没能全面客观地了解员工的特长和能力

32.没能全面客观地了解员工的特长和能力

管理事典

“珍妮，我现在要完成这份客户调查，因为时间紧所以需要你的帮助。你需要做些文字上的调查，看看哪些是对我们有用的反馈意见。”

“等一等，老板，我不能接受这份工作。”珍妮说。

“为什么？”

“我发现，在过去的几周里，舍利娅一直在办公室里接听用户的反馈电话，她好像已经在做这方面的调查了。”

“会有这样的事？可是我觉得你更适合完成这份工作。”

“不，舍利娅的工作已经做了那么长时间了，她只是在等待着您正式给她分配任务，况且她现在有很多充裕的时间。”

“那么，你是不喜欢这份工作了，我找玛丽好了。”

“老板，我认为你应该明白员工的需要，你好像总是一遇到特殊的任务就派我和玛丽两个人去做，我们不是全能的，况且我们的时间也是有限的。有些员工在某一方面会做得很优秀，可是你却注意不到。”

一向言听计从的珍妮将憋了好久的话一口气说了出来，他的老板被她惊得目瞪口呆。

上面的例子中，这位管理者总是把工作任务分派给某一个或几个员工来做，这样的结果只会引发很多矛盾。

（1）你的最优秀的员工可能会被你用得疲惫不堪，他们甚至因此会抱怨团队中的每一个人。的确，优秀的员工需要挑战，但是他们也会对那些不能分担他们工作负担的员工产生不满情绪。

（2）你团队中表现一般的员工，即那些不会被你分派新任务的员工，他们得不到提高技术水平的机会，也得不到展现他们真正实力的机遇。有些人学一门新技术需要的时间可能会比别人长很多，但如果你因此只把目光放在那些学得快的员工身上，就会剥夺了某些人的发展机会。

管理心经

尺有所短，寸有所长。员工能力及特长是管理者分配工作应先考虑的。

（3）表现一般的员工也有他自己的特长。作为一个管理者，如果不能发现每一个员工的长处，不能充分发挥每一个人的价值，时间一长，那些表现一般的员工就会产生心理惰性，他们会认为，不管如何，反正我在老板眼中已经定位了，我还做什么努力呢？

（4）你的整个团队就会出现这样的情况——几家忙得不可开交，几家闲得喝茶看报。

正确方法：

对于珍妮的这种不满应当立即做出反应，无疑她说的是对的。你应当让舍利娅去做那项调查，因为这份工作舍利娅已经在进行了，她只需花费很短的时间就能够熟悉调查的来龙去脉，接受后会很快投入角色中，从而节省人力资源。

深入分析

每个人的工作能力不一样，工作方式不一样，对工作的喜好程度不一样，完成工作的效率自然不一样。由于你不能合理地使用你的员工，员工间很容易出现矛盾。当员工间出现问题时，再亡羊补牢就晚了。

如果这项任务需要特殊的技能，除珍妮外其他人都没有掌握，你也可以考虑让舍利娅协助珍妮一起做这项调查。由珍妮告诉舍利娅如何去寻找，然后舍利娅就能独立调查资料，总结自己的调查研究结果了。这样，珍妮和舍利娅就共同承担了对客户满意程度的调查问卷。舍利娅的能力得到了提升，同时也减轻了珍妮的工作负担。这样的结果，你何乐而不为呢？

管理者在分配工作中要想做到公平合理，就应该做到以下几点：

1.对你团队中每个员工的工作任务进行一次评价，看看你分配的任务是否平衡。

大多数员工的工作任务量都是在相同的标准上吗？或者你是否综合使用不同方面的专业人员、鼓励不同层次的员工来承担新的任务？员工工作任务的繁重程度的差异是否合理，以及他们的技术水平和工资差别是否合理？或者你是否只重用最优秀的员工，而对能力稍微差一点的员工则要求不太严格？甚至尽管分配给团队中每位成员的工作量是大体相当的，那么他们的工作难度又如何呢？是否仅仅是由几个人承担了大部分繁重的工作任务？或者是所有相同的工资水平的员工都进行了例行公事的搭配？

还有，新的任务或特殊的工作是如何分配的？是不是你一而再、再而三地让有些员工做一些额外附加的工作？或者你总把那些令人心烦的工作或一次性的杂务活都分配给相同的几个人？

这些偶然性的工作任务是很难有规律可循的。你可能认为自己分配得公平合理，但是当你坐下来，列举出你在最近几个月内分配的额外工作任务，你往往会发现这些工作任务总是分派给了那几个固定的员工。

2.建立一个任务分配制度。

如果在你的工作团队中的大多数员工做的都是同一种工作，那我建议你设立一种轮流分配任务的列表。如果在一个团队中，每个人的工资水平会随着承担工作任务量的多少而浮动，那你很可能会试着轮流地给每个员工分配工作任务，并让他们知道工作任务是如何分配的，以及你这样做的目的。

3.要坚持运用任务分配制度，千万不要作弊！

如果来了一项你非常想让珍妮来做的任务，但是你知道凯瑞丝也能够完成，而且是该轮到她做了，那就交给凯瑞丝来做吧。当然，珍妮不会因为这种公平的做法而对你产生不满的，况且你如果不帮助凯瑞丝提高工作技能，你就不能使凯瑞丝对自己的工作表现负起责任来。

4.要有一个员工技能登记表。

如果你的团队的工作需要专业技能，而仅有一两个人有这种技能去解决某个具体的问题，那么就不能简单地分配任务了。

（1）列举出每位员工所掌握的技术种类，并且分析他们在机会允许的情况下，还能够掌握哪些技能。

（2）建立像上面所讲的那种轮换分配制度，在尽可能的情况下，按照你工作团队的特殊技能进行任务分配。

（3）寻找交叉培训的机会。让你的员工只对某一领域的技术特别地精通，而对别的领域一窍不通，这是一种极不明智的管理行为。评价一下你员工的工作资格和他们所接受的培训，看看他们在哪些方面还能够有效地学到新技术。尤其是如果某项技能需要特殊的培训或教育才能够达到，建立后备员工的机制更是必不可少。这样不仅可以使你更平等地分配工作任务，而且还能使你的培训投资物有所值。

5.采取必要的措施，纠正不好的工作表现。

如果你一贯地把任务分配给几名固定的员工，原因是你不相信你的团队中其他的人能够做好，那么你是在逃避问题而不是在想办法更正。如果你允许不合理的劳动分配继续存在，不仅会导致表现差的员工的工作表现更加下降，而且也会引起优秀员工的不满情绪，让他们产生白白被利用的感觉。

为了有效地处理不好的工作表现，你需要按以下步骤去做：

（1）确定表现不好的员工圆满地履行了哪些工作职责，哪些任务需要继续改进。

（2）针对他的不良的工作成绩进行规劝。

（3）看看你的员工是否需要特殊的培训才能表现得足够好，或者能否让一位级别高一点的老员工帮助他一起完成一项繁重的任务，让他从中学习并受益。

（4）为你的员工制定使他们有进步的计划，明确为使他们的技术水平有所提高需要采取什么措施，以及你期望多久能看到成效。

（5）长期监测你的员工的工作表现。如果他正在改进，一定要对他所取得的成绩进行表扬，鼓励他保持已取得的工作成绩，再接再厉。如果他始终表现得令人不满意，就和他商量商量找别人来替换他现在的位置，你也可以给他分配一些别的、他能够做得得心应手的工作任务（也许工资比较低）。但是也可能没有别的选择，只好把他解雇了。

如果新的工作任务是非常重要的，或者完成工作的期限很紧，一定要和你的人力资源部门协商一下，找到应当采取的具体程序的措施。

妙语点评：

很多时候，一个公司的工作任务并不是每天都是平均的，它们可能集中在一段时间成批地来，而另一段时间则较空闲，也就是说工作任务的分布总会有高峰期和低谷期。一个多面手式的员工可以从事几种不同的工作，他能够游刃有余地应付这些工作负担的波动变化。对自己的日常工作感觉不是很繁重的员工，应该能够帮助那些工作负担重的员工。或者，当某位团队成员生病了或者去休假了，你也有准备好的后备力量。只要每个员工都能得到额外的工作机会，都能充分发挥自己的技能水平，你就会发现，在你的团队中传播知识或技术对你的将来总是会有好处的。