外派人员的选拔

第三节　外派人员的选拔

成功的国际外派的基础是挑选出能够胜任海外工作的外派人员。若想成功地挑选出合适的人选,母公司负责招聘的人员必须明确一些问题:海外分公司或子公司究竟需要满足何种要求的外派人员?母公司希望采取哪些合理有效的招聘手段进行外派人员选拔?优秀的外派人员究竟应该具备哪些基本的技能或品质?

一、正式选拔前的准备工作

(一)进行外派人员需求分析

前面我们提到,外派人员的数量与公司的效益是具有一定的相关联系的,相对于合适需求范围过少或过多的人员外派都不会使企业的效益达到最大化,少于需求的人员外派将会无法按期保质地完成母公司赋予其的任务,而过多的人员外派又必将会造成人力、物力、财力等方面的综合浪费,还可能会出现效率低下的情况,所以在进行正式选拔前应该做好需求分析,虽然将所有的细节都考虑进去是件极困难的事情,但是也要尽量做到考虑周到,利用之前在母公司、海外公司积累起来的相关工作数据进行有效分析,从而大致推算出在规定时间内完成母公司派给的任务的工作量需要多少人,这样便可以得到一个相对准确的数字,尽量避免人员外派不足或浪费的现象出现。

(二)做好时间管理工作

在进行选拔工作前应做好时间管理及规划,如自荐或推荐人员的起止日期,预计在几日之内完成招聘工作等。只有了解并制定好每一个时间点并按照计划执行才能使招聘工作顺利完成,不会贻误母公司外派人员的时机,使海外公司面临的问题顺利解决。

(三)确定好外派人员招聘的渠道

招聘的渠道大致可以分为内部招聘和外部招聘。究竟选用何种招聘渠道与企业的经营战略、人力资源状况、外派目的、成本、企业用人文化等因素有着较为密切的关系,所以企业在综合考虑各种因素后应确定好人员招聘所选用的渠道,这样可以有效缩小选拔范围,避免选拔范围过分的大而全(这样虽然使企业招聘到最佳外派人员的机率提高,但是不利于时间等成本的控制,所以确定好招聘渠道也是有必要的)。

(四)确定外派人员选拔所用的方法

选拔外派人员可以采用多种方法,后面将会进一步展开介绍,但是在众多方法中企业不能迷失,一定要选出适合企业、外派岗位特性的有效的招聘方法,并做一定的规定,以免在选拔过程中过为随意,这样会影响招聘任务在预定成本内按时完成。

二、国际外派人员选拔标准

明确国际外派人员选拔标准是十分重要的,因为只有在明确标准后企业才能有效地朝着自己定下的标准对申请国际外派的人员进行选拔。明确的标准的制定不仅有利于企业提高招聘的效率,而且对于符合相关标准的员工来说也更容易使他们在众多申请者中脱颖而出,获得丰富自己海外工作经验的机会。

制定选拔标准除了要考虑公司国际化过程和企业人力资源战略外,还要考虑人员自身的特征,如年龄、教育(能力认识)、性别、健康、婚姻状况、社会适应性等,此外,不同类型的外派目的对人员的管理、教育、家庭等方面的要求又具有差异性,因此也影响了选拔标准。综合来看,外派人员成功的职业因素可以作为确立选拔标准的基础^[3]。

通过了解国内外多种研究我们大致可以总结出影响国际外派人员成功的职业因素主要包括以下几项:职业技术技能、交际能力、国际动力、工作成就感、家庭状况、语言技能等。

(一)职业技术技能

首先,职业技术技能应该包括外派工作所需要的专业技能。如果外派人员所担任的职位属于高层管理者,那么外派人员就应该具备较高的管理指导能力、预见能力、沟通能力等,并且掌握适合公司风格的管理方法;若外派人员所要胜任的职位属于技术岗位,那么他(她)就需要掌握海外公司所需要的某项过硬技术。

其次,职业技术技能还应该包括可以使外派人员更好地完成外派工作所需要的相关知识。比如国际管理知识、行政知识、东道国文化礼仪知识等,这些知识都会帮助外派人员更好地适应工作环境从而可以专心地投入工作。

(二)交际能力

较强的交际能力是一项十分重要的指标。交际能力强主要可以表现在对模糊的容忍性、较高的文化移情、较低的自我中心民族优越感、较高的人际关系技巧、灵活适应新的行为和态度等。

拥有较强的交际能力可以帮助外派人员较快地了解东道国公司的有关信息,比如说东道国公司的组织结构、工作程序、工作风格特点等,这样可以使外派人员更快地融入集体中,降低冲突发生的概率,同时也有助于外派人员更好地发现问题、解决问题。此外,较强的交际能力还可以帮助外派人员较好地处理东道国公司与当地政府之间的关系,从而建立起通畅的沟通渠道。

(三)国际动力

国际动力主要表现在愿意接受外派的职位、对派遣区位文化的兴趣、国际任务的责任感等。国际动力强,从精神上就会驱使外派人员更好地完成母公司交给的任务,在实际工作中也会更有动力。

(四)工作成就感

外派到东道国的人员将会面临较为复杂且陌生的环境,工作中也必将充满不同的挑战。工作成就感强的人将会从一次次战胜挑战的过程中激发更大的工作热情,会以更加饱满的精神状态面对接下来在国际环境工作中发生的难题。由此我们可以看出,具有强烈工作成就感的人更加胜任外派职位。

(五)家庭状况

外派人员的配偶对外派人员被派往海外工作是否支持是一个关键的问题,配偶的支持可以进一步坚定外派人员完成好任务的信心。同时外派人员的家人是否愿意到国外生活也是一个需要考虑的问题,配偶愿意跟随外派人员一同到国外,一方面对稳定外派人员情绪有很大帮助;另一方面有配偶照顾外派人员的生活起居可以使他们以更加饱满的精神状态投入到工作中,不必花费过多的心思在解决生活问题方面。配偶的职业目标以及外派人员子女的教育需求等都是家庭状况的内容之一,在选拔外派人员时均值得认真考察。

(六)语言技能

这是一项简单易懂的标准,毫无疑问,强大的沟通能力应当以较强的语言技能为前提,特别是如果外派人员可以较为熟练地掌握东道国的语言、语言背景以及当地的沟通技巧和特点,那么这无疑将会为外派人员更好地完成母公司派给的任务增添助力。

除以上六个因素外,根据不同目的、不同任务,申请外派人员的个性特征、性别、年龄等也是需要考虑的因素,需依据具体情况有不同的判定。

上述几项标准虽然都很重要,但是在不同的外派目的或任务下会有相应的不同的外派环境,这样对外派人员的要求便会各不相同,可能会更加侧重某几项标准,所以结合不同环境因素对外派人员进行甄选也是十分必要的。外派环境主要包括外派时间长短、文化相似性、与当地交流需求程度、工作内容的复杂性、所需承担责任大小等方面的因素。不同外派环境下,进行外派人员甄选的决定性要素将会各不相同(见表3-2)。

表3-2　不同外派环境下员工甄选标准的优先程度^[4]

三、国际外派人员选拔的方法

选择正确的方法可以有效地保证企业选择到合适的国际外派人员,当针对不同考察因素选定具有针对性的方法时,可以较为快速准确地判定外派申请者是否具备该技能或品质。通常情况下,选拔外派人员的方法有:面试、相关知识笔试、心理测验、评价中心法、背景调查等。下面将就这些方法具体展开。

(一)面试

面试可以使面试官在交谈的过程中确认一些已知信息的正确性并进一步获取公司希望得知的关于应聘者的个体信息。

面试过程中,面试官可以根据应聘者提供的相关资料进行提问以便了解更加具体的信息,同时也可以就海外工作的某些问题进行假设性提问。一方面可以考察应聘者的反应能力及表达能力,另一方面也可以对应聘者的回答进行分析以判断他们是否是海外派遣的合适人选。

我们应该注意到,面试中的面谈应该是双向的,这不仅是公司对应聘者情况进一步了解的好机会,也是应聘者更加了解外派职位具体工作内容、福利待遇、保障、提供的培训等的机会。

面试官在面试的过程中应注意一些问题,比如,避免在无意的情况下泄露问题的答案;避免在带有个人好恶及偏见的情况下做出判断,应尽最大可能保持公平公正;应尽量引导应聘者应对表达,同时鼓励应聘者用具体的工作实例来回答问题;等等。需要说明的是,面试官应由人力资源管理部门的人员和该用人单位部门的人员共同组成,同时参加选拔招聘面试工作的人员中应该有人具有海外工作的经验或具有国际工作方面的知识,这样才能保证面试的结果尽量准确。

(二)相关知识笔试

众所周知,面试无法做到面面俱到,对一些知识的考查也会不全面,所以对于外派人员应必备的一些知识,比如国际管理知识、行政礼仪、派遣地当地风俗习惯等,可以做出一份综合性的问卷来考查应聘者掌握的情况。不过笔试也有它的缺点,出一套高质量的笔试题需要花费一定的时间,同时制定相应的评分标准也是需要花费部分时间的;此外,如果要筛选的应聘者很多的话,组织应聘者考试所需的场地以及阅卷人员培训等都将是要解决的问题。所以在选拔派遣人员时笔试要综合考虑各种情况适当使用。

(三)背景调查

背景调查是指通过与第三方电话访谈、邮件确认等方法确认应聘者所描述的相关海外工作经验、表现是否真实可靠。第三方可以是应聘者的上级、同事,也可以是原来海外工作时的同事,这样做可以进一步保证企业所掌握的信息是真实的,这是在确定最终名单前负责任的做法。

(四)心理测验

心理测验实质上是对行为样组的客观和标准化测量。通俗地说,心理测验是借助心理量表,对心理特征和行为的典型部分进行测验和描述的一种系统的心理测试程序^[5]。

目前比较流行的心理测验有卡特尔16因素测验、加州心理测验(CPI)、罗夏墨迹测验、明尼苏达多项个性测验(MMPI)、艾森克人格测验(EPQ),等等。

依据测验对象不同,我们可以将心理测验分为认知测验和人格测验。

1.认知测验

顾名思义,认知测验主要测评的是应聘者的认知行为,如观察力、判断推理能力、应变能力、创新能力、知识运用能力等。在认知测验中,比较重要的一项是通过某些测验项目对应聘者能力倾向进行测验,这些能力包括人际交往能力、社会适应能力、人际关系处理能力、团队合作能力、谈判能力、思维能力,等等,它可以帮助企业了解应聘者在哪些方面有较为突出的表现,从而判断其是否适合担任外派职务。

2.人格测验

此处所指的人格是一个广义的概念,包含了许多内容:人的动机、需求、兴趣、爱好、性格、情感、气质、价值观等。

通过测验企业可以了解应聘者的需求在何种层次(马斯洛需求层次理论所分析的五个不同层次)、兴趣爱好偏向、职业价值观、气质如何、性格怎样(瑞士心理学家荣格将性格分为外倾型和内倾型两大类)等信息,将这些信息综合起来便可以较为全面地对应聘者的人格有一定的认识,这些信息也将成为应聘者能否当选的依据。

在心理测验的过程中,企业需要注意一些事宜。第一,选用的测试题应具有一定的权威性,而不是随意找一套题草草了事。第二,注意统一性原则,即所有应聘者完成测验的规定时间统一;使用统一的评分表进行评分,要保证客观地按照评分表评分;对每位应聘者进行统一指导,不偏不倚等。第三,为了能够合理地解释分数,公司应该建立好常数模型。第四,测试是昂贵的、耗时的,且目前的测试工具很难说是绝对的,所以除了对测试人群要有合理选择外,对测试的结果也要适度应用,不能盲目地一味相信,更不能仅以此为依据加以判断,这样是具有较大风险的,因此这也意味着心理测验法应当与其他的选拔方法结合使用。

(五)评价中心法

评价中心法越来越为当代企业选拔人才所使用,此技术最早是在20世纪50年代由美国电话电报公司开始使用。经过一步步发展,评价中心这种甄选方法的形式也越来越丰富,主要形式包括公文筐测试、角色扮演、无领导小组讨论、管理游戏、事实判断等。

1.公文筐测试

公文筐测试其实是一种情景模拟测验,模拟现实中的场景,将一定数量的文件交给应聘者进行处理,并在规定时间内上交处理报告。通过此方法可以观察应聘者在工作中遇到实际问题时的反应,以及对问题的分析、推理、解决能力。此种方法是了解应聘者计划、组织、指挥、协调、决策和沟通等能力的有效手段。

此方法有着诸多优点。第一,此方法在选拔外派人员过程中应用起来十分灵活。因为此方法的特点是可以根据母公司外派人员的不同目的有针对性地更换公文筐中的人物。当外派人员是希望解决东道国公司发生的财务问题时,要应聘者完成的文件题目就可以是财务方面的问题,同样如果外派人员的目的是希望争取东道国市场份额的话,题目的侧重点又可以快速地转换为与市场策略、营销策略制定等有关的问题。

第二,由于为每一位应聘者提供的条件和需要他们去解决的问题都是一样的,所以这是一个较为公平的选拔方法,在面对同样的问题时,不同应聘者的表现便可以有一个很明显的比较。这使得此方法的结果可以较直接快速地呈现在考评人员面前。

第三,通过此方法可以使考评人员有可能对应聘者的潜质进行预测,一方面可以帮助公司更好地判断应聘者可以担任何种职位;另一方面也可以使公司在日后有针对性地对该应聘者进行培训,或是帮助他(她)解决某些问题,或是帮助他(她)进一步开拓自己的职业生涯。

2.角色扮演

角色扮演是要求几个应聘者分别扮演不同的角色,在大家营造的环境中解决问题的方法,测评人员会在一旁进行观察与记录。

角色扮演的方法可以帮助测评人员较直接地观察到应聘者在处理问题时表现出的领导能力、应变能力、沟通能力和人际关系处理能力等。

3.无领导小组讨论

此方法现在在各种目的的招聘中均被广泛应用。无领导小组讨论应尽量安排互不相识的应聘者在一起组成一个任务小组,每组合适的人数为6～8人,不指定任何负责人,大家地位都是平等的,要求小组对给定的任务进行讨论并在最后给出整个小组的最终意见及建议,此处制定的任务不一定和大家各自熟知的领域有关,因为此方法的最终目的不是要评判小组给出的建议是否专业,而是通过讨论的过程观察每一位应聘者的表现并知晓他们的能力、性格等信息。有时对无领导小组讨论还会有一些特殊的要求,如禁止在讨论过程中运用投票表决的方法使小组统一意见等。

使用无领导小组讨论方法时考评者主要观察的方面应该包括以下几点:第一,应聘者在讨论中能否主动发言且清晰地将自己的观点阐释出来,且又能顾全大局。第二,考察应聘者能否洞察有助于解决问题的关键信息,并将一些零碎的信息整合进行综合分析。第三,应聘者是否是一个好的倾听者,在别人发表自己见解时每一位应聘者的反应是怎样的都要求考评者捕捉到并加以记录。第四,应聘者是否具有感染力,他(她)所阐述的一些观点或想法能否引起小组其他成员的足够思考并最终让组员信服。第五,应聘者是否具有团队意识,为了小组能在最后规定的时间内完成任务他(她)是否愿意暂且将自己的不太被团队认同的意见放下,或者应聘者是否有表现出以自我为中心的特点等。

虽然此方法已被广泛应用但是它仍然存在着一些不足之处,如评判一个人的表现会受到主观影响而使客观性缺失、应聘者在小组讨论中存在表演或是伪装的成分并没有展现出真我、整个过程会占用较长的时间等。所以意识到此方面问题后,需要测评者提高自身素质,如对时间的掌控能力以及去伪存真的能力等。

4.管理游戏

管理游戏多是由几个人组成小组通过合作完成现实工作中会出现的一些任务。如运营一家生产性的公司,这就需要大家合理分工,由不同的成员负责不同的部分,需要有人以领导者的身份来进行一系列的决策,同时也需要有人承担财务、生产、销售等方面的任务。在管理游戏中观察应聘者的综合能力。

5.事实判断

事实判断是指仅给应聘者关于某一问题少量的信息,然后要求其利用手中的信息对此问题做出全面分析。事实判断非常适合测试应聘者收集信息的能力,尤其适合测评应聘者从那些不愿意或不能够提供全部信息的人那里获取信息,并最后把握事实的能力^[6]。

此方法运用到选拔外派人员中具有一定的效果,因为如果外派人员到东道国公司并对当地公司的具体情况了解不够,再加之由陌生感带来的沟通不畅,那么外派人员想在短期内较为直接地获取更多方面的信息存在着相当的难度,通过事实判断法可以选拔出具有较强分析、整合信息能力的人才。

在实际招聘中,针对之前我们提到的不同关键性成功因素进行考察时根据具体情况应学会灵活的选用选拔方法,如表3-3所示。

表3-3　外派成功因素和选拔方法^[7]