会议的功能与意义

四、会议的功能与意义

1.会议的功能

美国会议管理专家安托尼・杰伊（Antony Jay）在《如何召开会议》一书中描述了会议的6大功能。

（1）地位象征

许多人认为，参加会议越多，代表他的社会地位越高。因此，会议也成为一种地位象征和待遇象征。我们常常发现这样的情况：有的人之所以反对某会议决议方案，部分原因可能是方案本身有疏漏之处，但更重要的是没有请他参加该会议，感到自己的地位与尊严没有得到足够的重视。因此，是否参加会议，成为很多人对其地位的确认标准。

（2）科学决策

会议体现的是集体领导的决议功能。领导者对事关全局的、重大的、综合的事项，要确定办不办和怎样办的时候，召集有关人员开会研究讨论，充分就会议议题发表意见，分析得失，权衡利弊，找出解决问题或实施管理的最佳方案，最后进行决策实施。可见，会议提供了解决问题的方式。

现代决策越来越依赖于集体的智慧，即使在实行领导负责制的企业，领导个人的决策也越来越多地由各种“智囊机构”和“智囊团”先行酝酿、筹划、论证，然后再由领导个人决断。决策的依据很多，但主要是通过会议，如调查会、汇报会、研讨会、咨询会、论证会、听证会、决策会等，收集信息、发现问题、分析原因、确定目标、制订方案、征询意见等，最终作出决策。可以这么说，社会生产的每一步发展，社会文明的每一个进步，都离不开科学的决策，而科学的决策必须依靠围绕决策展开的各种会议活动方能实现。

通过会议的科学决策，便可以产生解决问题或展开行动的方案。

会议为与会者共享知识和经验提供了场所。全体与会者聚在一起对某个议题进行商讨可以比单一个体或独立工作的个体提出更好的想法、计划和作出更好的决策。当用多数人的经验、知识、判断和想像一起来解决问题时，可以更有效地改进计划和决策。最初的想法，经过大家的讨论，可能被测试、扩充、提炼并成型，进而能满足更多的需求，说服更多的反对者。

（3）发扬民主

会议作为一种形式或者说是载体，在现代民主（包括政治民主、社会民主和管理民主等多方面）进程中发挥着巨大的作用：

①起着上下沟通的作用。比如近年来在我国出现的各种听证会，就是政府机关在决策前听取人民群众意见的重要渠道。

②确保现代民主制度中的集体领导原则得以实现。集体领导是现代社会的一种重要的领导体制和领导原则。在我国，党的各级委员会、企业的决策机构（董事会、董事局等）以及各种社会团体，都实行集体领导原则。会议活动通过集体讨论、投票表决，根据少数服从多数的民主原则作出决定。从这个意义上说，会议活动是保证集体领导原则得以实现的一个重要手段。

③使人民群众的民主权利成为现实。在我国，由于实行人民代表大会制度，人民群众能够通过自己选举的代表，以人民代表大会的形式参与国家的管理，从而享有高度的民主。

同时，通过会议，可以融合各种不同的见解，达到一致的思想，从而指导组织的各个部分，在核心思想指导下协调一致地行动，增强组织的协调性。

会议有助于每个人去理解自己所在群体的集体目标，去理解通过什么方式可使个人的工作能够有助于群体的成功，从而帮助群体找到实现目标的最佳途径。

“三个臭皮匠，胜过一个诸葛亮”，这句话一点不假。个人的想法往往有其片面性和局限性，一旦将想法各异的多数人集中起来，通过交流和沟通，解决问题的角度自然会呈现多元化。尤其是在现在各种专业分工精细的条件下，更迫切需要这种方式。会议中所提出的意见或建议，经集合、整理，即可形成较完善的方案，也许原来很难解决的困难，也将迎刃而解了。

（4）产生权威

通过会议形成的决议，要比单纯的行政命令更具权威性。因为，会议决议含有民主的成分、集体的智慧，反对会议决议，一定程度上就是和众人作对。

会议也使所有与会者为最终制订的决策和追求的目标而承担义务，即使是不同意见者，他们可能会遗憾于意见未能被采纳，但是，同样会接受结果。而且，正是由于群体的决策约束了集体中所有的成员，所以，会议所制定的决策往往比单一某位领导者作出的决策具有更高的权威性。

同时，会议也是实施行政领导和指挥的重要手段之一。无论是国际组织、跨国公司，还是一个国家的政府、政党和民间团体，每一级领导机关都要通过举行会议来传达决策意图、布置落实任务、统一思想认识、协调各种关系、督促检查工作、总结交流经验、表彰弘扬先进、批评鞭策后进，从而推动工作健康有序地向前发展。

（5）信息沟通

现代社会信息高度发达，人们召开会议或者参加会议，无论出于什么动机，也不管会议采取何种形式，其最基本的、也是共同的目的就是传递或者获取信息。由此可见，会议的基本作用就在于沟通信息，其他作用都基于此而发生。会议是一种群体性的社会活动，以会议的方式来沟通信息，具有面广、直接、灵活和高效的优点，不仅可以当面获得所需要的信息，而且还可以直接传递或反馈有关信息。

一些经过筛选的与会者在得到与会信息的同时有机会对一些疑点进行提问和评论。因为领导者正确的决策，对下级认真领会意图、落实会议精神有很大好处。而真正要做到这一点，这就要靠会议来传达精神，发布信息。

因此，通过会议，可以传达上级的意图，公布企业整体状况，了解下属工作情况，明了下属思想情绪状态，及沟通其他信息。

（6）联络感情

有些会议并无太多的日常管理实质内容，而纯粹是通过会议来调节与会者的情绪与心态，为某种特定的管理需求服务。例如，誓师大会、保险公司对推销员开的激励拼搏、振奋士气的早会、干部任命会议。

会议活动作为一种互动性的交往方式，在人们交流思想、互通情况的同时，还有助于感情上的沟通。因此，我们还可以将联络感情作为会议活动的主要目的，如举行联谊会、茶话会、团拜会、招待会等，对内增强组织的凝聚力，对外树立组织良好的公关形象。

尽管会议可以拥有上述六个功能，但并不能保证会议在任何情况下都能实现这些功能。任何一个会议都可能成为一种对时间的浪费、一种导火索或一种影响实现组织目标的障碍。因此，只有认识到会议的利弊得失才能成功地驾驭会议。

成功的会议所取得的成效除了指通过开会达到预期目的外，还表现为会议使所有与会成员得到了有益的促进和提高。因此，成功有效的会议还具有以下功能：

（1）增进计划性

会议从计划到结束有一个过程，为了能使会议顺利进行，必须一步步地推进计划。一次会议的顺利进行，本身就体现出一种计划性，这种计划性对于做任何业务工作都会产生积极的促进作用。

（2）增进创造力

会议中，通过与有不同想法和岗位的人的交流，为企业发展献计献策，在无形中可以增进每个人的创造能力。

（3）提高共同意识

任何一个企业，合作精神是必不可少的，企业的事靠大家做，个人的力量毕竟是有限的。因此，对于这样的理念意识，企业里每个人都必须达成最基本的共识。

（4）增进责任感

会议由计划到运作，需要高度的责任感。会议的成效之一就是，从最初的开始阶段，每一个环节都使人在无形中学到责任感。

（5）增进自我启发性

在开会时，可以听到许多不同意见和看法，能与多数人交流，正是难得的自我启发良机。这就要形成完全由自己主动去做事的意识，只要善于思考，任何事物都有可能成为自我启发的契机。

（6）增进人际关系

任何会议都需要与会人员与各种不同的人交换意见，沟通思想，将达成的决议付诸实行。在这一过程中，除了可以体会到良好关系的重要性之外，也增进了个人与他人的人际关系。

（7）增进协调性

在组织会议中，最重要的莫过于协调精神，和各种不同类型的人共同工作并非易事，彼此之间必须取得共识，才能互相配合，圆满完成工作。这种共识便是协调性。

（8）提高参与感

即使是一次很普通的会议，只要能发表意见与大家共同讨论、交流，便自然会对会议的结果产生高度的责任感。当员工意识到自己与公司的经营策略息息相关时，便会意识到自己为公司工作的意义。

（9）提高员工士气

企业召开会议的过程，能够增强工作人员的参与意识，经由他们完成各项工作而产生的满足感，对提高员工士气大有裨益。

（10）了解工作的甘苦

任何工作都有辛苦的一面，也有有趣味的一面，有苦也有乐。当领导交代的工作没有按时完成或者完成得不好，便是一种遗憾和不愉快的情形；而当工作圆满完成时，既可以得到领导肯定，又能带给自己以信心和新的热情。

（11）培养管理能力

企业的任何一个业务，一项筹划，几乎都是管理者制定，员工执行，很难让人对一个周期的管理工作产生直观、深刻的体验。在短时间内，唯有会议能让人产生类似的体验，并在体验的基础上培养人的领导能力。

（12）学习工作基本知识

通过开会，能够使员工形成从基本事项着手，再逐渐了解工作上的常识、做法等事项，由对业务知识的点滴积累逐渐上升到较高的境界。

（13）加强团队工作的能力

从团队工作的意义上理解，会议便是一项极有效的业务，与会人员不但可以从中学习知识，而且还可以从中领悟团队工作的精神，进而加强团队工作能力。

2.会议的意义

许多人出于自己与会的经历，认为开会实在是没有多大的意义，从而对会议持否定的态度，开会真的没有用吗？实际并非如此。

（1）会议显示组织的存在

会议是一个组织存在的表现。如果一个组织没有聚会，或者长时间没有聚会，或者只是非正式地聊天，则不但每个成员对它的向心力会减弱，而且团体本身也失去了表现自身存在的方式和亮相公众的机会。

没有不开会的组织或部门。一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织的存在价值。

（2）会议是群体沟通的方式

开会不是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通。但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

有些人认为，利用现代各种先进的通信电子设备，可以达到足不出户就能对各种作业项目遥控自如的目的，那种围坐在一起开会的情境可能会逐渐消失。

其实这只是一种幻想。因为在现实社会中，人与人面对面的会议既是信息的沟通，也是一种情感的交流，而团体中人与人的情感交流是人类群居本性的需要，是绝对少不了的。

从沟通的角度来看，会议作为群体沟通优于个体沟通的地方在于这种沟通是面对面的，能够直接获得及时反馈，而且是多方交叉进行，是一种比个体沟通更高效的沟通方式。

（3）会议是一个集思广益的渠道

会议是一个集合的载体。会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

在开会的过程中，如果能让与会者没有压力而畅所欲言，会议就会成为一个良好的集思广益的场所。这样就可以丰富、修正彼此的观点，最终得出更加合理的结论。

（4）会议能使人得到各方面的信息

会议能使人得到各方面的信息，了解一个组织的共同目标，了解其他成员的工作进度，能够协调彼此间的工作关系，以致相互配合，协商解决问题。