程序文件格式及基本内容

二、程序文件格式及基本内容

1.封面

可在单份或整套文件前加封面，这样便于控制文件。封面的内容（根据需要选用）包括:公司标志、名称，文件编号、文件名，拟制人、审核人、批准人及批准日期，颁布、生效日期，修改状态、版号，修改记录（可专设修改页），受控状态、保密等级，发文登记号等。

2.刊头

在每页文件的上部加刊头，以便于文件控制和管理。内容包括:公司标志、名称，文件编号、文件名称，生效日期，修改状态、版号，受控状态，发文登记号，页码等。

3.刊尾

在需要时才采用刊尾。在每页文件或每份文件的末页底部加刊尾，目的在于说明文件的起草、审批、会签情况。内容包括:拟制人、批准人及批准日期，会签人及会签日期，其他说明性文字。

4.修改控制页

修改控制页可单独设立，也可以与其他附页合并，用来说明文件修改的历史情况。内容包括:修改单编号，修改标志，修改人、修改日期，审批人、审批日期，修改内容等。

5.正文部分描述

（1）程序文件的基本内容:说明制定程序的目的、程序的适用范围、实施程序的责任者的职责和权限、程序内容、程序涉及或引用的其他文件。

（2）程序文件的目的:说明程序所控制的活动及控制目的。

（3）程序文件的适用范围:说明程序所涉及的有关部门和活动，程序所涉及的相关人员、产品。

（4）职责:这一部分规定负责实施该项程序的部门或人员及其责任和权限，规定与实施该项程序相关的部门或人员及其责任和权限。

（5）描述工作程序:按活动的逻辑顺序，写出开展该活动的各个细节；规定应做的事情（what）；明确每一活动的实施者（who）；规定活动的时间（when）；说明在何处实施（where）；说明为什么要实施（why）；规定具体实施办法（how）；说明所采用的材料、设备、引用的文件等；说明如何进行控制，应保留哪些记录，对特殊情况采用什么样的处理方式等。

（6）引用文件及相关的记录:说明涉及的相关程序文件，引用的作业指导书、操作规程及其他技术文件，涉及的其他管理性文件，所使用的记录、表格等。