怎样进行采购工作的管理

四、怎样进行采购工作的管理

1.采购管理的工作程序

2.采购工作的信息收集

各类采购信息是制定采购计划的依据，充分收集这些信息，可以使所制定的计划更合乎生产实际，采购工作所需要的信息主要有三大类：

（1）外部信息

主要有：市场供求状况及预期，价格波动及趋势，供应商的多少，产品的质量，价格，运费，供应可靠性，市场上新材料、新设备、替代品的涌现和供应状况，政府对物品使用的政策和法规等。

（2）内部消息

主要有：生产计划任务，物品消耗定额、消耗统计资料，设备能力“瓶颈”，所需物品的性能、用向，进货和供应能力，物流组织状况和资金条件。

（3）产品信息

主要有：产品说明书、材料说明书、功能说明书等。

3.采购决策

（1）品种决策

即确定采购物品的品种、规格以及功能、要求。

（2）采购量决策

即确定计划期内的采购总量。

（3）供应商决策

即选定供应商和供应渠道。

（4）采购方式决策

即决定现货采购还是远期合同采购，同种物品是向一家购买还是向多家购买，是由各事业部分散采购还是由集团总部集中采购，是网上采购还是招标采购。

（5）订购批量决策

即确定一次订购的数量和批次。

（6）采购时间决策

即确定订购周期（即两次订购的时间间隔）和进货时间。

（7）采购价格决策

即确定合理的价格，并考虑折扣等优惠条件。

（8）进货方式决策

即确定对方送货还是自行提货等。

（9）确定参与采购的人员

企业规模大小不同，参与采购的人员构成差异很大，一般的企业都将所需采购的物品分成若干大类，如木材、板材、木皮、油漆、包装材料、五金配件、刀具、工具等，由每个人分别负责。但购买大型生产装备，涉及技术问题和大额投资时，除了专业采购人员外，还需要技术人员、管理人员、使用人员，乃至最高主管的参与，以做出投资上的重大决策。

4.采购工作的实施

（1）选择供应商

对于供应链中的供应商，可以直接将采购计划信息传给对方。而对于非供应链中的供应商，采购部门可以将生产所需物品的供应商编成一览表，从质量好、价格低、费用省、交付及时、服务周到的供应商中进行比较，还可以从人员访问、财务报告、历来经营状况的补充信息中进一步分析，择优选取。

（2）商务谈判

与选中的供应商进行谈判，要做到知己知彼，要明确下列问题：希望得到什么？对方要求什么？能做出什么样的让步使谈判成功？绝不能认为协商是一种对抗，是要战胜对方，要从长计议。谈判要做到“双赢”才能使谈判成功。

（3）签订采购合同

它是将“双赢”结果，以符合法律规范的书面形式确定下来，明确双方的权利、义务，以及违规的处理。

（4）验收入库

采购部门要配合仓库部门按有关合同规定的数量、质量、验收办法、到货时间做好入库工作。财务部门按《入库单》及时付清货款，对违反《合同》的要及时拒付或提出索赔要求。

5.采购工作监控

（1）《合同》监控

对签订的《合同》要及时进行分类管理，建立《合同》台账，按期检查《合同》执行情况，并将执行过程及时输入数据库，以对供应商做出评价。采购部门要加强与供应商的联系，督促按期交货。对出现的质量、数量、到货时间等问题要及时交涉。同时要与企业内部的其他部门密切配合，为顺利执行《合同》做好准备。

（2）购后评价

所购物品投入使用后，采购部门要与使用部门保持联系，掌握使用情况、使用效果以及服务水平，并考查各供应商履约情况，以决定今后对供应商的选择和调整。