确保合同格式规范，语词表达准确

在进行合同文法审核时，要关注合同整体结构是否合理，合同的条款是完备。合同结构是指合同各个组成部分的排列、组合和搭配形式。合同通常由三部分组成，即首部、内容、结尾。首部一般包括标题、合同编号、双方当事人名称、住所、邮政编码、法定代表人、电话、传真、电子信箱等；内容一般包括签订合同的依据和目的（如鉴于条款、引言）、权利义务、违约责任、计价方式和结算条款、保险及运输条款、担保条款、质量检验及标的物交付条款、合同生效、变更及终止、不可抗力、争议的解决方式、未尽事宜、合同正副本份数及附件等；合同结尾一般包括签约当事人签章及其授权代表签字、签约时间、签约地点等，法律适用及解释，有的还附有结算账号、开户行及联系人等。

合同的文法性审核首先要审核合同的文档格式是否适当。主要包括以下几点：

1.审核合同的结构安排是否清晰、合理，有无重复及相互交叉的内容。

2.审核合同版面安排是否美观大方，条款编排是否合理，便于阅读和查找内容或引述，同时如有不应当有的空段、空格或空行，在合同体例的适用性审核中，要注意是否存在编号混乱的现象。

3.审核合同是否符合公司文书档案管理的要求。

4.审查合同的文字是否规范。

合同条款中语言表达的精确度，涉及从词汇选择到句法、语法、语体、语言歧义等多个方面。因此，在对合同条款的语义性审核时要细心地审核以下几点：

第一，语体是否正确、标点符号的使用是否规范；

第二，术语（或定义）是否精确，表述的范围是否精确，措辞表示的程度是否可客观衡量；

第三，行为主体是否明确，句间指代是否单一，防止出现歧义；

第四，用句是否专业且规范，句间关系的表述是否精确，表述方法是否简练。

合同体例的适用性也十分重要。审核人员在起草或审核合同时尽量参照《立法法》的规定，分编、章、节、条、款、项、目，编、章、节、条的序号用中文数字依次表述，款不编序号，项的序号用中文数字加括号依次表述，目的序号用阿拉伯数字依次表述。当然合同体例要视具体情况而定，要与合同所涉事项、金额、履行方式、有效期、操作难易程度等因素相一致，即因人而异、因事而异，不能强求千篇一律。但要注意不要发生编号的混乱、漏号或重号。

合同文本格式编排一般有两种可选择的编排方式值得借鉴：

一种是条款式编排，如N、（N）、n、（n）四级编排，中间也可加编阿拉伯字母；

另一种是点式段落编排。一律用小写阿拉伯数字进行段落间的编排。如n.、n.n、n.n.n.、n.n.n.n.等。

细节决定成败。一份好的合同可能因为一个小的失误或差错使合同的文本质量降低。在具体的工作中，应对合同草稿的每一条款、每一个词、每一个字乃至每一个标点符号都要仔细推敲、反复斟酌。有时候一个字、一个标点的理解不同就会产生很大的争议，就可能因此难以达成一致而最终走上法庭。一般来讲，合同是需要双方都接受的法律文书，有时商务人员可能为了强调某件事的重要，喜欢用“必须、绝对”来表达，这样往往会适得其反。语言比较生硬的用词只能引起相对方的反感，并无特别的法律效果，一般用“应当”就足以表明对义务的强调意思了。在用词方面应尽量使用中性词，少用或不用具有褒贬性的词语，不能使用诸如“巨大的”“重要的”“优良的”“好的”“大的”“合理的”等形容词，避免使用诸如“大约”“相当”，亦不要泛指如“一切”“全部”（若必须用该字眼，就应写下“包括但不限于…”）等模棱两可的概括性词语，同时要注意规范用语，合同用语能够引起以后解释的争议，对于容易产生误解和歧义的词语和简称要专门在合同前部进行定义，从而简省以后对合同条款的解释工作，也可避免产生理解上的歧义。合同前后条款用词要统一，特别是对于标的物的描述不能有两种以上的描述或概念。标点符号亦不可轻视。俗话说：“一字值千金”，在合同上表现尤为突出，可谓一字之差，谬之千里。合同用语不确切，不但使合同缺乏可操作性，而且还会导致纠纷的产生。