选择在某一领域具有深厚造诣的专家学者，或亲自创造经验、发明技术、具有独到体会的人士。报告人口齿要清楚，能够胜任作大会报告。

③邀请报告人。报告人确定后要通过适当的渠道发出邀请。邀请时要将举办报告会议的目的、与会人员情况和会场设置告知报告人，以便报告人事先了解报告的要求和报告的对象，掌握好分寸。同时，报告人也可根据会场的设施条件，选择和准备最佳的报告形式和手段，如使用投影仪、电脑演示、现场回答提问等形式。

④会场布置。报告会一般布置成上下对应式座位格局，也可布置成半围式格局，总之要设主席台，主席台上放置讲台，突出报告人地位。时间较长的报告会，也可不设讲台，报告人坐着作报告。

主席台上方或背景处要悬挂会标。会场内要根据报告人的要求安装如扩音机、投影仪、计算机等必要设备。

⑤介绍报告人。会议开始后，主持人应对报告人作必要的介绍，并表示欢迎和感谢。

⑥回答提问。现场回答提问时，主持人要控制好局面。

⑦注意事项。采用录音记录的方式，或会后散发记录稿，要事先征得报告人的同意。

（2）礼仪要求

报告会是邀请领导干部、专家、学者或有关人员作专题报告的会议。其礼仪要求有以下几点：

①选准的报告人通常都是既有名望，又对报告内容有真知灼见的人。对于这样的人，我们应当尊重他、敬爱他。会前会后宜派专车迎送，还应有对等的组织人员陪同，要妥善安排其衣食住行。

②报告人作报告时，主持人要在场作陪，而且必须同所有与会者一起认真倾听，不能分心去看书刊杂志等，也不能显露出疲惫、焦灼等神情。

③报告会的参加人数不限，但不能太少，座位排列成“教室型”为宜。

④有的报告会，听报告的人可以递“条子”发问，由报告人作答，形成“对话”的形式。只要组织得好，口头提问也行，但提问者一定要注意礼貌。问题无妨尖锐，措辞却要委婉得当。