项目成本预算的陷阱

4.4.6　项目成本预算的陷阱

陷阱在《现代汉语词典》中解释为捕捉野兽或敌人而挖的坑，上面有覆盖伪装的东西，踩在上面就会掉进坑里，比喻害人的圈套。它有以下几个特点:野兽或敌人必经之地；有伪装，不易识别；掉进陷阱，将有灭顶之灾。项目管理上的陷阱指管理当局为了实现项目管理的目标而选择的必经道路上隐蔽的风险。管理当局的目标是无可非议的，为实现目标所进行的项目成本预算等管理活动也是正确的，但却存在隐蔽的危险。

项目成本预算有它的优点:它可以对一个项目纷繁复杂的工作采用一种共同标准——货币尺度加以控制，便于对整个工作分解结构进行综合比较和评价；它采用简单的预算表来反映预算的结果，便于项目管理团队理解和运用；它的目标直接指向项目的利润，增收节支，提高项目的经济效益；它有利于明确项目管理团队内部的责任并作为考核的依据。

然而，项目成本预算也有它的缺点:有管得过细的风险，按预算项目详细地分别列出费用数额，可能会束缚项目经理的自主权，整个管理团队铁板一块，缺少创造力和活力；有管得过死的风险，预算本身缺乏弹性，实行预算控制又必须编制各种环环相扣的预算表，一个环节出现估计上的错误，就会影响到其他环节的预算；存在以预算目标代替项目管理目标的风险，有了项目成本预算后，一切按预算办事，项目本身的目标可能被搁置起来；有鼓励虚报、保护落后的风险，因为预算是根据历史数据和经验编制的，有可能造成项目管理团队虚报或多报数据，以便于管理团队以后轻松完成预算而在考核中取得好的业绩。

正是由于项目成本预算有优点也有缺点，因此，我们运用项目成本预算的目的是加强管理提高经济效益，但有可能会掉进其本身的陷阱当中。作为项目管理当局，应该尽量避开由于项目成本预算的陷阱。我们按照项目成本预算编制流程的五个步骤来说明我们面临的陷阱和应该采取的相应措施。

第一，在确定项目管理的保险储备比例的过程当中，可能会对于整个项目的不确定性估计分析有误，使项目成本的保险储备过大或过小，最终导致整个项目成本管理出现问题或巨大损失的可能。对于这个工作中的陷阱，首先要按照实际情况用科学的方法进行识别、度量和监控；其次，要根据项目合同类型的选择和综合考虑项目不可预见的费用，避免掉进过多或过少的陷阱中去。

第二，在项目成本的总预算工作中的陷阱是出现项目总成本预算的数量安排不当的可能。对于这个陷阱，最重要的是要安排好相应的项目成本预算的审计，用外部独立力量进行监督，做好对项目成本预算人为错误的检查；尽量避免出现项目成本总预算的计算和数量安排不当的情况，避免掉入预算总成本过高或过低的陷阱中。

第三，在确定具体工作的成本预算额的过程中，项目管理当局可能陷入各个工作分解不当和具体工作的成本预算安排不当的陷阱中。对于这个陷阱，项目管理当局应该采用科学的方法分解整个项目的工作和分析确定各项活动的不确定性，从而避免各项工作活动成本预算安排不当的陷阱。

第四，在确定项目各具体工作的时间的过程中，可能会掉入时间安排不当的陷阱中。对于这个陷阱，项目管理当局可以用“S”曲线等项目成本预算的安排方法，科学地安排项目时间资源，避免出现预算时间上安排不当，为项目的经济效益做好时间安排。

第五，在编制项目成本预算表的过程中，可能会掉入生成的错误的各种预算表和错误的输出结果陷阱中。对于这种陷阱，预算人员应该按照相关规定管理和处理各种预算文件，按照规定管理预算文件的生成和输出工作，同时，在由内部独立人员稽核的情况下，聘请独立的第三方进行审核，从而避免或减少项目成本预算文件错误输出的可能性。