董事会秘书的定位及任职要求

三、董事会秘书的定位及任职要求

董事会秘书在英美公司法被称作公司秘书（company secretary），它经历了从普通雇员到公司法定机关的演化过程。在有些国家，董事会秘书可以是自然人，也可以是机构。在我国，董事会秘书必须是自然人。董事会秘书制度设置的最初目的是为了完善公司内部的管理，使公司运转更加规范、协调。从我国公司董事会运作实践看，董事会秘书在处理董事会执行职权所涉及的事务中起着不可或缺的作用，其法律地位和实际作用日益重要。

（一）董事会秘书的法定地位

美国各州公司法传统上均将董事会秘书列为公司最关键的高级职员之一，与总裁、财务总监等具有同等重要地位，并对董事会秘书的资格、职权、任免程序等都有规定。中国公司法上的董事会秘书制度开始于深圳市。1993年，深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》规定，董事会设秘书，秘书负责董事会的日常事务，受董事会聘任，对董事会负责。1996年8月，上海证券交易所发布了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法（试行）》，明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书，强调董事会秘书为高级管理人员，基本确认了董事会秘书制度的框架。2001年，沪深证券交易所修订的《股票上市规则》明确董事会秘书为高管人员。2004年，沪深证券交易所修订的新版《股票上市规则》中进一步强调了董事会秘书在上市公司中的高管资格和相关职责。

（二）董事会秘书的职责定位

在英国，董事会秘书的职责涉及处理董事会相关文件及联络等事宜，签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行政管理性合同、及时信息披露文件和信息等方面。英国董事会秘书在公司管理方面的职权具体包括：参加包括董事会会议在内的公司的所有会议，并负责会议记录；保管公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件，并证明其与其副本的真实性；认定所有发出的通知依公司章程细则而言均属正当，或均为法律所要求；作为公司印章的保管人，并认定公司印章在所有文件上代表公司的使用均系经过正当授权；根据公司主管机关的要求，及时准确地提供和披露有关文件和信息；与总裁或一名副总裁一起，签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书；据董事会的随时指定，主持处理其他属于董事会秘书处职责的事务等。

在我国，2004年，深沪证券交易所修订的新版《股票上市规则》明确了董事会秘书对公司内外关系的沟通协调和治理监督职责，如与证券监管机构之间的沟通联络、公司与投资者关系的协调，促使董事会依法行使职权、协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律规则并处理信息披露事务等。修改后的《上市公司章程指引》也对董事会秘书主要职责作了详细界定，其中包括：负责公司股东大会的相关文件及筹备、记录、文件保管事宜；负责董事会会议的相关文件及筹备、记录、文件保管事宜；负责公司股权管理；负责办理信息披露事务。新修订的《公司法》明确规定，上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。

（三）董事会秘书的任职资格

英国公开招股公司聘用的董事会秘书资格包括两个方面：一是必须具备履行秘书职责所需的知识和经验；二是必须拥有一种法律要求的资格证书，如会计师资格、法律方面的资格或董事会认为合适的其他资格。并同时规定，在公司拥有一名以上董事的情况下，董事可以兼任董事会秘书。

香港联交所上市规则规定，上市公司秘书必须具有以下专业资格之一：特许秘书及行政人员工会香港分会会员；律师或大律师；专业会计师。

在我国，2004年深沪证券交易所修订的新版《股票上市规则》明确董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，拥有董事会秘书资格证书。《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法（试行）》确定董事会秘书应具有专科（含专科）以上毕业文凭，从事金融、工商管理、股权事务等工作3年以上，一般年龄不超过45岁，熟悉公司经营情况和行业知识，掌握履行其职责所应具备的专业知识，具有良好的个人品质和职业道德，具有较强的公关能力和处事能力，经过专业培训并考核合格等。

思考题

1．全球存在不同的董事会结构类型，它们在功能上的共同点是什么？

2．董事会规模或大或小，其利弊分别是什么？

3．董事会成员需要多样化构成，其主要考虑因素是什么？

4．董事会专门委员会的必要性和存在价值是什么？

5．董事长与总裁如何做到到位而不越位？

参考文献

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约翰·哈珀著，李维安等译：《董事会运作手册》，中国财政经济出版社2006年版。

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