教学和陈述

交互技能4：教学和陈述

2004年2月，英国学习和技巧委员会公布了对72000名公共和私人雇主的调查，结果显示其中22%的人缺乏演说技能，由此阻碍了行业的发展，削弱了生产力。从某种程度上说，这好像是英国的地方病，在过去的至少60年中，已经偶尔提出类似的可怕警告，英国的用人单位的劳动生产率落后于其他西方经济组织。因此，培训的需求很普遍，并且不断增加，因为几乎没有人在中年时还依赖他在年轻时学到的技能。事实上，将来几乎没有人能依赖于他在过去学到的技能。

人力资源管理的中心职能就是利用能用的所有的手段，特别是技术发展的支持使人们能够去学习，但是，我们集中于面对面教学和陈述的学习环境，很多人把教学想象成为懂的人教不懂的人的过程；但学习远远超过简单的教学。学习者必须自己去发现，这是他们能够学会的唯一途径，并且常常能通过和一个群组内的其他人的互动学习达成，这是群组的独特作用——帮助他们发展社会交往技能。

学习聚焦技能的目标是：

1．回顾学习的多种方法

2．描述学习者的不同类型

3．解释工作指导

4．解释陈述的特征

教一个人做事情和教他明白一些事情是不同的，智力上明白不同于理解和改变你影响其他人的能力。

学习方法

不同类型的学习要求老师有不同的教授方法。比较流行的分类是区分记忆、理解和做（MUD）之间的区别。这是Downs和Perry（1987）的研究结果，Downs和Perry的研究确定了学习障碍，特别是成年人的学习障碍，到20世纪80年代由人力服务委员会（Manpower Services Commission）在其他领域进一步推广。更细致的分类见CRAMP分类法（ITRU 1976），在Bloom（1956）早期分析的基础上由Belbins（Belbin和Belbin，1972）的研究进一步发展。这个体系把学习分成五种基本类型。

1．理解是知道某一个事情如何发生、为什么发生和什么时候发生，因此，当学习者明白而不是简单存储的时候学习才能发生。这方面的例子包括对德语文法的充分掌握、可以用词按照一定的顺序组成句子，以及对工作法律有充分的了解以决定解聘一些人是否不公平。

2．反射性学习要求有熟练的运动和知觉能力，潜心练习以及知道在做什么。这种方法的速度很重要，并且需要不断重复作业，以开发适当的同步性和协调一致性。许多显而易见的实例在大多数人事经理兴趣之外，例如体操、杂耍等，但是在大多数组织中也有许多例子，如叉车、现场焊接、检验和打字。最普遍的是键盘的使用。

3．态度的开发是让人们能够开发能力去改变态度，并且提高他们的社会技能。许多售后服务培训就是基于这个基础的。理论依据是处理顾客要求时人们相信自己有能力处理，没有不安全感，而且能发现他们是如何得出积极响应的。这些可以部分地通过“脚本”的过程得到，全部人员遵循一套公式。我们都知道打电话时能够在电话线的另一端得到反应，“早上好。Bloggs，Blenkinsop，Huggins和Scratchit。”Mandy说，“我能为你做些什么？”可以通过开发人们自己以及和其他人的关系这方面积极的态度克服，因此可以有效应付不同情景中的人，包括电话。

4．记忆训练是让受训者能够记住在多种既定的情景下如何处理问题。例如，药剂师就是死记硬背药方的，办公室秘书需要记住所有的发票给Brown先生而所有的支票交给Smith女士处理。任何一个在数字方面出色的人都要用若干时间学习乘法表。学习乘法表是一件令人厌烦的事情，但这是熟练使用数字的基础。警察在记住登记汽车的数量方面比我们绝大多数人做得更好，并且我们所有人都需要记住电话号码和个人身份证号码。记忆训练不同于理解，因为理解不是必要因素，记忆只要回忆，再回到前面提到的理解德语文法的理解上就很有必要。一个人通过死记硬背学习德语文法规则不能学会使用这些知识，因为还需要理解。而记住你自己的身份证号码根本不需要任何理解。

5．程序性的学习和记忆类似，不同的是反复联系不要求必须记住，只要确定和理解即可。程序性学习的例子是在圣诞节工厂放假，或是处理安全问题方面的操练。

大多数培训形式包括不止一种学习类型，所以汽车修理学徒需要了解汽车的工作原理并且进行实习，司机驾驶时需要锻炼手、脚和眼睛的协调一致并且在汽车熄火时知道操作程序。说得更清楚些，理解型学习最近似于这个方法，即把一门课作为一个整体讲授而不是分成一个个小块每一次讲一块。最典型的是使用讲稿和培训指南。现在在群体讨论的时候经常用态度转变的方法，但反射性学习在条块培训方法中运用效果最好，条块培训方法就是把一个任务分成一个个单独小的任务，在把它们作为完成的工作组合在一起之前每一个都能单独进行，就像乒乓球队员在比赛前分别练习发球、扣球、正手、反手和其他个人技术一样。尽管记忆训练更多地用在条块培训方法中，但整体或条块培训方法都可以采用记忆训练和程序性学习方法。

练习Ⅳ.1

1．回想你在过去几年中的学习，鉴别这个学习是否是理解、反射性学习、态度开发、记忆训练或程序性学习。

2．将下面的学习进行分类：

游泳　　　甄选面试　　　　计算常吃食物中的卡路里学习俄语

抚养子女　运营企业　　　　提高安全性为退休做准备

学习者的类型

按照已经掌握的知识、品质、原来的教育背景和年龄，学习者是不同的。CRAMP（理解、反射性学习、态度开发、记忆训练、程序性学习）的研究基础是成年人以及由人力资源管理发起的针对成年人的讲授，因此，我们需要了解学习者的不同之处。在早期Dreyfus等人（1986）研究的基础上，Robert Quinn（1988）做了很好的分析。在Quinn的管理技能研究中也有涉及（Quinn等人，1990）。他相信掌握一个行为包括长期的学习过程和同时开展的学习能力。推论是为其他人的学习提供便利会受到他们学习能力开发程度的影响。学习者的学习分为五个阶段：

1．初学者。初学者没有任何疑问地学习事实和行为规则，接受其他人已经做事情的方式。

2．高级初学者。高级初学者有一点进步，能够把体验的东西综合起来，因此开始放大和修饰基本事实和规则。当你开始在一个组织中工作的时候，文化规范显然和基本规则同样重要。你发现着装规则和工作关系的细微差别，通过轻度违反规则来扩大权限。

3．资历。认识到工作场所的多种信号，资历体现自信的进一步提高，并且减少了对专制规则的信任。试错、用新行为实验是更高级的学习。这种学习不是放弃规则，而是更加具有想象力，能够更适合每一个人的长处和爱好。

4．精通。精通是学习者越过分析开始运用直觉：

仔细考虑和理性分析消失了。下意识的、不固定的和不费力的成绩开始浮现，计划不是慎重作出的。你学会下意识地“读取”出现的情形。当旧的提示的重要性逐渐减弱时，你能注意到提示并且对新的提示作出反应。（Quinn等人，1990）

5.专家。专家是用来描述极少数人的术语，这些人很自然地就能产生很巧妙的成果，因为所有的学习已经混合在一起，用来开发其他人不知道的能力，这种能力建立在他们头脑中“多维领域的地图”上；专家能够毫不费力地解决组织中产生的矛盾。

实践之窗

David是培训课程的老师，学习这门课的学生非常复杂。新毕业的人绝大多数工作经验很少，但是有良好的开发学习技能。极少数人年纪稍微有点大，通常是孩子的妈妈，他们经验丰富但是学习技能已经“生锈”了。他发现在课程的一开始，成熟的学生倾向于主导讨论，经常与实际工作经验和工作情形联系起来，与此同时那些新毕业的人感到困惑并且被压制了。从开发学习中逐渐获得自信，几周后年轻学生在讨论中变得更加自信，成熟学生主导讨论的情形越来越少，因为他们开始对他们以前认为理所当然的 问题提出问。双方逐渐互相尊重，都从对方那里学到东西。David把新毕业的学生归类为初学者，他们将快速成为高级初学者。为了继续进步，成熟学生也回到初学者身份。

工作指导

学习者学习技能的第一步是了解任务以及需要做什么才能够产生满意的绩效。尽管作为培训收益还需要增加更多的信息，但这为以后开展行动提供了最初的框架和说明。从这一点看，教师的工作就是决定建立培训程序需要了解多少，如果后面的实践需要条块培训方法更是如此。受训者通常渴望避开琐碎的开头，一开始就亲身实践。

第二步是进行实践，为了促进学习，教师决定如何将任务分成单独的单位或子程序。打字员开始培训时，首先学习每一只手要掌握的子程序，然后再学习两只手配合的程序，但是钢琴家只练习一只手演奏的时间非常短。原因是打字员的两只手是相对独立的，左手总是打“a”右手总是打“p”，因此只需要双手动作顺序的协调一致。演奏钢琴是由双手完成的更复杂行为的综合，单独练习会削弱而不能强化后面的表演。打字学习的下一步是频繁出现的短单词顺序练习，诸如“and”、“or”、“the”、“ing”、“ion”。当打字变成机械的、可靠的行为时，这些练习共同作用，稳定地提高打字速度。业余打字员经常颠倒单词顺序或者敲错键盘，把“transpose”打成“trasnpose”，把“the”打成“hte”。训练有素的打字员几乎不可能出现这样的错误，因为训练期间的重复练习自动而且正确地形成了子程序。

第三步是反馈，学习者可以把他们自己的成绩和要求的标准进行比较，以找出取得的进步。好的反馈的特征是直接和准确。如果行动后立即得到反馈，是受训者将错误和引起错误的原因联系起来的最好机会，尽管延误反馈能够证明错误之处，但是关于过程的记忆就会消失。如果你学习开车，前期课程之一是学习变挡。如果你认为你明白老师讲的内容，你需要直接试一试，所以通过看自己是否有效应用会得到第一时间的反馈，然后从老师那里得到反馈，老师确认哪些是正确的动作，并且告诉你如何做得更好。如果你学习摄影，由于没有得到及时的反馈，当你最后收到照片的时候，你不得不回忆你摄影时的每一件事情。

反馈的第二个特性是有关结果和成绩的信息应尽可能地准确。驾驶老师可能会说“不错”，或者说“比上一次好，你找到要用的挡位，但还是有点慌乱，再试一次，放松。”第二句话是进步的陈述，它表述了对成绩的评价和下一步应该继续努力。

工作指导顺序

准备

指导者有两个系列目标：组织和行动。组织目标明确说明了学习者在培训结束时应该对组织作出的贡献，它很普遍但不是必需的。如果公司自己培训文字处理操作员和文字秘书，组织目标是教人们从手写副本或机器中转录来进行文字处理，而不是速记。这与教育目标不同，教育目标更关注受训者或者学生的需要而不是组织的需要，因此，秘书学校的辅导老师更喜欢围绕针对大多数职业的有用性来安排培训。指导者设计的组织目标可能包括也可能不包括教育特征。

行动目标明确指出当培训或培训阶段性结束的时候学习者应该会做什么。对文字处理操作员的组织目标仅仅是确保能够在合理的速度内精确打字的人员的持续供给。通过预先制定的每分钟打字数量的标准，行动目标的制定更加明确。

练习Ⅳ.2

思考在你的组织中对你和其他人包括学习在内的培训实践是如何做的。写出培训的组织目标和行动目标。

下一步指导者要决定用什么学习方法。我们已经知道工作指导的主要因素是理解、实践和反馈，因此，指导者决定最初阶段需要作出哪些说明，在培训的其他阶段还需要哪些其他的说明，以及适合的形式。话语可能足够了，但是可能也同样需要视听教学的例证和示范。对于一些技能，一些以计算机为基础的培训和互动录像能够提供受训者绩效的说明和反馈。

学习的两个问题是对子程序和必要的模拟操作作出决定，例如飞行员培训中飞行模拟器的操作。绝大多数反馈是指导者告诉学习者的，但有可能需要由电视录像或摄像提供更准确或速度很快的反馈。工作指导最常用的方法是轮换方法。Douglas Seymour（1966）对这个方法做了全面的解释。把任务分成一系列的子程序由学习者分别完成。学习者按照程序1、程序2然后程序1、程序1、程序2的顺序实践。

下一步实践程序3，然后是程序2、程序1、程序3和程序1、程序1、程序2、程序1、程序3，通过实践子程序增进能力并且和整个任务相联系，随着不同组成部分的数量不断增加，整个任务不断被实践。在同化之前，组成部分只能在短期内单独实践，所以没有断断续续完成的风险。

这种方法只适用于能够被细分的工作。在不能采取这种方法时，可以选择简化的方法。总体上能完成任务，但要简化到最简单的形式。逐渐增加练习的复杂性直至熟练完成。学习烹饪要从简单的食谱开始，并且逐渐发展到整套流程。

这里列出了一些记忆训练专门的方法，以及知觉技能的培训方式。在组织生活中，这两种能力越来越重要。

记忆最常见的方式是记忆术或押韵，用简明的公式提供更全面数据的线索。“激光”比“通过刺激放射线发射扩大发光体”简单易记。如果开始的字母不容易记住，可以用押韵代替记忆术。“ROYGBIV”让一代又一代的学童记住了“Richard Of York Gave Battle In Vain”，用这个方法回想光谱的顺序：赤、橙、黄、绿、青、蓝、紫。“Arthur Spits in Claude’s Milk”是相当不习惯的记忆方式，记忆节肢动物的五种类型：节肢动物、蜘蛛类、昆虫类、甲壳类、多足类。当你确定了其中一个时，不但记忆术和押韵本身能够回忆起来，而且随后可能回忆起要回想的内容。

练习Ⅳ.3

下面的词是什么意思：

DERV，DfES，DSS，RADAR，TINA LEA，UNESCO，FCIPD

为什么应该记住短语“Most Engineers Prefer Blondes”呢？

任务中使用的规则减少了记忆量。例如，许多原则告诉人们如何用一系列系统的规则。汽车驾驶员打电话申请汽车援救服务，面对的第一个问题可能是“你的汽油用完了吗？”回答“是”则确定问题所在，回答“不”，就接下来问第二个问题“汽车能发动吗？”所以来援救的工程师可能在来之前已经排除了一些问题。

演绎法是把信息归类的方法，如果有的不适合某一类，学习者用演绎法得出肯定属于另一类。在聚焦技能开始的案例中，办公室秘书记住所有的发票给Brown先生而所有的支票交给Smith女士处理。如果恰好有个Robinson女士负责回收销售调查反馈表、促销材料、纳税申报单、问卷调查表、工作申请等，秘书不用记住要把什么交给Robinson女士处理，但得记住：发票给Brown先生，支票给Smith女士处理，其他的给Robinson女士。在Belbin和Downs（1966）的研究中可以找到一些培训中使用演绎法的有趣的例子。

信息记忆中的累进方法是微不足道但是不容忽视的，不同于前面已经提到的学习者不断练习整个任务的轮换方法，每一个实践部分都加入了额外的成分。这是区别于渐进方法的地方，轮换方法中在组成一个整体之前的每一个练习是独立完成的。如果首先完成了最难的部分，接下来的练习比后面多得多，在这种情形下累进法特别有用。

开发知觉技能的方法是鉴别能力，鉴别能力要求学习者区分项目，这些项目在视觉或听觉上很相似，如果没有经过培训难以区分。首先受训者要比较明显不同的两个项目并且明确不同之处。接下来比较的不同之处越来越难以区分。提示能够提高鉴别能力，在尝试鉴别的早期通过箭头和彩色区域帮助学习者明确特别的特征。根据是用左手还是右手敲击或开始学习把彩色键盘分类。以后这些提示被逐步淘汰，直到学习者学会不用提示也能辨别的能力。

放大是开发辨别程序中的错误或机器中的小零件的能力的一种方式。培训开始放大观察的题材，然后缩小到正常水平。地毯检验员的培训首先展示不成簇的样品，这个样品是用比正常情况大得多的原料生产的。然后用放大镜检查标准材料，最后检验标准产品。关于放大方法的讨论见Holding（1965）。

在培训过程中，不同培训方法可以放在一起。它规划了指导者要做什么和受训者期望取得的进步。最重要的是调整步伐，在实践开始前已经理解了多少素材、学习者进入下一个部分需要练习的时间，以及教师检查的频率。每一个受训者都能够处理自己的速度，在实践开始前有不同的初始说明和示范标准。培训过程要求有充分的弹性适应学习者带来的培训要求的变化。

指导

指导者和受训者第一次见面时会相互评价。基本上是“开始了解对方”的过程，当两个人开始一起工作并且学习者在不熟悉的环境中感到不自信，完全依赖指导者时，相互交流很重要。指导者是对要学习的任务很熟练的一个人，并且热心地教其他人，这些是确立学习者信心的最基本的条件。学习者也会通过查找以前受训者的信息来增强自己成功的信心。

下一步是程序的说明。作为准备工作的一部分，这是前面提到过的调整步伐的第一个特征。见面后有足够的时间做这项工作，但是长时间、持续的介绍会引起对方的不耐烦，人们通常希望快点开始。

程序是活动安排，和时间选择、进展速度、培训方法以及要做什么的概述联系在一起。对受训者而言最重要的一点是“结束时间”的明确。什么时候“毕业”？接下来要做什么？能不能快点完成？有多少人不合格？他们会怎么样？当然，指导者更关心的是活动安排的开始而不是结束，但是只有清楚掌握结束时间，受训者才能全力以赴地开始。阐明目标能够强化对学习的支持。

长期培训计划包含大量技能的掌握，毕业时间太遥远了，不能提供实际的目标，因此需要指导老师设立中间目标：“到周五你能够……”分阶段实现受益于时间表、学习曲线表、以前受训者的工作示范。所有这些让成功的可能性更加切实，一起学习的运作体系的前景更加完善，就像一个供人参观的豪华宅地的游客指南一样。如果指导者经常解释程序以至于变成习惯，学习必需的促进因素的生动性将不复存在。应该尽量多交换以下内容：疑问、重申、进一步说明、澄清和证实。

实践之窗

重复不是自发行动的必要条件。Acker Bilk演过了上千次“岸边陌生人”的戏，许多优秀教师反复使用同样的素材。苏格兰剧作家James Barrie年轻的时候在大学学习医学期间，携带了一组他父亲早在30年前写的详细课堂分析。他父亲说演讲很有趣，如果自己没有笔记会更好。当Barrie参加演讲时，很惊讶地发现演讲者所讲的内容几乎没有变化。讲台上演讲者抓住煤气灯的支柱开始叙述。再看他父亲的笔记，上面写着：“讲台上某教授抓住煤气灯的支柱开始讲……”

受训者要完成的任务首先是要说明和示范的。目的不是炫耀老师先进的技巧，而是为学习者的第一次学习、试探性（可能是错误的）努力提供基础。因此，示范不应该有任何炫耀性动作，并且要尽可能慢，因为老师不仅是示范技能，还是确保受训者自己能够完成工作。和示范一起，老师给出了所使用的不同动作的解释并且描述正在做什么，因此学习者可以分解开来看。他们的注意力被拉回到他们可能忽略的特征上，动作顺序得到了详细描述，关键点被逐一提及。

必须用最简单的形式陈述任务，用正确的顺序、原因、在示范中容易忽略的特征、通向成功的关键点的说明和浅显、朴实、准确的示范一起介绍。如果可能的话，指导老师不要提及培训者不要做什么。这个阶段的目的是先了解要做什么，后面再处理失误。

下面是陈述，可能会被学习者的提问所打断，有些学习者跟不上或者是记不住。这个阶段的成功依赖于导师控制开放阶段的技能。因为问题会透露他们的无知，会被认为是愚蠢的，许多受训者不愿意提问。有经验的指导老师鼓励提问并且把问题再抛给受训者回答。约束人们勇敢面对他们自己理解力的缺乏，这种风险是显而易见的，只有控制得好才能有效。最不可取的问题是交叉询问（交互询问）。

“现在，告诉我这个设备的三个主要功能。”

“谁能记住我们首先按哪一个开关？”

肯定式的提问会好一些：

“你们明白了吗？”

“你们清楚了吗？”

“是不是都对？”

但不管怎样还是会有问题。当受训者的反应是点头或是小声嘟囔时会有用，但人们毫不费力地回答“是”就没有什么帮助。老师的工作就是帮助学习者在自己的思想中建立不是参加考试的感觉。这只能来自于和谐的关系。介绍之后受训者开始他们的第一步。

受训者需要来自指导老师的信心，指导老师已经在过分干预和干预过少之间进行艰难的平衡。干预太多会让受训者不能“自立”，不能得到来自于实力的自信，达不到迈出第一步的目的。干预过少意味着尽可能提出已有的不足，受训者了解能力不足，但仍需要成绩加以强化。这说明了反复介绍的重要性，把最初的成绩定在合理的水平上，不要树立达不到的期望值。

老师要考虑的是每个受训者不同的潜力和培训的常用要素。一些受训者在开始时会比其他受训者进步速度快，所以让所有人前进的速率保持一致会阻碍任何一方的发展。这取决于受训者的知识和素质。前面已经指出有些受训者在陈述过程中不愿意提问，只是接受老师所讲内容的现象不时出现。学习者在实践过程中不会感到丢脸，但往往完成得很糟。然而，更多的假设是初学者在高技能的人的帮助下能够得到更好的表现。如果学习者在技能实践的初期成绩不好，他们就会失去信心或是因为指导老师突出了他们的不足而怀恨在心。

学习理论告诉了我们结果定律的重要性，同时也告诉我们很有可能在某个点上学习者的成绩突飞猛进或骤然下降，此时大家会共享喜悦。用Higgins教授对Eliza的话来说，“我想她已经掌握了”，实践为学习的飞跃做了准备，并且通过不断地练习和巩固强化了学习。

最有效的强化是学习者认识到他们能够完成的任务，就像孩子最后发现自己有可能骑自行车一样。学习者不能总是依赖他们自己对成功的解释，需要教师不断地作出评价。在许多教学方面的教材都强调称赞的价值，显然少许称赞能带来很大进步。例如：

人们学习的时候需要知道自己取得的成绩，需要了解进步了多少。进步的信息会激励他们继续前进取得更大的成绩。关键时候的称赞比批评有益得多。（Winfield，1979）

有效的强化能够让受训者了解结果和取得结果的活动和行为，因此需要指导老师明确指出取得进步的特定途径，解释其优势以及促使进步的因素。再加上一点自信，受训者现在几乎可以完全胜任工作，这使他们能够应付更加直接的批评。

陈述

前面提到的要素主要是CRAMP中的R和M：反射性技能和记忆训练，陈述和C：理解直接有关。很多培训都用这种形式。在过去的10年里，有关如何进行有效陈述的自助书和指南已经泛滥了。人力资源部门不断地介绍：解释政策变化，阐明新的工会协议或是陈述工作立法的变化。按照惯例可能还会介绍组织中的职业前景，向高层管理层陈述提高预算，“推销”新的绩效薪酬计划的优点，或是给少数应征者解释他们应征岗位的详情。

目标

几乎所有的管理都是以目标作为起点的。你要达到的目标是什么？你希望听众做什么、想什么、感受到什么？要注意问题不是“你想要说什么？”目标隐藏在听众的回应中。应该从开始就关注整个过程的结果和反响，把注意力从自我意识中拉出来。目标还决定了语调。如果你的目的是告知别人某件事情，你将强调事实。如果你的目的是劝说，要求有一定的感情和理智。

要素

要素即要说什么，或说得更准确些，是指听众离开时明白和记住了什么。

预览要介绍的素材、发展主体和结论。当你组织陈述的主体时，要选出主题。主题是计划编制工具，是和你想讨论的不同思想结合在一起的。如果你陈述的主题是提供信息的，主体应该提供事实。如果主题是劝说，那么，主体应该是具有说服性的论据（Fandt，1994）。

在介绍时，演说者和听众之间要建立和谐融洽的关系。除了得到关注外，演说者还要注意没有说出来的问题的答案：将要听到的值得我们去听吗？这个人值得去听吗？认为值得去听他演说的人首先有热情，能够着眼于听众，应该是友好的、知识渊博的。一个有用的方式是告诉听众结束的时候他们将知道或能做什么。简要描绘下面进行的演说框架也很有帮助，这样听众更乐意听下去。但是不要背离你所说的内容。如果你说要讲五点内容，听众会倾听到第五点，以确保你没有漏掉。

如果你已经成功地抓住了听众的注意力，现在不要马上开始下面的演说，先让听众等一下，在他们的脑海里回想一下演说框架，这样他们就能把他们的理解加入到框架中。陈述的主体是传递信息、论点发展，并强化听众离开时已经了解或做什么的内容。

演说主体需要有效组织。这不仅有助于听众保持注意力，而且约束了演说者漫谈、离题和遗忘的情况。常用的方法如下：

●时间顺序法。这是通过把听众带到一系列事件中处理问题的方法。劳动仲裁通常用这种模式。

●从知道到不知道，或从简单到复杂。演说者开始要简要回顾听众已经知道或很容易理解的内容，然后再阐述他们不知道或仍不理解的内容，这种方法的逻辑依据是一些事情听众能够自己处理，因此他们能够弄懂不熟悉的问题。这是组织教学的标准方法。

●问题解决方法。这是简单到复杂的对立面。提出问题接下来是解决问题。听众的理解力是基础，但是这次处于演说者将要缓解的焦虑中。

●比较法。比较是把一个和其他的进行对比。销售经常采用这种方法，将新的产品和旧的产品进行比较。

不管要素的组织方法是什么，主体总是包含大量的关键想法和思想。这正是演说者竭力想根植到听众头脑中的：不是迟钝的实际情况，而是能很好地解释和阐明事实的思想。关于“通货膨胀是十分危险的”思想要用特定时间内的特定数字解释。

陈述的思想可以通过一些方法联系在一起，帮助听众记住并且把握它们之间的相互依存关系。方法之一是把思想寓于故事之中。因为是构成整体所必要的，想起故事就会想起其中的思想。经典的例子是新约圣经寓言，每一部戏、每一部小说和电影都用同样的方法。另外一个方法是关键词方法，特别是有头韵或记忆术的特征，例如“人类创造财富”。演说中通常用图示或是系统模型展示各点之间的相互关系。

事实和已经有的思想体系是一致的，它们阐明了已经说的内容问题是如果用太多的陈述会使听众被事实和数字弄得不知所措。如果在陈述的同时还有文字材料说明，听众即使没有记住也可以在以后查阅。

幽默是演说者最危险的工具。如果因为听了一个有趣的故事发笑，演说者会受到鼓励并且不那么紧张，但是如何结束“笑声表演”呢？笑声是最具魅力的反应，但笑声太多比事实更危险。听众记住的是笑话，笑话想说明什么呢？牵强的幽默也有一定的问题。如果你告诉听众你认为某件事很有趣但是没有一个人笑，那你就是在冒着失败的风险嘲弄自己（至少在你自己的眼睛里如此）。

很少有人能脱稿演说成功。如果仅仅依靠记忆，冒着遗漏、说错或完全忘掉的风险，做到这一点很让人惊奇。按照你所建立的模式写稿，避免漫谈。让听众面对走入死胡同的演说者是令人愤怒和无助的，但这很常见。当你脑海里忽然出现一个有趣的故事时，你会不可抑制地想和人分享。

演说稿的基本形式主要有两种：标题式和发言稿。最常用的是标题式，通常只需列出要点。有时是轶闻和其他说明的简单注释。另一种是发言稿，让演说者能够措辞准确、语法正确并适当停顿，以获得最好的演说效果。发言稿中的记号和安排会让演说者受益，当你的眼睛迅速从讲稿到听众然后又回到讲稿上时，这些记号和安排能够帮你找到你要找的地方。可以用下划线或用颜色做记号。用发言稿的时候要注意读的痕迹不能太明显。低头、和听众没有眼神交流、几乎没有变化肯定会让听众失去兴趣。公众人物越来越多地使用电子提示屏，通过荧光屏显示将发言稿投射到演说者的前面。通过这种手段，和听众有眼神交流时演说也很少被打断。这对人力资源部门太有吸引力了，但更重要的是说而不是读。

组织要素的不同方法有许多种。方法之一是变化画线长度，还可以用打点的方法显示停顿或者强调的地方。

一些人喜欢用小卡片做注释，这样做不明显，但是如果注释比标题多就很困难。如果注释不多，标准的A4纸就够了。不要忘记给记录或卡片编号，这样在下一次演说开始的时候就能找到衔接部分。

很多陈述受益于使用视觉辅助工具。你可能用一个模型、一个标本甚至一个人（“这个人应该是这个月的受训者”），但最主要的是用视觉影像工具。有些人还在使用黑板，但白板更普遍一些。广泛使用活动挂图和高射投影仪。发展最快的视觉影响工具是通过用PowerPoint软件制作的计算机放映到屏幕上的。

视觉辅助工具能够起作用的合理解释是我们记住看见的比听到的时间要长，有时对看到的理解比听到的理解更好一些。然而，陈述中高射投影仪和其他设备起辅助作用而不能替代陈述内容。太多的展示会混淆而不是阐明要说明的东西。电视新闻是一个很好的例子。可以在谈论最重要的主题时频繁切换镜头，屏幕上几乎没有字幕，然后从谈话或报道中摘录出自己认为很有价值的几句话或一小段。需要举例说明的时候，文字和数字才会出现。例如，为了说明足球比赛得分或英镑汇率变化，屏幕上会显示数字。但是很少有超过两组或三组的数字同时出现。演说者需要记住所要展示的范围和复杂程度。人们读的材料已经够多了，他们需要一些简单的指引。资料需要加以调整并且使说过的内容一致。

使用PowerPoint需要注意，它可能是一个最诱人但是没有太大价值的工具。如果巧妙的图像和其他分散注意力的东西在屏幕上不停闪动，这种东西太多的话人们会被迷惑。我们必须记住陈述的目的，让人们记住的是吸引人的形式而不是所要传递的信息。电视新闻就是一个例子。两个节目中间可能是娱乐简报，一旦新闻报道开始，就不应该出现可笑的花样。