工作方案的构成要素

第一节　工作分析概述

工作分析就是要对所确定的目标工作进行分析研究，以全面了解和掌握其相关信息。本节首先对工作的内涵、外延和相关术语进行了界定，然后对工作系统的构成进行了说明；在此基础上，进而对工作分析和工作分析系统的内涵和外延进行了阐述。

一、工作及相关术语的含义

工作就是指工作者作为组织一员，在组织内全部角色的总和，也是个人进入组织的中介，还是组织最基本的活动单元。

1.工作的内涵与外延

学术界和管理实践中对工作（job）的定义有很多种，分为狭义的定义和广义的定义。

狭义上的工作就是指工作者在一段时间内从事的一系列活动，而此一系列活动具有相一致的目标、特点和性质。同时，狭义上的工作还可以理解为工作者从事的一系列专门任务的总和。这里的“专门”强调工作在内容和范围上、流程和方法上、所需技能和能力上存在明确的边界。

广义上的工作就是指工作者作为组织一员，在组织内全部角色的总和。这里主要强调工作者在工作时所需要扮演的，和上级、同级及下级的关系定位。一般来讲，工作者需要接受上级的工作安排、工作监督、工作指导和工作考核，同时又需要向上级汇报工作。工作者在工作时需要与同级其他工作人员进行工作上的合作或协作。工作者作为上级有需要对其下级进行工作安排、工作监督、工作指导和工作考核。

从个人来讲，工作是个人进入组织的中介。在一个组织中，识别一个工作者，主要是通过他所承担的工作内容和职责，主要包括所需要处理的信息、所需要处理的事务、所需要进行的人际交往和沟通等。个人通过与组织配备的生产资料的结合，为组织创造价值。这种价值的实现是以工作者体力、脑力的付出为基础的，当然这种结合是建立在工作者具备相应工作资格的基础之上的，包括所具备的知识、技能、能力、经验等。在此，工作者所应该具备的工作资格，是通过对工作职责和内容的明确定义来确定的。

从组织角度讲，工作是组织最基本的活动单元，是相对独立的责权统一体，是同类岗位（职位）的总称，也是部门、业务组成和组织划分的信息基础。首先，组织目标的实现是通过一系列基本的工作活动实现的，这些活动构成了组织的基本活动单元。任何复杂的组织目标都可以分解为若干项更为细小的工作活动，分解越细则工作对应的目标越明确，也就越容易实现。其次，对于每一活动单元来讲，要履行相应的责任，完成相应的任务，这就是所谓的工作职责；同时要实现职责的完成，就要有相应的工作资源分配和影响能力作为保障，这就是所谓的工作权限。在此，工作职责和权限必须对等，职责大于权限，则没有足够的资源控制能力保证工作职责的完成；相反，工作权限大于工作职责，工作者在保证完成工作任务的前提下，可能会将工作资源用于非组织目的，即实现个人目的，也就是滥用职权。最后，组织部门结构、业务板块结构和工作关系结构的划分必须以工作单元为基础。组织总体目标分解为不同部门的分目标和不同业务板块的分目标，形成部门结构和业务板块结构；同时这一分目标又要在部门内部和业务板块内部进行分解，最终定位在各个不同工作者的工作内容和任务上，形成各个工作者之间的工作关系结构。

2.工作相关术语的界定

和工作相关的术语主要有要素、任务、职责、职位、职务、职业、职业生涯、职系、职组、职门、职级、职等。

要素。要素（element）是工作活动的最小单位，即不具有再分解性。要素往往是几个简单动作的组合。例如，酒店迎宾员向客人问候时的微笑，打字员录入文字时敲击键盘等。

任务。任务（task）是指工作活动中，工作者为达到某一目的所承担的各“要素”集合。几个“要素”连接在一起，实现一个最终的目的。例如，酒店迎宾员要微笑、问候、开门，各个“要素”的完成就实现了迎宾员的“迎接”任务的完成。打字员录入文字时要看稿件、敲击键盘、修改，各个“要素”的完成就实现了打字员“录入”任务的完成。

职责。职责（responsibility）是指工作者承担的多项任务的集合。职责是通过几个任务的分目的完成后实现某一更大范围的分目的，任务之间具有某种逻辑上的延续，这种延续保证了职责的完成。例如，酒店迎宾员要完成迎接、问询、引导、协助宾客落座、送客等，这一系列“任务”的完成实现了迎宾员“迎送职责”的完成。打字员要完成录入、页面编辑、输出打印等，这一系列“任务”的完成实现了打字员“打印职责”的完成。

职位。职位（position）是指工作者承担的各项职责的集合。职位是通过几个职责的分目的完成实现职位目标的完成，各职责同样具有逻辑上的关联性，这种关联性保证了职位目标的完成。相对来讲，职位上各职责的关联性要比职责的各项任务以及任务的各个要素的关联性松散一些。例如，酒店迎宾员要完成宾客迎送、未预定无坐席候位宾客的安排、预定未到宾客的联系、门口地段的保洁等，这一系列“职责”的完成实现了迎宾员“职位”目标的完成。

职务。职务（job）是指一组职位的集合。这些职位在职责内容上可能不尽相同，但职责的重要性和数量上相当，同时往往处于同等的职位级别。例如，采购部经理、生产部经理、营销部经理、人力资源部经理、财务部经理等职位都处于相同的职务，就是分管公司运营中的某一职能领域，都是“部门经理”职务。学校二级学院的学生副院长、行政副院长、教学副院长都是分管学院某一领域工作，都是“副院长”职务。

职业。职业（occupation）是一类职位的集合。这些职位在工作内容上和工作资格上基本上相当，可以存在于同一组织，也可存在于不同组织。例如，主持人、会计、工程师、律师、教师等都是职业，那么同一企业或者不同企业的会计的工作内容和工作资格基本相当，具有一致性。职业分类要具备以下5个特征，即目的性、社会性、稳定性、规范性和群体性。我国《中华人民共和国职业分类大典》将我国社会职业归为8个大类，66个中类，413个小类，1838个职业。8个大类分别为国家机关、党群组织、企业、事业单位负责人，专业技术人员，办事人员和有关人员，商业、服务业人员，农、林、牧、渔、水利业生产人员，生产、运输设备操作人员及有关人员，军人以及不便分类的其他从业人员。国际标准职业分类把职业分为8个大类，83个小类，284个细类，1506个职业项目，总共列出职业1881个。我国《中华人民共和国职业分类大典》未收录或需要更新的职业，人力资源和社会保障部会进行发布，我国从2004年至今发布12批，总共有122个新职业。

职业生涯。职业生涯（career）是指一个人在其整个工作期间所经历的一系列职位、职务或职业的集合或总称。一个人在其职业生涯中所从事的职业可能是具有相同内容或特征的职业，也可能是具有不同内容或特征的职业。例如，一个人力资源管理专业本科毕业生，进入一金融企业做人力资源助理，1年后转正，工作3年后晋升为招聘主管，工作期间获得某高校人力资源管理硕士研究生学位，担任招聘主管3年后晋升为人力资源部经理，担任人力资源部经理5年后晋升为行政副总，工作1年后离职，进入另一跨国金融企业北京公司做人力资源总经理，工作3年后晋升为大中华区人力资源总经理，工作期间接受时长为6个月的企业总部提供的培训。如上所述，此人工作期间所经历的各个工作构成了其职业生涯。

职系。职系（job family）又叫职种，是指职责繁简难易、轻重大小及所需工作资格并不相同，但工作性质相似的所有职位的集合。例如，招聘助理、招聘主管、招聘经理构成同一职系，车工、车工组长、车工班长构成一个职系。实质上，同一职系的各个职位有着职责繁简难易、轻重大小及所需工作资格的差异，职位级别越高，职责越复杂、工作责任越大、所需资格越高，相反职位级别越低，职责越简单容易、工作责任越小、所需资格越低；同时也形成了一个职位晋升系统。

职组。职组（job group）又叫职群，是指工作性质相近的所有职系的集合。例如，招聘职系和配置职系在工作性质上具有相似性，即考虑职位职责要求和任职者资格要求的高度一致性，因此招聘职系和配置职系就构成招聘配置组。一般的，职组是工作分类中的一个辅助性划分，并不是不可缺少的。

职门。职门（functional department）亦即职能部门，是指工作性质大致相近的所有职组的集合。例如，招聘配置组负责招聘配置工作、薪酬福利组负责薪酬福利设计核算和发放、培训发展组负责培训开发设计和实施、绩效考评组负责绩效考评设计和实施，则可以并入人力资源部，作为企业人力资源管理职能发挥的职能部门。职系、职组和职门是对工作的横向划分，主要区分职能领域。而下面要提到的职级和职等则是对工作的纵向划分，主要区分职能级别高低。

职级。职级（job class）是指同一职系中职责繁简难易、轻重大小及所需工作资格相似的所有职位集合。职责繁简难易、轻重大小及所需工作资格处于相同级别的工作，则是同一职级；职级越高，职责越复杂、工作责任越大、所需资格越高，相反职级越低，职责越简单容易、工作责任越小、所需资格越低。例如，招聘助理、招聘主管、招聘经理构成同一职系，但却处于不同职级，招聘助理、招聘主管、招聘经理三个职位级别依次越来越高。车工、车工组长、车工班长构成一个职系，但却处于不同职级，车工、车工组长、车工班长三个职位级别依次越来越高。

职等。职等（job level）是指不同职系间，职责繁简难易、轻重大小及所需工作资格相似的所有职位集合。在此，职等主要强调不同工作性质，职责繁简难易、轻重大小及所需工作资格相似。例如，会计核算专员、薪酬专员和采购专员，分别处于财务部、人力资源部和采购部，但却是处于“专员”同一职等。与职等相比，职级更强调同一职系，亦即工作性质相同，职责繁简难易、轻重大小及所需工作资格不同。需要注意的是，不同职系的职级数量不一定相同，所以有时未必能像上面例子中那样，处于同一职系的同一职级的职位在各职系间未必在职等上能一一对应。

3.工作系统四要素及相互关系

工作是组织中最基本的活动单元，所有工作构成组织这样一个大系统，而每一工作本身又是一个子系统。工作作为一个系统由四个要素构成，分别是工作输入、工作输出、工作转换和关联要素。

工作输出。工作输出（job output）是指工作的最终成果，它的表现形式有产品、服务、其他工作的输入等。例如，车工的工作输出是零件半成品，表现为产品；酒店迎宾员的工作输出是宾客得到热情迎接和迅速找到餐位，表现为服务。同时车工完成的零件半成品会成为磨工的工作输入原料，迎宾员引导宾客落座后服务工作则转到值台人员，成为其工作输入。

工作输入。工作输入（job input）是指为了取得工作成果，所需要投入的资源要素，包括物力、人力、信息等。例如，车工的工作输入包括厂房及基础设施、车床、工具装备、原材料等物力资源要素，车工的劳动投入人力资源要素，车工生产规格和产量等信息资源要素。迎宾员的工作输入包括酒店基础设施、手台、工装等物力资源要素，迎宾员劳动投入人力资源要素，酒店接待和宾客相关信息等信息资源要素。

工作转换。工作转换（job transformation）是指工作输入如何转化为工作输出，包括转化的程序、规范、技术方法等。例如，车床如何调整，卡具如何安装，切削矩形、梯形、蜗杆和多线螺纹如何操作，复杂零件的装夹和加工如何操作，镜面车削如何操作，数控车床如何操作等。迎宾员如何做到正确的站姿，如何鞠躬，如何微笑，如何问候，如何引导，如何协助宾客落座等。

工作关联要素。工作关联要素（job related element）是指从工作输入到工作转换再到工作输出，整个过程相关联的其他要素，包括在组织中的位置、工作的职责和职权、工作对环境和工作者的要求等。例如，车工属于组织生产部下成型车间车工岗位，工作职责包括车间设施的基础维护和保养、车床的调试和保养、原料的领取和码放、原料的成型操作等，工作职权包括原料的领取、设备和装备的使用等，工作环境要求包括光照、取暖或降温要求、通风条件等，对工作者的要求包括车床结构知识、生产工艺知识、金属材料性能知识、图纸的阅读能力、车床调试和操作技能、原料和半成品的领取与码放技能等。

工作系统中，工作输入、工作转换和工作输出是关键构成部分，每一要素都具有其特定的作用和意义。

工作输出是工作系统中结果性的构成部分，是由工作的目标要求所决定的。组织总体目标最终要分解为每一工作活动的分目标，各个分目标的完成才能确保组织目标的最终完成。同时工作输出也提出了对工作输入、工作转化和工作关联要素的要求。这里值得注意的是，如何对工作输出进行准确测量。对于以实物产品为工作输出的工作而言，相对较为容易；而对于以服务为主的工作而言，如何对工作行为进行测量，也是目前人力资源管理中一个重要的研究课题。

工作转换是工作输入到工作输出的中间环节，是工作输入到工作输出的桥梁，也是工作者与原材料结合的过程。工作转换准确、有效与否，直接决定了工作输入的转化效率，也决定了工作输出的最终状况。要想确保获得既定的工作输出，就要在工作流程、工艺方法、操作规程等各个方面准确定位、明确规范。另外，影响工作转换质量的限制条件包括工作环境、工作设备和工具、原材料、信息和工作者任职资格等。

工作输入是工作系统中首要的构成部分，是由工作输出要求所决定的。要想获得既定的工作输出，必须要有必要的资源保障。这里的资源主要是工作者与原材料结合过程中所需要的各种资源。首先是人力资源，这是输入中唯一具有主观能动性和社会性的资源，工作输出在很大程度上取决于人力资源的数量和质量；其次是物力资源，作为工作中必需的生产资料，通过转换这一环节将价值转移到工作输出中，是工作输出重要的物质保障；再就是信息资源，是工作中和每一工作阶段工作任务要求相联系的信息。

工作关联要素是指从工作输入到工作输出，整个过程相关联的其他要素，包括在组织中的位置、工作的职责和职权、工作对环境和工作者的要求等。在组织中的位置决定了工作输出的目标要求，也就决定了工作输入与转换的要求。工作职责是工作目标的细化表现，也是工作目标的分解结果，与工作输出要求具有一致性。工作职权是工作职责完成和实现的必要资源保障，表现为工作输入中各种资源的影响能力，因此工作责权一定要对等。工作环境也是工作转换过程得以实现的物质保障，但有别于原材料：原材料表现为一次性投入，而工作环境保障则需要相关设施的持续性投入。工作者任职资格则是对工作者工作知识、技能和能力的要求，也是保证工作转换得以实现的现实条件。

二、工作分析及相关术语的含义

工作分析就是要通过对工作的深入分析，获取相关信息，包括工作本身和工作者任职资格。工作分析相关术语的界定有利于更为准确地掌握工作分析的内涵和外延。

1.工作分析的含义

国外管理领域的多位学者对工作分析从不同角度进行了定义。

Tiffin＆McCormick（1965）：“从广义上说，是针对某种目的，通过某种手段来收集和分析与工作相关的各种信息的过程。”

Chorpade＆Atchison（1980）：“工作分析是组织的一项管理活动，它旨在通过收集、分析、综合整理有关工作方面的信息，为组织计划、组织设计、人力资源管理和其他管理职能提供基础性服务。”

Gary Dessler（1996）：“工作分析就是与此相关的一道程序，通过这一程序，我们可以确定某一工作的任务和性质是什么，以及哪些类型的人（从技能和经验的角度）适合被雇用来从事这一工作。”

国内人力资源管理领域的多位学者对工作分析也进行了界定。

付亚和和孙健敏（1995）：“工作分析实质上是全面了解工作并提取有关工作全面信息的基础性管理活动。”

萧鸣政（1997）：“所谓工作分析即分析者采用科学的手段与技术，对每个同类岗位工作的结构因素及其相互关系，进行分解、比较与综合，确定该岗位的工作要素特点、性质与要求的过程。”

总之，工作分析就是通过一定的技术方法，对目标工作的性质、特点等进行分析，从而为企业管理，尤其是人力资源管理提供基础的信息，包括工作任务与职责、工作环境、任职资格等。

首先，工作分析的目的是要了解和掌握工作相关信息的，这些信息可以作为企业管理，尤其是人力资源管理决策的重要依据。例如，在人力资源管理中薪酬管理是重要且复杂的工作，在薪酬管理中制定职位工资时需要对各个标杆职位进行准确评价，此时评价的依据则来自于标杆职位的职位说明书，包括工作职责大小、难易，工作环境的优劣，工作压力的大小，工作能力要求的高低，工作联系的范围和频率，等等。

其次，工作分析需要获取什么信息，取决于工作分析要满足什么工作目的，信息需求决定了工作分析项目的多寡。一般来讲，工作分析中会涉及的信息包括工作标示信息、工作概要、工作职责、工作权限、工作联系、工作环境、工作任职资格等。这里边的工作职责、工作权限、工作联系、工作环境和工作任职资格是工作分析中最为重要的几个方面。尽管不同分析目的所需要的信息有差异，但基本上会涉及这些方面，只是有所侧重，或者信息深度和广度有所差异。

最后，工作分析需要通过一些方法技术才能完成。这些方法技术可分为一般性的方法技术和专用的方法技术。一般性的方法技术包括问卷法、访谈法、文献法、观察法、参与法、工作日志法、主题专家会议法等。而专用的分析方法则包括基于工作任务分析的职能工作分析方法（FJA）、任务清单法（TIA）和关键事件法（CIT），基于工作者任职资格分析的职务分析问卷法（PAQ）、工作要素法（JEM）、管理人员职务描述问卷（MPDQ）和临界特质分析系统（TTAS），以及基于工作流程分析的鱼刺图分析技术（fishbone diagram）、路径分析技术（path analysis）、网络分析技术（network analysis techniques）、程序优化技术（program optimization techniques）和线性规划分析技术（linear programming techniques）等。

2.工作分析相关术语的界定

工作分析也可以称为岗位分析、职位分析和职务分析，但四者之间仍然有些差异和区别。

岗位分析。工作是一系列工作性质和内容相似岗位的集合，工作分析则是对这一系列岗位的总体分析，而岗位分析则是针对某一具体岗位进行的分析，所以岗位分析会针对该岗位的具体工作任务、工作流程、工作环境、任职资格等项目进行分析。在这里需要指出的是岗位必须和工作者一一对应，亦即一岗一人。岗位分析结果可以通过岗位说明书来表现。

职位分析。岗位和职位基本上可以认为是一致的，但仍然有些差别。一方面岗位是具体的工作流程中的某一环节，而职位则是一些工作内容相同或相近岗位的统称；另一方面岗位可以作为组织中各职种或工种工作的称谓，而职位则更强调对非体力劳动者所担任的工作的称谓，亦即职员或管理人员，例如专业技术性工作和管理性工作。因此职位分析相对于岗位分析则更为宽泛，更具一般性，当然也会涉及更多的分析项目。职位分析的结果可以通过职位说明书来表现。

职务分析。职务是指一组职位的集合，这些职位在职责内容上可能不尽相同，但在职责的重要性和数量上相当，同时往往处于同等的职位级别。职务分析更强调对于此类职位发挥功能和承担责任的分析，尤其是管理功能和管理责任等方面，因此也就更多地用于管理性职位，会侧重对于此类职位效益目标、管理责任、管理权限等项目进行分析。职务分析的结果可以通过职务说明书来表现。

3.工作分析系统的划分

如前所述，专用的工作分析方法包括基于工作任务分析的职能工作分析方法、任务清单法和关键事件法，基于工作者任职资格分析的职务分析问卷法、工作要素法、管理人员职务描述问卷和临界特质分析系统，以及基于工作流程分析的鱼刺图分析技术、路径分析技术、网络分析技术、程序优化技术、线性规划分析技术等。这些方法又可分为静态的分析方法、动态的分析方法。

（1）静态工作分析系统

工作（任务）导向性的工作分析系统。工作（任务）导向性的工作分析系统主要是对工作要实现什么工作目标，要履行什么工作行为，要获得什么工作结果，即工作任务、工作职责等方面的分析。比较成熟的方法主要有职能工作分析方法、任务清单法、关键事件法等。职能工作分析方法主要是从如何界定和表述“任务”，如何确定任务目标，如何从事物职能、数据职能和人员职能三个方面进行等级的确定，如何确定任务绩效标准，以及如何确定任职者在通用技能、特定技能和适应性技能三个方面需要接受什么培训。任务清单法主要是通过构建任务清单，利用任务清单获取目标职位相关信息和利用计算机程序对信息进行量化处理等的操作实现对工作的分析。关键事件法是通过找出影响工作者工作绩效的“关键事件”，并确定对关键事件评价的维度，来明确工作者什么样的工作方式、工作行为和什么样的工作绩效相联系。

人员（工作者）导向性的工作分析系统。人员（工作者）导向性的工作分析系统主要是对工作者实现工作目标、完成工作任务需要什么样的任职资格的分析，包括知识、技能、能力、心理素质、工作经验等。比较成熟的方法主要有职务分析问卷法、工作要素法、管理人员职务描述问卷和临界特质分析系统。职务分析问卷法属于问卷法，是通过标准化的分析问卷获取工作相关信息，并按照系统的数据分析程序获得相应的分析报告，包括工作维度得分统计分析报告、能力测试预测数据报告和职位评价点值报告。工作要素法是通过对选出的各项任职资格要素，进行BSTP四个指标的评价和统计分析，来确定哪些要素可以作为工作分析维度，哪些可以作为子维度，哪些是最低要求要素，哪些是选拔性最低要求要素，哪些是培训要素等。管理人员职务描述问卷也是问卷法，主要是针对管理性职位和人员，从15个方面分析工作者需要哪些工作行为和任职资格，最终获得管理职位描述报告、个体职位价值报告、个体职位任职资格报告、管理工作描述报告、团体工作价值报告、团体工作任职资格报告、团体比较报告、职位绩效评价报告这8个报告。

（2）动态工作分析系统

流程导向性的工作分析系统。流程导向性的工作分析系统主要是对工作者开展工作时需要按照什么样的程序执行，工艺流程和操作节点是什么，工作过程中各岗位的分工与协作是什么样，以及工作过程中有没有不合理、不经济等问题的分析。比较成熟的方法主要有鱼刺图分析技术、路径分析技术、网络分析技术、程序优化技术、线性规划分析技术等。鱼刺图分析技术是通过鱼刺图的绘制，来发现现有工作方法存在的问题、理清各影响因素的关系、找到问题产生的原因以及提出如果改进的措施的方法。网络分析技术是通过网络图的绘制，来确定关键线路、计算网络时间、进行网络图优化和进度控制的方法。程序优化技术是通过流向图的绘制，来检查各项工作任务安排是否最优、寻找最佳操作方法和最节约时间任务安排的方法。线性规划技术是通过对已知条件和限制性条件的逻辑关系进行梳理，来构建线性规划数学模型、运算求解和运用修正的数学的方法。另外，流程分析技术还包括问题回答分析技术、有效工时利用率分析技术等。