7.1.1 案例:使用ERP前后的对比
A公司是一家饮料公司，该公司制造并销售两种饮料:红茶与绿茶，长期以来，其产品受到了市场的欢迎。作为老牌的饮料公司，该公司并未采用ERP系统对公司的经营活动提供支持。
一天，A公司的销售员小李接到了一个来自忠实客户B学校的电话，B学校要求订购A公司1000箱红茶作为学校5月10日学生运动会的饮料，于是一场悲剧拉开了序幕……
由于小李是刚刚来到A公司的实习生，并不熟悉A公司产品的报价，于是他用了10分钟打电话给生产办公室了解了红茶的报价，然后用了10分钟打电话给仓库管理员询问是否有足够的库存以及时发货。仓库管理员根据两天前更新的库存信息以及一天前更新的订单信息估计可以及时发货。在20分钟的漫长等待后，已经等得不耐烦的B学校终于获得了小李的答复:可以按时发货。小李将订单输入电脑，并打印了提货单以交给库存部门提货，同时电脑自动生成了数据文件以供会计部门产生发票，数据文件保存在U盘里，由小李每隔两天汇总一次交给会计部门。
第二天，提货人员小陈拿着提货单到仓库提货，却发现，由于昨天另一位客户C的大额订单，红茶的库存已经不足(这一订单在A公司订货时已经存在，但未及时在仓库进行更新)，于是，小陈打电话与生产管理员联系，要求其加班生产以便及时发货，同时与小李联系要求其通知B学校可能延时发货。然而，由于小李业务繁忙，他忘记了与B学校进行沟通。
5月9日，B学校再次与小李联系，由于天气凉爽，B学校准备减少订货100箱。于是小李按照惯例向仓库管理员与会计部门进行了联系。然而由于更新不及时，当小李在第二天晚上将订货变更信息数据交给会计部门时，会计部门已经在当天上午将开好的发票邮寄给B学校了。
5月10日，虽然生产部门组织加班，但由于客户C的大额订单，直到10日下午，A公司才将饮料送达B学校，然而此时B学校的运动会已经结束了。与此同时，由于更新不及时，会计部门发出的错误发票也邮寄到了B学校校长的手中。B学校非常恼火，他声称由于A公司的低效率，以后B学校将不再向A公司订货。
与此同时，A公司的生产主管王经理也非常生气，由于无法从会计系统与销售系统获得销售数据，他不得不根据库存信息(尽管是不准确的、延时的库存信息)与经验制订生产计划。然而，由于近期的大额订单导致了库存的严重不足，这使他不得不组织加班，因而导致了生产成本的增加，这直接导致王经理失去了他的季度奖金。
会计部的吴主任也很郁闷，由于订货信息在中途不断改变，会计们不得不经常开出新的发票以代替原来的发票，同时由于无法与其他部门进行数据共享，会计部很难获得及时的数据更新以对产品成本进行估计，这使得部门的成本核算工作非常难以进行。
在一系列惨痛的教训之后，A公司决定引进ERP系统以优化经营流程。于是，他们购买了新的ERP软件并对公司各个部门的数据库进行了集成。这时，小李也完成了他的实习期，成为了A公司销售部门的一名正式员工。在接受了ERP软件的培训之后，他正式上岗了。
在B学校运动会的悲剧事件之后，A公司不愿坐视忠实客户的流失，对B学校展开了大量的公关与营销工作，在A公司营销部门的攻势下，B学校承诺给A公司一个机会。一个阳光灿烂的午后，B学校的电话又打到了小李的办公桌上……
由于气候的炎热，B学校超市的绿茶脱销，因而急需1500箱绿茶的进货，于是，B学校又一次联系A公司询问是否有货及其报价。
在输入了B学校的信息后，小李电脑的销售界面上出现了B学校及其订单相关的一系列信息，包括B学校的信用情况、产品生产成本、产品数量可以提供的折扣、目前的即时库存、生产计划记录等。于是，小李迅速给出了报价并承诺可以及时交货。
确认订单后，系统自动检查了A公司的库存，预期到存货不足，因而向生产办公室发出了增加计划产量的提醒。同时，系统给此次交易指定了一个凭证号，此号码将与库存、运输等环节相关联，最后生成唯一的账单号码。同时，订单信息被保存到中央数据库，可以被会计部门即时检索以保证账单与发票信息的实时更新与准确性。
生产主管王经理一点也不为这笔订单感到意外。通过从销售模块与会计模块获得的数据，生产办公室已经预测到了由于季节变化带来的产品需求增加。并根据销售预测制订了相应的生产计划与物料需求计划。在收到增加计划产量的提醒后，计算机内的MRP系统自动计算了增加的物料订货与生产日程安排。同时，生产计划的变动也同时向库存与会计提供了实时的数据更新。
几天后，提货员小陈从自己的电脑界面中获得了提货的通知，于是，他依据订单确认时的凭证号到仓库进行提货，及时将绿茶运送到了B学校的超市中。与此同时，库存与会计部门的存货记录同步得到了更新，会计部门根据实时的数据打印了账单与发票，寄送给B学校。由于及时收到了缺货的商品，B学校非常满意。
同时，会计部门的吴主任最近很愉快，由于ERP的使用，会计部门的数据库与其他部门的数据实现了及时准确的同步更新，这使会计们能够更快更准确地生成报表，同时，ERP支持的信用管理有效降低了公司的坏账率，会计部门通过共享生产部门与销售部门的数据，完成了准确的成本核算，这使得会计部门在公司员工大会上受到了总经理的高度赞扬。
分析
通过以上这个案例，我们可以发现，A公司未引进ERP系统时，其销售、生产、库存、会计等各职能部门之间的信息系统相互脱离，数据之间无法实现共享，而导致了其在为客户供货的整个流程中出现了诸多问题。
首先，信息沟通不畅，不能及时响应客户需求。在生成订单的过程中，由于各部门信息系统的独立性，销售部门的人员只能通过电话分别和生产部门、仓库管理部门联系，才能确定能否接受订单并按时定量为客户供货。
其次，信息更新不及时，不同步，职能部门之间缺乏交流，这有可能导致错误信息、信息延迟等问题。A公司在接受了订单之后，B客户又发生了需求变更，但是A公司职能部门之间的信息通过U盘进行传递，且对数据不进行实时处理而是定期才会更新，这使得更新之后的数据无法及时传达给生产部门和仓库管理部门，对会计部门也造成相应的麻烦，降低了整个公司的运作效率。
最后，生产计划的制定不能符合客户实时需求，成本费用计算不准确，从而很有可能导致公司物料、资金的浪费。生产计划的制定和成本核算必须依赖于库存信息、销售数据、在线生产信息等相关信息，但是由于各部门之间缺乏数据共享且更新不及时，这就极易导致生产计划和成本核算的不精确，从而产生浪费公司资源的现象。
由此可见，未引进ERP系统的公司，由于其内部职能部门信息系统的独立性，无法保证公司内部流程的顺畅，最终使公司运作效率低下，资源的不必要浪费以及客户满意度降低，甚至损失客户。而A公司引进ERP系统之后，这些情况得到改善，很好地满足了客户的需求，职能部门的工作也变得方便易行。那么，到底什么是ERP呢?ERP的功能和优势又有哪些呢?
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