董事沟通的方式

二、董事沟通的方式

（一）正式沟通与非正式沟通

1．正式沟通

正式沟通是指在组织内依据董事会规章条例明文规定的原则进行的沟通，例如董事与董事会和经理层之间的公函来往、公司内部的文件传达、董事会会议等。董事正式沟通的媒介包括口头联络、备忘录和信件、文件流转、会议记录和报告以及工作手册等。董事的正式沟通主要通过董事会每年5—10次的董事会会议、专门委员会会议等方式进行。

2．非正式沟通

董事的非正式沟通主要是指董事在正式的董事会会议以外，与其他董事、公司经理层和业界其他人士之间的接触和沟通，如董事论坛、与公司经理层和其他董事一起拜访业务单位以及主要客户等。大部分董事约90%的时间都花费在独自阅读董事会报告、和其他同事一起在董事会会议上阅读这些报告或几位董事之间的交谈。对于大多数董事而言，几乎没有时间用于和公司中基层经理人员交流、考察工厂，以及与重要客户或行业专家讨论公司的竞争对手和国际发展趋势。然而不争的事实是，几乎每次公司遇到危机，行业专家总是在董事会之前发现征兆。因此，大多数董事会迫切需要走出会议室，定期与公司主要管理人员和其他管理成员进行更多的非正式交流，并不定期地与行业分析师及其他专家会面交谈。闲聊、小酌、随意的晚餐、考察工厂和董事会论坛等方式，都让董事们和经理层之间有了会议严肃讨论这种正式沟通以外相互了解、增进信任的机会。很多董事通常是在就餐或参观公司设施的旅途中，通过与管理层不经意的交谈中了解到很多公司的情况，这些知识是他们在董事会会议中学不到的。

（二）口头沟通和书面语言沟通

1．口头沟通

董事之间最常见的交流方式是交谈，也就是口头沟通。常见的口头沟通包括演说、电话、正式的一对一讨论或董事会讨论、非正式的讨论以及传闻或小道消息的传播等。董事提高自身的表达能力，可从以下几个方面着手：

（1）提高口语发送能力，包括发音准确、吐字清晰，注意语音、语速、语调和语气等；

（2）精心遣词、悉心表达，包括简单明确、善用字眼、善用声调、表情和肢体语言等；

（3）把自己的想法清晰地表达出来，包括讲话快慢适度、声音适中、简洁凝练等。

2．书面沟通

书面形式包括备忘录、信函和电子邮件、董事会决议、组织内发行的期刊、董事会布告栏以及其他任何传递书面文字或符号的手段。

董事常常需要撰写一些书面材料，以下建议有助于董事完成书面材料：

（1）下笔前做好充分的准备，收集信息并列出大纲。

（2）一气呵成，先写后改。

（3）使用简单而直接的语言。

（4）短小精悍。

（5）善用以往的资料。

（三）沟通方式和渠道

1．自上而下的沟通

主要是指董事会与董事之间、董事与员工之间以及董事会与经理层之间的沟通，如文件传达、议案讨论、董事会办公室对董事和经理层工作的督促检查等。董事会在工作中应确保董事的信息知情权，保证董事能够及时获得各种信息，避免沟通在层级传递中出现中断，确保信息如实并及时地传递到董事手中。如果依照正常渠道获得的信息不充分或真实性未能得到确认，董事会就应派人去调查研究，实地调查，直接找经理层或有关部门来了解，但董事们应避免在尚未通知经理层的情况下直接与其下属联系。

2．自下而上的沟通

主要是指董事与董事会或股东大会等更高层次的沟通以及经理层与董事会的沟通，如议案提交、经理层定期上报董事会决议执行情况等。董事在工作中，在小问题演化成大问题之前，应及时在董事会会议上提出自己的质疑或困惑，反映自己所发现的公司问题或征兆，及时提交有关议案或其他材料等。尤为重要的是，管理层提前披露坏消息应当受到奖励而非惩罚，董事会应该仔细倾听、细心观察，而不是仅仅捍卫自己的观点。如果在公司管理层报告坏消息时，董事会成员集体“炮轰管理层”，会导致坏消息来得更迟，甚至迟到得不可收拾。

3．水平沟通

主要是指董事与其他董事之间的同级沟通。董事在董事会工作时，可以通过分享同级反馈来提升信任度。良好的水平沟通，有助于董事与其他成员之间建立信任默契、融洽和谐的同事关系，有利于董事会更好地开展工作。